文·陳松

社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理淺析

文·陳松

隨著社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的快速發(fā)展，覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量急劇增加，以筆者所在的菏澤市為例，截止2016年12月底，全市各項(xiàng)社會(huì)保險(xiǎn)參?？倲?shù)已達(dá)到1576.37萬人次。對于如此龐大的參保群體，如何進(jìn)一步加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，推動(dòng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)更加健康有序發(fā)展，以便更好地服務(wù)于社會(huì)和參保人員，已成為人社部門社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員必須面對和解決的一項(xiàng)現(xiàn)實(shí)課題。

為了更好地完成檔案數(shù)據(jù)化管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，只有基礎(chǔ)工作做扎實(shí)了，才能為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的長期可持續(xù)發(fā)展提供源源不斷的動(dòng)力。本文主要從檔案管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作中的具體問題分析

社會(huì)保險(xiǎn)檔案主要是指社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。就當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀而言，各地普遍存在的模式是分險(xiǎn)種建立獨(dú)立的社保檔案，即企業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)、機(jī)關(guān)事業(yè)養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療生育保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)幾個(gè)險(xiǎn)種分別建立檔案，且大部分沒有錄入計(jì)算機(jī)管理。這樣就勢必造成內(nèi)容龐雜、數(shù)量繁多、查閱資料極為困難等弊端，再加上由于長期處于封閉式檔案管理狀態(tài)，各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問題總結(jié)如下：一是未建立明確統(tǒng)一的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊的現(xiàn)象；二是未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的；三是由于沒有案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無法得到有效的利用；四是案卷中未標(biāo)示頁碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁和缺頁也不易被發(fā)現(xiàn)；五是存在組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照險(xiǎn)種組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷；六是卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。隨著時(shí)間的不斷延長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發(fā)嚴(yán)重。因此，我們應(yīng)逐漸加快檔案基礎(chǔ)工作的科學(xué)管理水平，積極探索建立統(tǒng)一集中的社會(huì)保險(xiǎn)檔案紙質(zhì)和電子檔案“雙管理”模式，對尚不具備建設(shè)條件的，可采取分步走的方式，逐年加大對社會(huì)保險(xiǎn)檔案建設(shè)財(cái)政投入，先行建立分險(xiǎn)種電子檔案，逐一解決上述問題。

二、找準(zhǔn)癥結(jié)，分類施策，提升檔案管理的基礎(chǔ)水平

國家人力資源社會(huì)保障部和國家檔案局2009年專門制定印發(fā)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)》，文件中明確要求，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度-險(xiǎn)種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時(shí)編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對接收的檔案材料及時(shí)進(jìn)行檢查、分類、整理、編號(hào)、入庫保管，并及時(shí)編制索引目錄。所以，提升檔案管理基礎(chǔ)水平，必須從基礎(chǔ)分類、工作程序和方法的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來逐步提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理水平，我們今后也應(yīng)嚴(yán)格遵循科學(xué)方法和規(guī)范的程序執(zhí)行檔案的整理和收集、整理和鑒定、著錄以及保管等環(huán)節(jié)檔案管理工作。

（一）開展案卷的全面普查，縮減重復(fù)無效檔案。進(jìn)行案卷的全面普查，去其糟粕，取其精華，這是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的首要步驟。通常由于長期未進(jìn)行檔案全面清查以及對保管期限劃分不準(zhǔn)，常會(huì)有無查考價(jià)值和重份文件存在。我們要將這些無用文件剔出才能避免計(jì)算機(jī)管理低效率和重復(fù)現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案利用的有效性，提升檔案管理工作質(zhì)量和效率。

（二）實(shí)施案卷的重新組合，提升檔案利用效率。對于內(nèi)容過于混雜和組卷過重的案卷，重新進(jìn)行檔案整理、組卷。盡可能的堅(jiān)持將那些存在相互聯(lián)系的文件組合起來，這是案卷重新組卷應(yīng)堅(jiān)持的原則。并且對于那些無案卷目錄、頁碼、標(biāo)題不清或無標(biāo)題的案卷進(jìn)行重新整理、填寫，使卷宗更加規(guī)范。優(yōu)化重組，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化保管，進(jìn)一步提升檔案計(jì)算機(jī)管理利用效率。

