高巍

摘 要：伴隨著信息時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通訊技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到了人們的日常生活當(dāng)中，檔案管理領(lǐng)域亦不例外，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到了巨大的沖擊與影響，變革與轉(zhuǎn)型已經(jīng)迫在眉睫?；谀壳靶碌臍v史時(shí)期，有關(guān)檔案管理部門需要樹立起新的管理理念，不斷提高對(duì)檔案管理工作的信息化建設(shè)力度、大力建設(shè)高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫、健全檔案信息安全保障體系、增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)力度。對(duì)此將重點(diǎn)就信息時(shí)代背景下檔案管理工作所面臨的問題與對(duì)策展開具體的探討。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.26.048

在現(xiàn)代信息技術(shù)當(dāng)中，光纖傳輸及微縮復(fù)制存儲(chǔ)技術(shù)具有高效、快捷、精確的信息傳輸及存儲(chǔ)優(yōu)勢，其對(duì)于當(dāng)前時(shí)期檔案管理工作產(chǎn)生了極為深遠(yuǎn)的影響。但與此同時(shí)我們也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，任何事物必然有其兩面性的特點(diǎn)，現(xiàn)代科技亦是如此，其一方面能夠?yàn)闄n案管理工作帶來新的發(fā)展機(jī)遇，但另一方面也會(huì)使得傳統(tǒng)檔案管理工作遭受巨大的挑戰(zhàn)與考驗(yàn)。因此就展開相關(guān)的研究工作便具有極其重要的作用與價(jià)值，應(yīng)當(dāng)引起人們的重視與思考，下文將重點(diǎn)就信息時(shí)代檔案管理工作所面臨的主要問題及應(yīng)對(duì)策略予以分析、討論。

1 信息時(shí)代檔案管理工作所面臨的主要問題

1.1 管理軟件缺乏普遍適用性

伴隨著信息軟件技術(shù)與計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的快速發(fā)展，對(duì)于檔案管理軟件的研發(fā)力度持續(xù)擴(kuò)大。盡管相關(guān)的管理軟件能夠滿足于檔案管理工作的絕大部分需求，然而由檔案管理越來越趨向于信息化的角度來看，當(dāng)前階段的檔案管理軟件已經(jīng)很難再滿足于檔案管理和電子政務(wù)系統(tǒng)、一體化自動(dòng)辦公系統(tǒng)的發(fā)展需求。另外，有關(guān)檔案部門所采用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、軟件版本不一致，也會(huì)使得檔案信息管理工作難以做到最大程度的信息共享，由此也就使得檔案管理的信息化及現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程長時(shí)間未取得有效進(jìn)展。

1.2 標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化程度較低

從檔案管理工作本身來說，其核心基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，但是在目前的信息時(shí)代大背景之下，檔案管理的基礎(chǔ)卻并未能夠?qū)⑦@一前提良好的體現(xiàn)出來。檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在形式方面不盡相同，不同的層次劃分十分明顯，這也就導(dǎo)致有關(guān)管理工作在標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)質(zhì)量以及開發(fā)力度及共享程度方面均較為不足，難以適應(yīng)在信息時(shí)代之下的檔案信息資源共享需求。鑒于多方面因素的影響，諸如歷史遺留問題，導(dǎo)致檔案目錄細(xì)則的兼容性較差，絕大多數(shù)系統(tǒng)軟件在系統(tǒng)內(nèi)容的可移植性上普遍較差，并且截止目前，依然沒有產(chǎn)生出統(tǒng)一性的檔案自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)，只有針對(duì)某一檔案館及某項(xiàng)專業(yè)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而諸如此類的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范難以在更大的范圍內(nèi)進(jìn)行推廣，這也在某種程度上導(dǎo)致了檔案信息工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化出現(xiàn)了一定的滯后性。

1.3 安全性與保密性有待提高

在信息時(shí)代的大背景之下，傳統(tǒng)的檔案管理工作正逐步由人工管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊男畔n案管理方式。電子檔案具備較為明顯的可更改性，其對(duì)于整體檔案的完整性及安全性則會(huì)產(chǎn)生較大的隱患問題。一些不法人員則會(huì)借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)于原始檔案信息進(jìn)行修改、竊取甚至是損壞等，這將直接導(dǎo)致檔案信息面臨著重大的泄露及損壞風(fēng)險(xiǎn)。并且，電子檔案文件其構(gòu)成形式極為復(fù)雜，信息的存儲(chǔ)形式也極為多樣化，通常在遭遇了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓、網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒干擾等情況之時(shí)，便會(huì)使得電子檔案遭受損毀、遺失，發(fā)生不可逆轉(zhuǎn)的損失。

