張曉燕

摘 要：物業(yè)公司檔案是指物業(yè)公司在其物業(yè)開(kāi)發(fā)和管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括文字、圖像、聲音等各種形式。隨著物業(yè)管理工作的開(kāi)展，從物業(yè)維修、養(yǎng)護(hù)設(shè)施設(shè)備到了解物業(yè)使用人情況，乃至收取物業(yè)管理費(fèi)等，每個(gè)物業(yè)管理環(huán)節(jié)都離不開(kāi)檔案。本文試從物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)與管理現(xiàn)狀出發(fā)，結(jié)合自身工作實(shí)際感受，就優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理談些初步認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：物業(yè)檔案管理；存在問(wèn)題；對(duì)策

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)之間的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，提高自身競(jìng)爭(zhēng)力成為企業(yè)長(zhǎng)久發(fā)展的必然要求。檔案管理工作是影響企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素，通過(guò)檔案管理，可以為企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供數(shù)據(jù)支持，為項(xiàng)目選擇、戰(zhàn)略決策等提供有力保障。

一、物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)

與一般檔案相比較，物業(yè)公司檔案有其獨(dú)到的特點(diǎn)。正確認(rèn)識(shí)和研究這些特點(diǎn)，有利于掌握物業(yè)公司檔案的客觀規(guī)律，推進(jìn)物業(yè)公司檔案工作的科學(xué)管理，使之更好的服務(wù)于物業(yè)管理工作和業(yè)主。物業(yè)公司檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理的動(dòng)態(tài)性

物業(yè)公司檔案的日常管理工作雖然繁瑣但并不復(fù)雜，一旦物業(yè)管理活動(dòng)走上正軌，基本按照一定的規(guī)律重復(fù)進(jìn)行，所形成的檔案相對(duì)比較固定，且通常具有統(tǒng)一的規(guī)格樣式。但與此同時(shí)，在物業(yè)管理過(guò)程中，這種規(guī)律又不是一成不變的，如物業(yè)公共部位需要進(jìn)行維修、養(yǎng)護(hù)，業(yè)主因物業(yè)的買(mǎi)賣(mài)、交換、繼承等權(quán)屬變更發(fā)生變化，物業(yè)使用人因租賃關(guān)系的改變而頻繁變動(dòng)等等。由于物業(yè)公司檔案是以一個(gè)物業(yè)單位為對(duì)象組織案卷的，因此，必須持續(xù)收集各種變化所對(duì)應(yīng)產(chǎn)生的文件材料，確保檔案能全面反映一個(gè)物業(yè)單位的完整變化過(guò)程，使物業(yè)公司檔案呈現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理的顯著特點(diǎn)。

（二）檔案內(nèi)容的憑證性

隨著物業(yè)管理工作的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)公司檔案的種類(lèi)也不斷增加。總的來(lái)看，物業(yè)公司在管理工作中形成的檔案文件主要有兩大部分，即維持物業(yè)公司各項(xiàng)工作正常運(yùn)作的工作類(lèi)檔案，以及物業(yè)公司在業(yè)務(wù)管理和經(jīng)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各種專(zhuān)業(yè)檔案。其中，物業(yè)公司工作類(lèi)檔案包括黨群工作類(lèi)檔案、行政和經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)檔案、會(huì)計(jì)檔案、榮譽(yù)實(shí)物檔案等等。各種專(zhuān)業(yè)檔案，則包括住戶(hù)入住后不斷形成并補(bǔ)充的業(yè)主（物業(yè)使用人）材料和租賃材料檔案，常規(guī)物業(yè)管理過(guò)程中形成的物業(yè)維保、綠化、保潔等檔案，以及物業(yè)公司各種經(jīng)營(yíng)活動(dòng)形成的經(jīng)營(yíng)管理檔案等等。這些檔案是重要的憑證依據(jù)，如日后業(yè)主和物業(yè)雙方發(fā)生糾紛，這些白紙黑字的檔案，將在第一時(shí)間作為有效的歷史記載證據(jù)，維護(hù)物業(yè)公司和業(yè)主雙方的利益，起到具有法律意義的憑證依據(jù)作用。

