莫家莉 史仕新 周小平

（攀枝花學(xué)院，四川攀枝花，617000）

智慧檔案館頂層設(shè)計基本思路探析*

莫家莉 史仕新 周小平

（攀枝花學(xué)院，四川攀枝花，617000）

頂層設(shè)計的全局性、長效性、發(fā)展性和前瞻性對智慧檔案館的有效建設(shè)和持續(xù)發(fā)展具有重要的引導(dǎo)和保障作用，然目前尚缺乏統(tǒng)一認(rèn)識和整體性智慧檔案館頂層設(shè)計指導(dǎo)框架。文章擬借鑒頂層設(shè)計理論和方法，以智慧檔案館的內(nèi)涵分析為切入點，在智慧檔案館發(fā)展理念重塑和建設(shè)目標(biāo)明確的基礎(chǔ)上，設(shè)計以文化價值體系為核心，技術(shù)體系為主體，管理體系、制度體系、安全體系、資源體系為支撐的智慧檔案館總體架構(gòu)，并建議從統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、政府主導(dǎo)、社會協(xié)同等實施路徑落實頂層設(shè)計。

智慧檔案館 頂層設(shè)計 定位 總體架構(gòu) 實施路徑

1 概念和內(nèi)涵

智慧檔案館是以運用新一代信息技術(shù)為基本手段，以全面感知、智能協(xié)同和深度融合為運行基本方式，以提高檔案管理和服務(wù)效益為基本目標(biāo)，以實現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和促進人的全面和諧發(fā)展為根本目標(biāo)的檔案信息化高級形態(tài)。智慧檔案館的“智慧”是“智”（智能化）與“慧”（智慧化）的結(jié)合，其內(nèi)涵包括兩個方面：一是由“物”形成的智能系統(tǒng)。智慧檔案館利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實現(xiàn)了檔案信息與檔案實體的連接和融合，改變了檔案工作中“人與人”“物與物”“人與物”間的交互方式，能對社會公眾的檔案需求做出快速、精確的響應(yīng)，實現(xiàn)檔案的“智能化”管理和服務(wù)。二是以社會和智力資本為核心的“智慧”。智慧檔案館通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)了社會主體的互聯(lián)互通，形成全新的社會網(wǎng)絡(luò)體系。公眾在這種新型開放性創(chuàng)新空間中，通過參與式管理，實現(xiàn)交互、共享與合作，進而升華、凝練出實現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的集體智慧，同時，集體智慧按照檔案科學(xué)發(fā)展要求對檔案活動中的“人”進行指導(dǎo)和調(diào)節(jié)，進而真正實現(xiàn)檔案的“智慧化”。

2 定位設(shè)計

智慧檔案館頂層設(shè)計首先要明確其建設(shè)的核心價值追求，重塑發(fā)展理念，定位建設(shè)目標(biāo)，解決“為什么建”的問題。

2.1 重塑發(fā)展理念

發(fā)展理念是智慧檔案館核心價值追求，是智慧檔案館愿景、組織使命、價值觀的陳述?！霸妇啊笔侨藗儗ξ磥頇n案館發(fā)展圖景的期望，是指引智慧檔案館建設(shè)的根本前提，決定建設(shè)的目標(biāo)定位，影響建設(shè)的戰(zhàn)略規(guī)劃和資源配置。智慧檔案館“智”與“慧”內(nèi)涵的整合，決定了其愿景內(nèi)容的描述不僅應(yīng)涉及智能技術(shù)構(gòu)建和鋪陳，還應(yīng)給予檔案文化、人力資源和公眾信息素養(yǎng)培養(yǎng)以重視，只有這樣才能真正匯聚人的智慧，賦予物以智能，并通過二者的互補互促、互存互動，實現(xiàn)檔案發(fā)展新模式的創(chuàng)新和優(yōu)化。“使命”體現(xiàn)為智慧檔案館為促進社會、經(jīng)濟、文化等發(fā)展應(yīng)承擔(dān)的任務(wù)；“價值觀”則是智慧檔案館的價值取向和價值追求，由智慧檔案館的服務(wù)目標(biāo)決定，如檔案信息資源的安全保管、長期有效、高效管理、便捷利用等。

2.2 明確建設(shè)目標(biāo)

