劉華敏 劉顯楊 姚宏

摘 要 本文討論了Lotus Notes做為辦公自動化的平臺的優(yōu)勢和特點，并系統(tǒng)介紹了高校辦公自動化的系統(tǒng)設(shè)計，以在對高校辦公自動化中需要提供的八大子系統(tǒng)進(jìn)行了詳細(xì)敘述，并在安全性做了總結(jié)，辦公自動化較傳統(tǒng)辦公模式有很多的優(yōu)勢，在本文都有體現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】Lotus Notes 群件 工作流 辦公自動化

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)地飛速發(fā)展，加上校園各部系上網(wǎng)工程的政策推進(jìn)，計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用日益普及，在日常工作中，用計算機(jī)系統(tǒng)處理各種業(yè)務(wù)已經(jīng)成為常態(tài)，在信息處理工作中，可以通過計算機(jī)系統(tǒng)實現(xiàn)信息的高效收集與匯總，伴隨著Internet技術(shù)的快速發(fā)展，基本上所有的高校都已經(jīng)建立起了自己獨立的辦公系統(tǒng)，這不僅使得其辦公效率得到了有效的提升，另一方面也使得其辦公費用得到了有效的降低。

辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation，簡稱OA），是從發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的，是在20世紀(jì)70年代中期產(chǎn)生的一門綜合性技術(shù)。OA系統(tǒng)目前已經(jīng)發(fā)展成為以實時協(xié)作作為技術(shù)支撐手段，以知識管理為核心的綜合信息資源管理系統(tǒng)，具有廣闊的應(yīng)用前景。

1 系統(tǒng)功能設(shè)計

1.1 需求分析

建立高校辦公自動化系統(tǒng)最主要的目的就是為了能夠?qū)崿F(xiàn)高校辦公自動化，在該系統(tǒng)正式投入之前，學(xué)院所采用的辦公模式還是傳統(tǒng)的辦公模式，由于各個部門之間信息的傳遞比較麻煩，導(dǎo)致各個部門之間很難實現(xiàn)信息的集成與共享，因此沒有辦法實現(xiàn)高效率協(xié)同工作。出現(xiàn)了諸多問題：一是上下級部門之間沒有辦法實現(xiàn)協(xié)同工作，很難及時的溝通；二是各部門的信息傳遞方式還是人工為主；三是信息和工作流程兩者分離開來，使得工作的效率大大降低。

Domino/Notes是Lotus公司的一個新型的群件系統(tǒng)，在開展高校辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的過程中，應(yīng)用該群件系統(tǒng)來開展辦公自動化系統(tǒng)的構(gòu)建，具有諸多的優(yōu)勢，主要表現(xiàn)為：

（1）其自身具有非常靈活的伸縮性，這使得其能夠很好地滿足各級辦公自動化的實際需求，不管是在分散部署還是統(tǒng)一管理工作中都能夠很好的發(fā)揮管理性能，從而有效降低管理風(fēng)險；

（2）其具有非常好的中文信息處理功能，這使得其能夠很好的滿足用戶絕大多數(shù)的中文處理需求；

（3）其具有非常好的面向文章的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，從而具備高效的通信能力，從而實現(xiàn)各個機(jī)器上數(shù)據(jù)庫的高效共享，并且能夠?qū)崿F(xiàn)多個平臺上的同時操作。

1.2 系統(tǒng)功能模型

本次研究中所設(shè)計的高校辦公自動化系統(tǒng)在進(jìn)行各個部門的信息傳遞時，主要是通過網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)來實現(xiàn)的，從而實現(xiàn)無紙化辦公，整個系統(tǒng)的構(gòu)成是：基于Lotus Notes系統(tǒng)，融合了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及群件管理技術(shù)，有效地提高工作效率，將工作環(huán)境由傳統(tǒng)的人工傳遞變成無紙化辦公。

