■ 劉一存王 華李增權(quán)翟學(xué)穎劉蘭祥

“DOCTOR”醫(yī)院采購管理體系建立與創(chuàng)新

■ 劉一存①王 華①李增權(quán)①翟學(xué)穎①劉蘭祥①

醫(yī)院管理 “DOCTOR”采購體系 醫(yī)院后勤

隨著國家醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院采購管理已成為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)管理者關(guān)注的重點(diǎn)。醫(yī)院的采購工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其管理體系的建立也是醫(yī)療管理領(lǐng)域中值得探究的重要課題。通過對秦皇島市第一醫(yī)院長期采購工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)與提煉，提出“DOCTOR”采購管理體系，包含部署、目標(biāo)、成本、學(xué)習(xí)、合法、檔案等6個(gè)元素，進(jìn)一步適應(yīng)新形勢下現(xiàn)代醫(yī)院采購要求。

【Key words】hospital management， "DOCTOR" procurement system， hospital logistic system

【Abstract】With the continuous deepening of the national healthcare reform， hospital procurement management has become the focus of attention of the health administrators. Hospital procurement is a systematic project， and the establishment of its theoretical system is an important subject in the field of medical management. Based on the experiences of first hospital of Qinhuangdao city long-term procurement "DOCTOR" procurement management mode including Deploy， Object， Cost， To study， Official， Record six elements has been established to match the new requirement of hospital procurement under the environment of healthcare reform.

Author's address:The 1st Hospital of Qinhuangdao， No.258， Wenhua Road， Haigang District， Qinhuangdao， 066000， Hebei Province， PRC

1 前言

醫(yī)院采購工作與一般企事業(yè)單位采購工作不同，本身具有專業(yè)性強(qiáng)、涉及品種多、采購方式多樣化及管理協(xié)調(diào)難等特點(diǎn)。目前，國內(nèi)有些醫(yī)院沒有專門的采購部門，在平時(shí)的采購管理工作中容易出現(xiàn)設(shè)備與物資采買混亂、缺少監(jiān)管、部分科室盲目采購導(dǎo)致大量資源浪費(fèi)、醫(yī)院內(nèi)部缺乏完善采購績效考核體系等問題。如何科學(xué)地管理和控制醫(yī)院物質(zhì)的采購過程和采購環(huán)節(jié)，是當(dāng)今醫(yī)院采購管理面臨的一個(gè)新課題和新難點(diǎn)［1］。秦皇島市第一醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研和預(yù)防保健為一體的大型綜合性三級甲等醫(yī)院，是地市級暑期醫(yī)療保障后備基地醫(yī)院，也是河北省地市級區(qū)域醫(yī)療中心及河北醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院。通過歸納總結(jié)秦皇島市第一醫(yī)院多年來的采購經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)建了“DOCTOR”采購管理體系，經(jīng)應(yīng)用取得了較好效果。

2“DOCTOR”采購體系6大元素

2.1Deploy：部署、配置、調(diào)配

醫(yī)院的采購工作專業(yè)性強(qiáng)，涉及科室較多，采購項(xiàng)目紛繁復(fù)雜，科室間的需求各有不同，所以要把采購工作提高到醫(yī)院的總體部署及戰(zhàn)略規(guī)劃層面上來對待。

醫(yī)院在采購前要進(jìn)行三級可行性論證：第一，設(shè)備相關(guān)使用科室論證。提出采購需求，寫出完整充分的可行性論證分析和技術(shù)參數(shù)需求。第二，采購管理委員會論證。醫(yī)院根據(jù)采購項(xiàng)目的不同選擇成立了設(shè)備采購管理委員會、耗材采購管理委員會、后勤物資采購管理委員會、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理委員會等。根據(jù)科室的需求組織相關(guān)委員會進(jìn)行采購前的可行性論證，從技術(shù)水平、社會效益、經(jīng)濟(jì)效益等多方面把關(guān)。第三，院長辦公會論證。院班子成員發(fā)揮集體智慧，集體決策，確定采購可行性。

