程曉芳

【摘要】隨著當(dāng)前我國高等教育的不斷發(fā)展，高校綜合秘書作為高校院系工作的基層工作者，是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，是教師與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的橋梁，是院系管理的重要力量，對(duì)推進(jìn)院系工作有效開展起著十分重要的作用，本文從三方面入手探討如何提高高校綜合秘書工作效率。

【關(guān)鍵詞】高校綜合秘書 工作效率 工作職責(zé)

一、轉(zhuǎn)變工作觀念，明晰綜合秘書的工作職責(zé)

當(dāng)前很多人對(duì)秘書工作依舊持有偏見，覺得就是從事接電話、寫文件等機(jī)械性的工作，只有無法勝任高校教學(xué)工作的人才會(huì)做綜合秘書的工作，因此很多人在綜合秘書的崗位上常常抱有消極工作態(tài)度，從而使得工作效率很難得到有效提升，因此，要想提升高校綜合秘書工作就應(yīng)當(dāng)首先轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到綜合秘書在整個(gè)高校教育教學(xué)過程中的重要性，意識(shí)到高校秘書工作雖然很繁瑣很辛苦，但是卻很光榮，要真正意識(shí)到自身的責(zé)任和價(jià)值，從而才能夠全身心投入到工作中來。

其次，高校綜合秘書還應(yīng)當(dāng)明晰自身的職責(zé)，對(duì)于綜合秘書來說，其職責(zé)主要有以下幾點(diǎn)：第一，高校文書工作，也是最為基礎(chǔ)性和前提性的工作，比如草擬、校核以及呈送相關(guān)文件等；第二，人事工作，即對(duì)高校所有教師進(jìn)行考勤，并對(duì)相關(guān)獎(jiǎng)懲以及職稱評(píng)聘等工作負(fù)責(zé)；第三，會(huì)議工作，即包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中調(diào)度和會(huì)后文件整理等工作；第四，檔案管理工作，對(duì)院系檔案進(jìn)行及時(shí)的收集、整理并進(jìn)行妥善保管；第五，日常事務(wù)性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成其他方面的工作并做好日常的辦公室維護(hù)等。只有明晰了綜合秘書的職責(zé)才能夠使得工作更加有針對(duì)性，工作效率才會(huì)得到進(jìn)一步的提升。

二、不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身修養(yǎng)

首先，高校綜合秘書死異鄉(xiāng)具有政策性的工作，為了更好地貫徹黨的方針政策，所有的高校綜合秘書都應(yīng)當(dāng)有較高的理論修養(yǎng)以及政治敏感性，要對(duì)社會(huì)主義基本理論有所熟悉，從而使得秘書工作的系統(tǒng)性、原則性、創(chuàng)造性以及預(yù)見性得到加強(qiáng)。

其次，當(dāng)前我國高校很多綜合秘書都不是專業(yè)出身，為了提升自身的綜合素質(zhì)加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，應(yīng)當(dāng)在工作之余努力學(xué)習(xí)經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、管理學(xué)、檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)知識(shí)，不斷拓展自身知識(shí)面，使得自己掌握的知識(shí)越來越多，只有這樣在工作的過程中才會(huì)掌握主動(dòng)權(quán)，在工作中表現(xiàn)的游刃有余，提升自身的工作效率。

再次，要多向其他優(yōu)秀教師和領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)。當(dāng)前高校的領(lǐng)導(dǎo)和教師都是某一個(gè)行業(yè)或者是領(lǐng)域中的專家學(xué)者，有這豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，綜合秘書和領(lǐng)導(dǎo)之間接觸的比較多，有諸多學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，這就要求高校綜合秘書在工作的過程中要多向他人學(xué)習(xí)，從而在學(xué)習(xí)的過程中不斷進(jìn)步，在實(shí)踐的過程中使得自身修養(yǎng)得到不斷提升。

三、完善工作方法，學(xué)會(huì)統(tǒng)籌安排

高校綜合秘書每天面對(duì)的工作量之大超乎想象，面對(duì)這些工作，行政秘書應(yīng)當(dāng)學(xué)會(huì)分清主次、看得出輕重緩解，決不能眉毛胡子一把抓，在日常的工作過程中注重對(duì)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行積累；對(duì)領(lǐng)導(dǎo)資源進(jìn)行靈活的組織和使用，對(duì)高校的物力、人力以及信息等資源進(jìn)行科學(xué)的配置；積極主動(dòng)地制定相關(guān)的工作計(jì)劃和目標(biāo)，將所有事情依照輕重緩急進(jìn)行劃分。比如，如果是要到高校行政樓辦事情，就可以將所有需到行政樓各部門處理的事情都攜帶上，這樣不僅使得秘書工作時(shí)間得到節(jié)約，工作效率得到提升，還避免因?yàn)槭杪┏霈F(xiàn)工作上的差錯(cuò)。

