張增慧

中石化寧波工程有限公司蘭州分公司 蘭州 730060

設(shè) 計 管 理

技術(shù)標準管理一體化構(gòu)想

張增慧*

中石化寧波工程有限公司蘭州分公司 蘭州 730060

本文以技術(shù)標準管理工作的需求分析為依據(jù)，針對某工程公司現(xiàn)階段標準管理中存在的問題，提出標準管理一體化構(gòu)想。論述了一體化構(gòu)想的內(nèi)容和特點，最終實現(xiàn)一個全面、靈活、有序、可控的技術(shù)標準管理平臺。

工程公司 技術(shù)標準 需求分析 管理一體化

隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新，行業(yè)要求不斷提高，標準也隨之不斷更新和完善。在工程公司的工作中，一個項目的完成大致分：可行性研究、基礎(chǔ)設(shè)計、詳細設(shè)計、采購、施工、竣工驗收，這六個環(huán)節(jié)都要用到標準，可見標準在工程建設(shè)中運用之多，地位之重。同時由于標準具有時效性，因而只有實現(xiàn)標準管理的準確性、經(jīng)常性和實時性，才能確保工程設(shè)計的質(zhì)量。因此，迫切需要建立一體化技術(shù)標準管理平臺，進而有效提高技術(shù)標準管理的水平和效率。

1 管理現(xiàn)狀

技術(shù)標準是設(shè)計和施工的基礎(chǔ)，更是技術(shù)、質(zhì)量、安全工作的重要支撐。目前，工程公司在不斷加強和完善技術(shù)標準管理，通過公司內(nèi)部管理平臺，為技術(shù)標準查詢、下載、申購等工作提供標準查詢系統(tǒng)。由公司信息中心做技術(shù)支持和系統(tǒng)維護，技術(shù)中心牽頭，檔案館、各專業(yè)室協(xié)助，完成標準采購、歸檔、評審、發(fā)布等一系列工作，在一定程度上滿足了信息化需求；網(wǎng)上申請、審批等流程也為申購工作提供了便捷。

在公司常用有效標準目錄的更新方面，內(nèi)部管理平臺為標準更新提供了便捷的查詢服務(wù)，但由于缺乏關(guān)聯(lián)性，標準目錄仍需逐個手動檢索校對；同時，個人手頭紙質(zhì)版標準的管理、廢止標準的清查工作也存在類似問題；標準發(fā)放、廢止標準回收等工作，則需逐個記錄、簽字確認。

由此可知，這些工作由不同界面、不同部門分塊獨立執(zhí)行，并存在著一定的關(guān)聯(lián)性和一致性。在標準更新之時，伴隨而來的是：①最新標準信息更新發(fā)布；②常用有效標準目錄更新；③個人手頭紙質(zhì)版標準廢止回收；④新版標準采買等一系列問題，這些問題原則上要求做到及時、準確、全面、到位。目前的管理模式僅是將其簡單分塊管理，各自為政，低水平重復(fù)，浪費人力和財力，使標準信息難以準確及時傳遞，資源難以共享。這在很大程度上制約了技術(shù)標準管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的作用和效力，并未從本質(zhì)上實現(xiàn)真正意義上的智能管理和統(tǒng)籌把控。

2 管理需求分析

2.1 標準查詢需要

目前，當員工需要查詢使用國家、行業(yè)、企業(yè)標準時，采用的方法一般是通過互聯(lián)網(wǎng)查找、公司內(nèi)部管理平臺、相關(guān)鏈接等查詢、購買紙質(zhì)版標準等。互聯(lián)網(wǎng)平臺由于信息量大，信息管理和發(fā)布存在不嚴謹?shù)默F(xiàn)象，查到的標準信息常缺乏準確性、真實性、權(quán)威性，同時存在文本下載費用問題；而采買發(fā)放紙質(zhì)版標準耗時耗力，有較強的局限性；相關(guān)鏈接等往往出現(xiàn)穩(wěn)定性、信息更新不完善、缺少文本等問題；公司內(nèi)部雖有自己的查詢平臺，但存在覆蓋面不全、檢索功能不夠智能、信息更新不及時等問題。因此，建立一個完備、智能、分類清晰的標準查詢數(shù)據(jù)庫顯得十分重要。

2.2 標準更新需要

公司常用有效標準清單目錄，通常都是手動逐個查詢，這一方法操作起來耗時，其準確性也有待提高。因此，實現(xiàn)標準管理一體化，將標準查詢數(shù)據(jù)庫同有效標準目錄相關(guān)聯(lián)，自動篩選更新，在實現(xiàn)便捷高效的同時，極大提高準確性。

2.3 標準采買需要

往常標準采買時，會通過各專業(yè)室主任根據(jù)項目、工作需要提出采買清單。由此，問題就出現(xiàn)了：室主任就是權(quán)威？室主任完全掌握標準最新動態(tài)信息？室主任了解員工手頭有什么標準、缺什么標準、哪些該替換、哪些需要馬上更新等具體情況？由于標準存檔的缺失，加之標準申購發(fā)放未細致歸整，導致采買申購工作未能做到全面、精細和準確。因此，實現(xiàn)標準數(shù)據(jù)庫動態(tài)更新、常用有效標準目錄更新信息及員工手頭紙質(zhì)版標準信息等結(jié)合，不僅能做到新版標準及時采買，更能及時發(fā)現(xiàn)員工手頭過期廢止標準，以便及時采買替換。