為優(yōu)化配置設(shè)備資源，并為醫(yī)院和科室“節(jié)流”，醫(yī)院成立設(shè)備調(diào)配中心，其中部署呼吸機(jī)、便攜彩超、輸液泵、監(jiān)護(hù)儀、心電圖機(jī)、除顫儀、平車、輪椅、血?dú)夥治鰞x、血濾機(jī)等設(shè)備，從而更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院資源的共享。

2.2Object：目標(biāo)

目標(biāo)管理對采購工作來說十分重要。設(shè)備擬采購科室要審視自己學(xué)科在國內(nèi)處于什么地位，學(xué)科發(fā)展方向如何，相關(guān)醫(yī)療、教學(xué)或科研將實(shí)現(xiàn)怎樣的目標(biāo)。搞清楚為什么采購這個(gè)項(xiàng)目，進(jìn)行目標(biāo)管理。秦皇島市第一醫(yī)院利用完備的設(shè)備效益分析軟件，對所購設(shè)備進(jìn)行定期考核，對沒達(dá)到目標(biāo)的科室進(jìn)行院內(nèi)公示。擬采購科室制定好與自身發(fā)展相適應(yīng)的采購目標(biāo)，采購處則負(fù)責(zé)在經(jīng)濟(jì)效益分析等方面全面把關(guān)，輔助科室做好采購項(xiàng)目的目標(biāo)管理。

2.3Cost ：費(fèi)用、代價(jià)、成本

成本的考量是采購工作的基本。醫(yī)院對擬采購科室進(jìn)行成本效益考核。在現(xiàn)今市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，醫(yī)療設(shè)備及其他醫(yī)用物資供貨渠道復(fù)雜、價(jià)格變化快、質(zhì)量參差不齊。一些供貨商利用各種營銷手段，在一些參數(shù)上面做文章，導(dǎo)致報(bào)價(jià)繁多，給采購工作的論證取舍增加了難度。一些進(jìn)口類產(chǎn)品或獨(dú)家產(chǎn)品，價(jià)格、參數(shù)沒有可比性，造成采購方面的價(jià)格虛高，特別是醫(yī)院的各種介入類產(chǎn)品，由于產(chǎn)品的特殊性和單一性，造成競爭性小且價(jià)格虛高，更增加了醫(yī)院采購的難度［2］。醫(yī)療機(jī)構(gòu)也承擔(dān)應(yīng)急搶救任務(wù)，對于醫(yī)院的應(yīng)急采購和保障性儲備，通常采取“特事特辦”原則，往往忽視了采購程序和渠道，導(dǎo)致價(jià)格高、采購數(shù)量大［3］。因此，擬采購醫(yī)療設(shè)備的科室要提前搞清楚，該項(xiàng)目是否符合物價(jià)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，是否納入醫(yī)保，運(yùn)營成本幾何，進(jìn)而比選出性價(jià)比最好的設(shè)備?？刂撇少彸杀舅?jié)約的資金不但能夠直接降低醫(yī)療成本，促進(jìn)醫(yī)院市場競爭力的提高，還可以進(jìn)一步降低相關(guān)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，為看病的百姓帶來福祉。醫(yī)院還采取論證詢價(jià)管理的措施，進(jìn)一步加強(qiáng)采購工作中的成本控制，盡可能減少醫(yī)院采購工作中出現(xiàn)的價(jià)格虛高現(xiàn)象。本著堅(jiān)持質(zhì)量與價(jià)格統(tǒng)一的采購原則，對醫(yī)院的采購管理進(jìn)行科學(xué)評估和集體詢價(jià)方式，擬采購科室、采購管理科室、院財(cái)務(wù)及審計(jì)科室負(fù)責(zé)人一同參加，并邀請相關(guān)行業(yè)內(nèi)專家或技術(shù)負(fù)責(zé)人參與論證。做到實(shí)地考察、實(shí)踐設(shè)備、實(shí)現(xiàn)設(shè)備相關(guān)功能，做到見到設(shè)備實(shí)際使用效果，進(jìn)而詢價(jià)。詢價(jià)方式包括論證會詢價(jià)、網(wǎng)絡(luò)詢價(jià)、電話詢價(jià)、實(shí)地考察詢價(jià)及到供應(yīng)商處調(diào)研等。通過以上手段，切實(shí)做到對醫(yī)院采購價(jià)格成本的有效控制。

