劉敏

摘 要：會(huì)計(jì)檔案，從廣義而言，涉及會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。本文簡要分析了會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題，并提出相關(guān)的解決措施。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；問題；對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是一種極其重要的信息資源。會(huì)計(jì)檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各單位的重要檔案，它是對(duì)一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄和反映。通過會(huì)計(jì)檔案，以檢查一個(gè)單位是否遵守財(cái)經(jīng)紀(jì)律，在會(huì)計(jì)資料中有無弄虛作假、違法亂紀(jì)等行為；會(huì)計(jì)檔案還可以為國家、單位提供詳盡的經(jīng)濟(jì)資料，為國家制定宏觀經(jīng)濟(jì)政策及單位制定經(jīng)營決策提供參考。

1 會(huì)計(jì)檔案的作用

1.1 為單位的財(cái)務(wù)工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)

經(jīng)濟(jì)工作必須按照經(jīng)濟(jì)規(guī)律辦事，力求以最小的勞動(dòng)耗費(fèi)獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。財(cái)務(wù)軟件中的會(huì)計(jì)檔案中所記載的各種事項(xiàng)和數(shù)據(jù)，均是本單位執(zhí)行國家預(yù)算或經(jīng)營活動(dòng)的原始記錄。通過利用會(huì)計(jì)檔案，可以分析、對(duì)比歷年來各項(xiàng)資金的來源和運(yùn)用情況，以及財(cái)務(wù)、成本計(jì)劃執(zhí)行情況，查明獲得成績和出現(xiàn)失誤的原因，為各單位內(nèi)部財(cái)務(wù)工作及經(jīng)營管理提供決策依據(jù)。

1.2 為保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)、查處經(jīng)濟(jì)案件提供有力證據(jù)

會(huì)計(jì)檔案，尤其會(huì)計(jì)憑證，既是登記賬簿的依據(jù)，又是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它保留了許多歷史標(biāo)記，如經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)中經(jīng)辦人員、財(cái)會(huì)人員、單位負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員的簽字、印章等，均為真憑實(shí)證，是揭露和查處經(jīng)濟(jì)犯罪活動(dòng)的有力證據(jù)。各類賬簿可以隨時(shí)反映各單位的資產(chǎn)的增減變化情況和實(shí)有數(shù)額，查明財(cái)產(chǎn)的保管和使用情況，從而有效地保護(hù)國家財(cái)產(chǎn)安全。通過會(huì)計(jì)檔案，還可查明各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)政策、制度的規(guī)定，有無鋪張浪費(fèi)和損害社會(huì)財(cái)產(chǎn)的行為，從而嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，防止違法亂紀(jì)現(xiàn)象的發(fā)生。

1.3 為研究會(huì)計(jì)歷史和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供研究資料

會(huì)計(jì)檔案是各單位在特定的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中形成的，反映了一定時(shí)期內(nèi)國家的財(cái)政、經(jīng)濟(jì)、政策及會(huì)計(jì)核算的原則、方法和程序，記載著各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)和事實(shí)，具有重要的查考、利用價(jià)值，為研究會(huì)計(jì)歷史和經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供了豐富的原始資料。同時(shí)，通過會(huì)計(jì)檔案的積累，還可以為企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)團(tuán)體編寫大事記、開展會(huì)計(jì)歷史研究等提供經(jīng)濟(jì)活動(dòng)方面的原始材料。

2 會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題

2.1 相關(guān)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理重視不夠

會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)人員指的是單位領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員，現(xiàn)階段領(lǐng)導(dǎo)比較注重經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理比較忽略。許多單位只重會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，輕會(huì)計(jì)檔案管理，沒有專職的財(cái)務(wù)檔案管理人員。會(huì)計(jì)人員上崗前，很少進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案基本知識(shí)與操作技能的培訓(xùn)，大多數(shù)是由會(huì)計(jì)人員兼管，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍和標(biāo)準(zhǔn)不清楚，甚至認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理費(fèi)時(shí)費(fèi)力，根本不把財(cái)務(wù)資料的整理、歸檔工作列入議事日程，造成會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)非常熟練，但是對(duì)會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化整理的要求知之甚少。沒有設(shè)專人負(fù)責(zé)管理會(huì)計(jì)檔案，有的單位甚至由出納兼管會(huì)計(jì)檔案，不符合《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。