（三）修訂檔案著錄細(xì)則，提高檔案利用準(zhǔn)確度。為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，案卷著錄必不可少，同時(shí)著錄工作也是計(jì)算機(jī)管理中的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，它將會(huì)直接影響到計(jì)算機(jī)信息和數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，它是檔案管理重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》就是使著錄工作規(guī)范的根本依據(jù)。在條件各不相同、各險(xiǎn)種分立檔案，且技術(shù)要求不斷提高的情況下，各級(jí)人社部門或經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，應(yīng)按照相關(guān)《規(guī)則》來規(guī)范自身檔案管理，并將其與自身實(shí)際情況和計(jì)算機(jī)技術(shù)管理要求相結(jié)合，制定出適宜本部門本單位檔案管理的著錄細(xì)則。

（四）建立統(tǒng)一分類號(hào)，保障檔案檢索查全率。建立計(jì)算機(jī)檔案檢索的主要目的就是為了滿足社會(huì)各方面的檔案檢索需求，這也是實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢。為了確保完整性的檔案檢索，我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家的檔案分類法制定出適宜的檔案檢索實(shí)施細(xì)則，加強(qiáng)檔案分類過程中的校審力度，及時(shí)檢驗(yàn)糾正檔案分類人員錯(cuò)誤，統(tǒng)一檔案人員工作標(biāo)準(zhǔn)和認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

三、完善基礎(chǔ)工作措施，加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程

做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是檔案基礎(chǔ)工作中一項(xiàng)重要工程，而對于內(nèi)容較為豐富、案卷著錄工作量較大的社會(huì)保險(xiǎn)檔案來說，必須要建立一套完整、科學(xué)且規(guī)范的工作方法及程序，避免因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而造成的現(xiàn)代化檔案管理工作進(jìn)程緩慢、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)無法錄入的現(xiàn)象。

（一）建立檔案管理專業(yè)隊(duì)伍。各級(jí)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)定期開展社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，加強(qiáng)工作人員的檔案管理專業(yè)技能。要求相關(guān)工作人員掌握一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，為實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案微機(jī)化管理打好基礎(chǔ)，便于檔案信息的開發(fā)與利用。指定專人從事檔案管理服務(wù)，杜絕工作人員一身多職的現(xiàn)象。檔案管理人員配有專用辦公室，提供全時(shí)不間斷服務(wù)。對檔案管理人員制定專門指標(biāo)，進(jìn)行年度考核。從管理人員方面做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，有效推動(dòng)我國的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的快速發(fā)展。

（二）完善檔案管理制度。針對分險(xiǎn)種多頭管理的現(xiàn)狀，相關(guān)社保部門應(yīng)按照《社會(huì)保險(xiǎn)法》建立統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的集中化管理。建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作流程、檔案接收登記制度、檔案查閱、借閱制度、檔案室工作制度、檔案庫保管制度、檔案保存和清理制度、電子檔案管理制度等，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的制度支撐。

（三）明確管理工作重點(diǎn)。為了充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用，使其為社會(huì)所用，這是實(shí)施檔案管理的目的之一，而利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理檔案則可以有效提高檔案利用率。在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理則應(yīng)按照卷宗內(nèi)容價(jià)值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低，對于那些社會(huì)利用率較高、核心檔案實(shí)施優(yōu)先整理。從而促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的社會(huì)利用率和計(jì)算機(jī)化進(jìn)程。

（四）實(shí)施分級(jí)次著錄整理。應(yīng)結(jié)合社會(huì)保險(xiǎn)工作實(shí)際建立起多級(jí)著錄規(guī)則，以便使檔案著錄能夠完整地反映檔案實(shí)體管理的各個(gè)級(jí)別層次。多級(jí)著錄標(biāo)準(zhǔn)必須是基于公認(rèn)的理論原則，如由總到分的檔案著錄原則是尊重全宗原則的實(shí)踐結(jié)果，只有這樣才能建立起獨(dú)立的廣泛通用的檔案著錄結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，以及與國家綜合檔案管理體系的無障礙融合和互聯(lián)互通。

良好的檔案管理隊(duì)伍和制度，是建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的基礎(chǔ)。只有做好檔案的收集、整理、著錄等基礎(chǔ)性工作，才有建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理的土壤，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，從而充分發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案作用，為社會(huì)和參保人員提供更好的服務(wù)。

（作者單位：菏澤市社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)事業(yè)處）