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推進(jìn)事業(yè)單位檔案創(chuàng)新管理的策略分析

2016-10-26 08:23趙梅
企業(yè)文化·下旬刊 2016年8期
關(guān)鍵詞:策略創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理

趙梅

摘 要: 伴隨我國社會、經(jīng)濟(jì)、政治國力不斷加速發(fā)展,為了適應(yīng)新的形勢,事業(yè)單位對于簡化機(jī)構(gòu)系統(tǒng)、精簡行政體制與細(xì)化人事管理等工作,進(jìn)行了一系列深入改革,改革工作取得了良好的效果,但同時這也給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的問題與挑戰(zhàn),傳統(tǒng)的檔案收集、歸檔、流向等管理辦法,已經(jīng)不能適應(yīng)日益復(fù)雜的工作形勢。本文從傳統(tǒng)行政事業(yè)單位檔案管理的問題入手,列舉了當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案工作中的不足之處,分析了問題出現(xiàn)的原因,并提出一些應(yīng)對建議,希望為事業(yè)單位檔案管理工作提供新的思路與視野,從而實(shí)現(xiàn)策略創(chuàng)新與進(jìn)步。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;策略創(chuàng)新

近年來,事業(yè)單位各方面的制度改革都在如火如荼地進(jìn)行中,并取得了顯著成效,事業(yè)單位通過新的制度改革獲得了新的發(fā)展。檔案管理是極為重要的基礎(chǔ)性工作,它在事業(yè)單位工作的運(yùn)轉(zhuǎn)、改進(jìn)、調(diào)整中發(fā)揮著巨大作用。一定要高度重視事業(yè)單位檔案管理工作,積極進(jìn)行策略創(chuàng)新,確保檔案管理制度能夠更好地為新形勢下的事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

一、事業(yè)單位檔案建設(shè)管理工作的基本原則

(一)重視規(guī)范,不失靈活

事業(yè)單位檔案管理工作要保證規(guī)范化、正規(guī)化,要嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和制度要求。但這不是說要所有事業(yè)單位的檔案管理都要完全一樣,工作中千篇一律是不可取的,各行政事業(yè)單位要根據(jù)各自實(shí)際情況,結(jié)合檔案部門長期工作經(jīng)驗(yàn),建立起一套內(nèi)容完善、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、又能靈活應(yīng)對各種實(shí)際情況的檔案管理制度。

(二)嚴(yán)守職責(zé),維護(hù)權(quán)益

檔案管理工作人員要嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度,認(rèn)真工作,嚴(yán)守職責(zé),但相對的,事業(yè)單位也要認(rèn)真維護(hù)相關(guān)工作人員的合法權(quán)益,這樣才能激發(fā)工作人員的工作熱情,否則不利于整個事業(yè)單位的發(fā)展。

(三)制定時要嚴(yán)謹(jǐn),執(zhí)行時要嚴(yán)格

制定制度時,要綜合多方面的情況來進(jìn)行考慮,要統(tǒng)籌考慮法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、硬件水平、單位工作情況、部門自身特點(diǎn)等各方面條件,不斷思考、探索,制定出科學(xué)合理的系統(tǒng)化檔案管理規(guī)章制度。然而,檢驗(yàn)其是否符合實(shí)際工作要求,是否能推動單位工作發(fā)展,最重要的指標(biāo)還是實(shí)踐中的執(zhí)行效果。各事業(yè)單位要重點(diǎn)關(guān)注實(shí)際工作中各項(xiàng)制度的落實(shí)情況與執(zhí)行效果,以理論為基礎(chǔ),結(jié)合實(shí)踐,不斷改進(jìn)規(guī)章制度。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中的不足之處

(一)對檔案管理工作不夠重視

有些單位沒有很好地學(xué)習(xí)國家《檔案法》等有關(guān)條文法規(guī),并沒能深刻認(rèn)識到檔案是國家寶貴的歷史文化財(cái)富,檔案工作對于國家發(fā)展有著重要意義,并由此導(dǎo)致事業(yè)單位對檔案管理工作沒有投入足夠重視,相關(guān)規(guī)章制度落實(shí)不到位,監(jiān)督管理不嚴(yán),工作問題得不到及時解決,檔案管理工作漏洞百出。