1.3 開發(fā)與運行結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)分為服務(wù)器與客戶端兩個部分，采用的結(jié)構(gòu)模式為C/S模式。操作系統(tǒng)為Windows Server 2008 R2，系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)平臺為Lotus Notes client，Domino服務(wù)器用來保存辦公數(shù)據(jù)與應(yīng)用，達(dá)到服務(wù)器對客戶的響應(yīng)、解釋等功能；

在客戶端身份認(rèn)證的過程中，主要采用的是Lotus Notes的認(rèn)證方式，在實際的運行過程中，若用戶想要實現(xiàn)與服務(wù)器的之間的通信，就需要能夠通過雙向的認(rèn)證服務(wù)，依據(jù)用戶身份的不同，為其提供相應(yīng)權(quán)限的服務(wù)，具體的用戶權(quán)限設(shè)置，學(xué)院可以結(jié)合自身的行政結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置，使得系統(tǒng)的安全性大大增加。

2 核心業(yè)務(wù)的設(shè)計與實現(xiàn)

整個系統(tǒng)可以分為七個子系統(tǒng)：

2.1 公文流轉(zhuǎn)子系統(tǒng)

該系統(tǒng)是整個辦公自動化系統(tǒng)的核心，結(jié)合高校的傳統(tǒng)辦公的審批和簽批等過程，實現(xiàn)辦公的擬定、審批、查詢等工作全程處理。

2.2 綜合信息發(fā)布子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)是高校的新聞，公告等信息發(fā)布平臺。各部門的信息員都可以在校園網(wǎng)上隨時隨地的將本部門的信息、新聞發(fā)布在該子系統(tǒng)中，方便高校人員及時的了解高校各部門動態(tài)。

2.3 討論園地子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)是為了給高校的教師提供一個討論的地方，教師可以在這里討論大家關(guān)注的問題，發(fā)表一些自己的建議和意見。該子系統(tǒng)類似于BBS的模式，只限于學(xué)校內(nèi)部使用，沒有公開的賬號。

2.4 會議管理子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)提供了一個處理會議的平臺，在此系統(tǒng)中可以先申請召開會議，之后申請通過后，發(fā)布準(zhǔn)備情況，之后部門管理人員再對參加會議的人員發(fā)出邀請，并以郵件的形式發(fā)送出去，并收到回執(zhí)。

2.5 辦公指南子系統(tǒng)

該子系統(tǒng)包括學(xué)院的各項規(guī)章制度，通過歸類規(guī)章制度，提供工作指南。高校內(nèi)的人員可以根據(jù)自己的需要，找到處理事務(wù)所需規(guī)章，便于找到相應(yīng)部門處理，提高辦事效率，少走彎路。

2.6 個人助理

在Lotus Notes的基礎(chǔ)上，提供日程安排、內(nèi)部郵件、代辦事宜等等，每個人都可以通過該系統(tǒng)來得知自己的安排。

2.7 意見箱

該子系統(tǒng)可以為高校提供一個監(jiān)督和發(fā)表意見的地方，在這里提交的意見會自動提交給相應(yīng)部門。

整個系統(tǒng)功能完備，適合高校的行政辦公流程，便于工作人員實現(xiàn)各部門的協(xié)調(diào)溝通。

3 結(jié)束語

傳統(tǒng)的C/S結(jié)構(gòu)目前面臨著越來越多的障礙，B/S模式漸漸出現(xiàn)，Lotus Domino中的Web開發(fā)能夠使得Lotus Notes直接使用Internet和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)合二為一。因此，我們利用Lotus Domino/Notes提供的一整套完備的Web支持系統(tǒng)，對系統(tǒng)進(jìn)行了改善，實現(xiàn)了更多的功能，便于用戶的使用。但在安全性提出了相對的更高的要求，實現(xiàn)真正的辦公自動化就是解決這類問題之后，我們也必將迎接網(wǎng)絡(luò)時代的來臨。

參考文獻(xiàn)

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作者單位

江西贛州技師學(xué)院 江西省贛州市 341000