馬莉苑

年鑒索引的規(guī)范化思考

馬莉苑

筆者隨機(jī)選取了29種2011版的年鑒進(jìn)行調(diào)查，并結(jié)合編制《奉賢年鑒》索引的實(shí)踐，總結(jié)了目前國(guó)內(nèi)年鑒索引的現(xiàn)狀，分析了其編制滯后的原因并提出了解決的方法。

年鑒；索引；規(guī)范

年鑒是“系統(tǒng)匯輯上一年度重要的文獻(xiàn)信息，逐年編纂連續(xù)出版的資料性工具書”。作為工具書的年鑒，其檢索系統(tǒng)是必不可少的一環(huán)，一般年鑒的檢索系統(tǒng)包括目錄和索引。自從20世紀(jì)80年代“年鑒熱”涌現(xiàn)以來，年鑒事業(yè)欣欣向榮，各種類型的年鑒層出不窮，年鑒的讀者群也不斷擴(kuò)大。相對(duì)于年鑒事業(yè)的迅猛發(fā)展，年鑒索引的發(fā)展卻是滯后了許多。如何編好年鑒索引，目前大家都在探索中，年鑒索引編制也沒有統(tǒng)一的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，年鑒索引亟待規(guī)范。為此，筆者隨機(jī)選取了29種2011版的年鑒進(jìn)行調(diào)查，并結(jié)合編制《奉賢年鑒》索引的實(shí)踐，提一些粗淺之見。

一、年鑒索引編制現(xiàn)狀調(diào)查

20世紀(jì)80年代，國(guó)內(nèi)年鑒基本上都沒有索引，90年代中期也僅有30%左右的年鑒編有索引。年鑒索引的發(fā)展相對(duì)年鑒的發(fā)展可以說是非常緩慢的，劉淑波2007年發(fā)表的《年鑒探微》一文中對(duì)2000年后出版的50種年鑒所做的調(diào)查顯示“有16種年鑒編制了索引，占總量的32%”。較90年代中期近十年才提高兩個(gè)百分點(diǎn)，不可謂不慢。從筆者這次調(diào)查的2011版最新出版的29種年鑒來看，27種年鑒編有索引，占93.10%。這29種大多為江浙滬地區(qū)的年鑒，質(zhì)量在全國(guó)范圍也算比較好的，至于其他地區(qū)的年鑒，編有索引的比例肯定是達(dá)不到這個(gè)水平的。但就是這27種已經(jīng)編纂索引的年鑒中，同樣存在著諸多的問題。

1.索引種類相對(duì)單一。27種年鑒都采用主題（或內(nèi)容）分析索引方法。22種年鑒只有主題索引一種，占總量的81.48%，只有5種年鑒設(shè)有兩種以上的索引，僅占18.52%。如《上海文化年鑒》另設(shè)人名索引，《武進(jìn)年鑒》有人名索引和地名索引，《浦東年鑒》《鼓樓年鑒》《張家港年鑒》設(shè)有圖照索引和表格索引。

2.索引格式不規(guī)范。（1）編制說明不規(guī)范。一般來說，索引開頭必須要有索引凡例或編制說明，對(duì)本索引的編制方法和收錄范圍作簡(jiǎn)要說明，以備查考。此次抽查中發(fā)現(xiàn)還有一種年鑒未作任何說明。26種年鑒中雖然有說明，但有的含糊其詞，讀者難以捉摸。再如收錄范圍，只有4種年鑒明確標(biāo)明大事記、特載、附錄等未作索引，其他大部分年鑒對(duì)沒有收錄進(jìn)去的，都未作說明。有的未說明排列方式，還有的明確說明是主題分析法，但許多標(biāo)目卻不是主題詞，這樣很容易使人混淆。（2）主題詞提取不規(guī)范。很多時(shí)候，標(biāo)引的主題詞都是直接照搬年鑒條目名稱，而不是從正文中抽取索引詞。未對(duì)抽取的主題詞規(guī)范加工，導(dǎo)致錯(cuò)誤很多；或者直接將條目標(biāo)題轉(zhuǎn)化為索引標(biāo)目，失去了標(biāo)引的真正意義。（3）索引編排不規(guī)范。一些索引對(duì)標(biāo)目中的多音字、重音字沒有甑別出來，導(dǎo)致索引標(biāo)目排序錯(cuò)誤。還有的采用了兩級(jí)標(biāo)目，其中一級(jí)標(biāo)目按漢語拼音排序，而二級(jí)標(biāo)目卻按主題詞所在的頁(yè)碼排序。這樣顯得很雜亂，像目錄而不是索引，非常不嚴(yán)謹(jǐn)、不科學(xué)。

