商鵬 夏立志

【摘要】本文主要以高校行政管理信息化中存在的問題作為出發(fā)點(diǎn)，并從提高相關(guān)管理工作人員的管理意識(shí)、簡化高校行政管理流程和注重計(jì)算機(jī)軟件的優(yōu)化升級(jí)等方面，探討了優(yōu)化高校行政管理工作信息化的途徑，以期為高校行政管理人員提供一些參考和意見。

【關(guān)鍵詞】高校；行政管理；信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入高校管理體系的各個(gè)環(huán)節(jié)。將信息技術(shù)引入高校行政管理中，不僅可以打破傳統(tǒng)管理模式，提高管理工作效率，還可以實(shí)現(xiàn)信息資源的優(yōu)化配置，從而更好地滿足現(xiàn)代信息化社會(huì)對高校行政管理工作的要求。

一、高校行政管理信息化存在的問題

（一）管理方法較為落后

由于部分高校行政管理工作人員管理意識(shí)的薄弱和管理模式的落后，導(dǎo)致其行政管理工作效率普遍較低，行政管理制度并沒有有效落實(shí)到實(shí)際管理工作中。其原因主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

第一，高校行政管理工作人員不熟悉計(jì)算機(jī)操作，高校也沒有根據(jù)管理人員實(shí)際管理水平和學(xué)校實(shí)際管理效果加強(qiáng)計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，從而導(dǎo)致管理人員信息化管理意識(shí)薄弱。

第二，部分高校并沒有專門設(shè)置行政管理部門，將學(xué)校有關(guān)于行政事務(wù)直接交與輔導(dǎo)員或者教師負(fù)責(zé)，從而導(dǎo)致行政事務(wù)得不到有效落實(shí)。

第三，目前很多高校采用“大鍋飯”管理模式進(jìn)行行政事務(wù)管理，甚至有些高校領(lǐng)導(dǎo)人員認(rèn)為采不采用信息化管理技術(shù)對管理效率沒有任何實(shí)質(zhì)性的作用。因此高校領(lǐng)導(dǎo)人員自身對待行政管理事務(wù)的態(tài)度也是影響行政管理工作是否信息化的關(guān)鍵因素。

第四，行政管理工作人員在日常工作中習(xí)慣性地用紙張記錄相關(guān)信息，并用紙質(zhì)形式查詢相關(guān)辦公信息，從而嚴(yán)重忽視計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的修改工作，造成數(shù)據(jù)庫信息的不完整性，從而利用信息管理系統(tǒng)的積極性大大降低。

（二）行政管理工作自身較為復(fù)雜

就高校行政管理工作而言，無論是在管理內(nèi)容方面還是在管理程序方面，受限因素太多，從而嚴(yán)重影響管理工作人員工作的積極性和和主動(dòng)性。一旦工作人員不能在工作中發(fā)揮主觀能動(dòng)性，就會(huì)使工作變成一個(gè)累贅，逐漸成為操作工作的機(jī)器。與此同時(shí)，在學(xué)習(xí)行政管理理論知識(shí)的時(shí)候，并沒有包含如何處理新生事件的方法和途徑，因此很多工作人員選擇將新生事物的問題上報(bào)給上級(jí)，被動(dòng)地等待上級(jí)給出具體指令和解決方法。一般情況下，信息都是由上級(jí)擬定，并將擬定的信息及時(shí)傳遞給下級(jí)。校辦在信息傳遞過程中充當(dāng)傳遞員，接收所有外來信息。校辦將外來信息傳遞給上級(jí)，上級(jí)之間經(jīng)過討論之后給出具體的指示。校辦在接受到上級(jí)的指示或者指令之后，再傳遞給下級(jí)相關(guān)部門。下級(jí)相關(guān)部門管理人員提出具體解決措施或者執(zhí)行方案之后，校辦再傳遞給學(xué)校總負(fù)責(zé)人。由此可見，高校的行政管理程序比較復(fù)雜化，信息在不斷傳遞過程中不僅不能保障信息資源的完整性和真實(shí)性，還會(huì)嚴(yán)重工作效率。

（三）嚴(yán)重忽視信息軟件的升級(jí)