建設(shè)目標(biāo)是對智慧檔案館發(fā)展理念的細化和展開，包含長遠戰(zhàn)略目標(biāo)和具體工作目標(biāo)?！皯?zhàn)略目標(biāo)”是對智慧檔案館在未來較長一段時間內(nèi)預(yù)期達到水平的規(guī)定，其制定應(yīng)結(jié)合智慧檔案館的歷史使命，謀劃信息化條件下最具競爭力的檔案運作形態(tài)?！肮ぷ髂繕?biāo)”是對戰(zhàn)略目標(biāo)的進一步分解，指明建設(shè)工作的人員、時間、地點、任務(wù)和實現(xiàn)度，分為長中短期階段目標(biāo)。智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)的定位要堅持“三結(jié)合”。一是與智慧城市發(fā)展主題的結(jié)合。目前智慧檔案館的建設(shè)是作為智慧城市的子系統(tǒng)隨智慧城市的建設(shè)同步推進的，智慧檔案館建設(shè)應(yīng)主動融合于智慧城市大系統(tǒng)中，促進檔案系統(tǒng)的全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。二是與信息化基礎(chǔ)條件的結(jié)合。智慧檔案館對信息基礎(chǔ)設(shè)施、產(chǎn)業(yè)支撐、人才資源、公眾信息素養(yǎng)等有較高要求，現(xiàn)有“技術(shù)成熟度”是制約目標(biāo)制定的重要因素。三是與部門特色和優(yōu)勢的結(jié)合。各檔案館發(fā)展水平的不同決定其在具體目標(biāo)的定位上有所差異，智慧檔案館的目標(biāo)定位應(yīng)以檔案館的發(fā)展戰(zhàn)略需求為導(dǎo)向，基于檔案館的資源稟賦、歷史文化、地理區(qū)位等特色，合理設(shè)定。

3 總體架構(gòu)設(shè)計

總體架構(gòu)設(shè)計確定智慧檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容和任務(wù)，解決“建什么”的問題。智慧檔案館建設(shè)應(yīng)在“共建共享、全面集成、整體架構(gòu)、融合服務(wù)”原則指導(dǎo)下，以公眾檔案需求為導(dǎo)向，圍繞智慧檔案館發(fā)展理念和目標(biāo)定位，統(tǒng)籌考慮智慧檔案館本質(zhì)和發(fā)展關(guān)鍵性資源要素，形成以文化價值體系為核心層，技術(shù)體系為主體層，制度體系、安全體系、管理體系、資源體系為支撐層的智慧檔案館總體架構(gòu)（見圖1）。

3.1 核心層設(shè)計

總體架構(gòu)核心層由文化價值體系構(gòu)成。文化價值體系是總體架構(gòu)的靈魂，具有強大的凝聚力、向心力和滲透力，是各子體系協(xié)同運作的文化價值基礎(chǔ)。

構(gòu)建以“創(chuàng)新、協(xié)同、開放、共享、綠色”為核心理念的文化價值體系［1］，就是以“創(chuàng)新”為發(fā)展動力，搭建檔案信息創(chuàng)建、獲取和分享的創(chuàng)新平臺和應(yīng)用平臺，建立產(chǎn)學(xué)研結(jié)合的創(chuàng)新體系，營造利于創(chuàng)新涌現(xiàn)的制度環(huán)境；以“協(xié)同”為建設(shè)保障，從全局戰(zhàn)略層面統(tǒng)籌技術(shù)、資源、管理等子體系的包容性發(fā)展，建立橫向協(xié)同縱向聯(lián)動的機制，確保系統(tǒng)功能與目標(biāo)一致；以“開放”“共享”為建設(shè)核心，以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)作為推動應(yīng)用集成、信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的基礎(chǔ)，建立利于信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的立法保障和推進體制；以“綠色”發(fā)展為基礎(chǔ)，構(gòu)建智慧樓宇系統(tǒng)，實現(xiàn)安防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、照明系統(tǒng)等的自動控制和調(diào)節(jié)。

3.2 總體架構(gòu)主體層設(shè)計

總體架構(gòu)主體層由技術(shù)體系構(gòu)成。技術(shù)體系作為文化價值體系的實踐具體化，是智慧檔案館實現(xiàn)的關(guān)鍵，影響其他各子體系的優(yōu)化設(shè)計。

