劉彥彤

【摘要】在經(jīng)濟(jì)常態(tài)化新形勢(shì)下，由于科學(xué)管理和信息化的強(qiáng)有力的助推，檔案管理領(lǐng)域發(fā)生了新的變化。隨著檔案歸檔范圍的不斷擴(kuò)大、文件數(shù)量激劇增加和文件載體為電子文本，檔案管理的理論、技術(shù)和實(shí)踐隨之改變，與時(shí)俱進(jìn)的適應(yīng)了社會(huì)檔案信息的需求。在檔案管理的內(nèi)容、形式都有了新的變化，形成了檔案管理電子化的電子文件模式，這種管理模式，有效的保證了檔案管理工作的質(zhì)量，提高了檔案管理工作的效率，起到了為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)的全面發(fā)展助推作用，實(shí)現(xiàn)了為全社會(huì)公眾快捷、高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】經(jīng)濟(jì);常態(tài)化;檔案;管理;方法

在經(jīng)濟(jì)常態(tài)化新形勢(shì)下，由于科學(xué)管理和信息化的強(qiáng)有力的助推，檔案管理領(lǐng)域發(fā)生了新的變化。隨著檔案歸檔范圍的不斷擴(kuò)大、文件數(shù)量激劇增加和文件載體為電子文本，檔案管理的理論、技術(shù)和實(shí)踐隨之改變，與時(shí)俱進(jìn)的適應(yīng)了社會(huì)檔案信息的需求。所以檔案管理部門利用先進(jìn)的信息處理技術(shù)，并學(xué)習(xí)和借鑒目前國(guó)內(nèi)外信息管理的最新成果，建立起科學(xué)高效的檔案信息管理系統(tǒng)，大大提升了檔案管理工作效率，滿足了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域公眾的需要。

一、經(jīng)濟(jì)常態(tài)化檔案管理的內(nèi)容

經(jīng)濟(jì)常態(tài)化經(jīng)濟(jì)是以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)，是一種新型的富有生命力的經(jīng)濟(jì)形態(tài)。工業(yè)化、信息化和知識(shí)化是現(xiàn)代化發(fā)展的三個(gè)階段。創(chuàng)新是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的原動(dòng)力，教育、文化和研究開發(fā)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的先導(dǎo)產(chǎn)業(yè)，教育和研究開發(fā)是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代最主要的部門，知識(shí)和高素質(zhì)的人力資源是最為重要的資源。其檔案管理內(nèi)容：一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理;二是對(duì)檔案中所包含信息的管理，稱檔案信息組織。

二、檔案管理工作存在的主要問題

1、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范不全面

在檔案管理過程中要制定一系列的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，這是檔案信息化快速、有序、健康發(fā)展的有效保障。管理規(guī)范包括電子檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價(jià)值鑒定、存儲(chǔ)、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式;業(yè)務(wù)規(guī)范包括數(shù)字檔案的術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對(duì)象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn);技術(shù)規(guī)范包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺(tái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法。目前我國(guó)的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范還不夠完善。所以要盡快完善并出臺(tái)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

2、管理人員素質(zhì)不高

檔案管理面對(duì)的是用戶，在經(jīng)濟(jì)常態(tài)化新環(huán)境下，對(duì)用戶的管理要求越來越高，這就需要進(jìn)一步的實(shí)踐和探索全新的管理服務(wù)模式，用戶除了對(duì)現(xiàn)有的檔案管理作用和優(yōu)勢(shì)了解的基礎(chǔ)上，還需要用一定的時(shí)間來理解和認(rèn)可新的管理模式。因此，對(duì)用戶進(jìn)行培訓(xùn)是一個(gè)亟待解決的問題，讓用戶盡早利用計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)掌握新的查閱技能和方法。

3、傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作任務(wù)十分繁重

目前，庫(kù)存檔案數(shù)字化是電子檔案的主要數(shù)據(jù)來源，而龐大的庫(kù)存檔案數(shù)字化工作是電子檔案管理面臨新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)為：一是進(jìn)行數(shù)字化掃描，要購(gòu)置掃描設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備。二是掃描檔案信息的工作量大，要在短時(shí)期完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，人力需求量很大，所以，必須加大人力、財(cái)力為檔案信息數(shù)字化服務(wù)的資金投入力度。

三、經(jīng)濟(jì)常態(tài)化檔案管理的方法

1、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案的管理工作過程中，對(duì)科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)路的運(yùn)用是由檔案管理人員來完成的。檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能水平的高低，直接影響到檔案管理的質(zhì)量和效率。為了提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的水平，既要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，又要注重科學(xué)知識(shí)技術(shù)的學(xué)習(xí)和更新。檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，包括對(duì)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的掌握、網(wǎng)絡(luò)檔案查找和信息的分布。檔案管理人員需要與時(shí)俱進(jìn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)，不斷更新先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)常態(tài)化的新要求。

2、重視檔案設(shè)備配置的先進(jìn)性

在二十一世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，社會(huì)的穩(wěn)定、可持續(xù)的發(fā)展，對(duì)檔案設(shè)備的配置質(zhì)量和要求越來越高。只有實(shí)現(xiàn)檔案設(shè)備配置不斷地更新，才能保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。檔案管理人員應(yīng)高度重視檔案設(shè)備配置的先進(jìn)性，并且加強(qiáng)檔案事業(yè)對(duì)公眾的宣傳，強(qiáng)化從而得到領(lǐng)導(dǎo)以及社會(huì)的廣泛支持。

3、加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件的研究

知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下的檔案管理模式，主要是將檔案信息轉(zhuǎn)化為電子文件的信息形式，因此，為了確保網(wǎng)上檔案管理工作的順利完成，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件的深入研究。通過對(duì)歸檔電子文件的深入研究，保證了網(wǎng)上檔案管理工作的質(zhì)量，提高了網(wǎng)上檔案管理工作的效率。

4、構(gòu)建檔案信息的組織模式

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的規(guī)?；?，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)路平臺(tái)在檔案管理工作中的使用，構(gòu)建檔案信息的組織模式，通過分布式的信息系統(tǒng)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理、收集。在網(wǎng)上檔案信息的管理工作中，檔案信息的組織模式主要是以數(shù)字檔案館的形式存在的，因此，要實(shí)現(xiàn)檔案電子文件接收與傳遞的自動(dòng)化，必須重視網(wǎng)上檔案的現(xiàn)代化管理和數(shù)字檔案館的建設(shè)發(fā)展。

四、結(jié)論

在經(jīng)濟(jì)常態(tài)化形勢(shì)下，檔案管理發(fā)生了新的變化，在檔案管理的內(nèi)容、形式都有了新的變化，形成了檔案管理電子化的電子文件模式，這種管理模式，有效的保證了檔案管理工作的質(zhì)量，提高了檔案管理工作的效率，起到了為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)的全面發(fā)展助推作用，實(shí)現(xiàn)了為全社會(huì)公眾快捷、高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。