徐芳敏

（淮安市檔案局，江蘇淮安，22300123001）

加強基層檔案工作規(guī)范化建設(shè)之淺見

徐芳敏

（淮安市檔案局，江蘇淮安，22300123001）

20 09年，江蘇省檔案局出臺了《江蘇省機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》，從組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)及開發(fā)利用四個方面，對全省檔案工作規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)作出了明確規(guī)定。開展檔案工作規(guī)范化建設(shè)，是提高檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化水平的重要舉措，是推動檔案工作持續(xù)科學(xué)發(fā)展行之有效的重要手段。現(xiàn)結(jié)合工作實際，就如何推進基層檔案工作規(guī)范建設(shè)，談幾點想法。

一、開展基層檔案工作規(guī)范化建設(shè)的重要意義

1.規(guī)范基層檔案工作，是加強檔案資源體系建設(shè)的重要保障。從基層抓起、從基礎(chǔ)做起，是國家檔案資源體系建設(shè)的重要工作思路?；鶎訖n案室的檔案資源不僅是本單位發(fā)展軌跡的歷史體現(xiàn)，更是各級國家綜合檔案館館藏檔案的基礎(chǔ)來源，必須努力做到應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。古人云，巧婦難為無米之炊。如果各單位檔案收集不齊、不全，那么，檔案館的檔案資源建設(shè)就成一句空話，成為無源之水、無本之木。

2.規(guī)范基層檔案工作，是順應(yīng)信息化發(fā)展新趨勢的重要支撐。開展基層檔案工作規(guī)范化建設(shè)，是新時期提高檔案管理工作水平的重要舉措，也是積極推動檔案管理工作持續(xù)科學(xué)發(fā)展行之有效的手段。通過開展檔案工作的規(guī)范建設(shè)，將檔案信息化與單位信息化同步規(guī)劃實施，有利于借助檔案信息化、數(shù)字化，實現(xiàn)檔案資源的共建共享，充分發(fā)揮檔案高效率地為單位各項工作服務(wù)職能。

3.規(guī)范基層檔案工作，是高效開發(fā)利用檔案資源的重要前提。檔案是人類在社會實踐中形成的原始記錄，是社會記憶的留存，具有憑證和參考作用。檔案管理不僅是“保管”，更重要的在于檔案信息的開發(fā)利用，將藏身于“深閨”中的“死檔案”變成為我所用、為民所用的“活資源”。通過開展檔案工作規(guī)范化建設(shè)，提升檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，為高效開發(fā)利用檔案資源奠定重要基礎(chǔ)。

二、基層檔案工作規(guī)范化建設(shè)面臨的主要問題

1.檔案意識淡薄。部分單位對檔案工作重視程度不夠，檔案意識淡薄，不能充分保證檔案工作所需的人、財、物。雖然有的單位將檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負(fù)責(zé)，但真正能把檔案工作作為單位長效工作來抓的卻少之又少。

2.檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。檔案管理工作是一項專業(yè)性較強的工作，需要檔案人員具有較高的專業(yè)素質(zhì)。然而，在實際工作中，很多單位檔案人員往往一崗多職，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，根本沒有時間和精力在提高檔案業(yè)務(wù)技能上下功夫，再加上工作變動頻繁，造成了檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，直接影響到檔案管理工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。

3.檔案保管條件較差。基層檔案室的保管條件總體上比較差?？照{(diào)、除濕機、滅火器等設(shè)施設(shè)備不齊全、陳舊老化，多流于應(yīng)付檢查。有些單位的檔案室甚至存放著各種廢舊物品，凌亂不堪，幾乎就是雜物間，與檔案室的“八防”要求相差甚遠(yuǎn)。

4.檔案管理制度不健全。大多數(shù)基層檔案室的檔案收集、保管、借閱、利用、保密等制度不健全。有的檔案室雖建立了一系列管理制度，卻流于形式，執(zhí)行不嚴(yán)。如，檔案資料收集不全、整理不及時，借出的檔案不嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，甚至有借無還，等等。

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三、加強基層檔案工作規(guī)范化建設(shè)的思考