構(gòu)建基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館技術(shù)框架，自底向上分為“感、傳、知、用”四層，即感知層、傳輸層、支撐層和應(yīng)用層［2］。感知層就是通過傳感技術(shù)和多元傳感設(shè)備，實現(xiàn)對檔案實體、檔案內(nèi)容和檔案管理現(xiàn)狀的感知，形成即時收集各類檔案信息的感知系統(tǒng)，構(gòu)成智慧檔案館的“神經(jīng)末梢”。傳輸層就是依托電信網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、廣播電視網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)網(wǎng)等多網(wǎng)融合，實現(xiàn)對多元數(shù)據(jù)一體化和規(guī)模化的傳輸，以及檔案管理對象和機構(gòu)、人員之間的泛在互聯(lián)，構(gòu)成智慧檔案館的“神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)”。支撐層著力構(gòu)建數(shù)據(jù)資源中心及數(shù)據(jù)共享交換平臺等基礎(chǔ)性共用平臺，實現(xiàn)對各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)智能處理、分布式計算、信息發(fā)現(xiàn)等功能，構(gòu)成智慧檔案館的“中樞系統(tǒng)”。應(yīng)用層是構(gòu)建在公共信息平臺上的各類應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)，提供人性化檔案服務(wù)、智能化管理和科學(xué)化決策。

圖1 智慧檔案館總體架構(gòu)

3.3 總體架構(gòu)保障層設(shè)計

總體架構(gòu)保障層由管理體系、制度體系、安全體系和資源體系構(gòu)成。它們互聯(lián)、互通和互動，為智慧檔案館技術(shù)體系的持續(xù)運作提供保障和支撐。

（1）管理體系設(shè)計

構(gòu)建與檔案信息化建設(shè)進程相適應(yīng)的信息化管理體制機制。在體制保障上，可借鑒CIO（Chief Information Officer）體制，構(gòu)建由決策機構(gòu)、協(xié)調(diào)機構(gòu)、管理機構(gòu)和執(zhí)行機構(gòu)為“四層”，審計監(jiān)察機構(gòu)和決策咨詢機構(gòu)為“兩翼”的“四層兩翼”體制架構(gòu)［3］。建立科學(xué)化、規(guī)范化和一體化的智慧檔案館管理模式與機制，如跨部門和跨區(qū)域的合作模式、檔案信息資源的整合開發(fā)利用機制、公共服務(wù)部門間的協(xié)同機制等。構(gòu)建組織領(lǐng)導(dǎo)體系，形成由領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)為核心層、項目組為中間層、顧問咨詢委員會和項目評估委員會為外圍的多層組織領(lǐng)導(dǎo)架構(gòu)。

（2）制度體系設(shè)計

構(gòu)建由法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、評價體系和相關(guān)政策等配套發(fā)展的制度體系。建立完善的法律法規(guī)，將智慧檔案館建設(shè)涉及的內(nèi)涵界定、建設(shè)制度、主客體行為、建設(shè)范圍等基本內(nèi)容納入法律法規(guī)范圍內(nèi)，保證建設(shè)方向。確立標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，形成與國家標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、兼容國際標(biāo)準(zhǔn)的智慧檔案館標(biāo)準(zhǔn)體系框架、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、平臺標(biāo)準(zhǔn)、運維標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)等。構(gòu)建科學(xué)合理的評價指標(biāo)體系，測評目標(biāo)實現(xiàn)度及產(chǎn)生的延伸效應(yīng)，評估維度涉及公眾滿意度、信息化基礎(chǔ)、公共效益和組織提升等。推進配套政策建設(shè)進程，制定人才政策、產(chǎn)業(yè)政策、資金政策等。

（3）安全體系設(shè)計

構(gòu)建以信息安全組織為核心、安全管理機制為保障、信息安全制度為指導(dǎo)、信息安全技術(shù)和信息安全產(chǎn)業(yè)為支撐的安全閉環(huán)式體系。設(shè)置安全決策、管理、執(zhí)行和監(jiān)管的安全機構(gòu)和崗位，建立規(guī)模適當(dāng)、結(jié)構(gòu)合理的安全管理和服務(wù)隊伍。強化安全管理，探索跨部門的安全協(xié)調(diào)工作機制，完善安全管理和控制流程，建立風(fēng)險識別、控制和處置機制等。加強安全軟環(huán)境建設(shè)，貫徹落實國家信息安全等級保護制度，推進智慧檔案館安全技術(shù)指南、制度標(biāo)準(zhǔn)、政策法規(guī)等的建設(shè)進程。加強安全道德規(guī)范建設(shè)，建立維護智慧檔案館的信任機制，約束多方行為主體的道德規(guī)范體系。加強安全硬設(shè)施建設(shè)，提高核心技術(shù)、產(chǎn)品、平臺、系統(tǒng)等的攻關(guān)和創(chuàng)新。引導(dǎo)信息安全產(chǎn)業(yè)發(fā)展，優(yōu)化智慧產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)。

