王志煒　翟新娜　高婧宇

摘 要：福清1、2#項目是中國核電工程有限公司作為EPC總承包的首個核電項目，同時也為了適應福清1～6#機組連續(xù)建設的要求，公司根據(jù)標準化組織機構，結合福清項目實際情況，重新組織并優(yōu)化了福清項目部。在此背景下本著服務項目、立足現(xiàn)場的要求，采購部成立了派駐現(xiàn)場采購代表辦公室（文中簡稱采代），擬作為現(xiàn)場的獨立部門，處理甲供物項在現(xiàn)場的各類問題。文章是從接口關系角度所編寫，將通過對采代在現(xiàn)場各項工作中與其他部門的接口關系進行梳理，旨在界定采代辦公室和各部門的工作職責和邊界。

關鍵詞：采購代表；采代；采代辦公室；接口；接口關系

根據(jù)現(xiàn)場組織機構設置，原則上現(xiàn)場采代辦公室屬于采購部計劃處派駐各核電現(xiàn)場的分支機構，作為總部采購部在現(xiàn)場工作的延伸，設立在現(xiàn)場項目部下，受總部采購部直接管理。文章對采代在現(xiàn)場各項工作中與其他部門的接口關系進行梳理，旨在界定采代辦公室和各部門的工作職責和邊界。

1 甲供物項到貨跟蹤

1.1 一般物項到貨流程

1.1.1 到貨計劃發(fā)布和審查。在采購部發(fā)布或升版設備采購三級進度計劃、年度到貨計劃、3個月滾動到貨計劃等計劃時，采代通過對工程現(xiàn)場實際進展情況、施工邏輯順序、現(xiàn)場庫存情況等進行了解和綜合分析，向總部采購部反饋現(xiàn)場各部門及安裝單位提出需求的合理性和可行性，并提出關于到貨合理建議。

1.1.2 一般物項到貨催交。在設備按計劃執(zhí)行到貨的過程中，關于到貨通知、接貨檢查、開箱檢驗、移交入庫、出庫等環(huán)節(jié)，主要由現(xiàn)場采購倉儲部負責，采代辦公室主要與現(xiàn)場采購倉儲部進行接口，同時與總部采購部溝通，協(xié)調并反饋未按計劃到貨設備的情況和進展，可直接與供應商進行聯(lián)絡和催交。

1.2 緊急采購物項流程

1.2.1 緊急采購的提出審查。緊急采購是指安裝單位或現(xiàn)場其他部門由于遺失、損壞、安裝需求等原因，提出甲供物項補供需求，由采購部進行物項的緊急增補采購工作。

物項緊急采購需求部門負責編制現(xiàn)場緊急采購委托申請單，經(jīng)項目總經(jīng)理或聯(lián)合調試隊主任批準后，轉發(fā)現(xiàn)場采代辦公室執(zhí)行。

現(xiàn)場采代辦公室接收經(jīng)批準的現(xiàn)場緊急采購委托申請單后，需判斷緊急采購方式：（1）總部采購部合同變更；（2）集成供應商的緊急采購；（3）其它采購方式。

1.2.2 總部采購部合同變更。對于需總部采購部進行采購的物項，采代將委托單進行登記后傳回總部計劃工程師，由計劃工程師正式下達采購計劃，由專業(yè)處、合同處執(zhí)行。

專業(yè)處和合同處接收采購計劃后，由專業(yè)處負責具體執(zhí)行該采購委托，并及時向SAP系統(tǒng)中錄入設備到貨信息等數(shù)據(jù)。采代定期查看SAP中緊急采購設備的進展狀態(tài)及預計到貨時間，并定期通報現(xiàn)場緊急采購需求提出部門采購進展。

1.2.3 集成供應商的緊急采購。委托集成供應商供貨的原則為：市場上可以買到的標準產品、消耗品；集成供應商供貨渠道比委托總部采購更加快捷；或單批次價值較低（5萬元以下）。

現(xiàn)場采購經(jīng)理根據(jù)集成供應商的供貨原則進行初步判斷，對于符合原則的急需物項，請集成供應商進行報價和工期反饋，接受反饋后下達明確的采購信息。

2 現(xiàn)場消缺

現(xiàn)場甲供物項缺陷發(fā)生后，由采購倉儲部負責收集缺陷相關信息，并組織現(xiàn)場相關部門及安裝單位、供應商、運輸分包商等確定責任主體。根據(jù)責任主體分為下述兩種情況：

2.1 供應商和運輸分包商為責任主體

由采代負責將缺陷信息發(fā)送給供應商，并督促其制定消缺方案，按照消缺方案確定消缺主體，如供應商自行消缺，采代僅需進行跟蹤并參與見證最終消缺驗證工作。

如供應商無法進行消缺工作，應發(fā)送甲供物項消缺委托，由采代辦公室正式向安裝單位或其他消缺主體發(fā)送消缺委托函，并參與見證最終消缺驗證。采代負責收集現(xiàn)場合同部提供的消缺追償費用資料，并定期報送總部采購部，由總部采購部負責相關追償工作。當供應商支付相關追償費用后，采代將相關支付證明材料提交現(xiàn)場合同部，以便對消缺主體進行相關支付。

2.2 安裝單位和現(xiàn)場其他部門為責任主體

對于非供應商責任主體時，如安裝單位具備消缺能力，由現(xiàn)場施工部作為主要接口部門與安裝單位進行接口負責全部消缺工作。

當安裝單位不具備消缺能力時，由安裝單位提出消缺委托，施工部將消缺委托函發(fā)采代，由采代經(jīng)總部采購部或直接協(xié)調廠家進行消缺工作。最終消缺驗證后，由施工部負責相關消缺費用追償工作。

3 現(xiàn)場I類CR單

現(xiàn)場采代辦公室成立后，對現(xiàn)場I類CR單流程進行了重新梳理和優(yōu)化，簡化了部分環(huán)節(jié)，如下圖所示：

3.1 I類CR單處理流程

安裝單位發(fā)起CR單后，由現(xiàn)場施工部進行判斷，如屬I類CR單，從現(xiàn)場施工管理系統(tǒng)中點選現(xiàn)場采購經(jīng)理主辦，現(xiàn)場采購經(jīng)理安排相關專業(yè)采代負責處理。采代應聯(lián)絡施工部、安裝單位等部門對問題進行確認，必要時應赴現(xiàn)場進行核實、取證。對于非設備、供應商原因的CR單，應及時聯(lián)系施工部等部門將CR單回退，并協(xié)助其他部門解決。

I類CR單本著立足于現(xiàn)場解決的立場，如采代可自行解決則直接回復；如需發(fā)廠家解決，現(xiàn)場采代可直接發(fā)函給供應商（抄送總部采購部項目負責人），并督促其在規(guī)定日期內回復。收到供應商反饋后，及時將CR單進行回復，最終由施工部驗證關閉。

3.2 I類CR單臺賬管理和匯報

采代應將現(xiàn)場I類CR單在現(xiàn)場問題跟蹤表中進行及時記錄和更新，并由采代計劃主管負責清單的維護，對于長期未能關閉的CR單進行預警，定期將清單發(fā)總部采購部，同時將現(xiàn)場無法解決的CR單提請總部專業(yè)處處理，并上報采購經(jīng)理和采購部相關領導。

4 結語

通過現(xiàn)場采購代表辦公室的成立，各部門力求通過采購代表在現(xiàn)場的工作，可以更高效、快捷的解決甲供物項在現(xiàn)場的各種問題。希望通過文章的闡述，使大家能夠更加深入的了解采代工作職責和接口關系。

參考文獻

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