（三）檔案利用的局限性

物業(yè)公司檔案中包括了諸如物業(yè)日常管理中形成的房屋維修、綠化、保潔等普通的檔案，同時(shí)也包括了更多涉及業(yè)主隱私，乃至公司商業(yè)機(jī)密的需要保密的檔案，可謂公開(kāi)性和隱密性并存，由此形成了物業(yè)公司檔案利用的局限性特點(diǎn)。由于物業(yè)管理工作是圍繞業(yè)主日常生活的方方面面開(kāi)展的，它與業(yè)主的日常生活有著密不可分的聯(lián)系，因而經(jīng)常需要查閱檔案，信息利用率非常之高。物業(yè)公司檔案頻繁的被利用，使得在檔案利用過(guò)程中把握好公開(kāi)和保密的尺度尤為重要。

二、物業(yè)檔案管理工作的完善措施

（一）重視檔案管理工作

首先，在現(xiàn)代市場(chǎng)情況下，物業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的了解，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、運(yùn)營(yíng)的重要作用，加強(qiáng)重視，將檔案管理工作當(dāng)成日常管理中的重要事項(xiàng)，并由專(zhuān)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，提高檔案管理工作在企業(yè)中的地位。其次，對(duì)于檔案管理人員，要通過(guò)績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制，來(lái)提高管理人員的工作責(zé)任心，使其以認(rèn)真、負(fù)責(zé)的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，預(yù)防檔案管理工作中存在的不良現(xiàn)象，提高檔案管理工作整體水平，才能使檔案管理的功能有效發(fā)揮出來(lái)。

（二）改進(jìn)檔案管理方式

在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作中，應(yīng)改變傳統(tǒng)檔案管理方式，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用，提高信息化建設(shè)水平，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，從而有效保證檔案信息收錄的完整，提高檔案管理效率，為企業(yè)提供相應(yīng)幫助。

（三）加大檔案管理投入

企業(yè)在加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視后，還需要給予足夠的支持，加大經(jīng)費(fèi)、人力等方面的投入，購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的檔案辦公所需要的設(shè)備，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件，為檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。

（四）物業(yè)檔案管理制度不健全

一是檔案整理不規(guī)范：檔案管理人員在整理過(guò)程中有的沒(méi)有按照文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符。卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是檔案綜合管理力度不夠；三是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對(duì)檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒(méi)有按期歸還。

（五）培訓(xùn)檔案管理人員

打造一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍是提高檔案管理效益的重要保證。首先，通過(guò)社會(huì)招聘、競(jìng)爭(zhēng)上崗等方式，提升管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)化水平，保證檔案管理的規(guī)范化。其次，對(duì)工作隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理技能和職業(yè)道德培訓(xùn)，并引進(jìn)績(jī)效機(jī)制，來(lái)提高管理隊(duì)伍的工作能力與責(zé)任心，提高檔案管理的質(zhì)量。

（六）強(qiáng)化制度建設(shè)，規(guī)范檔案管理

制度約束行為。檔案管理制度是檔案工作的重要基礎(chǔ)，要以科學(xué)化、規(guī)范化為目標(biāo)，根據(jù)物業(yè)管理狀況不斷改進(jìn)和創(chuàng)新各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能更好地優(yōu)化物業(yè)公司檔案管理。要通過(guò)進(jìn)一步建立健全檔案管理規(guī)章制度，落實(shí)崗位職責(zé)，明確各級(jí)人員的責(zé)任，把物業(yè)檔案工作作為物業(yè)質(zhì)量管理和目標(biāo)管理的重要內(nèi)容和考核依據(jù)，貫徹落實(shí)實(shí)施。建立涵蓋公司領(lǐng)導(dǎo)，各業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，規(guī)范文件材料歸檔和檔案管理的全過(guò)程，使物業(yè)公司檔案工作走上管理規(guī)范化的軌道。

三、結(jié)論

總之，物業(yè)檔案管理貫穿在物業(yè)管理的全過(guò)程中，提高物業(yè)檔案管理的水平是為了促進(jìn)物業(yè)管理整體水平的提升。物業(yè)企業(yè)要真正認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并為物業(yè)檔案工作提供精神上和物質(zhì)上的支持，對(duì)物業(yè)管理整體水平再上新臺(tái)階將大有裨益。

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