3.索引的廣度和深度不夠。有的年鑒雖然編了索引，但過于簡(jiǎn)單，只是條目標(biāo)題的細(xì)化，缺乏應(yīng)有的標(biāo)引深度。標(biāo)引深度指平均每一文獻(xiàn)給予的索引條目數(shù)量。索引深度決定索引的規(guī)模，反映內(nèi)容的揭示程度或水平，是索引編制規(guī)劃中應(yīng)加以明確的重要內(nèi)容。國(guó)內(nèi)對(duì)標(biāo)引深度的測(cè)量，目前有兩種做法，一種是采用索引比（索引款目數(shù)與條目總數(shù)之比）為指標(biāo)；另一種，采用索引篇幅與正文篇幅比例作為指標(biāo)。按后一種方法計(jì)算，26種年鑒中，索引篇幅占全書篇幅5%以上的僅有4種，分別為《蕭山年鑒》《浦東年鑒》《普陀年鑒》和《黃浦年鑒》；篇幅占4%—5%之間的也僅有5種占18.52%；篇幅在3%—4%的有10種占37.04%；篇幅在3%以下的有8種占29.63%。雖然篇幅的多少不能代表全部，但也從側(cè)面說明了一個(gè)問題，大多數(shù)年鑒索引還只是停留在“有”的層面，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到“深”和精的要求。有的年鑒甚至只是提取條目標(biāo)題中的主題詞來做標(biāo)目，對(duì)深層次的內(nèi)容根本沒有做任何主題分析，這只是目錄的細(xì)化。盡管這樣的索引也符合年鑒要求，但標(biāo)引深度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，這就導(dǎo)致索引的作用大打折扣，讀者想尋找隱藏在正文中的線索根本無從下手。年鑒條目中記載的內(nèi)容非常豐富，如果把索引做得更細(xì)一些，主題分析更深一些，用多個(gè)標(biāo)目從多角度來反映條目的內(nèi)涵，這樣編出的索引才能更加適應(yīng)廣大讀者的檢索要求。索引的廣度和深度的缺乏，從缺乏參見系統(tǒng)中也可見一斑。調(diào)查的27種年鑒中，大部分沒有參見系統(tǒng)。

27種年鑒索引編制調(diào)查表

（續(xù)表）

二、年鑒索引編制滯后原因分析

從筆者的調(diào)查情況來看，年鑒索引的編制現(xiàn)狀令人堪憂，應(yīng)該說大大落后于年鑒事業(yè)的發(fā)展，也成為年鑒擴(kuò)大實(shí)用性的軟肋。造成年鑒索引落后的原因，筆者認(rèn)為主要有3點(diǎn)。

1.主觀上對(duì)年鑒索引重視不夠。年鑒工作者存在著索引可有可無的錯(cuò)誤理解。正是由于這種主觀上的輕視，導(dǎo)致即使編制了索引，也僅僅停留在形式上，比如目錄中提取主題詞，這樣的索引編制出來，檢索范圍狹隘，實(shí)用意義不大，因而造成更多人對(duì)索引的輕視。

