文/北京教育科學(xué)研究院 姜麗萍 劉慧媛

OA辦公系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀與實(shí)踐困惑

文/北京教育科學(xué)研究院 姜麗萍 劉慧媛

本文用文獻(xiàn)綜述的形式對比了現(xiàn)代辦公環(huán)境和辦公系統(tǒng)軟件之間的關(guān)系，梳理了OA發(fā)展過程中硬件配置、個體辦公、協(xié)同辦公、知識管理、決策支持5個階段的主要特征，以及OA具有資源管理、流程管理、協(xié)同管理、知識管理和文化管理的五大功能，提出了OA目前存在著信息孤島、技術(shù)與管理不能同步、人腦與電腦結(jié)合不到位、以及傳統(tǒng)和現(xiàn)代管理理念之間存在沖突等諸多困惑。

OA系統(tǒng)；發(fā)展歷程；OA功能；OA困惑

OA是Office Automation的縮寫，是指辦公室自動化或自動化辦公。OA系統(tǒng)是采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，基于工作流的概念，使管理人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理的應(yīng)用管理系統(tǒng)。

一、 關(guān)于OA系統(tǒng)

OA本身的概念是動態(tài)的，不論是其外延還是內(nèi)涵，十幾年間都發(fā)生了很大的變化，在發(fā)展的過程中，它的稱謂也隨著功能的演變而變化。上世紀(jì)70年代末，我國的辦公環(huán)境主要依賴手動操作，辦公效率的不高使“自動化”這個當(dāng)時(shí)較為新穎的理念受到人們的廣泛關(guān)注。所以，在OA的最初應(yīng)用過程中，因?yàn)榭梢猿醪浇鉀Q人們手動處理工作的特性又被稱之為“OA自動化”；隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和管理理念的變革，研究工作流程中不同部門、不同工作的協(xié)同辦公成為如何提高工作效率的重點(diǎn)。OA在保留原有功能的基礎(chǔ)上，技術(shù)上實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公功能，所以這一時(shí)期的OA系統(tǒng)也被稱為“協(xié)同OA”；21世紀(jì)的今天，手機(jī)、筆記本電腦等移動終端的普及改變了人們的生活、工作模式，允許您在任何時(shí)間任何地點(diǎn)以任何方式處理任何事情是目前OA的發(fā)展方向，其理念也從Office Autom ation轉(zhuǎn)變?yōu)镺ffice Anywhere/ Anytim e/Anything，“移動OA”的概念深入人心。

但不論是“OA自動化”“協(xié)同OA”還是“移動OA”都只是OA（辦公自動化Office Automation）在發(fā)展過程中每個階段不同的叫法，不同的認(rèn)識主體基于不同的認(rèn)識角度，反映出OA不同的定義。

廣義上的OA是指一種現(xiàn)代辦公環(huán)境，是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)、管理科學(xué)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中，利用科學(xué)的管理方法，最大限度地提高辦公效率和改進(jìn)辦公質(zhì)量，改善辦公環(huán)境和條件，縮短辦公周期。借助于各種先進(jìn)技術(shù)，輔助決策，提高管理和決策的科學(xué)化水平，以實(shí)現(xiàn)辦公活動的科學(xué)化和自動化。

狹義的OA是指OA辦公系統(tǒng)軟件，是指利用計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)搭建協(xié)同辦公門戶和管理平臺，幫助組織實(shí)現(xiàn)協(xié)作管理、審批管理、資源管理、知識管理、文化管理、公文管理等功能。能有效幫助組織解決文化建設(shè)、規(guī)范管理、資源整合、運(yùn)營管控等問題。

二、OA的發(fā)展歷程

上世紀(jì)50年代，由于計(jì)算機(jī)和先進(jìn)辦公設(shè)備的流行和普及，人們的辦公效率也得以提高。以微機(jī)為實(shí)施基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)開始在世界各國得到較快的發(fā)展。OA的發(fā)展歷程與管理水平的提高緊密相連，企業(yè)管理理念的不斷革新，使人們在不同發(fā)展階段對影響辦公效率的因素有著不同的認(rèn)識和需求，OA為了適應(yīng)這些認(rèn)識和需求也不斷進(jìn)行適應(yīng)和調(diào)整。

（一）第一階段：硬件型OA——硬件配置階段（1960年-1979年）。伴隨著辦公過程中開始使用電腦、傳真機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備，以辦公設(shè)備為主、以實(shí)現(xiàn)個人事務(wù)處理為目的的第一代辦公自動化系統(tǒng)開始興起。這一階段的OA以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志，辦公自動化的理念尚處萌芽階段。

（二）第二階段：文件型OA——個體辦公階段（1980年-1999年）。這個階段辦公自動化的概念正式提出。該階段主要關(guān)注個體的工作行為，主要提供文檔電子化等服務(wù)，解決個人文件存檔/檔案管理等問題。這階段的OA開始利用單機(jī)版的辦公應(yīng)用軟件，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等軟件，“無紙化辦公”的理念起源于這個時(shí)期。