目前，很多高校雖然將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入了行政管理工作中，但是管理人員并沒有加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件升級(jí)工作，將關(guān)注的目光放在計(jì)算機(jī)硬件更新和維修方面，從而會(huì)導(dǎo)致高校計(jì)算機(jī)人才不能有效發(fā)揮其自身特長，還會(huì)造成資源的浪費(fèi)。比如高校行政管理人員只是借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、撰寫工作報(bào)告、收發(fā)文件、打印材料等，對于重要程序并沒有借助計(jì)算機(jī)完成，從而使計(jì)算機(jī)軟件不能有效發(fā)揮其功能和作用。這樣不僅會(huì)嚴(yán)重影響辦公效率，還會(huì)造成信息資源不必要的浪費(fèi)。

二、優(yōu)化高校行政管理工作信息化的途徑

（一）提高相關(guān)管理工作人員的管理意識(shí)

要想提高高校行政管理工作人員的管理意識(shí)，可以從以下幾個(gè)方面入手：其一，高?？梢远ㄆ陂_展相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)或者行政會(huì)議，組織相關(guān)行政管理部門工作人員積極參加培訓(xùn)活動(dòng)和會(huì)議，提高工作人員的管理意識(shí)。通過闡述當(dāng)今信息化社會(huì)發(fā)展對高校行政管理工作的要求和功能，達(dá)到提升管理人員行政管理工作效率和管理意識(shí)的目的。其二，高校需要根據(jù)崗位管理人員計(jì)算機(jī)操作水平和崗特點(diǎn)制定科學(xué)化、信息化的管理制度，并在提高工作人員專業(yè)技能水平的同時(shí)提高其計(jì)算機(jī)操作能力，培養(yǎng)綜合性和社會(huì)性管理人才。尤其是加強(qiáng)他們的信息化數(shù)據(jù)處理能力，能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對高校行政管理人才的要求，并將所學(xué)相關(guān)計(jì)算機(jī)理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐中。

（二）簡化高校行政管理流程

高校需要站在社會(huì)和自身發(fā)展角度全面系統(tǒng)地分析當(dāng)前行政管理制度是否科學(xué)化和系統(tǒng)化，深入總結(jié)各種行政行為和行政程序，根據(jù)現(xiàn)代信息化社會(huì)要求和學(xué)校管理情況制定科學(xué)化、信息化和系統(tǒng)化的管理制定，力求最大限度地將行政管理工作落實(shí)到高校管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，保障行政管理工作的高效性。要想從根源上保證行政管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化，首先高校領(lǐng)導(dǎo)人員就需要改變傳統(tǒng)的思維方式和管理理念，學(xué)會(huì)運(yùn)用發(fā)展的眼光分析問題和解決問題，將復(fù)雜化的管理程序進(jìn)行簡化，實(shí)現(xiàn)資源的整合。其次，加強(qiáng)內(nèi)部管理部門之間的協(xié)同管理。傳統(tǒng)的行政管理模式和程序由于經(jīng)過的部門太多，從而導(dǎo)致信息的不真實(shí)性和完整性?；谶@一點(diǎn)，高校管理層需要下放權(quán)力，直接讓內(nèi)部管理部門決定相關(guān)方案是否可以通過，不僅可以大大提升行政管理工作效率，還可以確保行政管理工作有序進(jìn)行。

（三）注重計(jì)算機(jī)軟件的優(yōu)化升級(jí)

針對高校中層管理人員注重計(jì)算機(jī)軟件的更新和維修、嚴(yán)重忽視計(jì)算機(jī)軟件的升級(jí)這一問題，高校需要加強(qiáng)行政信息化計(jì)算機(jī)軟件的升級(jí)工作。因?yàn)橐惶淄晟苹⑾到y(tǒng)化、專業(yè)化和科學(xué)化的計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)可以幫助管理人員快速有效地處理相關(guān)行政數(shù)據(jù)信息，減少工作人員的工作量，并提高管理工作效率和質(zhì)量。高校行政管理部門各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都有與之對應(yīng)的軟件處理系統(tǒng)，因此無論是相關(guān)數(shù)據(jù)信息發(fā)生變更還是管理流程發(fā)生變化，都需要及時(shí)對軟件系統(tǒng)進(jìn)行更改和升級(jí)，才能夠保障數(shù)據(jù)信息的完整性和客觀性。

結(jié)束語：

高校行政信息化管理中還存在一些問題，還需要高校根據(jù)社會(huì)發(fā)展要求和崗位要求提出行之有效的解決措施，加快行政管理信息化步伐。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)不僅可以大大改善傳統(tǒng)管理模式的不足，還可以促進(jìn)信息資源的優(yōu)化配置，提高行政管理工作效率。

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