成正宜 吳月月

（鹽城市鹽都區(qū)人民法院，江蘇鹽城，22400024000）

推進法院數(shù)字檔案室建設的思考

成正宜 吳月月

（鹽城市鹽都區(qū)人民法院，江蘇鹽城，22400024000）

隨著現(xiàn)代科學技術的迅猛發(fā)展，計算機與互聯(lián)網系統(tǒng)已廣泛應用，信息化時代的到來，深刻影響著法院的各項工作。信息化對改變法院工作模式，提高工作效率起到了重要的作用。目前，檔案管理工作是法院重要的基礎性工作，建立數(shù)字化檔案室，推進法院的檔案管理平臺化、知識化、資源化，不僅符合法院檔案管理的發(fā)展方向，也能使人民法院檔案信息資源更好地服務審判一線、服務領導決策、服務人民群眾。

一、建立數(shù)字檔案室是法院自身建設的內在要求

法院檔案是法院各部門在長期工作實踐中積累起來的具有利用價值的歷史記錄，是法院工作不可或缺的重要信息資源。一直以來，法院檔案工作主要是被動服務。如何充分發(fā)揮法院檔案信息資源在服務審判一線、服務領導決策、方便人民群眾等方面的作用，我們可以依托以計算機和通信技術為核心的信息技術和網絡技術，建立法院數(shù)字化檔案室，對檔案進行數(shù)字化管理，使檔案信息資源從庫房中走出來，打破時空界限，提供便捷、快速的檔案利用服務，是法院檔案室實現(xiàn)檔案工作價值的必然選擇。

法院數(shù)字檔案室就是為了實現(xiàn)法院司法為民的宗旨，適應信息社會日益增長的對法院檔案信息資源管理、利用需求，運用現(xiàn)代信息技術對法院檔案信息進行采集、加工、存儲、管理，并通過法院局域網檔案服務平臺、政務網絡平臺等信息平臺，打造提供檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。形成信息化條件下法院檔案科學管理和服務利用體系是法院數(shù)字化檔案室建設的主要目的。

二、法院數(shù)字檔案室建設的優(yōu)越性

（一）有利于節(jié)省管理成本

近幾年來，受辦公用房、土地等限制，很多法院檔案庫房預留空間不多，而隨著案件的不斷增多，加之訴訟檔案又很少能夠銷毀，導致很多法院面臨漲庫的境地，數(shù)字檔案室建設迫在眉睫。數(shù)字檔案室將檔案信息資源存儲于檔案專用服務器或者“云”端，并做好異質或者異地備份工作，可使得大量不具有保存價值的實體檔案經鑒定后銷毀，從而節(jié)省了空間和管理成本。

（二）有利于提高檔案資源利用率

傳統(tǒng)檔案利用主要是案件當事人及承辦法官，且限于對案件卷宗的使用。建立數(shù)字化檔案室可以利用大數(shù)據(jù)、云計算等先進的技術手段，從海量的檔案信息資源中提取分類檔案信息，研究各種案件的分類分布情況，并進行原因分析。數(shù)字檔案室的建立將大大推進檔案資源的開發(fā)利用，還可實現(xiàn)更大范圍的信息共享，有利于對檔案信息資源進行深度研究，對與民生相關的案件進行經驗總結，主動向相關職能部門提出合理化建議，提高檔案信息服務社會、服務民生的能力與水平。

（三）有利于保護檔案實體的安全與完整

法院訴訟檔案現(xiàn)在一般采取多軌制保存方法，即電子訴訟檔案和實體檔案、紙質檔案數(shù)字化后的影像卷同步保存。

其中電子訴訟檔案更加全面、生動地記錄了訴訟活動的全過程，更加真實地反映了訴訟過程。在提供利用時，優(yōu)先提供電子訴訟檔案、紙質檔案影像卷，減少實體檔案離開庫房的頻次，更大程度上保證了實體檔案的恒溫恒濕環(huán)境，有利于實體檔案更長久地保存，降低了實體檔案破損和丟失的風險，保護了實體檔案的安全。

