【摘要】高校外事檔案管理是高校檔案管理實(shí)體分類中的一類。高校外事檔案的管理工作對(duì)高校的對(duì)外交流及高校自身的發(fā)展有著重要意義。傳統(tǒng)的檔案管理已不能滿足目前高校發(fā)展的要求。本文對(duì)高校如何改進(jìn)其外事檔案管理工作提出了建議。改革開(kāi)放20余年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)外開(kāi)放的深入開(kāi)展，隨著信息時(shí)代的悄然來(lái)臨，隨著國(guó)內(nèi)高校間強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合和不斷擴(kuò)大的對(duì)外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來(lái)。

【關(guān)鍵詞】外事檔案；重要性；管理

高校外事檔案管理乃是高校檔案管理實(shí)體分類中的一類，主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體等。

高校外事檔案要收集的內(nèi)容包括雙方合作協(xié)議，備忘錄，紀(jì)要，總結(jié)等相關(guān)重要文字材料。同時(shí)還有雙方交流合作過(guò)程中形成的錄像，影像，圖片，電子信息等資料。也包括相互贈(zèng)送的一些具有保存和紀(jì)念意義的實(shí)物等。加強(qiáng)對(duì)這些檔案資料的收集、整理和使用，也體現(xiàn)了學(xué)校合作交流工作的水平，其重要性不容忽視。

社會(huì)各方面的迅猛發(fā)展使得上至國(guó)家下至學(xué)校都為不斷充實(shí)自身的實(shí)力而尋求國(guó)際間的交流與合作，全球一體化的步伐更成為了形式多樣，類型繁多的國(guó)際交流與合作的推動(dòng)力。

高校外事檔案已成為現(xiàn)代高校檔案管理中十分重要的內(nèi)容之一，它可以反映高校合作交流工作的概況和水平，對(duì)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展起著積極的作用。

高校外事檔案可成為連接各合作單位，團(tuán)體，個(gè)人的橋梁，是雙方開(kāi)展具體合作與交流工作的重要依據(jù)和見(jiàn)證。對(duì)加強(qiáng)與推進(jìn)高校與合作交流方的進(jìn)一步合作與交流具有十分重要的作用。

一、高校外事檔案的重要性

改革開(kāi)放20余年來(lái)，隨著我國(guó)對(duì)外開(kāi)放的深入開(kāi)展，隨著信息時(shí)代的悄然來(lái)臨，隨著國(guó)內(nèi)高校間強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合和不斷擴(kuò)大的對(duì)外交流與合作，高校外事檔案的重要性也日漸凸現(xiàn)出來(lái)。由于其自身固有的特殊性，外事檔案的管理已越來(lái)越受到各方面的高度重視。國(guó)家教育部在高校外事工作的基本原則中明確規(guī)定：外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開(kāi)發(fā)利用，外事檔案工作必須納入學(xué)校外事工作計(jì)劃和管理制度中，落實(shí)到學(xué)校有關(guān)部門外事人員的職責(zé)范圍，做到布置、檢查、總結(jié)外事工作同步進(jìn)行。

過(guò)去的外事檔案管理更多的是把檔案管理工作看作簡(jiǎn)單的資料保管，而檔案管理者更象是倉(cāng)庫(kù)保管員，他們僅進(jìn)行基本的歸檔材料收集整理，工作缺乏能動(dòng)性。所以其工作方式和管理方式都顯得極為被動(dòng)，檔案資料的信息、情報(bào)價(jià)值和使用價(jià)值幾乎沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，更逞論大范圍地開(kāi)發(fā)利用了。這樣，投入了大量人力、物力、財(cái)力進(jìn)行收集處理的信息資源悄無(wú)聲息地被流失和湮沒(méi)，造成了巨大的資源浪費(fèi)。隨著社會(huì)更加開(kāi)放、更加快速地發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不能適應(yīng)今天的社會(huì)需求。

高校的外事檔案管理是高校檔案管理的“特區(qū)”，是高校外事活動(dòng)及對(duì)外發(fā)展的中樞。高校外事檔案管理工作的成功與否，直接影響到外事工作水平的高低，影響到學(xué)校在國(guó)內(nèi)外的知名度，影響到學(xué)?？蒲械陌l(fā)展及教育工作效率的提高，影響到學(xué)校教職工和廣大學(xué)生面對(duì)全球范圍競(jìng)爭(zhēng)的心理和目標(biāo)定位，影響到學(xué)校掌握國(guó)際、國(guó)內(nèi)的科學(xué)動(dòng)態(tài)并及時(shí)調(diào)整自身的發(fā)展戰(zhàn)略等等?？傊咝Ｍ馐聶n案的工作技術(shù)、管理開(kāi)發(fā)方式和管理水平的提高對(duì)高校的全面發(fā)展至關(guān)重要。

