——褚振海 劉建琪

項(xiàng)目管理技術(shù)在組織醫(yī)院學(xué)術(shù)會議中的應(yīng)用探討

——褚振海1劉建琪2*

大型會議的組織籌備工作任務(wù)繁重。通過應(yīng)用項(xiàng)目管理技術(shù)確定項(xiàng)目描述表、組織工作分解結(jié)構(gòu)、責(zé)任分配矩陣、項(xiàng)目進(jìn)展甘特圖來明晰責(zé)任，合理管控，探討適用性及應(yīng)用效果，為醫(yī)院大型學(xué)術(shù)會議的組織籌備提供借鑒。

項(xiàng)目管理技術(shù)；醫(yī)院學(xué)術(shù)會議；組織；籌備

First-author's address Tianjin Eye Hospital, Tianjin,300020, China

項(xiàng)目管理(Project Management,PM)是一種系統(tǒng)管理技術(shù)方法，是通過一個(gè)臨時(shí)性的、專門性的組織，把工作任務(wù)作為一個(gè)項(xiàng)目來計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)與控制，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動態(tài)管理[1]。它具有臨時(shí)性、目標(biāo)性、制約性、一次性、系統(tǒng)性、完整性、周期性、多變性和相對重要性等特征。近年來，隨著管理學(xué)科的發(fā)展和普及，項(xiàng)目管理技術(shù)以其高效、有序和可控的優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用于社會的各行各業(yè)[2]。醫(yī)療行業(yè)是高知識聚集、高頻率交流的典型行業(yè)，每年有大量的學(xué)術(shù)會議，會議的籌備和組織成為一項(xiàng)極其重要的工作。如何有效計(jì)劃、組織、推進(jìn)和實(shí)施，保證會議的圓滿舉行，成為會議組織方不斷思考和研究的方向。天津眼科國際論壇是由天津眼科醫(yī)院發(fā)起并主辦的重要眼科學(xué)術(shù)會議，隨著影響力的不斷擴(kuò)大，會議規(guī)模日益擴(kuò)大，會議的組織與籌備任務(wù)日益繁重。該院通過應(yīng)用項(xiàng)目管理技術(shù)，僅耗費(fèi)少量人力成本，就圓滿完成會議籌備工作。

1 應(yīng)用實(shí)踐

經(jīng)過可行性分析，確定天津眼科國際論壇可以作為一個(gè)項(xiàng)目來進(jìn)行管理[3]。

1.1確定項(xiàng)目描述表

為了保證整個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施，在項(xiàng)目起始階段，需要明確相關(guān)因素和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，從而保證整個(gè)項(xiàng)目有序推進(jìn)。這些因素包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目目標(biāo)、可交付成果、工作描述、重大里程碑等。項(xiàng)目目標(biāo)是籌辦一期天津眼科國際論壇，總工期4個(gè)半月，從2015年3月1日-7月15日，配置固定人員19人，預(yù)算50萬元。工作內(nèi)容包括會議議程、后勤保障、專家接待、會場服務(wù)、財(cái)務(wù)管理等多個(gè)方面。根據(jù)項(xiàng)目相關(guān)因素和內(nèi)容確立項(xiàng)目描述表，保證后續(xù)籌備工作穩(wěn)步推進(jìn)。

1.2確定組織分解結(jié)構(gòu)

組織分解結(jié)構(gòu)(Organization Breakdown Structur,OBS)是項(xiàng)目推進(jìn)與完成的重要保證。它與傳統(tǒng)組織架構(gòu)圖不同，其更注重實(shí)際的角色和作用，而不單考慮職務(wù)與地位。運(yùn)用項(xiàng)目管理技術(shù)組織會議，需明確項(xiàng)目執(zhí)行過程的每個(gè)具體單位，明確相關(guān)部門人員之間的關(guān)系，并通過清晰明了的圖形結(jié)構(gòu)予以明示，實(shí)現(xiàn)“事事有人管，人人有事做”的目標(biāo)。根據(jù)天津眼科國際論壇的工作描述表和人員配置情況，確定了組織分解結(jié)構(gòu)：即由院長擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，確保決策權(quán)威性；在院長之下，設(shè)立1名總協(xié)調(diào)，擔(dān)任項(xiàng)目主管，具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理工作。同時(shí)，按照工作任務(wù)種類，分出擔(dān)負(fù)不同工作職責(zé)的工作組，包括學(xué)術(shù)組、保障組、注冊組、接待組、布展組、幻燈組和財(cái)務(wù)組，各司其事，各負(fù)其責(zé)。