2.4 過期標準回收需要

員工手頭紙質(zhì)版廢止，替代標準的回收工作一向是標準管理工作的難點和重點。使用有效標準是設(shè)計工作的基本要求。通常一年一次，逐個員工，逐本標準一一對照查詢，工作量之大、重復(fù)性不言而喻。加之社會發(fā)展快、行業(yè)要求越來越高，標準更新替換速度也隨之加快，因而一年一次的清查在很大程度上并沒有發(fā)揮真正的作用。因此，實現(xiàn)標準查詢數(shù)據(jù)庫同標準采買記錄、員工手頭紙質(zhì)版標準信息相關(guān)聯(lián)，可大幅提高標準回收的質(zhì)量和效率。

綜上所述，標準管理工作涉及點多面廣、服務(wù)對象雜、業(yè)務(wù)量大、信息更新查詢途徑受限等諸多因素，實現(xiàn)標準“查詢-更新-采購-回收”一體化構(gòu)想十分必要和緊迫。開發(fā)這一軟件能夠?qū)崿F(xiàn)標準管理工作的準確性、全面性、高效性、綜合性，能夠真正做到服務(wù)于工程，服務(wù)于項目。

3 一體化的作用

一體化是以標準查詢功能作為基礎(chǔ)依據(jù)，將標準采購清單、標準發(fā)放清單、常用有效標準目錄、員工個人手頭標準信息集于一體。其作用：

(1)通過標準目錄與標準查詢系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)智能化及時更新。

(2)通過個人手頭標準信息與標準查詢系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)實時更新。

(3)通過訂購、發(fā)放標準與個人手頭標準信息相關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)準確回收替代廢止標準，避免遺漏，并能及時為員工更新訂購新版標準。

(4)通過在軟件平臺“公司標準信息”欄中存放《公司常用有效標準目錄》、《個人手頭紙質(zhì)版標準目錄》，便于員工查詢到自己及他人手頭標準，方便專業(yè)內(nèi)、專業(yè)間相互借閱查看，提升標準紙質(zhì)版利用率；同時實現(xiàn)個人手頭標準的變動自主更新(此變動僅針對員工平時自己下載電子版打印留存的紙質(zhì)版標準)。如單位統(tǒng)一訂購發(fā)放的、已加蓋廢止留存印章的紙質(zhì)版標準將由相關(guān)部門統(tǒng)一更新。

4 一體化的設(shè)計

通過建立一個集標準新舊版本查詢、最新標準動態(tài)信息、標準文本下載于一體的數(shù)據(jù)庫平臺，加入常用標準有效目錄、個人手頭標準信息、標準采購清單、標準發(fā)放清單，最終呈現(xiàn)標準更新、標準發(fā)放管理、標準綜合管理、標準信息公告四個模塊。

4.1 標準更新

“標準更新”模塊分“公司常用有效標準目錄更新”與“個人手頭標準信息更新”兩部分，實現(xiàn)公司標準目錄與個人手頭標準信息的自動、準確、高效更新。

4.2 標準發(fā)放管理

標準發(fā)放更新模塊是通過不同時期標準的訂購發(fā)放記錄、匯總、整理，使各類、各專業(yè)標準訂購目錄一目了然，清晰明了地查看到“已到”與“未到”標準信息；同時能夠快速篩選出各部門、個人手頭的增訂標準和已發(fā)放標準信息。

4.3 標準綜合管理

綜合管理模塊是將前三者統(tǒng)一關(guān)聯(lián)起來，通過標準查詢系統(tǒng)與公司常用有效標準目錄、員工個人手頭標準信息、最新標準動態(tài)信息、訂購發(fā)放標準清單的關(guān)聯(lián)，全覆蓋，無遺漏，及時高效地進行標準更新，個人手頭標準的替換、增補及回收。

4.4 標準信息公告

信息公告模塊公布標準目錄的更新情況、標準征訂通知、新標準發(fā)布公告等相關(guān)標準信息通知。

5 結(jié)語

技術(shù)標準管理一體化是借助現(xiàn)代信息化技術(shù)，把標準查詢、更新、采購、發(fā)放組成一個完整的系統(tǒng)，在確保標準使用便捷的情況下，從管理界面、管理方式到管理程序?qū)崿F(xiàn)標準管理科學化、系統(tǒng)化、高效化、準確化的一種智能化管理方式。對技術(shù)標準管理工作起到積極推進和實質(zhì)性提升作用，從而為工程建設(shè)工作提供全面服務(wù)，也為提高工程質(zhì)量打下扎實的基礎(chǔ)。

1 羅永平、揚 杰.文檔一體化問題探析[J].貴州檔案,1998,(6).

2 王德康,鄒吉輝,李衛(wèi)坤.實現(xiàn)文檔一體化管理的研究[J].四川檔案,1999(3).

3 李 響.標準管理系統(tǒng)功能性需求分析[J].四川建材,2014,44(2).

4 王亞清.從規(guī)范、標準的更新看信息化的重要性[J]. 工程建設(shè)與設(shè)計,2011(10):163-164.

2017-01-03)

*張增慧：助理工程師。2015年畢業(yè)于蘭州大學工商企業(yè)管理專業(yè)?，F(xiàn)從事技術(shù)管理工作。聯(lián)系電話：13893203120， E-mail：zhangzenghui.snec@sinopec.com。