2.2 財(cái)務(wù)檔案管理不完善、不規(guī)范、不重視

我國1999年1月1日實(shí)施的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條明文規(guī)定：各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。因此，設(shè)置財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)是工作的需要，也是法律規(guī)章的需求，但實(shí)際工作中財(cái)務(wù)檔案工作均不完善，不規(guī)范，都未設(shè)置此機(jī)構(gòu)，檔案工作由會(huì)計(jì)人員兼職。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷毀工作往往不受重視，許多單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等，多年來只歸檔不鑒定，更不銷毀，由于種種原因?qū)е聲?huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀工作難以開展，從而影響了檔案整體工作的質(zhì)量和效果。

2.3 會(huì)計(jì)檔案保管期限和銷毀不規(guī)范

盡管《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八、第九條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案保管期限，第十、第十一條規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行銷毀的程序和特殊情況處理。但是，由于思想上缺少足夠的重視，客觀上缺少專人會(huì)計(jì)檔案管理，很多單位會(huì)計(jì)檔案都存在著超期保管的問題（永久保存的除外）。這個(gè)問題表面上看沒有大礙，實(shí)際上造成有限的保管設(shè)施資源浪費(fèi)，不利于新會(huì)計(jì)檔案的保管利用。

3 解決會(huì)計(jì)檔案管理工作問題的對(duì)策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)帶頭提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重要性的認(rèn)識(shí)

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條明確規(guī)定：“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密?！笨梢姀姆傻母叨葋硪婪訌?qiáng)管理，使會(huì)計(jì)檔案管理走上法制化軌道。因此，領(lǐng)導(dǎo)要帶頭認(rèn)真學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，財(cái)會(huì)人員更要主動(dòng)地學(xué)法守法，領(lǐng)會(huì)掌握會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定和要求，在此基礎(chǔ)上認(rèn)真履行職責(zé)做好會(huì)計(jì)檔案管理工作。領(lǐng)導(dǎo)要為會(huì)計(jì)檔案管理工作創(chuàng)造必要的條件，為其解決工作中存在的實(shí)際問題，配合有關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的督查。

3.2 做好會(huì)計(jì)檔案裝訂立卷工作

會(huì)計(jì)檔案的裝訂立卷是會(huì)計(jì)檔案管理的重要工作內(nèi)容，裝訂是否規(guī)范合理很大程度的影響了后期的檔案管理及查閱。在裝訂前按照日期、編號(hào)等信息合理的整理會(huì)計(jì)檔案，摘除多余的金屬物（訂書針、大頭針、曲別針等），大的張頁和附件應(yīng)折疊為憑證大小，但要避開裝訂線并保證數(shù)字完整，保證憑證序號(hào)正確，蓋章及附件完整；裝訂時(shí)盡可能縮小所占部位，外加規(guī)格略大的牛皮紙封面，憑證厚度合理，裝訂牢固，美觀大方；裝訂號(hào)后在封面填寫好憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)、會(huì)計(jì)主管人員和裝訂人員簽章，封面上編好卷號(hào)，按編號(hào)順序入柜，并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號(hào)，以便于以后的調(diào)閱工作。

3.3 保證會(huì)計(jì)檔案適當(dāng)?shù)谋９芷谙?/p>

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉外及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出，保管到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)的備注欄內(nèi)和保管清冊(cè)的相關(guān)欄內(nèi)列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案也不得銷毀。另外，考慮到《刑法》和《民法通則》的訴訟時(shí)效以及調(diào)查取證的延時(shí)，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限適當(dāng)調(diào)整為22～25年，使之更好地為社會(huì)主義法制建設(shè)服務(wù)。

4 結(jié)束語

總之，會(huì)計(jì)檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)事務(wù)管理的重要內(nèi)容。為了促進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的合理化、現(xiàn)代化，達(dá)到建立現(xiàn)代企業(yè)制度的根本目的，必須實(shí)行有效的會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)工作，保證會(huì)計(jì)檔案資料的質(zhì)量，為投資者、債權(quán)人、社會(huì)公眾及政府宏觀調(diào)控部門提供真實(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)資料，為維護(hù)市場經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

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