1.3確定工作分解結(jié)構(gòu)

工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure,WBS)就是按照一定的原則和方式，將項(xiàng)目整體任務(wù)劃分為一個(gè)個(gè)的工作包，然后將工作包分配給具體工作人員，一層層分解，一層層落實(shí)。WBS是整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃的核心，也是保證工作進(jìn)度、資源分配、過程管理等的重要基礎(chǔ)，可以說直接關(guān)乎項(xiàng)目的進(jìn)度和成敗。按照工作分解流程，對天津眼科國際論壇的工作進(jìn)行了分解。將整體任務(wù)劃分為7個(gè)部分，每個(gè)部分包含不同的工作包。包括學(xué)術(shù)工作(包含嘉賓邀請、會議日程、匯編文件)，后勤保障(包含酒店選擇、車輛調(diào)度、接站安排)，會場注冊(包含代表注冊、資料發(fā)放)，專家接待(包含志愿者、專家行程、講義催繳)，廠商布展(包含廠商篩選、布展設(shè)計(jì))，會場幻燈(包含幻燈管理、幻燈播放、現(xiàn)場互動)以及財(cái)務(wù)管理(包含費(fèi)用管理、收入管理)。通過工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)，梳理出需要完成的所有任務(wù)，并與OBS的組織分解結(jié)構(gòu)對接，避免出現(xiàn)紕漏。

1.4確定責(zé)任分配矩陣

為了建立起工作包與工作人員之間的對應(yīng)關(guān)系，明確工作職責(zé)，明晰責(zé)任范疇，保證每項(xiàng)工作落實(shí)到具體人，運(yùn)用項(xiàng)目管理技術(shù)，確定了責(zé)任分配矩陣(Responsibility Assignment Matrix,RAM)。即將OBS確定的工作組，與WBS分解出的各工作包之間建立一一對應(yīng)關(guān)系。在此過程中，需區(qū)分不同的關(guān)聯(lián)級別，包括審核批準(zhǔn)、具體負(fù)責(zé)、協(xié)助參與等。責(zé)任分配矩陣的建立，能夠有效避免因職責(zé)不清，責(zé)任不明而導(dǎo)致的推諉現(xiàn)象，而這一問題，恰恰是大型會議組織過程的主要困難所在。每個(gè)具體任務(wù)都能落實(shí)到責(zé)任人，就能使各組織間、人員間充分溝通，有效協(xié)作。

1.5運(yùn)用甘特圖法管控項(xiàng)目進(jìn)展

大型會議組織工作往往時(shí)間緊張，事務(wù)繁雜，稍有疏忽就會出現(xiàn)工作遺漏或進(jìn)度拖延的現(xiàn)象。為了有效管控全過程，運(yùn)用項(xiàng)目管理技術(shù)中的甘特圖法將整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)展情況進(jìn)行直觀展示，以確定每一階段工作任務(wù)。通過制定天津眼科國際論壇甘特圖，可以明確了解，會議籌備前期的主要工作是完成嘉賓邀請并同步完成酒店選擇工作，接下來需依次完成會議議程確定、匯編文件制作等。另外甘特圖顯示，大量會務(wù)工作(包括車輛調(diào)度、接站安排、代表注冊、資料發(fā)放、幻燈管理、幻燈播放等)集中在會議期間，而財(cái)務(wù)相關(guān)工作主要集中在會議籌備后期，因此，可通過不同階段不同任務(wù)合理調(diào)度人員。通過制定甘特圖，可以便利明確工作內(nèi)容和時(shí)間安排，從而合理控制進(jìn)度。

2 應(yīng)用效果

應(yīng)用項(xiàng)目管理技術(shù)后，2015年天津眼科國際論壇的整體籌備工作取得了良好效果。與會的國內(nèi)外專家學(xué)者共計(jì)30余名，全國各地學(xué)員近500名余。會務(wù)組完成了全部專家及學(xué)員的注冊、接送、講課、餐飲等相關(guān)安排工作，取得了圓滿成功。