2.缺少專業(yè)的索引編制人員。這一點(diǎn)大部分年鑒編輯部有切身體會(huì)。編制索引，是一種學(xué)術(shù)性兼技術(shù)性工作，看似容易，做起來卻很難。年鑒作為“官書”，年鑒編輯部大多為機(jī)關(guān)或事業(yè)單位，編輯人員大多對(duì)檢索理論不甚了解或只是略懂皮毛，在這種情況下選擇不編索引也就不足為奇了。2009年我國(guó)出臺(tái)了《索引編制規(guī)則（總則）》，但是，年鑒行業(yè)至今未形成可供操作的年鑒索引編制標(biāo)準(zhǔn)。由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，許多編輯對(duì)年鑒索引的理解主要還是來源于老編輯的經(jīng)驗(yàn)介紹。無法開展規(guī)模培訓(xùn)也造成了年鑒索引編制知識(shí)普及的困難。

3.其他因素的影響。（1）出版時(shí)間沖突。年鑒講究時(shí)效性，特別是進(jìn)入校對(duì)階段后，為了趕出版周期，時(shí)間排得非常緊湊，而索引必須在終校完成后才可以編制，時(shí)間上的沖突往往使一些領(lǐng)導(dǎo)作出趕出版而放棄索引或敷衍了事的決定。《奉賢年鑒》雖然校對(duì)后期非常緊張，但在終校后還要留出一周的時(shí)間安排編制索引，如果站在讀者的角度，那多出來一周就非常有必要了。編年鑒的目的就是要有人使用，如果辛辛苦苦編出來的年鑒由于缺乏完整的檢索系統(tǒng)，查不到所需的信息，最后導(dǎo)致讀者放棄使用年鑒，這是得不償失的。（2）版面沖突。通常一本區(qū)縣級(jí)地方綜合年鑒，版面文字大約在100萬字，為了保證正文的內(nèi)容，索引的篇幅變成了被壓縮的一方。（3）經(jīng)費(fèi)沖突。沒有專職索引編制者，想要編制索引，必須邀請(qǐng)專業(yè)人員，這就涉及到經(jīng)費(fèi)問題。所以存在著因經(jīng)費(fèi)緊張而放棄編制索引的情況。

三、提高年鑒索引編制質(zhì)量的幾點(diǎn)看法

索引是年鑒全書的重要組成部分。編制符合規(guī)范化要求的年鑒索引是當(dāng)務(wù)之急。年鑒索引的篇幅不一定多，但其包含的信息量要高、專指性要強(qiáng)。

1.重視索引編制工作。要改變過去索引無用的觀念，主觀上重視索引的規(guī)范編制，努力提高索引理論和技術(shù)水平，保證索引的編制質(zhì)量，使年鑒真正成為資政于民的案頭工具書。筆者認(rèn)為主要從經(jīng)費(fèi)、人員、時(shí)間、篇幅四個(gè)方面引起重視，即由于編制索引或聘請(qǐng)專業(yè)人員而增加的經(jīng)費(fèi)保障、索引編制人員的培訓(xùn)保障、索引制作期限的時(shí)間保障和索引規(guī)模篇幅保障。如果年鑒的決策者能做到這四個(gè)方面的重視，那么索引編制也可以是一項(xiàng)不難的任務(wù)。

2.加強(qiáng)年鑒索引編制的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。對(duì)編輯人員要進(jìn)行索引理論和編制技術(shù)的培訓(xùn)。一方面，可以通過參加培訓(xùn)班的方式學(xué)習(xí)，另一方面可以邀請(qǐng)專家上門一對(duì)一地輔導(dǎo)。筆者認(rèn)為后一種方法更具有針對(duì)性，見效也比較快。另一方面也要加大對(duì)編輯應(yīng)用現(xiàn)代手段編制技術(shù)的培訓(xùn)。比如，現(xiàn)在有一些專門的索引編制軟件，如“索引之星”，可以直接在方正、華光、維思、飛騰、P S等排版系統(tǒng)中抽詞標(biāo)引，并將頁(yè)碼自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到索引標(biāo)目中，縮短編制時(shí)間，大大提高編纂效率和質(zhì)量。軟件的學(xué)習(xí)相對(duì)于索引理論的學(xué)習(xí)來說要簡(jiǎn)易得多，也符合現(xiàn)代信息化的趨勢(shì)，必要的索引知識(shí)配合軟件，就能順利編纂出合格的年鑒索引。

