顏瑢

[摘 ?要]工程科學(xué)技術(shù)檔案是指在各項(xiàng)工程建設(shè)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。工程科學(xué)技術(shù)檔案真實(shí)地記錄著工程建設(shè)和養(yǎng)護(hù)過(guò)程中相關(guān)的信息，是整個(gè)工程建設(shè)開(kāi)展的縮影，也是工程建、養(yǎng)、管工作的基礎(chǔ)性資料。如何更好的開(kāi)發(fā)與利用工程科學(xué)技術(shù)檔案，充分發(fā)揮工程科學(xué)技術(shù)方案的作用，更好地為整個(gè)工程建設(shè)服務(wù)，是工程科學(xué)技術(shù)檔案管理人員的主要職責(zé)。本文簡(jiǎn)單探討了科技檔案開(kāi)發(fā)與利用的方式、途徑與需求、服務(wù)、保護(hù)的關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]開(kāi)發(fā)與利用 ?方式與途徑 服務(wù) 統(tǒng)計(jì) 保護(hù)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）24-0355-01

檔案是人們獲得知識(shí)，了解信息的重要的源泉。因此，檔案部門就是信息部門，檔案工作就是貯存、開(kāi)發(fā)和傳遞信息的工作?？萍紮n案是在科技活動(dòng)中形成的，說(shuō)明科技檔案的產(chǎn)生有著特定的范疇。它包括自然科學(xué)的基礎(chǔ)理論研究、技術(shù)研究、應(yīng)用研究活動(dòng)，水文、氣象、天文、地震以及一切自然現(xiàn)象的觀測(cè)活動(dòng)，地形、地質(zhì)的測(cè)量和勘探活動(dòng)，工程和產(chǎn)品的設(shè)計(jì)活動(dòng)，設(shè)備的安裝、使用和維修活動(dòng)，以及農(nóng)業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)等等。科技檔案工作環(huán)節(jié)包括三個(gè)主要的過(guò)程：即科技檔案的積累、管理和利用。就三者之間的關(guān)系而言，積累是基礎(chǔ)，管理是手段，利用是目的。利用工作越開(kāi)展，越要求加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，重視科技檔案的積累和管理，利用工作才能得到發(fā)展;相反，科技檔案積累得不完善，管理水平不科學(xué)，就難以促進(jìn)利用工作的開(kāi)展。因此，積極開(kāi)展利用工作，整個(gè)科技檔案工作才能不斷向廣度和深度發(fā)展。如果不開(kāi)展利用工作，科技檔案積累得再多，管理得再好也沒(méi)有實(shí)際意義。

1、摸索利用規(guī)律，預(yù)測(cè)檔案需求

檔案利用工作是由供需兩個(gè)方面結(jié)合在一起的，要做好利用工作，不僅應(yīng)熟知自己保存些什么，還必須了解對(duì)方需要些什么，這就需求我們檔案工作者對(duì)利用檔案情況及其發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行邏輯推理，尋求利用工作規(guī)律，作出檔案需要預(yù)測(cè)，以便主動(dòng)提供服務(wù)。當(dāng)我院下達(dá)新生產(chǎn)任務(wù)時(shí)，往往因?yàn)楣て诰o、方案暫時(shí)確定不下來(lái)等因素，不能準(zhǔn)確說(shuō)出所需檔案的名稱或只知道要進(jìn)行勘察設(shè)計(jì)的項(xiàng)目大致方位，這就需要我們檔案人員熟悉庫(kù)藏，掌握和了解庫(kù)藏全部科技檔案的數(shù)量和種類，要了解這些科技檔案的價(jià)值、質(zhì)量，各種科技檔案完整、準(zhǔn)確成度，以及這些科技檔案的形成年代、歷史變化、利用成度等。同時(shí)，對(duì)庫(kù)位的排列、各種科技檔案分布位置也應(yīng)該熟悉。根據(jù)這些自身所熟知的檔案信息來(lái)為設(shè)計(jì)人員迅速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供檔案。這也是對(duì)我們檔案工作者高效率、高質(zhì)量服務(wù)的基本要求。