（三）第三階段：流程性O(shè)A——協(xié)同辦公階段（2000年-2005年）。90年代末期開始，隨著協(xié)同管理思想（Co llabo ratio n）的興起，旨在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)協(xié)同、部門之間協(xié)同、業(yè)務(wù)流程與辦公流程協(xié)同、不同場所間的協(xié)同，以工作流程為主導(dǎo)的協(xié)同型OA開始興起。該階段從關(guān)注個體、以辦公文件/檔案管理為核心的文件型OA，到這一時(shí)期成為應(yīng)用主流的流程性O(shè)A，以工作流為中心，實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理、新聞發(fā)布等眾多實(shí)用的功能。

（四）第四階段：知識型OA——知識管理階段（2005年-2010年）。這代OA的核心是注重知識的收集、積累與繼承，維系組織文化，最終目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)企業(yè)及員工的協(xié)同發(fā)展，而不是關(guān)注辦公事務(wù)本身與企業(yè)本身的短期利益。只有實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展，員工的發(fā)展才有空間；只有實(shí)現(xiàn)員工的發(fā)展，企業(yè)的發(fā)展才有潛力。而“知識管理”正是實(shí)現(xiàn)兩者協(xié)同發(fā)展的橋。以“知識管理”為思想、以“協(xié)同”為工作方式、以“門戶”為技術(shù)手段，整合組織內(nèi)的信息和資源發(fā)展出來的系統(tǒng)，即我們通常所說的“知識型OA”。

（五）第五階段：智能型OA——決策支持階段（2010年至今）。決策是執(zhí)行的前提，企業(yè)中正確的行為來源于正確的決策。而隨著組織流程的固化和改進(jìn)、知識的積累和應(yīng)用、技術(shù)的創(chuàng)新和提升，OA是否可以實(shí)現(xiàn)簡單的決策，是現(xiàn)階段OA研究的重點(diǎn)。全新的“智能型OA”成為未來的發(fā)展方向，該階段OA更關(guān)注組織的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業(yè)智能等服務(wù)。

三、OA的功能

傳統(tǒng)的管理方式造成整個單位辦公環(huán)境的混亂、無序、推諉、低效等問題時(shí)有發(fā)生，一套規(guī)范化的管理系統(tǒng)，可以讓所有的工作不但能有條不紊，還能節(jié)省時(shí)間、成本并提高效率。OA辦公系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)是隨著人們的需求層次的變化而不斷革新的。從簡單的希望將文件電子化到簡化辦公流程，從希望協(xié)調(diào)不同部門間合作辦公的程序到知識的分享、利用、創(chuàng)新，OA辦公系統(tǒng)在為了不斷滿足使用者的需求而不斷發(fā)展著。發(fā)展至今，OA辦公系統(tǒng)主要可實(shí)現(xiàn)以下幾點(diǎn)功能：

（一）資源管理功能。傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。OA辦公系統(tǒng)的使用讓各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。

（二）流程管理功能。OA辦公系統(tǒng)可以進(jìn)行工作流轉(zhuǎn)過程中的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個部門都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報(bào)等，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化，可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高部門之間協(xié)同工作的效率。

（三）協(xié)同管理功能。OA辦公系統(tǒng)可以支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公?，F(xiàn)在來講，各辦公機(jī)構(gòu)的地域分布越來越廣，移動辦公和協(xié)同辦公成為一種很迫切的需求，OA可以使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。并且，通過OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行審批、預(yù)定等工作的進(jìn)行時(shí)，留下的電子數(shù)據(jù)痕跡為組織數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、決策提供了強(qiáng)有力的支持。

（四）知識管理功能。如果信息是以單純的文檔或靜態(tài)數(shù)據(jù)等形式存在，信息的覆蓋面和覆蓋深度十分有限，難以將其凝練成知識，更無法建立很好的知識管理體系。OA辦公系統(tǒng)可以將得到的信息整理、轉(zhuǎn)化、利用、分發(fā)，并且在這些信息的利用實(shí)踐過程中，又可以創(chuàng)新成為新的信息、新的知識，達(dá)到了利用組織的無形資產(chǎn)創(chuàng)造了新的價(jià)值的目的。

（五）文化管理功能。組織文化的推動力不容忽視，對于經(jīng)驗(yàn)、人際關(guān)系、組織文化等隱性知識，OA辦公系統(tǒng)中的社區(qū)論壇、工作日志、電子期刊等都是很好的工具，組織可以激勵職工把自己的經(jīng)驗(yàn)和心得記錄下來，鼓勵大家去探討和碰撞，并把有價(jià)值的信息整理出來，讓人在知識分享中對其集體的知識與技能進(jìn)行捕獲與運(yùn)用。這些功能OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)起來很簡單，但是達(dá)到了組織文化的管理與傳承，促進(jìn)了組織文化的發(fā)展，蘊(yùn)含著巨大的價(jià)值。