（四）有利于提高檔案工作效率、節(jié)省當事人成本

近年來，法院案件大幅提升，以鹽城兩級法院為例，2015年全年受理案件總量達12萬余件，同比增長14.7%，大家往往只注意到法官壓力大，而很少有人注意到檔案人員的工作量也在不斷增加，但由于案多人少矛盾突出，各法院將力量向審判一線傾斜，檔案人員一般都達不到標準人數(shù)，甚至有的法院連最基本的檔案專職人員數(shù)量都不能保證，更遑論增加人員了。而數(shù)字檔案室的建設，有助于在檔案收集、整理、提供利用等各個環(huán)節(jié)減輕檔案工作人員的工作量。傳統(tǒng)檔案管理需要編制訴訟檔案索引，而利用計算機對檔案信息資源編目則更加簡便，如現(xiàn)在數(shù)字化掃描可以從檔案管理系統(tǒng)中提取封面信息，直接打印卷宗封面，省去了書記員手工填寫卷宗封面的工作，也可以直接提取編制索引。傳統(tǒng)檔案借閱查找利用時需要借閱者到檔案室辦理借閱手續(xù)，且檔案人員需對所借閱的檔案進行人工檢索和拿取。電子訴訟檔案則依靠檔案管理系統(tǒng)，進行計算機檢索，并實現(xiàn)了網上借閱，極大地減輕了借閱者和檔案人員的工作量，提高了工作效率。特別是我省正在建設的三級法院檔案共享平臺，其建成之后將實現(xiàn)三級法院互聯(lián)互通，通過網絡授權即可實現(xiàn)電子卷宗的調閱，不需使用人工送達或機要送達，降低了成本，方便了利用，提高了效率。當事人也可以通過就近法院授權查閱卷宗信息，而不需要奔波于各級法院調閱卷宗，節(jié)省了人力、物力、財力。

三、法院數(shù)字檔案室建設中應注意的幾個問題

鹽都法院檔案數(shù)字化加工現(xiàn)場

（一）重視檔案信息資源安全

首先，檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案室建設的基礎，由于檔案數(shù)字化工作一般是外包給掃描公司，掃描公司人員復雜、流動頻繁，而法院檔案，尤其是訴訟檔案中存在大量的涉密內容，因此要注意各個環(huán)節(jié)的安全問題，包括檔案從庫房移出掃描至掃描完成后送回庫房的途中檔案實體的安全；掃描過程中工作人員接觸大量的檔案信息，如何做好防失、泄密工作也是我們尤其要注意的。其次，數(shù)字化掃描后，將檔案信息資源掛接到檔案專用服務器上時，要注意存儲設備的安全和管理系統(tǒng)的防護問題。最后，在檔案信息資源日常管理和提供利用的過程中更要注意信息安全。由于在利用過程中，檔案信息資源將通過網絡傳播，因此要考慮病毒等對網絡的破壞，確保網上傳輸安全。同時檔案人員的技能水平有無達到熟練程度，會否出現(xiàn)誤操作等問題也須加以重視。

（二）科學劃定檔案數(shù)字化范圍

建立數(shù)字檔案室主要是為了方便利用和編研。通過對檔案尤其是訴訟檔案的利用情況來看，無論是本單位，還是當事人、外單位，借閱較多的一般是近三四年的卷宗，且以上訴案件、申訴、復查及信訪案件為多。隨著時間的推移，大量的訴訟檔案利用率極低，且還有一大部分超過了保管期限，屬于待鑒定銷毀的卷宗，如果對這些訴訟檔案不加選擇地全部進行數(shù)字化，則會浪費大量的人力、物力、財力。同時，各法院一般都存在一些歷史檔案，這部分檔案利用率不高，且由于當時的裝訂方式、制作載體和字跡材料較為特殊，如果對其進行數(shù)字化，則使得大部分檔案將無法恢復原樣，甚至有的檔案有滅失的風險。因此，檔案數(shù)字化工作要統(tǒng)籌安排、科學推進，在利用和保護等方面尋求一個平衡點。

