金洪亮

(中國石油化工股份有限公司東北油氣分公司,吉林 長春130062)

在企業(yè)單位中,綜合辦公室往往具有重要的協(xié)調(diào)作用,作為公司綜合辦事的主要組織,是與外界交流互動(dòng)的主要樞紐。在相關(guān)單位中,綜合辦公室具有重要的作用,是聯(lián)系內(nèi)部組織的與外部組織的紐帶,具有協(xié)調(diào)、溝通、接待外賓、解決日常事務(wù)的作用,承擔(dān)著各方面的工作。綜合辦公室如何有效的發(fā)揮其職能及高效的實(shí)施單位運(yùn)營管理是綜合辦公室部門面臨的主要難題,下文主要就其職能特點(diǎn)、工作體會(huì)進(jìn)行分析。

1 綜合辦公室的具體職能及其特點(diǎn)

1.1 職責(zé)的輔助性

綜合辦公室是單位的綜合性工作部門,具有全方位的統(tǒng)籌作用,主要負(fù)責(zé)單位的協(xié)調(diào)、組織、服務(wù)、接待等事務(wù)。綜合辦公室重在其“綜合性”,不同于其他部門的單一性,綜合性部門在工作上主要起協(xié)調(diào)作用,輔助組織、領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)事務(wù),因此具有輔助性。綜合辦公室辦公人員需具備秘書的基本工作常識(shí),秘書學(xué)的相關(guān)理論中明確,在相關(guān)決策中,秘書機(jī)構(gòu)擔(dān)任著重要的決策輔助作用,綜合辦公室工作人員也具有秘書工作的特點(diǎn),具有參謀、決策的輔助作用,協(xié)助其他組織部門有效開展工作。

1.2 職責(zé)的綜合性

綜合辦公室工作具有全面性,首先其負(fù)責(zé)的單位運(yùn)營工作較多,如負(fù)責(zé)資料的收集、信息的提供等,其次是工作職責(zé)較多,負(fù)責(zé)政務(wù)性的工作如文件傳達(dá)、行政事務(wù)等,又負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)性的工作如檔案管理、文案策劃等。所以綜合辦公室的工作內(nèi)容非常繁雜,涉及機(jī)關(guān)工作的多方面事務(wù),既要做好內(nèi)部組織間的溝通,又要協(xié)調(diào)好外部組織間的聯(lián)系,因此綜合辦公室工作人員的工作性質(zhì)較為復(fù)雜。

1.3 機(jī)構(gòu)的從屬性

綜合辦公室具有從屬性,在機(jī)構(gòu)組成中主要從屬于上級(jí)組織,為相關(guān)的機(jī)構(gòu)提供服務(wù),建立在獨(dú)立的上下領(lǐng)導(dǎo)體系中。但是其從屬的組織機(jī)構(gòu)間存在隸屬關(guān)系,增加了其工作的范圍,需要突出的領(lǐng)導(dǎo)能力。在執(zhí)行任務(wù)中,上級(jí)發(fā)出指示后,下屬必須根據(jù)相關(guān)的規(guī)定完成任務(wù),因此這就決定了綜合辦公室部門必須從屬于相關(guān)組織部門,執(zhí)行相關(guān)的任務(wù)、完成上級(jí)交代的相關(guān)事務(wù)。

1.4 組織之間的樞紐

綜合辦公室的一個(gè)重要特點(diǎn)就是樞紐作用,是連接上下級(jí)、內(nèi)外組織的重要紐帶,上至黨委、領(lǐng)導(dǎo)部門,下至群眾等,服務(wù)的對(duì)象較廣泛,工作內(nèi)容較復(fù)雜,在組織中發(fā)揮著巨大的作用。因此綜合辦公室具有行政部門的職能特點(diǎn),能夠全方位的提供便捷的服務(wù),在一個(gè)單位中扮演著重要的角色。

2 綜合辦公室的工作體會(huì)

2.1 完善自身制度,合理規(guī)劃工作事務(wù)

科學(xué)合理的制度能夠有效提高辦公室的工作效率和工作質(zhì)量,有效的制度是規(guī)范辦公室行為的主要依據(jù)與準(zhǔn)則,是實(shí)施高效工作的基本前提,綜合辦公室作為各部門工作間的樞紐,如果缺少完善的制度、程序,則使得辦公室工作不能順利實(shí)施。只有建立完善的制度、規(guī)范的章程才能使得綜合辦公室工作有效開展,進(jìn)而更好的服務(wù)于其他組織部門。因此,必須完善綜合辦公室的工作制度,制定合理的行為準(zhǔn)則,進(jìn)而才能為辦公室執(zhí)行工作任務(wù)提供保障,與此同時(shí)還要合理規(guī)劃工作事務(wù),要將工作事務(wù)具體到每個(gè)員工,職責(zé)分明,并且鼓勵(lì)員工之間交流互動(dòng)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等,以便更好的開展辦公室工作,使辦公室工作更具常態(tài)化與科學(xué)化。

