文/湖北三江航天紅峰控制有限公司 袁琳 衛(wèi)萌

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如何做好航天企業(yè)辦公室督辦工作

文/湖北三江航天紅峰控制有限公司 袁琳 衛(wèi)萌

【摘要】新時(shí)期我國(guó)發(fā)展形勢(shì)較為良好，在這種發(fā)展環(huán)境背景下，我國(guó)的航天企業(yè)也在不斷地蓬勃發(fā)展，而時(shí)代的變革除了為航天企業(yè)發(fā)展鋪平了道路之外也對(duì)其實(shí)際管理運(yùn)行提出了更高的要求?，F(xiàn)今航天企業(yè)需要做的就是更新和改變按部就班的管理思維觀念，對(duì)于上級(jí)決策進(jìn)行創(chuàng)造性地實(shí)施開(kāi)展進(jìn)而較好地完成既定工作目標(biāo)。尤其是辦公室中日常的督辦工作，更是要做到摒棄按部就班、創(chuàng)新性地開(kāi)展工作。而本文基于此，就現(xiàn)今督辦工作的實(shí)際內(nèi)涵進(jìn)行著手分析，在此基礎(chǔ)上探析對(duì)于航天企業(yè)來(lái)講怎樣有效地進(jìn)行督辦工作，以期為后續(xù)關(guān)于航天企業(yè)管理工作以及督辦工作的研究提供理論上的參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】航天企業(yè)；辦公室；督辦工作；研究

企業(yè)的發(fā)展離不開(kāi)較高的管理水平也離不開(kāi)員工的辛勤工作，同時(shí)更離不開(kāi)督辦工作的順利開(kāi)展?？梢哉f(shuō)督辦工作在企業(yè)辦公室的日常工作開(kāi)展中起著較為重要的影響作用，是企業(yè)中各個(gè)秘書(shū)人員實(shí)現(xiàn)個(gè)人職業(yè)發(fā)展以及較好效力于企業(yè)的重要途徑，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)較好上傳下達(dá)推進(jìn)企業(yè)發(fā)展的有效途徑。因而可以說(shuō)督辦工作對(duì)于任何企業(yè)都至關(guān)重要。而航天企業(yè)也不例外，做好辦公室中的督辦工作從而為航天企業(yè)現(xiàn)今以及后續(xù)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、初探辦公室中日常督辦工作的內(nèi)涵

通常來(lái)講，在航天企業(yè)中日常的辦公室工作需要督辦工作的良好配合，而督辦工作也是一項(xiàng)比較繁雜和瑣碎的工作。要想做好督辦工作，必須要了解督辦工作的實(shí)際內(nèi)涵。從督辦工作的定義上來(lái)講，主要是指在企業(yè)中相應(yīng)秘書(shū)部門(mén)實(shí)際依據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的相關(guān)指示要求，來(lái)為下級(jí)各個(gè)部門(mén)之間架起有效溝通橋梁作用的一項(xiàng)工作。從該項(xiàng)工作的內(nèi)涵上來(lái)講，除了需要有效地傳達(dá)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)之外，還需要正確的傳達(dá)相關(guān)企業(yè)會(huì)議精神，此外還要對(duì)各部門(mén)實(shí)際工作效率和日常的工作態(tài)度給予監(jiān)督和有效的檢查。近些年，隨著我國(guó)良好發(fā)展并且與世界接軌，時(shí)代賦予了航天企業(yè)更高的發(fā)展要求。因而航天企業(yè)需要不斷的推進(jìn)改革深度，尤其是在日常的督辦工作上更是要拓寬督辦實(shí)際工作范圍，創(chuàng)新工作方式，明確工作職責(zé)，提高督辦水平，進(jìn)而才能將航天企業(yè)的督辦機(jī)制做到更新和完善，從而為航天事業(yè)的發(fā)展奠定有利基礎(chǔ)。

二、探析航天企業(yè)做好日常督辦工作的有效方法

（一）強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)主體作用。對(duì)于航天企業(yè)來(lái)講，做好日常督辦工作首先要從領(lǐng)導(dǎo)層入手。領(lǐng)導(dǎo)層是航天企業(yè)發(fā)展的決策層，也是管理員工的核心層。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于督辦工作如果是抱有“可有可無(wú)”的消極管理思想，那么督辦工作也不可能發(fā)揮其有效作用。因而就需要領(lǐng)導(dǎo)層首先能夠?qū)Χ睫k工作給與高度重視，將該項(xiàng)工作采取“狠抓”“嚴(yán)抓”以及“置身其中”的管理方式。具體來(lái)講，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該以和諧高效為督辦目標(biāo)，親自參與到實(shí)際督辦工作中，以身示范將各項(xiàng)工作責(zé)任進(jìn)行落實(shí)。對(duì)于一些航天企業(yè)的重要發(fā)展事項(xiàng)，領(lǐng)導(dǎo)層需要對(duì)實(shí)際情況進(jìn)行了解然后聽(tīng)取相關(guān)的部門(mén)匯報(bào)，對(duì)發(fā)展事項(xiàng)做到心中有數(shù)，客觀地做出發(fā)展決策，將督辦工作的效率以及質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)抓狠抓。而對(duì)于督辦工作中的困難則需要持有不急不躁客觀解決的管理態(tài)度，這樣才能在重視督辦工作的同時(shí)又能切實(shí)起到領(lǐng)導(dǎo)層參謀提醒的有效作用。

