文/郝建華

提高基建檔案現(xiàn)場資料管理的建議

文/郝建華

工程建設是一個技術性強，涉及面廣且時間跨度較長的過程，作者從基建項目施工前的資料準備、檔案文件在收發(fā)及歸檔時必須注意的問題以及對歸檔文件的準確性、完整性進行審核等方面提出了提高基建檔案現(xiàn)場資料管理的建議

工程建設是一個技術性強，涉及面廣且時間跨度較長的過程?；n案資料體現(xiàn)了項目過程管理與實體質量情況，反映項目建設是否執(zhí)行建設工程標準及規(guī)范，特別是強制性標準的執(zhí)行情況，充分體現(xiàn)了項目建設自身綜合管理水平，為建設單位提供準確直接的工程信息，為工程質量提供真實、有效的法律憑證、為今后的擴建、改建、維修、管理提供翔實的依據(jù)。

為了明確在工程建設過程中不同崗位技術人員的工程資料管理，為了做好檔案歸檔工作，提高檔案歸檔質量，在基建項目施工前就要做好充分的資料準備工作。

一、做好基建項目施工前的資料準備工作

1、工程項目的檔案管理和監(jiān)控是一項長期工作。要從頭抓起，不僅對項目開工報建的審批手續(xù)跟進，從工程項目勘察、審批、立項前期，就著手各項資料的收集，如：項目報建資料、合同、會議紀要、設計圖紙、設計變更、開工報告等。將各項資料分門別類，寫明保管期限，為項目過程的檔案管理打好基礎；對監(jiān)理、施工等單位過程的管理控制資料，圖紙及工程竣工驗收資料的收集整理經(jīng)常檢查。

2、在施工前就要做好各項工作。在人員安排上，可以具體指定一名基建檔案專人來負責基建資料的收集和整理，將資料室設置在工程部下，并配備資料員?；椖繖n案歸檔管理重要的是做好資料的同步性、規(guī)范性、時限性、有效性。確保做好資料與施工進度同步完成，資料所反映的內容真實、準確、符合現(xiàn)行規(guī)范及標準；項目檔案歸檔一定要納入公司考核體制，實行崗位責任制，促使相關領導以及工作人員重視基建項目檔案的歸檔范圍和歸檔份數(shù)；按照工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、工程竣工圖、工程竣工驗收文件、聲像及電子檔案這六大部分編排，以時間為主要線索按照施工順序及專業(yè)，及時收集和整理為資料組卷打好基礎。

3、建立基建項目文件檔案的管理網(wǎng)絡。設立相應的接收、轉化、鑒定等程序，確立管理崗位、職責，確保利用工作的有序、便捷、可控，使檔案利用信息化系統(tǒng)，具備便捷性、可靠性，及電子檔案的真實性。使歸檔范圍內的電子檔案，全部納入提供利用的范圍，根據(jù)實際工作需要，制定審批手續(xù)并嚴格執(zhí)行。可以通過在線利用或在指定地點閱讀等方式，進行查閱利用。

4、確保將檔案資料、工程文件納入?yún)f(xié)議、合同管理。首先在與合作單位簽訂協(xié)議、合同時，要寫入工程文件資料的專門條款，在專門條款中明確規(guī)定合作單位需要提交工程文件的數(shù)量，時間，以及相應的歸檔文件質量條款；其次要制定基建項目文件的歸檔范圍相關規(guī)則，避免在工程的最后出現(xiàn)文檔的回憶式編制、偽造相關數(shù)據(jù)；最后要明確檔案歸檔中的違約責任，要在合同的預留條款中明確付款條件，只有在歸檔文件驗收合格后，才可以結清最后款項。

二、檔案文件在收發(fā)及歸檔時必須注意的問題

1、做好收文、發(fā)文的登記。資料的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔是資料員的日常工作。首先是要做好文檔資料發(fā)文、收文的登記目錄，有了登記目錄，在審核發(fā)文、收文以及庫藏完整性時就非常方便，只需要按照文號、圖號查詢就可以，在審核完整性時，一旦發(fā)現(xiàn)缺號可以立即向相關方面查詢，及時補救；如果發(fā)文做了登記，資料室就可以及時核查以便按照規(guī)定預留歸檔套數(shù)，從而保證檔案卷宗的完整性。