二、高校外事檔案的技術(shù)化

做好高校外事檔案工作除在思想認(rèn)識(shí)上引起足夠重視外，還應(yīng)注意在實(shí)際工作中的技術(shù)支持。高校外事檔案工作應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)，以先進(jìn)技術(shù)科學(xué)管理為條件，以情報(bào)收集和服務(wù)群體為核心。在目前建章立制、規(guī)范管理已基本完成的前提下，如何應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)科學(xué)管理以服務(wù)于群體具有重要意義。

首先，引入信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為當(dāng)務(wù)之急，把簡(jiǎn)單的外事檔案管理發(fā)展成檔案、信息、情報(bào)的管理系統(tǒng)就使這項(xiàng)工作本身有了更廣泛的外延，把死的資料變成了活的資信，從而賦予它更大的社會(huì)價(jià)值?，F(xiàn)代信息技術(shù)是以數(shù)字化、高速化、集成化和智能化為發(fā)展趨勢(shì)的。計(jì)算機(jī)作為辦公用具可以大大提高檔案管理中的資信容量和辦公效率，在此基礎(chǔ)上建立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以快速查閱各種類型的資料，這對(duì)現(xiàn)代化外事檔案管理來(lái)說(shuō)是不可或缺的。同時(shí)，學(xué)校的教職工和學(xué)生也可以利用該信息資源與外界進(jìn)行溝通和交流，一了解最新的科技、教育、研究等方面的發(fā)展動(dòng)態(tài)，為自己工作和學(xué)習(xí)做準(zhǔn)備。利用好外事檔案工作管理系統(tǒng)，一方面可使學(xué)校內(nèi)部的管理組織機(jī)構(gòu)間能相互協(xié)調(diào)，利于領(lǐng)導(dǎo)層的垂直管理；另一方面則可在國(guó)內(nèi)外高校間起到橫向聯(lián)合的作用，容易做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，對(duì)學(xué)校建設(shè)、人才培養(yǎng)、科學(xué)研究產(chǎn)生積極的貢獻(xiàn)。此外，我們還要注重對(duì)公開(kāi)交換的信息資信做好認(rèn)真地篩選，注意機(jī)密文檔的保密工作等等。

三、高校外事檔案的國(guó)際化

在高校國(guó)際化過(guò)程中，高校的外事檔案起到了舉足輕重的作用。高校國(guó)際化給外事檔案工作帶來(lái)了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來(lái)新的機(jī)遇。

高等學(xué)校國(guó)際化進(jìn)程的推進(jìn)，需要高校從外事檔案的管理內(nèi)容、方式和管理人員的素質(zhì)水平方面加以改進(jìn)及提高，為提高我國(guó)高等教育的現(xiàn)代化水平，促進(jìn)我國(guó)高等教育體制的變革與創(chuàng)新等提供有利條件。

四、高校外事檔案的電子化

隨著高校外事工作的日益頻繁，外事檔案的數(shù)量隨之增加，內(nèi)容也日趨豐富。檔案載體更加多樣化，電子文件已成為檔案載體中的新成員，如何有效地對(duì)電子文件進(jìn)行保管和利用，是檔案工作人員不可回避的問(wèn)題。

建立健全檔案信息化管理制度。明確各方面的職責(zé)要求，使每一個(gè)參與人員負(fù)其分工范圍內(nèi)的責(zé)任。建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)檢查電子文件內(nèi)容是否齊全完整，真實(shí)可靠。建立和執(zhí)行嚴(yán)格的保管制度，歸檔電子文件應(yīng)使用光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)所有歸檔的電子文件應(yīng)作寫保護(hù)處理，使之置于只讀狀態(tài)。加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，電子文件入庫(kù)載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。

加強(qiáng)對(duì)外事檔案信息化管理人員的培訓(xùn)。明確具體管理措施，不斷地提高電子檔案制作者和管理人員的責(zé)任心，樹(shù)立一絲不茍的工作作風(fēng)，培養(yǎng)精益求精的技術(shù)水平是保證電子檔案原始性、真實(shí)性的根本措施。

利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，搞好高校外籍專家、教師檔案的管理工作。

建立外籍專家、教師個(gè)人信息的網(wǎng)絡(luò)檔案，省內(nèi)各高校間可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檔案索取滿足自己要求的外籍人才。方便、快捷、時(shí)效性強(qiáng)。幾所高校還可共同聘請(qǐng)相同類型的外籍專家、教師，實(shí)現(xiàn)人才共享，避免人才資源浪費(fèi)。

作者簡(jiǎn)介：

郭翔翊（1983.7-），重慶城市管理職業(yè)學(xué)院對(duì)外合作處助理館員，研究方向：檔案管理。