1.4 人員素質(zhì)水平較為落后

檔案管理者是開展檔案管理信息化的核心力量。目前，絕大多數(shù)的檔案管理機(jī)構(gòu)工作人員盡管都具備相應(yīng)的專業(yè)管理知識(shí)，然而對(duì)于信息時(shí)代下所需要具備的信息技術(shù)能力卻較為欠缺，甚至還存在有部分的檔案管理人員未能夠完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境。并且，在有關(guān)檔案管理部門中對(duì)于專業(yè)的信息技術(shù)人員較少，特別是對(duì)于既懂技術(shù)又懂管理的人才尤為稀缺，因此目前的檔案管理人員普遍綜合素質(zhì)偏低，這也是造成檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展受到影響的主要因素。

2 應(yīng)對(duì)檔案管理工作主要問題的策略

2.1 大力開展信息化建設(shè)

基于目前的信息時(shí)代大背景之下，檔案信息化管理的終極目標(biāo)便是為了促使檔案資源能夠得以最大化的共同分享，以使其價(jià)值得以最大程度的得以利用。為了達(dá)成這一目標(biāo)，就要持續(xù)增強(qiáng)對(duì)檔案資源的信息化建設(shè)工作。首先，需要充分應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息的自動(dòng)化處置，進(jìn)而對(duì)檔案、文件等信息能夠采取一體化的管理，這樣不但有助于保障對(duì)檔案信息的高效獲取，并且也可對(duì)于不同載體的檔案信息進(jìn)行更加多元化的存儲(chǔ)，同時(shí)應(yīng)用計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)將其進(jìn)行合并，并由此產(chǎn)生出文字、聲音、圖像等共同構(gòu)成的新型檔案資源，由此便可極大的豐富檔案信息資源的表現(xiàn)形式；其次，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸、無障礙交流，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息資源的高效共享。

2.2 建設(shè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)庫

在信息時(shí)代的大背景之下，檔案信息的基礎(chǔ)形式通常以數(shù)字為主，這也就是人們通常所說的數(shù)據(jù)信息，而借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠促使檔案信息的快速傳遞成為現(xiàn)實(shí)。并基于此所產(chǎn)生出的數(shù)字檔案必須要利用某種形式來進(jìn)行存儲(chǔ)，基于此數(shù)據(jù)庫也便應(yīng)運(yùn)而生。因而檔案管理部門應(yīng)當(dāng)構(gòu)建起一個(gè)具有較高質(zhì)量水平的數(shù)據(jù)庫來保障檔案管理工作的有序進(jìn)行。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)完成后，應(yīng)當(dāng)切實(shí)做好相應(yīng)的后期運(yùn)營及維護(hù)工作，并借此來保障整體數(shù)據(jù)信息的安全與完整。

2.3 健全檔案信息安全保障體系

在檔案管理工作所包含的各類信息資源，隊(duì)伍政治、經(jīng)濟(jì)、文化等建設(shè)工作均發(fā)揮著至關(guān)重要的作用與價(jià)值。在當(dāng)前的信息時(shí)代，檔案信息化建設(shè)速度日益加快，相應(yīng)的安全問題也愈發(fā)突出，為了更加有效的保障檔案信息的安全性，便應(yīng)建立健全相關(guān)的檔案信息安全保障體系。此體系則主要涵括有以下兩部分：第一，檔案信息的存儲(chǔ)安全；第二，檔案信息的應(yīng)用安全。在信息技術(shù)的快速發(fā)展的同時(shí)也使得信息的競爭愈發(fā)激烈，這在某種程度上也對(duì)信息安全敲響了警鐘。對(duì)此可采取身份認(rèn)證、密鑰管理等安全手段來加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全性。

2.4 增強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)力度

伴隨著信息時(shí)代的來臨，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作之中的應(yīng)用愈發(fā)廣泛，這也就使得相關(guān)的管理人員必須要在明確掌握檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)各類現(xiàn)代化技術(shù)的了解與掌握，例如基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)錄入以及常規(guī)的網(wǎng)絡(luò)管理等。只有在掌握了管理知識(shí)與技術(shù)技能后，方可確保檔案管理人員能夠勝任當(dāng)前信息時(shí)代的檔案管理工作，并以此來實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案管理工作的長久發(fā)展與完善，推動(dòng)檔案管理水平逐步提升。

3 結(jié)束語

總而言之，伴隨著當(dāng)前信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作也面臨著一些新的問題，諸如管理軟件缺乏普遍適用性、標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化程度較低、安全性與保密性有待提高、人員素質(zhì)水平較為落后等，對(duì)此本文結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)提出了大力開展信息化建設(shè)、建設(shè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)庫、健全檔案信息安全保障體系、增強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)力度等應(yīng)對(duì)措施，有效的提高了檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。最終希望借助于本文的分析探討，能夠?yàn)橛嘘P(guān)的檔案管理工作者提供一些有價(jià)值的參考信息。

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