2、收到有設計變更的圖紙要及時發(fā)放和替換。由于文件的職能性，所以收到的文件不能在資料室這一環(huán)節(jié)積壓，不管一次收到多少文件，務必在規(guī)定的時限內把它們按規(guī)定的份數(shù)發(fā)送到用戶手中，只可提前不可延后。施工中往往產(chǎn)生大量的技術變更、使相關的圖紙需要更新，建設單位資料員，要將設計變更和圖紙及時替換發(fā)放給施工和監(jiān)理單位，同時要收回舊圖，避免施工單位誤用了舊圖。項目建設、設計、監(jiān)理、施工單位之間各專業(yè)的工程聯(lián)系單、設計聯(lián)系單、設計變更等來往頻繁，視文件資料的內容和性質遞交項目經(jīng)理批閱，同時附上內容中涉及到的其他編號的設計變更或聯(lián)系函等，送有關部門辦理。要求各方簽字確認，并加蓋公章，確保資料的完整性。對有設計變更的文件圖紙，由于新文件圖紙往往仍沿用原來的編號和名稱，單靠出版時間不容易給人鮮明的提示。為了執(zhí)行者能比較醒目、方便地辨識新舊文件或圖紙，甲方對文件、圖紙等的設計單位都應要求標識狀態(tài)和版次。資料員在收到的文件圖紙目錄中標明接收時間和文件圖紙的標識狀態(tài)和版次，并定期打印出最新文件圖紙目錄，分發(fā)給項目經(jīng)理及施工單位，使他們及時了解這個階段又發(fā)了那些文件。原有狀態(tài)的文件、版次有了那些變化，提醒有關人員不要誤用狀態(tài)或版次已經(jīng)老化的文件圖紙。

3、杜絕補資料，做資料。在監(jiān)督檢查施工單位資料的編制、管理中發(fā)現(xiàn)部分施工單位歸檔資料時隨意性強，不夠準確。在基建項目施工時會有很多類似的工序，有些施工記錄為省時間，圖方便，只檢查一個工序，然后就將該數(shù)值填寫到其它類似的工序中，并不加以任何的檢查，對于這種不經(jīng)核查，主觀想象的工作方式堅決制止。要求甲方、監(jiān)理、各家總包及分包施工單位的檔案管理同步于工程立項，同步于工程檢查，同步于建設進度，同步于竣工驗收，堅決杜絕補資料，做資料現(xiàn)象出現(xiàn)。

4、收集積累好決策階段和規(guī)劃設計階段的文件資料，即項目前期文件?；üこ痰慕ㄔO程序一般包括決策、規(guī)劃設計、施工及竣工驗收三個階段。由于施工及竣工驗收這個階段的文件資料大多是提前設計的，具有成套性和系統(tǒng)性，而前兩個階段的文件比較散亂，也容易被人忽視，但前兩個階段的文件資料往往是稽查、審計、監(jiān)督、管理和驗收的依據(jù)，具有法律憑證作用，所以前兩個階段的文件資料必須收集好。

三、基建項目部一定要對歸檔文件的準確性、完整性進行審核

1、基建項目周期長、所要歸檔的資料繁雜，為了便于審核，一定要將資料分類，每個類的文件資料一定收集齊全，確保所收集到的資料能夠全面反映基建項目的歷史面貌。項目部在驗收工程時，要依據(jù)合同、協(xié)議中的條款對檔案文件審核。依據(jù)提交文件目錄，仔細核查所需要的相關文件資料是否都已經(jīng)提交。在實際工作中，文檔管理中很容易出現(xiàn)前期資料、施工文件以及竣工圖不全，特別是一些要需要簽字的文件，一定要仔細核查是否有負責人的簽字。對于一些目錄不全，以及存在其他問題的檔案要及時敦促相關單位整改。

2、除了要確?；n案的完整性，對檔案的準確性也需要鑒別審核，檔案文檔的準確性的主要原則就是檔案文檔的內容要真實反映工程的建設過程和竣工時的實際情況，物圖一定要相符，實物和竣工資料一致、底藍圖一定要相符，各種技術數(shù)據(jù)一定要可靠，有簽字要求的文檔，簽字手續(xù)是否完備，在施工過程中，如果出現(xiàn)設計變更，有關變更部分的圖紙一定要重新繪制，確保資料的準確性。對于基建工程檔案，主要出現(xiàn)下面幾個問題影響檔案的準確性，一是設計變更后的通知單沒有按照檔案規(guī)定上圖入卷，造成圖物不相符；二是未施工、已經(jīng)作廢的圖紙歸檔到竣工檔案中，造成檔案的不準確性；三是工程圖紙在修改后要求的相關簽字手續(xù)不全；四是歸檔的圖紙有很多改動，造成面目全非，顯然沒有按照規(guī)定制定新圖；五是檔案圖紙模糊看不清，嚴重影響今后的利用；六是檔案圖紙需要長久保留，但歸檔的資料卻使用的不是耐久材料；七是檔案中充斥這回憶式補充資料，這種資料準確性不高；八是設計通知單格式和書寫不規(guī)范，還存在跨圖紙、跨專業(yè)的現(xiàn)象，總之對于檔案歸檔文件必須認真審核，對于審核有上述問題的，一定要敦促相關單位整改。

（作者單位：陜西秦達房地產(chǎn)開發(fā)有限公司）