2、建立與完善多種檔案開(kāi)發(fā)利用的方式與途徑

檔案室開(kāi)發(fā)、提供檔案為設(shè)計(jì)人員服務(wù)，是通過(guò)各種各樣的方式與途徑進(jìn)行的，從目前來(lái)說(shuō)，我院檔案室開(kāi)發(fā)利用工作實(shí)踐來(lái)看，一般有閱覽、借閱、外借。而我們?cè)趯?shí)際利用中只有個(gè)人利用、社會(huì)利用、內(nèi)部及外部利用。借閱是檔案部門開(kāi)發(fā)利用檔案信息最基本、最常用的常規(guī)性開(kāi)發(fā)利用形式，外借檔案要有嚴(yán)格的制度，必須經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)，時(shí)間還不宜過(guò)長(zhǎng)，以免遺失或失、泄密。在傳統(tǒng)的開(kāi)發(fā)利用形式之外，我們正在努力開(kāi)發(fā)其它諸如咨詢、宣傳、網(wǎng)絡(luò)等方式。在過(guò)去相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，檔案工作被神秘化了，檔案在某些方面的機(jī)要性和機(jī)密性被不適當(dāng)?shù)丶右詳U(kuò)大、夸張。受這種傳統(tǒng)思想影響，至今仍有一些人對(duì)檔案和利用顧慮重重，擔(dān)心開(kāi)發(fā)檔案信息會(huì)給自己惹出事端，因而提供檔案信息的愿望受到抑制。這同樣也是開(kāi)發(fā)檔案信息的一個(gè)思想障礙，應(yīng)當(dāng)加以破除。檔案人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，檔案部門開(kāi)發(fā)檔案信息，是根據(jù)檔案的不同內(nèi)容、區(qū)別不同的利用對(duì)象、以不同的方式進(jìn)行的，只要認(rèn)真執(zhí)行政策，注意掌握好政策界限，開(kāi)發(fā)檔案信息就不會(huì)產(chǎn)生失密失控的危險(xiǎn)。

3、為更好的利用科技檔案，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度

鄧小平同志提出“開(kāi)發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”，這是對(duì)科技檔案利用工作的高度概括。在服務(wù)方法上，要由被動(dòng)為為主動(dòng)，提高服務(wù)質(zhì)量;在服務(wù)方式上，要由封閉、半封閉式變?yōu)殚_(kāi)放式;在服務(wù)手段上，要逐步由手工管理向電子計(jì)算機(jī)操作過(guò)渡;在服務(wù)效益上，要由無(wú)償服務(wù)轉(zhuǎn)為無(wú)償和有償結(jié)合。

我們檔案人員還要針對(duì)利用者急迫、求助、求全已及少數(shù)不信任、不軌等心理自覺(jué)做好檔案利用工作。有了檔案服務(wù)，可以使檔案利用者在最短的時(shí)間內(nèi)查到自己所需資料，從而滿足利用者的需求。同時(shí)也使利用者對(duì)檔案工作有所了解，對(duì)檔案管理工作增加信任度。促進(jìn)檔案服務(wù)人員在實(shí)踐中不斷充實(shí)多方面的學(xué)科知識(shí)。提高其專業(yè)素質(zhì)及服務(wù)水平。

4、建立科學(xué)的科學(xué)、實(shí)用的科技檔案利用統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系