四、OA系統(tǒng)應(yīng)用過程中存在的困惑

（一）信息“孤島”現(xiàn)象依然存在。OA辦公系統(tǒng)中，各個兼容系統(tǒng)相對獨(dú)立，例如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等。這些功能性較強(qiáng)、專業(yè)性較強(qiáng)的工作模塊，有特定標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)則的工作內(nèi)容，有專門的管理系統(tǒng)。目前的OA辦公系統(tǒng)僅能起到為這些管理系統(tǒng)提供簡單鏈接的功能，并不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、信息上的互通，信息孤島、應(yīng)用孤島、數(shù)據(jù)孤島也隨之出現(xiàn)。這樣的OA辦公系統(tǒng)，并不能整合供組織內(nèi)部的有效信息和數(shù)據(jù)，各個系統(tǒng)、應(yīng)用間的信息并不連通，使得大量的信息資源不能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，效率較為低下。信息數(shù)據(jù)間的不連通，使得決策程序受到影響，長此以往，容易造成組織管理問題。

（二）技術(shù)與管理還不能同步。技術(shù)的革新是隨著人們的需求不斷提高的，OA辦公系統(tǒng)的誕生就是為了人們希望可以更有效率、更便捷的辦公。目前大部分OA辦公系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計(jì)算機(jī)自動化管理為基礎(chǔ)的，實(shí)現(xiàn)日常工作方方面面的管理。但目前技術(shù)和管理的關(guān)系面臨著“兩張皮”的困惑：管理中無法將先進(jìn)的技術(shù)手段執(zhí)行下去，兩者運(yùn)作起來并非那么緊密。管理是組織發(fā)展的推動力，現(xiàn)代的管理方式需要更先進(jìn)的技術(shù)支撐，技術(shù)的更新促進(jìn)現(xiàn)代管理進(jìn)步，所以一定要結(jié)合技術(shù)手段與管理方式，使管理思想和技術(shù)執(zhí)行保持同步，才能確保OA辦公系統(tǒng)的有效性和實(shí)用性。

（三）人腦與電腦結(jié)合不夠到位。目前主要依靠人進(jìn)行管理決策，而決策是管理的基礎(chǔ)，是引導(dǎo)組織正確發(fā)展的重要因素，應(yīng)該利用OA辦公系統(tǒng)對現(xiàn)有知識進(jìn)一步挖掘，現(xiàn)階段OA的研發(fā)重點(diǎn)就是開發(fā)出可以幫助組織長足發(fā)展的決策功能。OA發(fā)展至今，已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)知識儲備和知識管理的功能，理論上可以通過選用決策數(shù)字模型，結(jié)合內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行程序，做出相應(yīng)的決策，人進(jìn)行判斷的選用，最終達(dá)到人腦與電腦的有機(jī)結(jié)合。但目前，OA辦公系統(tǒng)僅能實(shí)現(xiàn)簡單的信息支持，決策程序還達(dá)不到由計(jì)算機(jī)主動進(jìn)行執(zhí)行決策。如何使OA進(jìn)行有效決策而不僅僅是決策支持，實(shí)現(xiàn)人腦與電腦的有機(jī)結(jié)合，還有探索的空間。

（四）傳統(tǒng)與現(xiàn)代管理理念之間存在沖突。在現(xiàn)代管理理念中，任何現(xiàn)代管理方式都需要組織內(nèi)部各單位合作進(jìn)行，需要建立一套有效的管理體系，使組織內(nèi)部能夠協(xié)調(diào)一致。而管理者和被管理者都需要按程序、按規(guī)劃工作，不能有隨意性。而在中國傳統(tǒng)文化中，往往都是以“人管”為核心，以“仁、義、禮、智、信”的道德傳統(tǒng)觀念為支撐，提倡做事“以和為貴”，缺少標(biāo)準(zhǔn)性，常以“模糊化”的方式處理人際關(guān)系，避免人際交往中的矛盾沖突，體現(xiàn)了中國社會中人與人交往的準(zhǔn)則。這種中國式人際化的管理方式與現(xiàn)代管理理念中推崇的以嚴(yán)格的制度形式控制組織行為的方式是明顯沖突的，這種傳統(tǒng)的管理理念導(dǎo)致各種管理手段無法有效實(shí)施。如何正確處理傳統(tǒng)觀念和現(xiàn)代管理理念下的管理方式的沖突是推行OA辦公系統(tǒng)必須要攻克的問題。

總之，OA系統(tǒng)的應(yīng)用改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公及人為管理的方式，具有減少紙張浪費(fèi)、提高辦公效率、規(guī)范管理流程、快速共享信息、方便相互溝通、有助相互監(jiān)督、提供決策依據(jù)等優(yōu)點(diǎn)。但OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)從“知識管理”到“協(xié)同辦公”，在技術(shù)、管理和理念上還存在很多問題，OA是個動態(tài)的概念，OA辦公將一直在路上。

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