黃四萍

（南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營(yíng)分公司 廣西南寧 530000）

如何強(qiáng)化科技檔案管理及利用

黃四萍

（南寧軌道交通集團(tuán)有限責(zé)任公司運(yùn)營(yíng)分公司 廣西南寧 530000）

交通運(yùn)輸部門是我國(guó)的重要部門之一，隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)越來(lái)越重視對(duì)交通運(yùn)輸設(shè)施的建設(shè)，尤其是軌道交通的建設(shè)，愈加成為了民眾所關(guān)注的焦點(diǎn)，與此同時(shí)，我國(guó)對(duì)交通運(yùn)輸設(shè)施建設(shè)的投資也有所增加。軌道交通的科技檔案與開(kāi)展建設(shè)、施工等活動(dòng)密切相關(guān)，合理地運(yùn)用軌道交通科技檔案，可以有效保證軌道交通設(shè)施的正常運(yùn)行。本文就通過(guò)研究強(qiáng)化科技檔案管理及利用的措施，目的在于使科技檔案在軌道交通設(shè)施的建設(shè)中發(fā)揮出更大的作用。

強(qiáng)化；科技檔案；管理；利用

1 前言

科技檔案是公司資源中重要的組成部分，軌道公司只有加強(qiáng)對(duì)科技檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)與利用，才能使其創(chuàng)造出更大的價(jià)值。軌道公司的科技檔案大多記載的是有關(guān)建設(shè)與施工的真實(shí)情況，通過(guò)對(duì)其管理及利用，公司可以改正不足并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以優(yōu)化科技檔案中的數(shù)據(jù)，使其成為公司發(fā)展的重要參考，為交通運(yùn)輸企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

2 科技檔案的概述與分類

科技檔案就是公司在開(kāi)展生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)與管理等活動(dòng)的過(guò)程中，形成了相應(yīng)的圖表、文件、材料、照片、數(shù)據(jù)、視頻等科技檔案的文件材料?？萍紮n案的主要類別，如表1所示。

3 加強(qiáng)科技檔案管理的必要性

3.1 科技檔案反映了軌道公司真實(shí)的情況

科技檔案反映了軌道公司發(fā)展與建設(shè)等活動(dòng)的相關(guān)情況，是軌道公司運(yùn)營(yíng)情況、發(fā)展變遷的真實(shí)記錄，科技檔案中包括了公司管理者的經(jīng)驗(yàn)、發(fā)展情況及發(fā)展方向等，是所有公司員工的努力成果。科技檔案還能夠?yàn)檐壍拦镜娜藛T在管理、研究、制定公司制度與管理公司等方面提供支持與保障。

表1 科技檔案主要類別

3.2 科技檔案可以保障軌道公司合法權(quán)益

科技檔案可以有效地保障軌道公司的合法權(quán)益，避免公司與個(gè)人之間的利益與產(chǎn)權(quán)產(chǎn)生糾紛，同時(shí)還可以全面維護(hù)軌道公司相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)?？萍紮n案從整體上記述了公司發(fā)展、開(kāi)展創(chuàng)新活動(dòng)的環(huán)節(jié)與過(guò)程，是公司有效的法律憑證；當(dāng)產(chǎn)生產(chǎn)權(quán)糾紛問(wèn)題時(shí)，科技檔案就能發(fā)揮至關(guān)重要的作用。

3.3 科技檔案是軌道公司珍貴的信息資源

在軌道公司發(fā)展轉(zhuǎn)型、設(shè)備維修、軌道工程改擴(kuò)建的過(guò)程中，科技檔案能為公司員工提供相應(yīng)的檔案材料，從而幫助公司員工提升工作質(zhì)量與效率，為公司增加利益。同時(shí)，科技檔案還可以推動(dòng)軌道公司的發(fā)展，為公司的創(chuàng)新方案、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)及競(jìng)爭(zhēng)力的發(fā)展提供大力支持。

4 強(qiáng)化科技檔案管理及利用的有效途徑

4.1 提高軌道公司員工綜合素質(zhì)

軌道公司對(duì)員工的管理方面，公司應(yīng)該定期對(duì)員工開(kāi)展專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，提升公司人員的管理技能，從而提升公司員工的綜合素質(zhì)，以保障檔案管理的順利開(kāi)展；同時(shí)軌道公司管理者也應(yīng)該善于發(fā)現(xiàn)每個(gè)員工的優(yōu)點(diǎn)，招賢納士，以擴(kuò)充科技檔案管理隊(duì)伍。