（4）資源體系設(shè)計

構(gòu)建由人力資源、物力資源、財力資源、技術(shù)資源、信息資源等為基本要素的資源體系。其中信息資源是智慧檔案館建設(shè)的戰(zhàn)略核心要素，實現(xiàn)跨部門的信息共享是智慧檔案館建設(shè)實質(zhì)性進展的關(guān)鍵。智慧檔案館信息資源共享體系的建設(shè)，要設(shè)計合理的數(shù)據(jù)交換體系，“以各層級的信息共享交換平臺為核心載體，制定數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，定義省—市—區(qū)—鎮(zhèn)街—社區(qū)多級的數(shù)據(jù)流向，互聯(lián)互通”［4］。設(shè)計信息資源管理體系，定義信息生命周期各階段負(fù)責(zé)人，解決“誰采集、何時采集、誰來維護”問題，落實“一數(shù)一源，一源多用”原則，實施前端信息集中化采集，避免重復(fù)采集。設(shè)計信息資源開發(fā)利用體系，實施數(shù)據(jù)倉庫工程，形成信息資源管理服務(wù)平臺，通過建立完備的信息資源目錄體系和豐富的數(shù)據(jù)接口，滿足共享需求。

4 實施路徑設(shè)計

實施路徑設(shè)計主要是明確智慧檔案館的實施步驟，解決“怎么建”的問題。

4.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，避免重復(fù)

設(shè)計過程按照“條塊結(jié)合、縱向遵從、橫向兼容”的原則，構(gòu)建多規(guī)融合的智慧檔案館建設(shè)規(guī)劃。智慧檔案館是在智慧城市發(fā)展規(guī)劃、信息化發(fā)展規(guī)劃等多種規(guī)劃指導(dǎo)，以及規(guī)劃建設(shè)部門、信息化部門、檔案行政管理部門等多部門領(lǐng)導(dǎo)下進行的建設(shè)，受條塊管理體制的影響，設(shè)計過程面臨不同來源規(guī)劃設(shè)計思路和需求沖突的問題。在現(xiàn)有管理體制和工作框架下，應(yīng)厘清與各規(guī)劃間的區(qū)別與聯(lián)系，加強與智慧城市發(fā)展規(guī)劃、信息化發(fā)展規(guī)劃、檔案行業(yè)規(guī)劃等的銜接，統(tǒng)籌發(fā)展布局，形成多規(guī)融合的協(xié)同規(guī)劃體系，避免“重復(fù)設(shè)計”。同時，制定步調(diào)一致、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的智慧檔案館建設(shè)思路與路徑。貫徹集約、整合的發(fā)展理念，將智慧檔案信息化建設(shè)置于統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一的規(guī)劃和統(tǒng)一的行動之下，實現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施的統(tǒng)籌建設(shè)并充分利用，信息資源的集約化采集和網(wǎng)絡(luò)匯聚，信息資源庫和共享交換平臺的共建共享，提高社會資源利用率，避免“重復(fù)建設(shè)”。

