王鴻鵠，周惠琴，黃凱

(1.山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013，2.山西醫(yī)科大學第二醫(yī)院，山西 太原 030001)

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淺談山西省腫瘤醫(yī)院物資采購現(xiàn)狀與改進措施

王鴻鵠1，周惠琴1，黃凱2

(1.山西省腫瘤醫(yī)院，山西 太原 030013，2.山西醫(yī)科大學第二醫(yī)院，山西 太原 030001)

近幾年，國家衛(wèi)計委對醫(yī)療機構改革力度不斷加大，公立醫(yī)院改革不斷深入。無論在業(yè)務形式上還是經(jīng)營內容上，醫(yī)院經(jīng)營都產(chǎn)生了很大的變化，隨之而來的是風險也逐步增大。目前，我國公立醫(yī)院的內部控制現(xiàn)狀并不樂觀，內部控制沒有充分發(fā)揮應有的作用。醫(yī)院后勤物資采購內部控制制度的建設與完善得不到相應的重視，也缺乏一個清晰的模式或標準可以參照。醫(yī)院物資供應工作是一項繁雜而細致的工作，它直接或間接地參與醫(yī)院的醫(yī)療活動。物資供應是否及時、數(shù)量是否充足、質量是否合格、性能是否良好、資金占有量的大小都直接影響著醫(yī)院醫(yī)療、預防、教學、科研等工作。

1 物資采購存在的問題

1.1 物資采購未實現(xiàn)歸口管理

在后勤科室中，除基建科不直接采購物資外，其他科室均有直接采購物資的權利，總務科負責采購醫(yī)院零星工程維修物資；院容科負責采購花卉、樹木、洗衣設備等物資；動力科負責采購水泵、電機、燃煤等動力設備與燃料；物資科負責采購辦公用品、印刷品、衛(wèi)生用品、被服用品、低值易耗品、辦公家具、電器、水暖電力維修材料等物資。在這些采購部門中，除物資科有物資申購、采購、驗收、入庫、出庫制度外，其他各科室采購制度均不完善。部分物資采購歸口管理不明確，不利于集中管理，內部控制實施成本高、難度大。

1.2 編制計劃不準確

庫房物資需求計劃全部由庫房保管員依據(jù)經(jīng)驗靠主觀估計，這樣做經(jīng)常造成部分庫存物資擠壓而部分物資短缺。采購計劃只統(tǒng)計需采購物資數(shù)量，并沒有詳細規(guī)定貨物品牌與規(guī)格。由于現(xiàn)有物資管理信息系統(tǒng)功能簡單，并不支持月度、季度、年度單項物資用量統(tǒng)計功能，所以物資使用歷史數(shù)據(jù)并未得到利用，無法使用信息系統(tǒng)幫助庫房保管員提升計劃編制水平。

1.3 物資請購權限模糊

根據(jù)現(xiàn)有請購審批流程，常規(guī)物資由物資科統(tǒng)一編制采購計劃，非常規(guī)物資由使用科室書面申請。但目前并未明確規(guī)定哪些物資屬于常規(guī)物資，沒有明確的常規(guī)物資目錄，造成使用科室不知道自己申請的物資是否應該寫書面申請報批。

1.4 預算控制不合理

醫(yī)院行政管理部門中設質控室，該部門負責對后勤物資進行費用控制，目前質控室只對文具衛(wèi)生用品庫房的支出費用有費用控制，對其余庫房均不設置費用控制。文具衛(wèi)生用品庫2011年—2015年年均控制費用額每年為1 306 738.65元，而文具衛(wèi)生用品庫2011年—2015年年均出庫發(fā)生額為726 326.13元，實際發(fā)生費用占控制費用的55.58%，可見控制費用標準不準確，沒有有效地起到控制作用。

1.5 供應商選擇缺乏依據(jù)

公開招標確定的只是入圍供應商，并沒有確定唯一一家，采購同一貨物時，該貨物所處標段會有三家供應商入圍，如何在這三家供應商之間做選擇并沒有具體的選擇辦法與考評依據(jù)。目前物資科關于購買的物資只簽訂框架性的采購協(xié)議，協(xié)議只包含招標目錄內物資的采購價格，對其他物資的價格、品牌、參數(shù)、規(guī)格并沒有詳細的規(guī)定，執(zhí)行過程沒有依據(jù)可循。目前經(jīng)過招標確定的物資均有招標價格，各個供應商所供應物資均不能超過該項物資的最終招標價格，對于非標段目錄中包含的物資則由采購員詢價后采購。然而目前詢價并沒有具體的實施方法，詢價過程也沒有記錄。物資價格缺乏跟蹤，無法掌握單項物資在一定時期的價格變動情況，沒有建立物資采購價格數(shù)據(jù)庫。