另外，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加強(qiáng)和教學(xué)秘書之間的溝通與聯(lián)系，高校綜合秘書要積極協(xié)助行政秘書相關(guān)工作，對(duì)其工作要積極配合，只有這樣才能夠從全局出發(fā)做好高校教育教學(xué)的服務(wù)工作。

四、注重協(xié)調(diào)溝通，積極構(gòu)建良好的人際關(guān)系

由于高校綜合秘書自身處于承上啟下的環(huán)節(jié)，起到突出的溝通和交流作用，因此人際關(guān)系相對(duì)比較復(fù)雜，這就要求高校綜合秘書在工作的過程中應(yīng)當(dāng)積極處理好自身與其他職能部門之間的關(guān)系，要做好與其他部門領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)與溝通工作。

協(xié)調(diào)和院系領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。因?yàn)樵合殿I(lǐng)導(dǎo)層主要是由系主任、系副主任以及總支書構(gòu)成，因?yàn)樽陨砹龃嬖谝欢ǖ牟町?，?duì)問題的看法和態(tài)度也就會(huì)有所不同，這就需要高校綜合秘書在其中發(fā)揮潤滑劑的作用，要不搞小圈子，從團(tuán)結(jié)的角度來進(jìn)行協(xié)調(diào)和溝通，從而為高校教育教學(xué)營造一個(gè)良好的氛圍。

加強(qiáng)與高校各職能部門之間的協(xié)調(diào)。高校綜合秘書要做好和學(xué)校教務(wù)處、人事處以及財(cái)務(wù)處等職能部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，在堅(jiān)持原則性的同時(shí)也要做到靈活處理，要將各部門實(shí)際遇到的問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，真正起到上傳下達(dá)的作用。

協(xié)調(diào)與兄弟院系之間的關(guān)系。隨著當(dāng)前高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校中各院系之間的聯(lián)系也越來越密切，一些項(xiàng)目和課題的申報(bào)往往需要多個(gè)院系聯(lián)合才能完成，這就需要高校綜合秘書要做好協(xié)調(diào)溝通工作，在各院系之前搭建紐帶和橋梁，為高校教育教學(xué)營造團(tuán)結(jié)友好的氛圍。

五、突出人文關(guān)懷，營造良好的外部環(huán)境

高校應(yīng)當(dāng)積極營造良好氛圍，加強(qiáng)綜合秘書的認(rèn)同感，通過創(chuàng)新多元化的激勵(lì)機(jī)制，來積極調(diào)動(dòng)綜合秘書的工作主動(dòng)性與積極性，使得綜合秘書在工作過程中有更多的認(rèn)清，能夠更好地投入到工作之中，為高校教育教學(xué)進(jìn)行服務(wù)。這就要求高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)綜合秘書的人文關(guān)懷，要為綜合秘書積極創(chuàng)造競爭的平臺(tái)和晉升的機(jī)會(huì)，要真正做到任人唯賢，要加強(qiáng)對(duì)綜合秘書的培訓(xùn)工作，通過培訓(xùn)深造使得高校綜合秘書工作積極行得到提升的同時(shí)，自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)技能也到提升，使得自身的工作潛力得到最大限度的挖掘，從而使得工作效率得到進(jìn)一步提高。

六、結(jié)束語

綜上所述，高校綜合秘書是整個(gè)高校教育教學(xué)過程中十分重要、必不可少的重要組成部分，是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手，是教師與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通的橋梁，是院系管理的重要力量，對(duì)高校各項(xiàng)事務(wù)的有效運(yùn)轉(zhuǎn)起到至關(guān)重要的作用，正因?yàn)槿绱?，?yīng)當(dāng)從多方入手提升高校綜合秘書工作效率，不僅要轉(zhuǎn)變觀念、明晰責(zé)任，同時(shí)還要不斷充電學(xué)習(xí)，提升自身的修養(yǎng)，此外高校還應(yīng)當(dāng)積極為綜合秘書的發(fā)展提供培訓(xùn)平臺(tái)與機(jī)會(huì)，使得綜合秘書工作方法能夠得到不斷創(chuàng)新，工作效率得到逐步提升。

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