孟妍妍（412824198710106029）黑龍江哈爾濱 150090

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基于就業(yè)背景下高校學(xué)生檔案管理措施分析

孟妍妍（412824198710106029）
黑龍江哈爾濱 150090

【摘要】學(xué)生檔案管理是高校管理工作中的重要組成部分，檔案是對(duì)學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)的記錄，是對(duì)一個(gè)學(xué)生學(xué)習(xí)生涯的總結(jié)和評(píng)價(jià)。我國(guó)高校畢業(yè)生逐年增加，由此增加了就業(yè)壓力。隨著社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)階段的畢業(yè)生就業(yè)逐漸向市場(chǎng)化機(jī)制發(fā)展，以市場(chǎng)發(fā)展為導(dǎo)向，實(shí)行雙向選擇。用人單位可以通過學(xué)生檔案了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，從而決定是否符合企業(yè)發(fā)展的需求。所以說學(xué)生檔案管理工作非常重要，文章對(duì)于基于就業(yè)背景下高校學(xué)生檔案管理措施進(jìn)行了分析，對(duì)于提高學(xué)生檔案管理水平具有重要的意義。

【關(guān)鍵詞】高校；學(xué)生檔案；管理服務(wù)；就業(yè)

在新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該充分發(fā)揮服務(wù)功能。在學(xué)生檔案中，對(duì)學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)、社會(huì)實(shí)踐、獎(jiǎng)懲情況以及高考成績(jī)等進(jìn)行詳細(xì)的記載，是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)生涯的總結(jié)。學(xué)生檔案是高校畢業(yè)生向用人單位自薦的重要資料，用人單位通過對(duì)學(xué)生檔案的分析，來判斷是否為企業(yè)所需要的人才。在學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案會(huì)隨學(xué)生進(jìn)入用人單位而變成人事檔案，在從業(yè)過程中所需要的保險(xiǎn)、職稱以及學(xué)歷教育等相關(guān)事項(xiàng)，都需要使用人事檔案來辦理。所以學(xué)生檔案管理非常重要，需要高校做好學(xué)生檔案管理工作。

一、高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

（一）學(xué)生檔案內(nèi)容單一

學(xué)生檔案應(yīng)該是對(duì)學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)的綜合體現(xiàn)，但是在部分高校的學(xué)生檔案管理工作中，內(nèi)容比較單一，僅是對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)以及個(gè)人基本狀況的記載，而對(duì)于參加社會(huì)實(shí)踐、科技創(chuàng)新活動(dòng)、職業(yè)技能考核以及心理狀況等沒有詳細(xì)的記載?；诰蜆I(yè)背景下，用人單位通過學(xué)生檔案無法獲取有價(jià)值的信息，無法對(duì)學(xué)生的綜合素質(zhì)能力進(jìn)行判斷，由此檔案對(duì)于學(xué)生就業(yè)沒有起到任何作用。

（二）檔案材料歸檔格式不規(guī)范

學(xué)生檔案管理應(yīng)該遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，不僅便于管理，同時(shí)也為后期的開發(fā)利用提供方便。但是部分高校的學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一的格式要求，檔案材料的歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。用人單位在參考學(xué)生檔案時(shí)，無法提取到有價(jià)值的信息，并且為以后的轉(zhuǎn)出工作造成一定的制約。

（三）畢業(yè)生檔案意識(shí)薄弱

檔案是跟隨學(xué)生一升的資料，但是仍有部分高校畢業(yè)生對(duì)自己的檔案不重視，這是高校檔案管理工作中的很大阻礙。學(xué)生畢業(yè)后，沒有將檔案遷出至用人單位或者人才市場(chǎng)，或者有些畢業(yè)生就檔案自己保管，這對(duì)于就業(yè)后的職稱、出國(guó)政審等造成了很大的影響。

（四）學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范

在學(xué)生畢業(yè)后，檔案會(huì)隨學(xué)生一起轉(zhuǎn)出，原則上檔案是跟隨學(xué)生轉(zhuǎn)到用人單位，但是目前很多學(xué)生在中小企業(yè)、外資企業(yè)或者私營(yíng)企業(yè)工作的居多，但是這些企業(yè)大部分不具備檔案接收權(quán)。而學(xué)生由于不了解檔案管理制度，在就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位填寫工作單位，在學(xué)校審查不嚴(yán)的情況下，就會(huì)造成檔案在轉(zhuǎn)遞的過程中丟失，這是高校學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞面臨的重要問題。