3.加強(qiáng)年鑒索引編制規(guī)范化建設(shè)。

（1）擴(kuò)大索引范圍。年鑒作為資料性工具書，每部分都有其信息價(jià)值，因此標(biāo)引范圍除了正文以外，還應(yīng)涵蓋大事記、特載、專文、附錄、文件選目、人物、統(tǒng)計(jì)資料等內(nèi)容，文中的圖片和表格甚至彩頁(yè)也可列入索引范圍。這些內(nèi)容僅用主題索引的話編制會(huì)有難度，也不利于檢索，因此筆者建議，可根據(jù)實(shí)際情況，適當(dāng)增加人名索引、地名索引、圖片索引、表格索引等專有索引，這些索引編制簡(jiǎn)單，也便于檢索。

（2）拓展索引的深度。在我國(guó)年鑒的檢索系統(tǒng)中，一般平均一個(gè)條目可以從1－5個(gè)主題角度來檢索。不妨從5個(gè)方面著手拓展索引深度。對(duì)重要條目、參考價(jià)值較高的條目可以從多角度抽取主題詞；深挖隱含主題和主題因素，深入分析每個(gè)主題的構(gòu)成因素，從中抽取主題詞；提煉概括性主題詞，內(nèi)容有共性或者相互聯(lián)系的主題，在標(biāo)引多個(gè)主題詞的同時(shí)，可以提煉出概括性主題詞，方便檢索；對(duì)于相同主題的內(nèi)容可以將相關(guān)內(nèi)容所在的頁(yè)碼串聯(lián)起來，統(tǒng)一排列在主題詞后面；對(duì)類目主題詞所包含的內(nèi)容按照上下、隸屬、總分關(guān)系分清級(jí)次，編制分級(jí)索引，以便讀者作深度檢索。

（3）規(guī)范編寫主題詞。主題詞是構(gòu)成索引的基本要素，主題詞的選取也是索引質(zhì)量高低的關(guān)鍵。要全面提煉文獻(xiàn)主題，一切有價(jià)值的文獻(xiàn)均應(yīng)得到體現(xiàn)。同時(shí)標(biāo)引時(shí)，主題詞的內(nèi)涵和外延應(yīng)相互吻合，避免籠統(tǒng)、空泛。如“新產(chǎn)品開發(fā)”“學(xué)術(shù)交流”等含義太廣，反而失去了檢索價(jià)值。主題詞本身文字要精煉，要有專指性，一詞一義。主題詞的中心詞要前置或使用被動(dòng)式，不要用描述性的語言。

（4）嘗試建立參見系統(tǒng)。參見系統(tǒng)是通過將語義關(guān)系引入揭示系統(tǒng)，改進(jìn)檢索的手段，不僅僅在印刷型年鑒索引中具有使用價(jià)值，而且有助于在電子環(huán)境下將知識(shí)結(jié)構(gòu)引入系統(tǒng)，改進(jìn)年鑒數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索。建立參見系統(tǒng)的目的是為讀者提供多途徑檢索的可能。通過參見系統(tǒng)，把相關(guān)主題的內(nèi)容串聯(lián)起來，既節(jié)省了篇幅，又節(jié)省檢索時(shí)間。目前國(guó)內(nèi)的年鑒索引中參見的使用仍然比較薄弱。至少在調(diào)查的29種年鑒中，沒有一種設(shè)有規(guī)范的參見系統(tǒng)。所以，參見系統(tǒng)的建立是目前國(guó)內(nèi)年鑒索引編制中一個(gè)需要引起逐步重視的內(nèi)容。

1.徐松：《我國(guó)索引年鑒編制技術(shù)現(xiàn)狀試析》，《山東圖書館學(xué)刊》1993年第4期。

2.劉淑波：《年鑒索引探微》，《中國(guó)索引》2007年第1期 。

3.葛永慶：《年鑒索引及其編纂實(shí)踐》，《2005年中國(guó)索引學(xué)會(huì)年會(huì)暨學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集》。

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馬莉苑，上海市奉賢區(qū)地方志辦公室 （上海 201499）

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