2.4To study：學(xué)習(xí)、進(jìn)修、研究

了解醫(yī)療經(jīng)濟(jì)管理，擁有采購技巧與能力并熟悉相關(guān)法律法規(guī)的人才緊缺，是醫(yī)院采購部門發(fā)展急需解決的核心問題。所以，保持一個(gè)時(shí)刻學(xué)習(xí)與提高的心態(tài)對做好醫(yī)院采購工作來講十分重要。秦皇島市第一醫(yī)院在成立采購部門之初，提出了采購范圍和職責(zé)劃分、如何形成采購計(jì)劃、計(jì)劃外和單一來源項(xiàng)目如何執(zhí)行、選購論證的方式和人員、如何采購公示、如何進(jìn)行采購成本控制、如何進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制等問題，并通過考察與研究摸索出適合自身實(shí)際發(fā)展的解決之道。我院采購管理工作長期堅(jiān)持“走出去，請進(jìn)來”的學(xué)習(xí)方式，向全國其他醫(yī)院學(xué)習(xí)采購工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，再結(jié)合本院實(shí)際情況，形成本院的采購管理辦法，并由科主任組織對采購處工作人員進(jìn)行定期或不定期業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，全面提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平與能力。

利用品管圈、PDCA等管理工具不斷研究創(chuàng)新采購管理工作。通過品管圈活動，組成科室內(nèi)部品管圈小組，對現(xiàn)有工作展開積極討論，從中找到不足之處，研究解決方案，提高采購處人員工作的參與度與主動性。通過不斷學(xué)習(xí)與改進(jìn)，提高了采購工作的效率與品質(zhì)。

2.5Official：官方的、行政當(dāng)局批準(zhǔn)的、法定的

法制化、規(guī)范化在“DOCTOR”體系中是非常重要的環(huán)節(jié)。醫(yī)院的采購工作存在臨床使用的專業(yè)性與特殊性，時(shí)常采用指定廠家與品牌，尤其是醫(yī)療設(shè)備和耗材等，無論產(chǎn)品質(zhì)量還是產(chǎn)品價(jià)格都是由科室評價(jià)。這種采購注重使用的便捷性，卻忽視了醫(yī)院采購管理要求，容易滋生各類腐敗現(xiàn)象。

醫(yī)院采購工作要在法律框架下進(jìn)行。國家先后頒布《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》《中華人民國和國政府采購法》等法律法規(guī)。我院設(shè)備采購以國家法律文件為依據(jù)，結(jié)合我院實(shí)際情況，出臺《秦皇島市第一醫(yī)院采購管理辦法》，作為醫(yī)院采購工作開展的依據(jù)。

醫(yī)院所有采購活動公開、透明，有法可依，集體決策。資金較小的設(shè)備論證由本院采購委員會、相關(guān)設(shè)備專家及管理人員參加，且紀(jì)檢、審計(jì)、財(cái)務(wù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與論證。涉及“三重一大”（重大問題決策、重要干部任免、重大項(xiàng)目投資決策、大額資金使用）的設(shè)備論證邀請市衛(wèi)生局、檢察院、市紀(jì)檢監(jiān)察部門的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)院班子成員共同參加，確保論證過程公開透明。對于單項(xiàng)10萬元，批量20萬以上的項(xiàng)目委托社會代理機(jī)構(gòu)公開招標(biāo)。