科技檔案管理人員需要掌握相關(guān)的管理方法與技術(shù)，熟悉歸檔檔案相應(yīng)的操作步驟，同時(shí)也應(yīng)該熟練掌握專業(yè)的管理知識(shí)，了解軌道公司的發(fā)展特點(diǎn)，根據(jù)這些特點(diǎn)制定相應(yīng)的管理策略。比如軌道公司，公司的檔案管理人員應(yīng)先熟悉有關(guān)軌道工程的建設(shè)、設(shè)備、施工過(guò)程、施工技術(shù)、安全措施等專業(yè)知識(shí)，再借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)，創(chuàng)建高效、智能的管理制度以及檢索模式，同時(shí)擴(kuò)大對(duì)科技檔案管理與建設(shè)的投資力度。檔案管理人員應(yīng)借助多種方式全方位地學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的使用，以提高檔案的現(xiàn)代化管理水平與質(zhì)量，還須學(xué)習(xí)相關(guān)軟件的使用，如繪圖軟件、OA系統(tǒng)、表格制作軟件等，以便更好地管理與規(guī)范科技檔案，從而發(fā)揮其自身的實(shí)用價(jià)值[1]。

4.2 合理使用科技檔案，加強(qiáng)保密工作

軌道公司的科技檔案記錄的是所有相關(guān)人士的想法、經(jīng)驗(yàn)及成就，為后面的開(kāi)發(fā)與研究提供了有效的保障，同時(shí)對(duì)提升工程質(zhì)量與水平也有重要的作用。因此，對(duì)科技檔案的有效利用與開(kāi)發(fā)，是保證科技檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。在實(shí)際的工作中，軌道公司應(yīng)注重公司人員對(duì)檔案利用的反饋信息，并及時(shí)進(jìn)行評(píng)估，以分析與研究如何高校利用檔案的內(nèi)容與特點(diǎn)，通過(guò)采用現(xiàn)有檔案進(jìn)行光盤刻錄備份、歷史檔案進(jìn)行歸檔掃描、開(kāi)發(fā)利用檔案信息管理系統(tǒng)等方式，在保證檔案安全的情況下，有效推動(dòng)檔案信息資源的共享，進(jìn)一步提升檔案的使用率。

檔案的管理與使用有時(shí)會(huì)涉及到國(guó)家相關(guān)的保密規(guī)章制度，因此，在軌道公司開(kāi)展檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)正確處理好使用與保密之間的關(guān)系，不能使檔案在被使用與管理的過(guò)程中面臨不安全的因素。對(duì)此，軌道公司應(yīng)當(dāng)加大對(duì)相關(guān)法律法規(guī)的宣傳，其中應(yīng)該涉及到我國(guó)的檔案法以及保密法，使員工有一定的法律意識(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行保密原則，同時(shí)不能影響對(duì)檔案正常的使用與查詢。

檔案管理人員需要掌握軌道公司相關(guān)的管理規(guī)劃及工作情況等，以根據(jù)這些具體情況對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)劃與管理，并遵循相關(guān)的建設(shè)活動(dòng)與科研活動(dòng)，為軌道公司管理者提供完善的檔案服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)達(dá)的今天，檔案管理者還應(yīng)關(guān)注信息安全與網(wǎng)絡(luò)安全，從而制定完善的安全措施以預(yù)防檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上的泄露，所以適當(dāng)增加保密措施及安全措施可以使軌道公司信息獲得安全保障。

4.3 完善科技檔案管理制度的規(guī)范化

軌道公司管理者應(yīng)增強(qiáng)檔案管理者依法管理檔案的意識(shí)，制定科技檔案管理制度，規(guī)范工作人員的行為，最終形成完善的科技檔案管理體系，使檔案的管理工作可以順利開(kāi)展。

（1）完善科技檔案的管理制度，可以根據(jù)我國(guó)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，制定相應(yīng)的管理制度，比如《公司科技檔案管理制度》、《公司科技檔案保密制度》、《檔案人員責(zé)任制度》等，這些制度中對(duì)科技檔案資源的歸納、整理、管理、使用、借閱、保密等方面都有詳細(xì)的規(guī)定，使檔案管理者明確管理工作的具體權(quán)利與義務(wù)；軌道公司須嚴(yán)格督促其執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，讓檔案管理者有安全意識(shí)與嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，并對(duì)檔案的完整性負(fù)責(zé)。

（2）軌道公司還應(yīng)當(dāng)實(shí)踐對(duì)科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作，以方便工作人員進(jìn)行清點(diǎn)與核對(duì)；同時(shí)還須創(chuàng)建相應(yīng)的查詢、借閱、使用檔案的數(shù)據(jù)登記表，每次查詢、借閱檔案時(shí)工作人員應(yīng)進(jìn)行登記，以保證檔案不會(huì)遺失。

（3）軌道公司應(yīng)規(guī)范檔案管理制度，制定出有效的科技檔案分類綱要、整理規(guī)范、保管期限等制度，使檔案管理工作的開(kāi)展能夠井井有條[2]。