(1)職責(zé)分工更加明確。天津眼科國際論壇會務(wù)組工作人員為該院職工，由于其本職工作與會議組織工作在時(shí)間和內(nèi)容上有較多沖突和交叉，因此，以往會議籌備經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)混亂與溝通不暢等問題。在進(jìn)行OBS和RAM梳理后，會務(wù)組全體成員可以清晰自身職責(zé)，并根據(jù)組織架構(gòu)和職責(zé)劃分，有條不紊完成分內(nèi)工作，同時(shí)不影響本職工作的開展，大大提升了工作效率。

(2)時(shí)間管理更加有效。應(yīng)用項(xiàng)目管理技術(shù)之前，對各項(xiàng)工作的起始、持續(xù)、完成時(shí)間無法做到清晰化、條理化的表達(dá)與展示，常導(dǎo)致工作延誤和遺漏，組織者的精力更多用在漏洞修補(bǔ)、事務(wù)協(xié)調(diào)、事后追責(zé)等方面。而應(yīng)用項(xiàng)目管理技術(shù)后，尤其是運(yùn)用甘特圖法進(jìn)行工作包排序后，使會議組織者能夠把握核心環(huán)節(jié)，直觀監(jiān)督各項(xiàng)工作進(jìn)展[4]，提升了會議標(biāo)準(zhǔn)化。

(3)風(fēng)險(xiǎn)控制更加精準(zhǔn)。大型會議籌備工作最大的挑戰(zhàn)就是不斷出現(xiàn)突發(fā)狀況，這成為影響會議成敗的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。通過應(yīng)用項(xiàng)目管理技術(shù)，能夠?qū)h全過程、全細(xì)節(jié)進(jìn)行直觀監(jiān)督和控制，最大程度地減少了突發(fā)狀況的發(fā)生，將風(fēng)險(xiǎn)控制做到了精確化。

3 分析與討論

項(xiàng)目管理技術(shù)大大提升了大型會議的組織效率。主要體現(xiàn)在：合理安排項(xiàng)目進(jìn)度，有效使用項(xiàng)目資源，確保項(xiàng)目按期完成，降低項(xiàng)目成本。通過OBS、WBS、甘特圖等一系列項(xiàng)目管理方法和技術(shù)，可以盡早制定項(xiàng)目任務(wù)規(guī)劃，合理安排各項(xiàng)任務(wù)先后順序，有效利用資源，特別是項(xiàng)目中的關(guān)鍵資源和重點(diǎn)資源，從而保證項(xiàng)目的順利實(shí)施。

雖然項(xiàng)目管理理論的誕生與醫(yī)療行業(yè)并無關(guān)聯(lián)，但它已經(jīng)廣泛應(yīng)用于醫(yī)療行業(yè)。如將醫(yī)院信息化建設(shè)作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行范圍、進(jìn)度控制與質(zhì)量管理[5]；利用項(xiàng)目管理方法和理念進(jìn)行醫(yī)院人才學(xué)科建設(shè)，使醫(yī)院的人才培養(yǎng)達(dá)到一定的高度，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供人力支撐[6]。由此可以看出，項(xiàng)目管理技術(shù)已經(jīng)得到了醫(yī)療行業(yè)管理者的認(rèn)可，并逐步應(yīng)用到各個(gè)方面。

通過應(yīng)用項(xiàng)目管理技術(shù)，大型學(xué)術(shù)會議籌備與組織工作得到有效改進(jìn)。但在具體實(shí)施過程中，也存在一些不足。一方面，會議組織決策者對于一項(xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用存在一定的畏難心理，會議組織工作的不可逆性導(dǎo)致其害怕因此產(chǎn)生較多變數(shù)，從而影響會議正常進(jìn)行。另一方面，工作人員對于新工具下的工作任務(wù)安排與自身定位存在一定程度的理解偏差，這影響了項(xiàng)目管理技術(shù)作用的發(fā)揮[7]。為此，建議加強(qiáng)項(xiàng)目管理理論與方法的宣講，以及成功經(jīng)驗(yàn)的推廣，讓決策者意識到該技術(shù)的優(yōu)勢與可行性，消除畏難情緒。同時(shí)，對執(zhí)行人員進(jìn)行知識培訓(xùn)，增強(qiáng)其理解力與執(zhí)行力。

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劉建琪：天津市中心婦產(chǎn)科醫(yī)院醫(yī)?？浦硌芯繂T

保護(hù)醫(yī)患權(quán)益 化解醫(yī)患矛盾

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褚振海1劉建琪2*

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