2.6Record：記錄、錄音、檔案

采購堅(jiān)持公正、公開、公平、誠實(shí)守信以及擇優(yōu)的原則［4］。與采購相關(guān)的工作記錄與資料最終都將落實(shí)在檔案之中，被醫(yī)院長久保存起來。秦皇島市第一醫(yī)院采購記錄與歸檔方法具體包括：（1）所有采購有關(guān)的活動做詳盡的文字記錄，并保存，且記錄人員不少于兩人；（2）論證會配有語音錄音記錄并保存；（3）建立完善的檔案管理制度，專人負(fù)責(zé)，確保檔案資料齊全、清晰。意義在于，確保整個(gè)會議過程細(xì)節(jié)體現(xiàn)完整，內(nèi)容可查，避免不必要爭議；可供各相關(guān)部門查詢調(diào)閱，符合紀(jì)檢、審計(jì)的要求。

“DOCTOR”采購體系6大元素如圖1所示。

3 “DOCTOR”采購體系內(nèi)在聯(lián)系

（1）部署要站在醫(yī)院的戰(zhàn)略角度去考慮問題，采購工作的首要任務(wù)同樣是服務(wù)于醫(yī)院的整體部署規(guī)劃。（2）在醫(yī)院部署的戰(zhàn)略框架下，有采購需求的科室要制定與之相適應(yīng)的采購目標(biāo)。（3）目標(biāo)一旦確定就要進(jìn)行采購的成本控制，成本是采購的關(guān)鍵。（4）更好地節(jié)約成本，滿足科室需要又把采購價(jià)格控制到最低，靠的是不斷學(xué)習(xí)與研究，包括學(xué)習(xí)其他醫(yī)院的豐富經(jīng)驗(yàn)及對一些采購項(xiàng)目進(jìn)行有針對性的考察與研究。（5）高度重視醫(yī)院采購工作法制化，是干好采購工作的必要條件。這不僅是醫(yī)院的規(guī)定，更是國家法律的要求，是采購工作人員永遠(yuǎn)不可逾越的一道底線。（6）采購工作的最終結(jié)果都應(yīng)該進(jìn)行資料存檔，方便隨時(shí)查閱，做到每一環(huán)節(jié)可追溯。采購檔案管理要做到規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)。

圖1　“DOCTOR”采購體系6大元素

4“DOCTOR”理論使用前后效果對比分析

4.1“D”環(huán)節(jié)

過去部門采購有時(shí)會出現(xiàn)多余醫(yī)療設(shè)備購入的現(xiàn)象，造成醫(yī)療設(shè)備及醫(yī)院資金浪費(fèi)。現(xiàn)在通過貫徹部署理念，成立調(diào)配中心，提高了設(shè)備的使用效率。如，我院在上一階段購入幾臺便攜式B超聲機(jī)器放入調(diào)配中心，外科重癥、內(nèi)科重癥、麻醉科、介入室如果有需要隨時(shí)可從我院調(diào)配中心使用設(shè)備，提高了設(shè)備使用率同時(shí)節(jié)約成本。

4.2“O”環(huán)節(jié)

過去一些科室擬定采購計(jì)劃時(shí)目標(biāo)不明確，造成最終購買失敗。例如，某科室在一次計(jì)劃采購中對所需設(shè)備定位不明確，在價(jià)格與性能方面不十分清晰，最終院領(lǐng)導(dǎo)班子與設(shè)備管理委員會沒有通過這個(gè)科室的申請。加入目標(biāo)管理環(huán)節(jié)，幫助科室明確自身采購目標(biāo)，大大降低了以上情況發(fā)生的幾率，亦提高了采購的工作效率。

4.3“C”環(huán)節(jié)

醫(yī)療設(shè)備及其他醫(yī)用物資供貨渠道復(fù)雜、價(jià)格不定，一些代理供貨商在一些參數(shù)上面做文章，混淆視聽，增加了醫(yī)院采購的復(fù)雜性，給醫(yī)院造成資金損失。醫(yī)院采取相關(guān)管理措施后，減少了采購工作中出現(xiàn)的價(jià)格虛高現(xiàn)象，切實(shí)做到采購成本的有效控制。

