畢衛(wèi)堃

摘要：本文從網(wǎng)絡(luò)化辦公方式入手，簡(jiǎn)要的闡明了檔案在無紙化辦公后如何進(jìn)行歸檔。

關(guān)鍵字：自動(dòng)化 電子文件 檔案

現(xiàn)代社會(huì)的網(wǎng)絡(luò)日益發(fā)達(dá)，簡(jiǎn)單的紙質(zhì)辦公已經(jīng)跟不上當(dāng)代形式的要求，全新的網(wǎng)絡(luò)化辦公方式既能簡(jiǎn)化了辦公程序，又能提高了工作效率，同時(shí)，也能使檔案工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化管理。在這種新辦公方式下，就產(chǎn)生了電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件并存的情況，如何能科學(xué)、高效、合理的收集、整理和歸檔電子文件，是我們進(jìn)一步研究新的課題。

一、無紙化辦公的特點(diǎn)

辦公自動(dòng)化是Office Automation的縮寫（簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)），本意為利用技術(shù)的手段提高辦公效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。它的產(chǎn)生對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

（一）電子文件改變了文件處理和運(yùn)轉(zhuǎn)方式

電子文件中的信息不是靜態(tài)、固定不變的，可以隨時(shí)進(jìn)行存儲(chǔ)或刪除，其內(nèi)容可以從一種載體上分離出來轉(zhuǎn)移到另一種載體上。其利用也不受時(shí)空限制，能夠同時(shí)滿足多用戶的需要，實(shí)現(xiàn)信息共享。

（二）節(jié)約人力、物力，有效的提高了工作效率

協(xié)同辦公是大多數(shù)企業(yè)實(shí)行無紙化辦公的最主要出發(fā)點(diǎn)。通過無紙化辦公，企業(yè)的會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)、質(zhì)檢報(bào)告、通知通告等，都可以通過OA系統(tǒng)向特定對(duì)象予以發(fā)布，由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過程完全實(shí)現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，大大減少了辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材，既節(jié)省了人力、物力、財(cái)力，又實(shí)現(xiàn)了信息共享。同時(shí)，運(yùn)用電腦進(jìn)行操作后，文件的存檔以及查找等更加方便，快捷，從而大大提高了工作效率。

二、電子檔案的收集、整理、歸檔和保管

（一）電子檔案的收集和整理

？電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說明。凡是反映本單位工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件均屬收集范圍。各單位在工作活動(dòng)中形成或采用的具有查考利用價(jià)值的各類電子文件及各種計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)形成的電子文件（包括相應(yīng)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件和數(shù)據(jù)文件）均應(yīng)歸檔保存。

（二）電子文件的歸檔

1、明確電子文件的歸檔條件，嚴(yán)把歸檔檢測(cè)關(guān)。首先，必須確定歸檔范圍是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔時(shí)，完成文書處理程序后再歸檔保存；其次，要有完整、齊全的電子文件相輔。對(duì)于收發(fā)文來說，必須是全文信息，從文件設(shè)計(jì)、修改和形成階段做起，使電子文件格式與環(huán)節(jié)相匹配。確保電子文件的歸檔質(zhì)量，認(rèn)真檢查電子文件內(nèi)容是否完整、真實(shí)、有效，是否感染電子病毒。從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁盤或光盤等載體以便長(zhǎng)期保存。嚴(yán)格按照不同的保管期限，分別歸檔，分盒排列，分柜保管。

2、建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)體系。電子文件的歸檔管理還在摸索之中，在某些單位或部門，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，沒有形成網(wǎng)絡(luò)體系，不同軟件形成的數(shù)據(jù)難以轉(zhuǎn)換，給電子文件歸檔造成困難。其主要原因：一是沒有統(tǒng)一管理，同一單位多個(gè)部門，多層管理，各自為政，多數(shù)檔案工作者缺乏計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，使建成的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不能完全符合檔案?jìng)鬏斠?。二是電子文件是靠網(wǎng)絡(luò)生存，一旦網(wǎng)絡(luò)被破壞，電子文件就會(huì)丟失。

3、明確電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著電子文件的不斷產(chǎn)生使工作效率及社會(huì)效益有了明顯的提高，同樣也涉及到了許多問題。如：安全、保密、歸檔、管理、利用等問題。這就需要抓緊制定電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件的登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全、密級(jí)以及專利維護(hù)等標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善電子文件的全過程管理制度，做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

三、電子文件檔案的保管和利用

（一）電子檔案的利用

電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分得到利用才能體現(xiàn)其價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對(duì)開放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì)；檔案利用人員能夠申請(qǐng)查閱，提交的查閱申請(qǐng)能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級(jí)審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目芍苯訉徍耍枰峤活I(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的則需要進(jìn)行多級(jí)審批；審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)進(jìn)行有效登記，利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱要有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。

（二）電子文件的保管

由于電子檔案的載體為磁盤、磁帶、光盤等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因?yàn)楸４娌簧茣?huì)造成破碎、形變或其它損壞，也可能由于操作不當(dāng)造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用專門的裝具和進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。

首先，電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤、光盤的穩(wěn)定性，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。

其次，必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。應(yīng)每年一次檢測(cè)，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫校驗(yàn)。發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以確保檔案的安全性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。