4.4 發(fā)掘科技檔案使用效果，提升實(shí)用價(jià)值

軌道公司在加強(qiáng)對(duì)科技檔案基礎(chǔ)管理工作的前提下，還應(yīng)研究如何更高效地使用科技檔案。許多公司在最初階段，部門與部門之間的材料都是相互傳閱，不需要借閱檔案，因此其科技檔案的使用率都不高，同時(shí)，管理制度的創(chuàng)新與制定不是短時(shí)間內(nèi)可以完成的。所以公司往往會(huì)忽略了對(duì)科技檔案的使用，不對(duì)其進(jìn)行更新與整理，這樣所產(chǎn)生的后果是很嚴(yán)重的。對(duì)此，科技檔案管理人員在歸檔完成后，不應(yīng)對(duì)其置之不理，而是應(yīng)該根據(jù)檔案歸檔時(shí)期的長(zhǎng)短，對(duì)歸檔時(shí)間不長(zhǎng)的檔案積極主動(dòng)去聯(lián)系構(gòu)成該檔案的相關(guān)人員，再通過(guò)具體的建設(shè)內(nèi)容，使用創(chuàng)新方式整理檔案，并發(fā)掘其核心。

軌道公司的專業(yè)人士還應(yīng)從專業(yè)角度出發(fā)，對(duì)檔案的編排提出參考意見(jiàn)，使檔案的編排更加準(zhǔn)確、客觀；此外，這些環(huán)節(jié)還可以被引用至科技檔案在今后的編排工作中，進(jìn)而使檔案能夠被靈活地運(yùn)用，也能使今后對(duì)科技檔案的管理效率與使用效果更為突出[3]。

4.5 增強(qiáng)軌道公司科技檔案的利用價(jià)值

4.5.1 標(biāo)準(zhǔn)、合理地利用科技檔案

提升軌道公司科技檔案的利用效率，發(fā)揮其信息資源共享的優(yōu)點(diǎn)，是增強(qiáng)科技檔案利用價(jià)值的途徑之一。目前軌道公司的檔案工作情況，不僅在檔案建設(shè)方面做到了有憑有據(jù)，還在檔案利用的各個(gè)步驟中都遵照《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求來(lái)執(zhí)行。比如：從工程確定、開(kāi)始施工至工程完工、投入運(yùn)行，科技檔案的管理人員對(duì)施工期間生成的工程文件與材料進(jìn)行跟蹤與管理，并加強(qiáng)了與工程相關(guān)人員的聯(lián)系，具體了解了工程完工時(shí)間，這樣才能加快科技檔案的歸檔進(jìn)度，擴(kuò)大文件與資料的收集范圍，將來(lái)自于個(gè)人及相關(guān)單位的科技檔案文件與資料收集起來(lái)并妥善保管，以便于對(duì)科技檔案更好的利用。

4.5.2 制定嚴(yán)密的借閱制度

盡量減短借閱期限，以保證科技檔案的完整程度。軌道公司的科技檔案能夠?yàn)槠渖a(chǎn)與建設(shè)提供服務(wù)，因此其利用價(jià)值很高，對(duì)此公司就要有嚴(yán)密的借閱制度，減短借閱時(shí)間，保證被借閱的科技檔案能夠按時(shí)歸檔。一般借閱時(shí)間最長(zhǎng)不能超過(guò)一個(gè)月，并需要制定相關(guān)的超期續(xù)借制度，有助于科技檔案被廣泛的使用。

4.5.3 加強(qiáng)科技檔案的編研

對(duì)科技檔案進(jìn)行編研，要遵循“真實(shí)、廣泛、適用”的原則，就是深度、廣泛、系統(tǒng)地利用科技檔案的信息資源，將其轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力的過(guò)程與途徑。根據(jù)要求將復(fù)雜分散的科技檔案進(jìn)行整理與組合，并經(jīng)過(guò)整理與加工編研成冊(cè)，以便于利用者能夠有效利用檔案，最終提升科技檔案的利用價(jià)值[4]。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，軌道公司科技檔案的實(shí)用價(jià)值，凸顯了其對(duì)公司管理的重要性。軌道公司必須開(kāi)展對(duì)科技檔案的管理工作，制定相關(guān)的管理制度，并提高公司員工的綜合素質(zhì)，開(kāi)展管理檔案的培訓(xùn)，并尋找優(yōu)秀人才，維護(hù)科技檔案的相關(guān)權(quán)益，加強(qiáng)保密工作，利用科學(xué)合理的辦法對(duì)科技檔案實(shí)施管理，最終凸顯出科技檔案的實(shí)用性與可管理性。只有這樣，科技檔案才能更好地幫助軌道公司管理者進(jìn)行管理并頒布決策，為生產(chǎn)的實(shí)踐、管理的優(yōu)化提供更多保障，同時(shí)實(shí)施創(chuàng)新管理，深化編排制度，進(jìn)一步推動(dòng)軌道公司長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

[1]邱惠娟.網(wǎng)絡(luò)化安全檔案管理及資源共享[J].科技風(fēng)，2014（20）：21.

[2]王莉.淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代科技檔案融合發(fā)展創(chuàng)新之路[J].山西檔案，2016（01）：82～84.

[3]吳品才.論科技檔案開(kāi)放利用的特殊性[J].檔案學(xué)通訊，2014（01）：65～67.

[4]王文元.試論科技檔案的管理與應(yīng)用[J].城建檔案，2015（12）.

G275.3

A

1004-7344（2016）26-0031-02

2016-8-3

黃四萍（1981-），女，助理工程師，大專，主要從事檔案管理方面工作。