4.2 分步實施，有序推進

建設(shè)過程按照“先易后難、先急后緩，重點突破”的原則，分步、分類、分階段推進?！胺謱印奔磳㈨攲釉O(shè)計工作分為中央、省、市、區(qū)（縣）多層次開展?！胺诸悺奔错攲釉O(shè)計圍繞城市經(jīng)濟建設(shè)、社會管理、公共服務(wù)等重點領(lǐng)域，結(jié)合部門特色優(yōu)勢和發(fā)展方向，從反映公眾需要和關(guān)注熱點的領(lǐng)域著手建設(shè)，堅持成熟一項建設(shè)一項，由重點領(lǐng)域檔案建設(shè)逐步延伸到全領(lǐng)域建設(shè)。“分階段”即將頂層設(shè)計工作總目標(biāo)分成若干階段分步完成。其中第一階段為試點探索，經(jīng)驗積累階段，即率先在建設(shè)條件好、示范作用大的重點區(qū)域和領(lǐng)域試點，探索智慧檔案館管理應(yīng)用服務(wù)體系建設(shè)經(jīng)驗；第二階段為擴大應(yīng)用，深入完善階段，即推廣試點經(jīng)驗，增強試點輻射和帶動作用，確保建設(shè)穩(wěn)步推進；第三階段為普及應(yīng)用，全面推廣階段，即智慧檔案館建設(shè)實現(xiàn)整體推進，設(shè)計得到普及應(yīng)用，頂層設(shè)計方法體系基本完善。

4.3 政府主導(dǎo)，社會協(xié)同

智慧檔案館建設(shè)需要多方合力推進。政府作為建設(shè)主體，應(yīng)承擔(dān)起在統(tǒng)籌規(guī)劃、政策環(huán)境、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用示范、產(chǎn)業(yè)發(fā)展等方面的引導(dǎo)作用；協(xié)調(diào)社會各方利益和訴求，整合多方力量和資源，確保項目協(xié)同推進、有序展開。同時，形成以需求為導(dǎo)向、政府為主導(dǎo)、檔案部門為主體，社會組織和公眾共同參與的推進體系，通過項目利益相關(guān)者之間簽訂風(fēng)險共擔(dān)和互相合作的管理協(xié)議為基礎(chǔ)，建立項目合作伙伴之間的沖突協(xié)調(diào)機制、溝通機制和獎懲機制為保障［5］，推動參與主體合作，達到有效利用資源、再造功能整合，為社會公眾提供無縫服務(wù)的目的。

*本文系四川省社會科學(xué)“十二五”規(guī)劃2015年度項目“基于四川省智慧城市建設(shè)背景下的智慧檔案建設(shè)模式與機制設(shè)計研究”（SC15B031）階段性成果。

［1］莫家莉，史仕新，許楊.智慧檔案館頂層設(shè)計概念、原則和內(nèi)容探析［J］.山西檔案，2016（2）：61-63.

［2］Rudolf G，F(xiàn)ertner C.kramar H，et al.Smart cities-Ranking of European mediumsized cities［R］.Vienna University of Technology，2007.

［3］于施洋，王璟璇.電子政務(wù)頂層設(shè)計：信息化條件下的政府業(yè)務(wù)規(guī)劃［M］.北京：社會科學(xué)文獻出版社，2014.

［4］徐昊，袁峰.智慧城市頂層設(shè)計的思路及其誤區(qū)［J］.城市觀察，2014（3）：141-148.

［5］盛峰，戚安邦，王進同.政府投資項目利益相關(guān)者博弈與合作伙伴關(guān)系管理模式研究［J］.生產(chǎn)力研究，2008（7）：86-88.

莫家莉，女，攀枝花學(xué)院檔案館副研究員，主要研究方向為檔案信息資源管理。

史仕新，攀枝花學(xué)院經(jīng)濟與管理學(xué)院教授，主要研究方向為技術(shù)經(jīng)濟管理、公共管理。

周小平，女，攀枝花學(xué)院檔案館館員，主要研究方向為檔案信息開發(fā)與利用。

Research on the Basic Thinking for Top-level Design of Smart Archives

Mo Jiali，Shi Shixin，Zhou Xiaoping
（Panzhihua University，Panzhihua，Sichuan，617000）

The overall，long-term，developmental and prospective aspects of the top-level design serve to guide and guarantee the construction and sustained development of the smart archives.However，there is a lack of a unified understanding and comprehensive guidance framework of the top-level design of the smart archives.The research draws on the experience of the top design theory and method，takes the content analysis of the smart archives as the breakthrough point，and makes arguments that we need to work on the basis of the remodeling concept and building a clear goal of the smart archives，then design an overall framework of the smart archives with the core of culture value system，making technology system as the main body，with the support of management system，institution system，security system and resource system.Moreover，we suggest implementing the toplevel design from the ways of overall planning，step-by-step implementation，government-led and social coordination.

Smart Archives；Top-level Design；Basic Thinking；Orientation；Overall Framework；Implementation Path

G270.7