（二）加強(qiáng)督辦工作實(shí)效性。對(duì)于航天企業(yè)來(lái)講做好督辦工作除了要從領(lǐng)導(dǎo)層重視度著手，最重要的是需要不斷加強(qiáng)督辦工作的實(shí)效性，而加強(qiáng)實(shí)效性則需要從以下三方面進(jìn)行闡述：

首先是要提升督辦工作程序的規(guī)范性。其一是規(guī)范程序擬辦，也就是說(shuō)航天企業(yè)無(wú)論是在進(jìn)行重大決策還是在進(jìn)行重要部署，又或者是交辦重要事項(xiàng)的時(shí)候，辦公室都需要進(jìn)行擬辦意見(jiàn)的及時(shí)性提出，在擬辦意見(jiàn)中需要將承辦時(shí)間單位以及具體工作要求包含在內(nèi)。其二是規(guī)范程序立項(xiàng)，也就是說(shuō)要將立項(xiàng)原則定為是“一事一項(xiàng)”，即一個(gè)決策是一項(xiàng)，一個(gè)部署是一項(xiàng)，在立項(xiàng)的環(huán)節(jié)中需要進(jìn)行實(shí)際編號(hào)和詳細(xì)登記，而相關(guān)辦公人員則需要將立項(xiàng)事件進(jìn)行有效的分解以備后續(xù)工作中存查。其三是規(guī)范程序交辦，在實(shí)際的交辦過(guò)程中必須要嚴(yán)格按照督辦通知單相關(guān)形式進(jìn)行取發(fā)，而特殊狀況交辦也可以按照口頭相關(guān)形式進(jìn)行。其四是規(guī)范程序催辦，也就是說(shuō)對(duì)于督查督辦的相關(guān)事項(xiàng)需要做到及時(shí)性地運(yùn)行了解和辦理了解，適當(dāng)情況下進(jìn)行一定的催查催辦。其五是規(guī)范程序辦結(jié)，即對(duì)于已經(jīng)符合實(shí)際交辦要求的事項(xiàng)進(jìn)行專題報(bào)告的形成，并且向領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行呈報(bào)。

其次是要優(yōu)化完善督辦工作流程的網(wǎng)絡(luò)化。其一對(duì)于督辦過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控。對(duì)于航天企業(yè)中的辦公室相關(guān)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)給予充分的應(yīng)用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)在線網(wǎng)絡(luò)發(fā)布以及在線網(wǎng)絡(luò)督促反饋，形成較為完整的臺(tái)賬督查系統(tǒng)，對(duì)于企業(yè)部門(mén)中還未完成的相關(guān)工作內(nèi)容給予人工提醒以及網(wǎng)絡(luò)督查系統(tǒng)提醒，進(jìn)而通過(guò)該種方式使交換環(huán)節(jié)簡(jiǎn)便化，同時(shí)也能較好地提高實(shí)際工作流轉(zhuǎn)效率。其二構(gòu)建督查工作平臺(tái)。需要具體應(yīng)用到相關(guān)的通信以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，在航天企業(yè)中的相關(guān)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中建立專門(mén)的督辦模塊，各個(gè)部門(mén)之間需要將已經(jīng)完成的工作進(jìn)行系統(tǒng)性提交，而辦公室中的相關(guān)督辦人員就會(huì)及時(shí)地收到系統(tǒng)發(fā)來(lái)的辦結(jié)事項(xiàng)提醒，通過(guò)該種方式有利于系統(tǒng)保存工作信息，避免后續(xù)查詢的繁雜性，更提高了工作的簡(jiǎn)便性。