4.4“T”環(huán)節(jié)

秦皇島市第一醫(yī)院采購處對國內(nèi)或省內(nèi)先進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行考察學(xué)習(xí)時(shí)，著重學(xué)習(xí)他人先進(jìn)方法，探索有哪些模式我們可以從中得到啟發(fā)，不斷吸取他人的經(jīng)驗(yàn)來完善我們自己，使我們更好地面對困難與挑戰(zhàn)。

4.5“O”環(huán)節(jié)

秦皇島市第一醫(yī)院一直高度重視采購工作的法制化，規(guī)范化。采購處內(nèi)部定期開展相關(guān)法律法規(guī)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，確保醫(yī)院采購工作合規(guī)合法。

4.6“R”環(huán)節(jié)

過去醫(yī)院只采用單筆記的方式對論證與招標(biāo)過程進(jìn)行記錄，有時(shí)出現(xiàn)個(gè)別廠家在簽訂合同及配置的問題上，對當(dāng)時(shí)所提數(shù)據(jù)予以否認(rèn)的現(xiàn)象，亦不承認(rèn)工作人員的筆記。經(jīng)過改善，加入雙人記錄和錄音環(huán)節(jié)，再有發(fā)生類似情況時(shí)，只需播放錄音即可避免不必要的爭議。

5 結(jié)論

隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革進(jìn)程的不斷加快，各大醫(yī)院的采購管理工作逐漸成為醫(yī)院的重點(diǎn)工作之一。要想能夠保證醫(yī)療衛(wèi)生單位在現(xiàn)代市場發(fā)展和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中獲得更大的經(jīng)濟(jì)和社會效益，就要保證醫(yī)院管理和領(lǐng)導(dǎo)階層從實(shí)際工作出發(fā)，選擇合適的管理方法和管理制度，從而保證醫(yī)院采購工作順利進(jìn)行［5］?！癉OCTOR”采購管理體系是基于秦皇島市第一醫(yī)院多年的采購工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出能對采購進(jìn)行有效指導(dǎo)的理論，是對管理好醫(yī)院采購工作重要元素的創(chuàng)新整合。6個(gè)元素既相對獨(dú)立，又互相聯(lián)系，共同促進(jìn)了醫(yī)院采購工作的不斷完善與提高。通過全新“DOCTOR”采購管理體系的創(chuàng)立和探索，希望能夠?qū)ξ覈t(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)采購工作提供有益幫助。

［1］ 峗怡，賀加.新醫(yī)改時(shí)期我國地方醫(yī)改兩種模式的對比研究［J］.中國衛(wèi)生經(jīng)濟(jì)，2010，29（7）：45-46，296.

［2］ 金偉，吉建偉，鄭孔林，等.基于供應(yīng)鏈模式的醫(yī)院采購流程再造與管理實(shí)踐［J］.中國醫(yī)療器械信息，2012（2）：33-36.

［3］ 邱志斌.醫(yī)院采購管理現(xiàn)狀、問題與建議［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2010（9）：126-127.

［4］ 彭北鴻.對醫(yī)院物資采購管理的認(rèn)識與探索［J］.中國醫(yī)學(xué)裝備，2013（3）：74-75.

［5］ 辛歌峽.淺談醫(yī)院采購管理現(xiàn)狀以及改進(jìn)措施［J］.企業(yè)改革與管理，2015，3（9）：126-128.

劉一存：秦皇島市第一醫(yī)院采購處助理工程師

E-mail：754170301@qq.com

Building and innovating of 'DOCTOR' procurement system in hospital

LIU Yicun， WANG Hua， LI Zengquan，ZHAI Xueying， LIU Lanxiang//Chinese Hospitals. -2016，20（9）：70-72

①秦皇島市第一醫(yī)院，066000 河北省秦皇島市海港區(qū)文化路258號

2016-05-04］（責(zé)任編輯 鮑文琦）