文/浙江大學寧波理工學院黨政辦公室 馬利文

異地辦學高校辦公自動化建設實踐
——以浙江大學寧波理工學院為例

文/浙江大學寧波理工學院黨政辦公室 馬利文

本文以浙江大學寧波理工學院為例，根據(jù)異地辦學高校辦公業(yè)務的特點，進行了學校特色的個性定制，逐步建設成為具有可操作性、可靠性、標準化的協(xié)同辦公平臺的經(jīng)驗和做法。

異地辦學；高校；辦公自動化；實踐

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。浙江大學寧波理工學院是由寧波市人民政府和浙江大學合作創(chuàng)辦的地方本科院校，作為異地辦學的高校之一，需要解決杭甬兩部分人員的辦公需求。隨著信息技術的不斷發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)的設計、開發(fā)和應用，改變了傳統(tǒng)的辦公模式，消除了地域的阻隔。高校管理人員運用辦公自動化系統(tǒng)旨在創(chuàng)造一個集成的辦公平臺，讓所有的辦公人員消除地域的阻隔，都在同一個桌面環(huán)境下協(xié)同工作。2010年，學校辦公室開始設計學校辦公自動化系統(tǒng)，2012年各主要模塊正式投入運行，在試運行的基礎上根據(jù)異地辦學高校辦公業(yè)務的特點，進行了學校特色的個性定制，逐步建設成為具有可操作性、可靠性、標準化的協(xié)同辦公平臺。目前，學校OA由我的首頁、個人事務、公文處理、會議管理、綜合事務、領導日程、公共信息七大一級模塊組成，集校外來文管理、校內(nèi)發(fā)文管理、校內(nèi)請示報告、督辦管理、院長信箱管理、會議申請審批、校領導日程安排等辦事功能于一體，已實現(xiàn)與校園信息門戶、學校短信平臺等系統(tǒng)集成的全方位辦公自動化系統(tǒng)。

一、化繁為簡：依章辦事、精簡流程

傳統(tǒng)的辦公模式以紙張為信息傳送的媒介，辦公自動化系統(tǒng)將辦公模式從紙質(zhì)傳送轉變?yōu)橐噪娮游臋n為媒介傳送。在使用OA前，大多數(shù)業(yè)務需要辦公室人員通過打印、復印、郵件等進行處理，有些公文會因為領導出差、開會等延誤辦理時間，如何結合辦公室工作相關的制度，將OA設計和建設成擺脫紙質(zhì)流轉、又與相關制度一致的電子流程，浙江大學寧波理工學院主要從辦文、辦事、辦會三個方面進行了OA流程再造。

（一）學校文件擬制。結合2012年國家對公文處理政策的調(diào)整，修訂了學校公文處理辦法，將電子公文處理納入到修訂條例中。以發(fā)文管理為例，實現(xiàn)了通過OA系統(tǒng)產(chǎn)生一份文件的全過程：起草公文、填寫發(fā)文稿紙、部門會簽、辦公室核稿、校領導會簽、校領導修改或簽發(fā)公文、排版印制和發(fā)布公文。發(fā)文管理電子化流轉的關鍵問題是能否將文件的修改痕跡作為歷史記錄保存下來，在學校OA系統(tǒng)建設中利用發(fā)文插件（公文正文采用微軟的word文檔編輯），充分實現(xiàn)了文件文檔的修改痕跡的多人不同顏色修訂模式保存，替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)批示。最后領導簽發(fā)的公文，直接進入網(wǎng)上文件編號、網(wǎng)上套紅、網(wǎng)上排版、網(wǎng)上校對、網(wǎng)上公布、網(wǎng)上分發(fā)等環(huán)節(jié)，替代了傳統(tǒng)的文員錄入、人工校對、印制等環(huán)節(jié)，大大提高了工作效率。同時利用OA與學校辦公網(wǎng)集成的功能，同步將主動公開的公文在學校文件中發(fā)布，供全校師生查閱。每一份公文從草擬到最后成文，每個節(jié)點上誰在處理都可以全程追溯。同時，OA集成學校短信平臺系統(tǒng)，對超過辦理時限的流程節(jié)點人員進行系統(tǒng)短信提醒或管理員定向短信催辦，減少了公文流轉中人為的延誤。

（二）校內(nèi)請示報告。傳統(tǒng)的校內(nèi)請示報告，需要各單位辦公室人員將已成文的請示或報告，送本單位負責人審核簽字，并加蓋單位公章，然后復印多份呈送學校領導和相關職能部門辦理，耗時、費事，遇到部門間意見不一致時，還需要召開協(xié)調(diào)會議再決定。采用OA后，各單位向?qū)W校呈報的請示或報告，都可以在同一個平臺內(nèi)實現(xiàn)，單位需求、部門意見、領導批示、請示事項回復、辦理進程都一目了然，如同網(wǎng)上會議，請示是否可行，報告內(nèi)容共享，都可以通過學校辦公室上傳下達，協(xié)調(diào)解決。