(二)檔案管理的基礎(chǔ)工作規(guī)范落實(shí)不到位

檔案管理的基礎(chǔ)工作較為繁雜,許多事業(yè)單位未能嚴(yán)格精準(zhǔn)地處理好基礎(chǔ)工作。如有的單位雖然有著一套檔案管理制度,但是或由于重視不夠,或由于能力不足,沒有領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)執(zhí)行督促;有些檔案整理羅列混亂,卷組分類不規(guī)范,不符合專業(yè)標(biāo)準(zhǔn);還有個別單位,以非常輕率而不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度對待老檔案,在未開展檔案鑒定工作的情況下,不遵守法定程序,就擅自銷毀保存的文件材料等。

(三)檔案室的硬件設(shè)施比較落后

對檔案管理工作的不重視,直接導(dǎo)致資金投入不足。許多事業(yè)單位未能提供現(xiàn)代化高科技的硬件設(shè)備給檔案部門使用,檔案室設(shè)施陳舊落后,許多檔案室通風(fēng)設(shè)備簡陋,空氣濕度大而污濁,防盜措施薄弱,甚至有些單位還在檔案室附近堆放易燃雜物;許多事業(yè)單位的辦公室也未能配備現(xiàn)代化電子信息設(shè)備,很多工作人員不會使用電腦來管理工作,還在用老式手段整理檔案。

(四)檔案管理人員平均能力素質(zhì)不高

有些事業(yè)單位不重視檔案部門的人員培訓(xùn),甚至有些單位將調(diào)職到檔案部門看做人事懲罰的一種貶謫,檔案部門人員變動十分頻繁,大家也視檔案部門為“冷門部門”,檔案部門的工作人員缺乏熱情,也不專心與提高自身專業(yè)素質(zhì),導(dǎo)致檔案管理部門員工整體素質(zhì)低下,缺乏專業(yè)能手。

(五)檔案資源的開發(fā)利用不到位

許多事業(yè)單位認(rèn)為,只要檔案分類明確、羅列整齊、保存完好,不破損、不丟失,就算很好地完成了工作。檔案作為國家寶貴歷史文獻(xiàn)與文化財(cái)富,其價值還可以進(jìn)行更深入的開發(fā)。

三、推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理策略創(chuàng)新的具體方法

(一)重視制定執(zhí)行檔案管理制度

1.要根據(jù)科學(xué)性、合理性、實(shí)效性的原則,指定檔案管理規(guī)章制度,同時要注意使制度符合本單位的檔案管理工作實(shí)際需要。

2.規(guī)章制度必須簡明易懂,要具備良好的泛用性、實(shí)用性。簡潔易懂的制度才可以讓員工更好更準(zhǔn)確地執(zhí)行。

3.堅(jiān)持制度的神圣性與平等性。無論普通員工還是領(lǐng)導(dǎo),都要保證嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度,不能搞特殊,制度面前一視同仁。

4.賞罰分明。在規(guī)章制度執(zhí)行時,檔案部門又要保證制度嚴(yán)格執(zhí)行,又要發(fā)揮監(jiān)督管理職能,確保檔案管理的嚴(yán)肅性和重要性,,做到賞罰分明。

(二)強(qiáng)化管理措施,提高人事管理水平

各事業(yè)單位要積極進(jìn)行思想宣傳工作,定期組織政治學(xué)習(xí)和理論學(xué)習(xí),提高全單位各部門對檔案管理工作的重視。這既要求領(lǐng)導(dǎo)小組嚴(yán)格監(jiān)督,深入指導(dǎo),全面支持,也要求檔案部門工作人員提高思想覺悟,積極自我檢討、自我學(xué)習(xí),強(qiáng)化專業(yè)能力素質(zhì),強(qiáng)化工作責(zé)任感與自豪感。

(三)引入現(xiàn)代技術(shù),完善信息化硬件軟件建設(shè)

全面引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)設(shè)備技術(shù),將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段與檔案管理相結(jié)合,通過計(jì)算機(jī)技術(shù)提高辦公室工作效率與質(zhì)量,通過真空設(shè)備和濕度檢測儀器等高科技設(shè)備,改善檔案室物理環(huán)境,延長檔案保存壽命。

四、結(jié)語

綜上所述,事業(yè)單位的檔案管理工作十分重要,各單位在實(shí)際工作中必須予以高度重視。嚴(yán)格制定規(guī)章制度,并在實(shí)踐中不斷檢驗(yàn)制度,完善制度,完成檔案管理工作的全面創(chuàng)新發(fā)展,需要全單位全體人員共同不懈努力。

參考文獻(xiàn):

[1]劉曉杰. 關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考[J].今日財(cái)富,2016,5.

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[3]林幼鳳.淺論行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息,2009,8.

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