2.2 發(fā)揮優(yōu)良作風(fēng)、踐行工作理念

綜合辦公室作為重要的職能部門,工作較復(fù)雜,要求辦公室人員要縱覽全局、統(tǒng)籌兼顧,站在長遠(yuǎn)的角度權(quán)衡各項(xiàng)工作。首先辦公室工作人員要理清思路,面對(duì)不同的事項(xiàng)要分主次進(jìn)行,要善于抓重點(diǎn),分層次、合理安排才能使辦公室工作順利進(jìn)展、有條不紊。此外,作為工作人員,要不斷思考、反思,工作中要善于溝通、勤于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、善于發(fā)現(xiàn)規(guī)律,不能就事論事、擅作主張。其次,作為綜合辦公室工作人員,要具備強(qiáng)烈的責(zé)任感,在工作中要積極進(jìn)取、在面對(duì)繁雜的工作任務(wù)時(shí)要保持冷靜、客觀分析應(yīng)對(duì)策略,切實(shí)做好自己的本職工作,將工作任務(wù)落實(shí)。每完成工作事務(wù)時(shí)要及時(shí)的向上級(jí)匯報(bào),要將工作中的問題如實(shí)的反映,要誠實(shí)、不能弄虛作假,并且在工作中要保持積極的心態(tài),員工之間團(tuán)結(jié)互助,不懂的問題要及時(shí)的請(qǐng)教,不能主觀臆斷解決問題。同時(shí)要注意工作的態(tài)度問題,在單位中,對(duì)待上級(jí)與下級(jí)要持一樣的態(tài)度,同事之間要公平、平等對(duì)待。

2.3 加強(qiáng)自身職業(yè)素養(yǎng)

要做好綜合辦公室的工作事務(wù)需不斷地從自身做起、加強(qiáng)自身的職業(yè)素養(yǎng)。首先,要善于學(xué)習(xí),樹立遠(yuǎn)大目標(biāo),每天都進(jìn)行學(xué)習(xí),強(qiáng)化自身的專業(yè)素養(yǎng),豐富自己的學(xué)識(shí),提高自己的業(yè)務(wù)能力,在學(xué)習(xí)中掌握理論知識(shí),在實(shí)踐中應(yīng)用理論作指導(dǎo),不斷地提高自己的工作水平。其次,要善于幫助同事,綜合辦公室的工作就像一張網(wǎng),需要每個(gè)人團(tuán)結(jié)互助才能開展工作,在工作中要善于溝通、思考,當(dāng)與同事出現(xiàn)分歧時(shí),要多反思,從自身分析問題原因。最后,要以身作則,尤其是作為領(lǐng)導(dǎo),要以身作則,以自己良好的作風(fēng)、職業(yè)素養(yǎng)為職工樹立學(xué)習(xí)的模范。此外,作為職員,要以單位的利益為主,牢記自己的使命,服務(wù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、部門,在工作中要嚴(yán)于律己、樂于奉獻(xiàn)。

2.4 加強(qiáng)各組織的合作關(guān)系

綜合辦公室管理中要充分發(fā)揮其優(yōu)勢,切實(shí)做好各部門之間的聯(lián)絡(luò)。綜合辦公室應(yīng)該主動(dòng)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)外部組織,一是與上級(jí)機(jī)關(guān)的聯(lián)絡(luò),要明確上級(jí)主管的要求、工作目標(biāo)、工作內(nèi)容,將其具體落實(shí);二是橫向協(xié)調(diào),即綜合辦公室與其他組織單位的溝通與交流,從而多方位的加強(qiáng)組織之間的聯(lián)系合作關(guān)系。除此之外,還要加強(qiáng)內(nèi)部的合作關(guān)系,內(nèi)部各部門相對(duì)來說較為獨(dú)立,需要綜合辦公室加強(qiáng)內(nèi)部合作的建設(shè)。

3 綜合辦公室的新職能

3.1 為領(lǐng)導(dǎo)提供適當(dāng)?shù)慕ㄗh和意見

新時(shí)期,綜合辦公室有了新的職責(zé)和職能,綜合辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的決策輔助機(jī)構(gòu),首先應(yīng)該提前做好調(diào)查分析工作,為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的同時(shí),參考各項(xiàng)背景資料、理清工作脈絡(luò),為領(lǐng)導(dǎo)提供適當(dāng)?shù)慕ㄗh和意見,積極發(fā)表自己的觀點(diǎn)。因此綜合辦公室工作要轉(zhuǎn)變工作思想,既為機(jī)關(guān)組織提供輔助性的決策又能為相關(guān)事務(wù)提供適當(dāng)?shù)慕ㄗh和意見。

3.2 集結(jié)各機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議和意見

綜合辦公室是外來組織、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、群眾等最經(jīng)常駐留的場所,是機(jī)關(guān)外各界人士最先接觸到的部門,此外,綜合辦公室本身就具有綜合的服務(wù)性特點(diǎn),因此是最容易匯聚各種意見與建議的部門,最能反映出群眾、外來組織的需求。因此,綜合辦公室的一項(xiàng)重要職能就是匯集并整理這些意見與建議,將其傳達(dá)上級(jí)部門,或者反饋到其他各部門,可以有效地發(fā)現(xiàn)工作中的不足,進(jìn)而可以調(diào)整工作方式方法、完善機(jī)關(guān)的工作內(nèi)容、提高整體工作質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述,綜合辦公室的工作任務(wù)繁雜,工作內(nèi)容廣泛,綜合辦公室工作人員不僅要做好內(nèi)部管理的工作,還要處理好外部的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作。綜合辦公室在加強(qiáng)組織之間的溝通交流的同時(shí),也要提升員工自身的職業(yè)素養(yǎng),尤其是部門領(lǐng)導(dǎo)要以身作則,樹立良好的工作風(fēng)貌,同時(shí)要完善相關(guān)的制度,合理規(guī)范工作事務(wù)。在新時(shí)期對(duì)于綜合辦公室的職能也有了新的要求,最終希望綜合辦公室不斷地完善自身的職能。

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