（三）會議申請審批。根據(jù)學校會議管理辦法，將學校會議室通過OA平臺實現(xiàn)預約申請，由會議室管理員審批，申請通過后以短信形式回復申請人預約結果。這樣大大提高了學校會議室的使用率，省去了工作人員電話詢問會議室閑忙、設備預借等情況。通過OA平臺會議管理系統(tǒng)就可查看會議室使用情況。

二、化虛為實：平臺應用、共建共享

學校辦公室作為一個綜合協(xié)調(diào)部門，工作中涉及多部門協(xié)同辦理的事項時，往往比較難協(xié)調(diào)。將難協(xié)調(diào)但又有時限的事項，通過OA登記，按照不同內(nèi)容，再根據(jù)部門職責予以分送，由職能部門提出處理意見，充分協(xié)商，達成一致；不能取得一致意見的，列出各方理據(jù)，提出辦理建議。對于多方爭執(zhí)不下的事項，最后由學校辦公室提出意見或建議，報校領導審批，從而形成良好的工作作風，提高辦事效率，提升群眾滿意度。

（一）信訪平臺：你反映，我回應。“院長信箱”作為公開的網(wǎng)絡平臺，很多學校都流于形式，未能及時回復來信者，回復內(nèi)容也很官方。如果師生要約見校領導反映問題，對于大多數(shù)來辦事或反映問題的師生來說，根據(jù)現(xiàn)有的《校領導接待群眾來訪工作辦法》辦理，要填表登記預約，第一感覺會很繁瑣，有的匯報內(nèi)容也不好把握尺度。對于辦公室工作人員來說，辦公室工作頭緒多，事無巨細，樁樁件件都需要根據(jù)規(guī)章制度來辦。使用OA后，可以將這些問題都通過人機對話消除，將網(wǎng)上院長信箱來信涉及職能部門辦理的事項，通過OA“院長信箱管理”登記、批辦后實現(xiàn)上傳下達，及時辦理并反饋群眾來信中反映的問題。

（二）收文平臺：你來文，我辦理。隨著信息技術的發(fā)展，越來越多的政府機關開始使用OA來下發(fā)公文。收到校外公文的渠道不同，有的是通過政府專線下發(fā)，有的是通過信件寄送，有的是通過傳真急辦，不管是什么方式，都通過校內(nèi)OA收文管理平臺進行統(tǒng)一登記、批示、抄辦、催辦、答復，這樣可以避免文件丟失、漏收文件、延誤辦理等情況的發(fā)生。收文管理分為學校收文和部門收文兩個應用，學校收文由學校辦公室專人負責收文登記和流轉，部門收文由各部門或二級學院辦公室專人負責收文登記和流轉。同時，在設計收文登記表單時將公文必備的要素涵蓋其中，將標題、文號、來文單位、成文日期、正文、密級、緊急程度、限辦日期、頁數(shù)等關鍵信息在表單中呈現(xiàn)，有利于承辦部門及時辦理，有利于檢索時抓取關鍵信息。

三、化零為整：集思廣益、共謀發(fā)展

學校辦公室上對校領導，下對各個職能部門，發(fā)揮中間的橋梁作用，政令暢通十分關鍵。辦公室工作需要有敢想大事、能做小事、不怕雜事、善解難事的工作態(tài)度，將大事、小事、雜事、難事都化零為整，為領導出謀劃策，落深、落細、落實。

（一）領導日程。鑒于學校小機關、大學院的規(guī)劃布局，學校辦公室工作人員少，校領導人數(shù)多，無法一一對應服務，開發(fā)OA平臺校領導日程平臺時，就將此日程的編輯權限同時開放給校領導本人，對于需要辦公室安排的日程，由辦公室人員添加填寫，對于校領導自己的日程安排，由校領導本人添加填寫。最后，所有校領導的一周日程安排以表單形式匯總呈現(xiàn)。通過權限設置，將領導日程開放給所有校領導和學校辦公室人員查看。在協(xié)調(diào)校領導參加相關活動時，這樣大大提高了工作效率，同時一定程度上起到了日程安排提醒的作用。

（二）督辦管理。為及時貫徹落實學校黨政聯(lián)席會議、黨委會決定事項，切實解決學校黨政聯(lián)席會議、黨委會討論通過的擬印發(fā)文件會簽時間長，文件修改、審核、報批環(huán)節(jié)工作效率低，對文件是否落實到位缺乏經(jīng)常性督促檢查等問題，設計OA督辦管理應用，將會議決定事項、校領導批示事項等，通過督辦管理平臺，傳達給相關負責人，專門布置，建立臺賬，跟蹤督辦，逐一落實，并及時報告。每件督辦，件件有限期，件件有回音。這樣，事后督查，件件可追蹤，件件可督查。

（三）公共信息。將辦公室相關規(guī)章制度，通過OA平臺固化辦事流程后，對于每一位使用者來說，最需要的就是一份標準的操作手冊。設計OA平臺時，將公共信息作為一個模塊，提供所有模塊操作流程的上傳渠道，實現(xiàn)信息共享，有利于所有使用者查看，并按照原有標準執(zhí)行。