最后是要不斷創(chuàng)新督辦工作方式。其一是創(chuàng)新“從下到上”的工作方式。即在實(shí)際的督查工作環(huán)節(jié)中摒棄以往“從上到下”的傳統(tǒng)工作方式，創(chuàng)新為從下到上的逆向工作方式，也就是說(shuō)督辦工作需要真正地深入到基層中。督辦人員要對(duì)基層的工作進(jìn)行實(shí)際情況的了解，可以采用面對(duì)面方式探討，也可以是采用電話了解。而無(wú)論是通過(guò)怎樣的方式了解基層狀況都需要積極地深挖存在的問(wèn)題，然后上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)層一起探討相關(guān)解決辦法，這樣才能將基層工作偏差給予及時(shí)性的糾正。其二是創(chuàng)新“有效回訪”的工作方式。在實(shí)際的督辦工作中可以說(shuō)督辦事項(xiàng)通常會(huì)持續(xù)較長(zhǎng)時(shí)間，也就是說(shuō)督辦事項(xiàng)會(huì)從一個(gè)時(shí)期延續(xù)到另一個(gè)時(shí)期，因而督辦工作也不可能僅僅是督辦一個(gè)時(shí)期就可以的，采用有效回訪工作方式對(duì)督辦事項(xiàng)進(jìn)行反復(fù)性的、全面性的、不同時(shí)段性的督查，從而有效避免事項(xiàng)因長(zhǎng)時(shí)間而存在的弄虛作假現(xiàn)象，這樣才能較好地完成督辦工作。其三是創(chuàng)新“多元性”的工作方式。在日常的督辦工作中可以聯(lián)合抽樣法以及跟蹤法和相關(guān)催報(bào)法、暗訪法來(lái)進(jìn)行工作，在工作中需要多匯報(bào)請(qǐng)示并且請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)提出相關(guān)工作指示要求。其四是創(chuàng)新“有效驅(qū)動(dòng)”的工作方式。即由主要領(lǐng)導(dǎo)以及督辦部門(mén)和分管領(lǐng)導(dǎo)以及下級(jí)部門(mén)四部分參與到實(shí)際督辦工作中，進(jìn)而為督辦工作的有效性起到良好的促進(jìn)作用。其五是進(jìn)行督辦工作的調(diào)研，對(duì)于以往督辦工作中重視督查輕視反饋以及重視審批輕視辦理、重視下傳輕視上達(dá)等工作方式進(jìn)行更新，將各個(gè)部門(mén)工作緊抓重視工作新舉措的有效實(shí)施。

總結(jié)來(lái)講，通過(guò)加強(qiáng)督辦工作程序規(guī)范性、優(yōu)化完善督辦工作流程的網(wǎng)絡(luò)化以及不斷創(chuàng)新督辦工作方式，能夠有效加強(qiáng)進(jìn)而促進(jìn)航天企業(yè)督辦工作的順利開(kāi)展和良好完成。

（三）構(gòu)建督辦工作考核機(jī)制。對(duì)于航天企業(yè)來(lái)講做好日常督辦工作還需要一定的考核機(jī)制來(lái)保駕護(hù)航。具體來(lái)講構(gòu)建考核機(jī)制主要是以部門(mén)日常工作任務(wù)作為主要的考核依據(jù)，其他參考項(xiàng)則是以反饋狀況以及時(shí)間節(jié)點(diǎn)作為依據(jù)。對(duì)于在實(shí)際工作中具備較高工作效率的給予工作獎(jiǎng)勵(lì)，通過(guò)這種具備激勵(lì)性的考核機(jī)制對(duì)于督辦工作也可以起到較好的推動(dòng)作用，而對(duì)于在實(shí)際工作中只有較低工作效率的給予批評(píng)。同時(shí)就工作中具體的責(zé)任落實(shí)以及任務(wù)落實(shí)進(jìn)行跟進(jìn)，而相關(guān)責(zé)任人或者是責(zé)任部門(mén)還需要做出相關(guān)的書(shū)面材料說(shuō)明，表達(dá)自身工作后續(xù)改進(jìn)事項(xiàng)。并且相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人或者是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層還可以就該事項(xiàng)和相關(guān)責(zé)任人或者是責(zé)任部門(mén)進(jìn)行面對(duì)面談?wù)?，給予其后續(xù)發(fā)展的一定建議。此外航天企業(yè)還需要在每季度以及每半年對(duì)實(shí)際督辦工作給予要點(diǎn)性梳理，針對(duì)督辦工作中的漏洞能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并且還可以構(gòu)建相關(guān)的臺(tái)賬登記系統(tǒng)，這樣能夠方便航天企業(yè)進(jìn)行相關(guān)評(píng)比競(jìng)爭(zhēng)項(xiàng)目的有效開(kāi)展。而督辦工作中的考核機(jī)制主要是由航天企業(yè)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行設(shè)定和負(fù)責(zé)，而考核結(jié)果也是由領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行最終決定。通過(guò)在日常的督辦工作中構(gòu)建這種嚴(yán)明的考核機(jī)制，能夠較好地提高督辦工作的有效性以及督辦員工作的積極性，對(duì)于航天企業(yè)的發(fā)展具有較為重要的影響意義。

綜上分析可知，對(duì)于航天企業(yè)來(lái)講，做好日常督辦工作需要從三方面，即強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)主體作用、加強(qiáng)督辦工作實(shí)效性以及構(gòu)建督辦工作考核機(jī)制來(lái)具體操作。通過(guò)實(shí)際履行這三個(gè)方面，進(jìn)而促進(jìn)航天企業(yè)順利地實(shí)施督辦工作，較好地完成督辦工作，順利地實(shí)現(xiàn)督辦目標(biāo)，為航天企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)性發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)力量。

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