（五）高校學(xué)生檔案管理制度不健全

高校學(xué)生檔案由檔案部門集中統(tǒng)一管理，但是，目前仍有部分高校學(xué)生檔案成為某些行政管理部門的附屬任務(wù)，沒有單獨(dú)的人員管理。有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生工作管理部門或者學(xué)工處；有的高校學(xué)生檔案歸學(xué)生就業(yè)部門或招生辦；有的高校為了便于利用，把學(xué)生檔案放在各個(gè)學(xué)院（系），實(shí)行分散管理。畢業(yè)期間由于短時(shí)間內(nèi)要將全部學(xué)生檔案材料完成歸檔，時(shí)間緊、任務(wù)重，容易出現(xiàn)錯(cuò)裝、漏裝現(xiàn)象，給學(xué)生就業(yè)造成時(shí)間上的拖延和工作上的不便，也給用人單位造成不良影響。

二、提高高校學(xué)生檔案管理水平，發(fā)揮就業(yè)指導(dǎo)功能

（一）完善高校學(xué)生檔案信息收集內(nèi)容

高校學(xué)生檔案除了收集學(xué)籍管理方面的材料外，還應(yīng)該收集學(xué)生在校表現(xiàn)的道德品質(zhì)、組織能力、實(shí)踐能力、思想素養(yǎng)、管理能力等比較有價(jià)值的檔案材料。學(xué)生檔案管理部門，應(yīng)采取積極主動(dòng)的收集方式，全面掌握形成學(xué)生檔案材料信息的程序，確保材料的完整性、真實(shí)性，規(guī)范檔案材料的收集內(nèi)容，做到學(xué)期前安排部署，學(xué)期中督促落實(shí)，學(xué)期末檢查審核，將監(jiān)督檢查工作貫穿始終。

（二）強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)

高校學(xué)生是否具備檔案意識(shí)，影響到高校能否恰當(dāng)利用學(xué)生檔案管理來培養(yǎng)和教育學(xué)生、提高檔案的就業(yè)服務(wù)功能。一方面高校應(yīng)充分利用圖書館的優(yōu)勢(shì)，從資源共享、信息一體化管理的角度將檔案、圖書、情報(bào)聯(lián)合起來，既拓展學(xué)生的知識(shí)面，又增加學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。另一方面在學(xué)生畢業(yè)前，學(xué)校應(yīng)把檔案意識(shí)教育作為就業(yè)教育的重要內(nèi)容，依托多種平臺(tái)宣傳畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、作用和去處，提高學(xué)生檔案意識(shí)。

（三）嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)

畢業(yè)生檔案收發(fā)要由專門的機(jī)構(gòu)管理，保證收發(fā)轉(zhuǎn)遞的渠道單一，管理有序。每年學(xué)生畢業(yè)時(shí)，數(shù)千份檔案都要寄送各地，各地市的情況比較復(fù)雜，有的公司沒有機(jī)要權(quán)限，檔案就會(huì)退回來，退回來的檔案要嚴(yán)格執(zhí)行登記手續(xù)，確保交換環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確無誤。

（四）實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案工作的信息化管理

高校招生規(guī)模逐漸擴(kuò)大，學(xué)生檔案數(shù)量逐年增加，這就要求學(xué)生檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和信息化管理。提高檔案管理工作效率，服務(wù)畢業(yè)生就業(yè)，首先應(yīng)該制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范紙質(zhì)檔案的格式，這就有利于檔案的整理，為進(jìn)一步開發(fā)電子檔案奠定基礎(chǔ)。其次，充分利用新技術(shù)、新設(shè)備，借鑒高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度，在學(xué)生檔案管理上也采用現(xiàn)代技術(shù)方式，逐步實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校學(xué)生檔案管理關(guān)系到學(xué)生的一生，尤其是在就業(yè)形勢(shì)比較緊張的情況下，高校更應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，完善檔案管理內(nèi)容，對(duì)學(xué)生在校期間的情況進(jìn)行詳細(xì)的記載，為用人單位提供全面的參考依據(jù)。向?qū)W生宣傳檔案管理的重要性，并且做好檔案轉(zhuǎn)遞工作，確保檔案管理工作的高效運(yùn)行，為學(xué)生就業(yè)提供有利的保障。

參考文獻(xiàn)

［1］李媛.高職院校學(xué)生檔案管理探析［J］.黑龍江檔案，2013，（4）.