建立科學(xué)的、實(shí)用的科技檔案利用統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系，是開(kāi)展科技檔案利用統(tǒng)計(jì)的前提。科技檔案利用工作就是廣大的科技檔案利用者利用科技檔案并輔以科技檔案人員服務(wù)的一項(xiàng)工作。在科技檔案利用工作中，涉及到三個(gè)方面或三個(gè)因素，即利用科技檔案的主體—利用者、利用科技檔案的客體—科技檔案 、利用科技檔案的條件—科技檔案人員的利用服務(wù)。圍繞這三個(gè)方面的因素，我們提出一系列的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，這樣也就構(gòu)成了較為全面的科技檔案利用統(tǒng)計(jì)指標(biāo)體系。對(duì)科技檔案利用才的統(tǒng)計(jì)，可由這樣三個(gè)指標(biāo)組成：利用人次、利用單位次和利用效益。要開(kāi)展好科技檔案利用工作，科技檔案部門不公要了解利用者總體方面的數(shù)量發(fā)展變化情況，而且還必須了解利用者的構(gòu)成、比例、目的等情況。

5、正確處理利用與保護(hù)、保密的關(guān)系

目前，檔案室提供利用檔案仍是使用原件。原件每使用一次，或多或少總會(huì)受到一次磨損。為減少和防止檔案在利用過(guò)程中損壞，應(yīng)采取必要的措施和手段，如加強(qiáng)檔案庫(kù)房的常規(guī)防護(hù)，抓緊對(duì)破損、褪跡檔案進(jìn)行搶救，積極進(jìn)行重要檔案的復(fù)制工作等等，以保證檔案能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)地得到利用。在此基礎(chǔ)上還要做好開(kāi)發(fā)利用和保密的關(guān)系，要保證科學(xué)技術(shù)機(jī)密的安全，任何單位、個(gè)人都要嚴(yán)格遵守相關(guān)保密規(guī)定，堅(jiān)持保密的原則，該保密的保密，不屬于保密的不要任意擴(kuò)大保密待級(jí)。但也不能因強(qiáng)調(diào)檔案的保護(hù)及保密而過(guò)分地嚴(yán)加控制。利用與保護(hù)，開(kāi)發(fā)利用與保密是檔案工作中兩對(duì)突出矛盾，問(wèn)題的解決在于科學(xué)化、制度化。就利用而言需控制和約束，就保護(hù)而主需理解和配合。在保護(hù)檔案的前提下，讓檔案充分的為設(shè)計(jì)者使用。

6、結(jié)語(yǔ)

由于檔案信息所具有的機(jī)密性、內(nèi)向性等特點(diǎn)，檔案信息在時(shí)間上和空間上的開(kāi)發(fā)利用不可能象報(bào)刊、雜志和書籍那樣得到迅速的擴(kuò)展，而是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程。但其速度會(huì)隨著電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)的采用而得到加快，日益發(fā)展的現(xiàn)代化技術(shù)為檔案信息的開(kāi)發(fā)利用創(chuàng)造了更為優(yōu)越的條件。明確了檔案開(kāi)發(fā)利用工作的服務(wù)至上、開(kāi)放、法制、效益原則。這四個(gè)原則是統(tǒng)一、不可分割的整體。其中服務(wù)至上原則是總的指導(dǎo)思想，開(kāi)放與法制原則是開(kāi)發(fā)利用工作健康發(fā)展的必要保證，而效益原則則是開(kāi)發(fā)利用工作好壞的評(píng)判準(zhǔn)則。在檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中必須以上述四原則為準(zhǔn)則，才能促進(jìn)這項(xiàng)工作健康、合理、有效地開(kāi)展。本文通過(guò)對(duì)開(kāi)發(fā)利用工作通過(guò)對(duì)科技檔案利用的方式、途徑與需求、服務(wù)、保護(hù)的探討，希望能更好的利用檔案室現(xiàn)有館藏，讓它發(fā)揮更大的價(jià)值與作用。為做出優(yōu)秀的設(shè)計(jì)做出更多的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 中國(guó)鐵道建筑總公司檔案管理辦法 中國(guó)鐵道建筑總公司檔案館2004年12月.

[2] 科學(xué)技術(shù)檔案工作經(jīng)驗(yàn)選編.檔案出版社1986年.