1.6 對供應商缺乏后續(xù)評價

招標確定供應商后，并沒有進一步建立評價機制，對供應商提供的貨物與服務缺乏相應的評價與記錄，對供應商缺乏實時管理，沒有建立明確的考核評價體系，沒有建立供應商數(shù)據(jù)庫與考核系統(tǒng)，沒有對供應商的供應質量進行跟蹤管理。

1.7 內部監(jiān)督缺失

審計科作為醫(yī)院內部監(jiān)督的機構，雖然對后勤采購活動每年都會進行審計，但是只對單筆采購額較大的采購活動進行審計，并且審計方式也只局限于事后審計，對于零星采購物資則更是監(jiān)督不到位。而醫(yī)院后勤物資的采購特點卻恰恰是零星、瑣碎、分散的，這種內部監(jiān)督方式存在設計缺陷。醫(yī)院后勤相關采購部門為了規(guī)避審計的審查，往往采取化整為零的方式，小金額、高頻次逐步審批的方式進行采購活動，規(guī)避事前審計和付款環(huán)節(jié)的控制與審核。

2 物資采購改進措施

2.1 設立集中采購機構

醫(yī)院后勤由于其采購業(yè)務具有小而雜的特點，不易于內部控制與監(jiān)督管理，內部控制成本高于收益使得內部控制缺失現(xiàn)象在醫(yī)院后勤物資采購中尤為嚴重，為此要解決這一問題，首先要從采購機構設置上進行改革，建立醫(yī)院后勤物資集中采購制度，實施物資采購歸口管理，增加物資科人員配備，由其負責醫(yī)院所有后勤物資的統(tǒng)一采購，實現(xiàn)物資采購招標全覆蓋，這樣審計科可以及時參與，便于審查監(jiān)督。

2.2 依靠數(shù)據(jù)合理制訂計劃

使用先進的信息管理系統(tǒng)，運用計算機與大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，動態(tài)分析歷史庫存數(shù)據(jù)，有針對性地對各項物資分門別類地進行管理，使用多因素分析的方法，合理過濾季節(jié)性波動與人為性波動造成的庫存數(shù)據(jù)失真情況，將庫存編制計劃的精度細化到每個領用科室，減短信息傳輸?shù)逆湕l，降低“牛鞭效應”所帶來的影響。

2.3 合理確定各崗位審批權限

對物資分門別類設定審批與采購權限，從單價、數(shù)量、金額、采購頻次、采購時間間隔、物資屬性等多維度設立綜合全面的權限分類，合理賦予不同崗位在不同環(huán)境的權限。既做到高效便捷，又不違反內部控制原則，保證權責相當，責任到人。

2.4 合理優(yōu)化預算控制

質控室不僅應該控制文具衛(wèi)生用品庫的費用，還應該將低值易耗品庫、被服庫都納入質控費用當中去，根據(jù)以往各科室發(fā)生的費用，參照當前科室規(guī)模變動情況，基于數(shù)據(jù)分析合理制訂控制費用標準，切實保證控制費用真正控制了科室的不合理之處。

2.5 完善價格數(shù)據(jù)庫建設

建立采購價格數(shù)據(jù)庫，對任何一種物資，記錄供應商的供貨價格，比較不同供應商的供貨價格與服務質量，對于物資價格的變動要嚴格分析，分析采購價格變動的原因，合理確定采購周期與采購數(shù)量，努力控制采購成本，定期撰寫分析報告。

2.6 建立供應商考評與動態(tài)評價體系

對不同供應商建立檔案，對每次的采購活動與質量進行記錄，采購人員與科室使用人員形成充分的信息反饋機制，對供應商產(chǎn)品質量與售前、售中、售后的服務質量動態(tài)評分與滾動排名，并將考核結果作為日后采購選擇的依據(jù)之一。

2.7 加強內部監(jiān)督

審計科具備獨立審計的功能，對采購活動的監(jiān)督要貫穿全程，對事前、事中、事后各個環(huán)節(jié)的內部控制監(jiān)督都要參與，將日常監(jiān)督與專項監(jiān)督相結合，負責采購流程內部控制有效性的評估，通過不間斷的監(jiān)督檢查發(fā)現(xiàn)內部控制的缺陷，將醫(yī)院后勤采購工作內部控制情況納入物資科績效考核。

2017-02-19

(本文編輯：王作利)

王鴻鵠(1970— )，男，山西省運城市人，高級經(jīng)濟師，主要從事醫(yī)院管理工作。