要扎實有效地推進基層檔案工作規(guī)范化建設(shè)，必須立足一個原則、抓好兩個環(huán)節(jié)、樹立三個理念、把握四個重點。

1.立足一個原則。即：堅持高站位，高標(biāo)準(zhǔn)。要以省檔案局出臺的《江蘇省機關(guān)團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》為指導(dǎo)，從嚴(yán)要求、高起點創(chuàng)建，切實推動規(guī)范化建設(shè)。

2.抓好兩個環(huán)節(jié)。一是制度建設(shè)。制度保障是提升檔案工作規(guī)范化建設(shè)的重要途徑和可靠保證。必須建立系統(tǒng)有序的管理制度，既要建立健全確保檔案集中統(tǒng)一管理的行之有效的工作制度，又要建立完善檔案收集、整理、保管、開發(fā)利用等檔案工作業(yè)務(wù)制度，以制度管人，用制度管檔，按規(guī)矩辦事，使檔案管理工作真正做到有章可循、有規(guī)可依、有據(jù)可查。二是人才建設(shè)。要加強檔案工作人員素質(zhì)建設(shè)。檔案工作是一項專業(yè)性較強的工作，檔案管理人員不僅要有一定的檔案理論基礎(chǔ)，掌握檔案業(yè)務(wù)知識，還要做有心人，要有耐心、責(zé)任心、事業(yè)心。目前，一些單位的檔案員常常像走馬燈似的，更換頻繁，檔案人員隊伍不穩(wěn)定，檔案工作常面臨培養(yǎng)一批、走一批、換一批的尷尬。各單位檔案室要“定人定崗”，盡量保持檔案工作人員的穩(wěn)定性，保障檔案工作開展的持續(xù)性、有效性。

3.樹立三個理念。一要樹立嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實的理念。各申報檔案工作星級測評的單位一定要對照測評細(xì)則，逐項分解落實，以對歷史負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)的態(tài)度做好檔案工作。二要樹立服務(wù)至上的理念。機關(guān)團體企事業(yè)單位檔案測評工作是以取得的實際效果作為評價的標(biāo)準(zhǔn)和尺度，注重的是檔案工作在各單位發(fā)展中發(fā)揮的實際作用。因此，星級測評工作同樣要體現(xiàn)以人為本，對人民負(fù)責(zé)，接受人民監(jiān)督，讓人民滿意。要通過推進規(guī)范化建設(shè)，強化服務(wù)意識，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高服務(wù)能力和水平。三要樹立開拓創(chuàng)新的理念。要進一步發(fā)揮檔案工作服務(wù)單位各項工作和社會各界利用需求的功能，創(chuàng)造性地開展檔案服務(wù)、檔案利用的新途徑、新方式，努力建設(shè)特色檔案資源，打造檔案特色工作品牌，體現(xiàn)檔案存史、資政的重要價值，讓檔案資源真正成為聯(lián)系過去、現(xiàn)在和未來的信息紐帶，使檔案成為單位及社會發(fā)展的不竭動力。

4.把握四個重點。一要明晰目標(biāo)職責(zé)。各單位要進一步明確檔案收集、整理、保管等程序，建立從上到下，一環(huán)扣一環(huán)，環(huán)環(huán)相銜接的運行機制，做到人人有準(zhǔn)則，事事有遵循，處處有章法。二要加強督查考核。定期檢查總結(jié)，分析階段性工作，查找薄弱環(huán)節(jié)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時糾正，重要的問題要及時向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報，自己不能解決的疑難問題要及時邀請專業(yè)檔案人員上門指導(dǎo)。三要強化硬件建設(shè)。環(huán)境建設(shè)和現(xiàn)代化裝備水平是評價檔案規(guī)范化建設(shè)水平的一個十分重要的方面，也是提高工作效能的重要保障。各單位要積極創(chuàng)造條件，加大資金投入，著力解決檔案工作環(huán)境差、裝備水平低、執(zhí)法手段落后等突出問題，不斷夯實規(guī)范化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。四要統(tǒng)籌兼顧。檔案測評工作不僅涉及檔案工作部門，它與機關(guān)團體企事業(yè)單位的其他各個部門都密切相關(guān)。檔案測評工作的一個重要部分就是檔案的有效利用，因此檔案工作是有機整體，既離不開各部門的協(xié)調(diào)配合，也離不開每位工作人員的積極參與。各單位要注重統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，努力發(fā)揮檔案利用的最大效應(yīng)。