（三）保證檔案數(shù)字化質量

檔案數(shù)字化的質量直接關系到檔案提供利用的效果，因此在建立數(shù)字檔案室時尤其要注意數(shù)字檔案的質量。檔案數(shù)字化質量主要受以下因素影響：一是檔案質量。檔案原件質量是數(shù)字檔案質量的基礎，如果檔案原件質量原本就不高，則數(shù)字化后的數(shù)字檔案質量肯定也高不了。因此，在檔案裝訂、歸檔時相關人員一定要進行認真檢查，檔案員在接收檔案時也要在形式上對檔案質量進行檢查把關。二是掃描標準。一般來說，掃描儀分辨率越高，掃描質量越好，當然成本也就越高。因此，要制定一個數(shù)字化掃描的標準，既能滿足數(shù)字檔案的利用需求，又能達到節(jié)約的目的。三是人員素質。掃描過程中工作人員的操作技術和責任心尤為關鍵，如掃描不完整、歪斜等都直接影響數(shù)字化質量。四是掛接操作。掛接時要檢查是否全部掛接到位，有無丟包。

四、解決問題的思路

（一）思想重視

思想重視，是解決數(shù)字檔案室建設過程中發(fā)現(xiàn)問題的基礎。領導應充分認識到數(shù)字檔案室在司法為民中的保障和推動作用，充分保障數(shù)字檔案室建設的經費、人員和軟硬件設施。檔案人員應認識到法院檔案工作的特殊性和專業(yè)性，要充分利用管理檔案信息資源的便利條件，借助現(xiàn)代化的信息技術手段主動挖掘利用，有選擇地向利用者推送檔案信息，提高檔案利用效率，努力將法院檔案部門從封閉的保管者角色轉變?yōu)殚_放的信息知識提供者。

（二）技術支持

1.制定規(guī)范。建立健全電子文件歸檔管理、檔案數(shù)據(jù)著錄規(guī)范和數(shù)字化掃描質量等標準制度。在制度層面保證數(shù)字檔案達到一定的質量要求。

2.軟、硬件配備到位。數(shù)字檔案室的建設離不開計算機技術及網絡技術?；跀?shù)字檔案室的安全考慮，需要對系統(tǒng)運行維護給予充分保障，采用防火墻、數(shù)據(jù)備份、加密、設置口令等安全防護措施，確保檔案信息與系統(tǒng)安全。在利用過程中可以對電子訴訟檔案的訪問進行限制，通過設置訪問密碼、申請授權等對利用者進行必要的限制。充分利用現(xiàn)有法院專網，組成覆蓋全國的四級法院網絡化訴訟檔案信息共享平臺，同時內網與互聯(lián)網隔離，避免遭受黑客、病毒的攻擊。強化檔案數(shù)字化工作室的安全措施，采用禁止攜帶存儲工具至工作間、攝像頭監(jiān)控等技術手段防止失密、泄密發(fā)生。此外，還必須重視做好數(shù)字檔案的異質、異地備份工作。

（三）隊伍建設

區(qū)檔案局業(yè)務人員指導檔案數(shù)字化工作

一是完善數(shù)字檔案管理工作責任制、數(shù)字檔案安全管理制度等工作制度。二是加強掃描人員管理，突出強調數(shù)字化質量要求和保密意識，不得私自將檔案信息資源進行存儲、傳播。三是提高檔案人員工作能力，通過培訓等措施促進檔案人員知識更新，使之更好適應信息技術和檔案事業(yè)的發(fā)展需要。同時，可以向社會招錄計算機專業(yè)或檔案管理專業(yè)的人才，補充“新鮮血液”，雙管齊下，改善人才缺失、缺位的現(xiàn)狀。