董志恒

吉林省洮南市勞動保障事務(wù)所

淺談檔案管理工作的保密問題

董志恒

吉林省洮南市勞動保障事務(wù)所

隨著社會政治、經(jīng)濟(jì)、文化交流與合作的日益發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案保密工作正面臨著一系列新問題和新挑戰(zhàn)。本文就如何迎難而上，增強(qiáng)法制意識，建立健全各項檔案管理制度，既做好檔案保密工作又能使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展提供服務(wù)進(jìn)行探討。

檔案；管理；保密

1 檔案保密工作存在的問題

檔案是一種重要而有價值的社會信息資源，對于檔案信息資源，我們既要重視其載體的保管保密，更要重視檔案所包含信息的開發(fā)和利用，從而實現(xiàn)信息資源的共享，檔案所具有的真憑實據(jù)的性質(zhì)和它的權(quán)威性在現(xiàn)實中是客觀存在的，人們在充分享用檔案資源的豐富性的同時，卻忽視了檔案的保密工作，從而引起了一些問題，檔案保密工作的相關(guān)人員在進(jìn)行具體的保密工作時，難免會存在一些問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾方面。

1.1 檔案保密意識淡薄

隨著社會的發(fā)展，民主與法制建設(shè)的進(jìn)程得到不斷的推進(jìn)，作為檔案的保密工作，其要保密的事項和范圍也開始逐步減少，伴隨著這一發(fā)展現(xiàn)狀，人們的保密意識也逐漸淡薄，但這卻并不意味著檔案保密工作就無密可保了，相反，檔案保密的形勢變得更加嚴(yán)峻，保密任務(wù)和工作也更加艱巨。

1.2 涉密事件及載體管理較混亂

對于檔案管理的保密工作，在進(jìn)行管理時，執(zhí)行操作不規(guī)范，隨意復(fù)制涉密文件的相關(guān)資料，涉密文件和資料存放管理不嚴(yán)格，亂放亂存涉密文件和資料；檔案秘密的儲存物如U盤、移動硬盤等沒有建立嚴(yán)格的管理制度，也是隨意地亂放，或者沒有進(jìn)行檔案涉密文件和資料的備份工作，一旦丟失，就會造成嚴(yán)重的后果，得不償失；還有的甚至是會無意或有意地將涉密文件和資料賣給廢品收購人員，這些問題都給檔案保密工作帶來嚴(yán)重的安全和泄密隱患。

1.3 檔案管理的要害部門管理不嚴(yán)格

檔案保密工作的那些要害部門在進(jìn)行檔案管理時執(zhí)行力不高，管理不嚴(yán)格，如對一些涉密人員的管理不嚴(yán)格，沒有按照保密要求落實好保密責(zé)任制，由于保密責(zé)任制或者其他相關(guān)的保密制度不明確，導(dǎo)致對有些要害和重要部門的管理出現(xiàn)失控的狀況。

1.4 檔案庫房管理中的保密工作不嚴(yán)

檔案的庫房管理是檔案保密的重點，做好庫房管理，檔案保密工作就多了一重保障，而有些不具備條件的企業(yè)或單位，對于檔案庫房的管理工作不嚴(yán)格，往往將庫房附設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，這對于檔案保密工作管理來說是一個禁忌；同時一些企業(yè)或單位沒有制定嚴(yán)格的檔案庫房管理制度，一些無關(guān)的人員隨意進(jìn)入，造成保密工作的不完善。

1.5 絕密檔案保密和管理人員素質(zhì)不高

絕密檔案是黨和國家的核心，但有些絕密檔案保密和管理的工作人員素質(zhì)不高，責(zé)任心和事業(yè)心以及保密意識不強(qiáng)，沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，絕密檔案和非絕密檔案沒有分別保管，調(diào)閱、銷毀、移出等工作沒有按照規(guī)定手續(xù)進(jìn)行辦理，這些無形中會給絕密檔案的保密工作帶來嚴(yán)重的泄密隱患。

2 做好檔案利用過程中的監(jiān)督、保密工作

2.1 制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。

2.2 隊伍建設(shè)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

2.3 監(jiān)督措施。做好利用監(jiān)督，就要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動機(jī)；二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

2.4 正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系。保守國家機(jī)密是每個

公民應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的職責(zé)。日常工作中檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。由此產(chǎn)生一些弊端；大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費，檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。

3 進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作

3.1 做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié)，其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確的區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。檔案館工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進(jìn)行審查，初步判定開放與控制使用范圍，最終由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進(jìn)行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。

3.2 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的，其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定，劃分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級。向社會各界開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進(jìn)行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。過去許多檔案館，對其所保管的注有密級的檔案，沒有定期解密，影響了檔案的開放利用。對劃密檔案進(jìn)行解密工作，應(yīng)當(dāng)遵循保密法的有關(guān)規(guī)定，即：國家秘密事項在保密期限內(nèi)不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保密期限的機(jī)關(guān)、單位或者其上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)及時解密。

3.3 做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。開放檔案首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即：提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，建立健全檔號，編制檢索工具，準(zhǔn)備好副本，對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進(jìn)行復(fù)制，搞好檔案副本。

保守國家機(jī)密是每個檔案人員應(yīng)盡的義務(wù)，更是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)，因此，在檔案管理工作為社會服務(wù)、為社會利用的同時，應(yīng)當(dāng)做好檔案的保密工作。

4 結(jié)語

檔案管理的保密工作是維護(hù)國家、企業(yè)或個人安全和利益的關(guān)鍵性工作，因此一定要引起高度的重視，在具體進(jìn)行檔案保密工作管理時會存在諸多問題，需要我們加以預(yù)防，從而減少檔案泄密的隱患。不管是檔案管理工作人員還是每個公民，都有義務(wù)和職責(zé)做好檔案的保密工作，我相信，通過我們的努力，一定可以做好檔案管理的保密工作。

[1]吳金桐.談檔案管理工作中的保密問題[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2009(24).

[2]王焱.檔案保密管理問題的若干思考[J].黑龍江科技信息，2011(21).