方永梅

（福建工程學(xué)院 福州 350118）

高校會計檔案管理管控策略及具體應(yīng)對辦法

方永梅

（福建工程學(xué)院 福州 350118）

高校的會計檔案是高校財務(wù)管理中重要的組成部分。由于其專業(yè)性強，涉及部門眾多，在實際財務(wù)實踐中，常常不被重視。本文針對高校會計檔案管理的現(xiàn)狀，分析會計檔案管理存在的問題，依據(jù)國家新頒布的《會計檔案管理辦法》，提出加強會計檔案管理的管控策略及具體應(yīng)對辦法。

高校 會計檔案 管理

2016年1月1日，國家財政部、國家檔案局頒布施行新的《會計檔案管理辦法》[1]1，對規(guī)范會計檔案管理、依法提高管理會計檔案的水平，適應(yīng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，提出了更高的要求。在飛速發(fā)展的信息化、現(xiàn)代化管理的大環(huán)境下，高校也同樣面臨新的課題。

一、會計檔案管理的意義及實踐中的問題

高校的會計檔案是對高校歷史發(fā)展中形成的經(jīng)濟業(yè)務(wù)、經(jīng)濟活動的記錄，蘊藏著大量的經(jīng)濟、資金往來、財務(wù)等數(shù)據(jù)和信息資源。會計檔案提供的財務(wù)信息數(shù)據(jù)，不僅可以從數(shù)量上預(yù)測未來的經(jīng)費開支，而且從宏觀上為高校的財務(wù)規(guī)劃提供重要而又直觀的依據(jù)。會計檔案記載的歷史性財務(wù)數(shù)據(jù)，不僅提供了貫徹國家相關(guān)經(jīng)濟政策和遵守法律法規(guī)的有力證據(jù)，而且還是高校依法治校的重要保障。因此，規(guī)范和加強會計檔案管理，對高校持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展有著重要的現(xiàn)實意義。

近年來，隨著我國高等教育投入力度持續(xù)加大，各種財務(wù)會計資料成倍增加。對于這些來源廣泛、專業(yè)性強、形成過程嚴(yán)密的檔案，在實踐工作中不可避免出現(xiàn)一些問題，主要如下。

1.會計檔案歸檔認(rèn)識不到位。實際工作中，許多會計人員側(cè)重于會計資料的報銷入賬，對歸檔重視不足[2]161，出現(xiàn)這樣那樣的不規(guī)范現(xiàn)象，如會計憑證裝訂缺少封粘簽章；憑證裝訂封面填寫不完整;活頁賬簿封面沒有標(biāo)準(zhǔn)，填寫隨意等。

2.會計檔案保管不規(guī)范。在臨時保管期間，會計檔案資料沒有按要求分類，放置混亂，甚至于分散存放；會計檔案保管沒有實行專人負(fù)責(zé)制，而放任由具體經(jīng)手的會計人員自行保管；對會計檔案資料存儲投入的硬件設(shè)施不夠，使得相關(guān)人員將會計檔案隨意裝入紙箱中，或任意堆放；臨時保管會計檔案常常超過三年，從而造成會計檔案過多過亂，造成會計檔案破損遺失等嚴(yán)重后果。

3.會計檔案移交程序不規(guī)范。許多會計檔案缺失或者查找困難無法移交；有些單位會計檔案移交過程中不按程序移交，表現(xiàn)在沒有按冊清點或者無移交清冊。甚至個別單位的會計檔案未經(jīng)審計部門審計合格就直接歸檔移交給檔案管理部門。

4.會計檔案利用不規(guī)范。有些高校未按相關(guān)規(guī)定利用會計檔案，在查閱、復(fù)制、借出時不履行相關(guān)手續(xù)，甚至隨意借入借出。

5.電子會計檔案管理不規(guī)范。有些高校對日常電算化會計核算系統(tǒng)產(chǎn)生的會計資料未建立有效的電子會計歸檔標(biāo)準(zhǔn)和保管制度，造成電子會計資料歸檔管理亂而無序。

隨著高校發(fā)展步伐的加快，以上問題有不斷惡化膨脹的趨勢，而且新《會計檔案管理辦法》的頒布實施，對高校而言，加強會計檔案管理刻不容緩。

二、加強會計檔案管理的管控策略

1.構(gòu)建監(jiān)控體系，規(guī)范歸檔流程。高校檔案管理部門的主要職責(zé)在于：依據(jù)實際情況，合理制定會計資料收集范圍和依法規(guī)范會計檔案形成的流程，保證在各個工作環(huán)節(jié)形成的大量會計資料及信息得到有效的回收，同時要建立會計檔案收集的過程化控制的質(zhì)量保證體系，工作重點在于如何保證所收集的會計資料信息的真實、可靠、完整。建議設(shè)置檔案館的高校（有一定規(guī)模）可構(gòu)建校級財務(wù)部門、二級學(xué)院（二級管理）層層監(jiān)督的會計檔案監(jiān)控體系，實現(xiàn)財務(wù)部門自查并監(jiān)督引導(dǎo)相關(guān)二級學(xué)院會計資料歸檔、檔案管理部門定期檢查、指導(dǎo)會計檔案歸檔情況有效的過程監(jiān)督。在會計檔案歸檔交接給檔案管理部門時，應(yīng)強化先經(jīng)審計部門審計合格后方可移交給檔案管理部門的步驟，改變目前現(xiàn)實中直接歸檔的模式。

2.構(gòu)建信息公開管控機制。為最大可能發(fā)揮會計檔案的利用價值，高校檔案管理部門要構(gòu)建信息公開管控機制，定期會同審計、財務(wù)部門依據(jù)歸檔會計檔案的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性發(fā)布會計檔案的全面質(zhì)量報告，提出檔案管理中存在的問題和實施改進(jìn)的建議，對學(xué)校的科技專項、重大基建項目，依據(jù)項目進(jìn)展出具會計檔案的專項驗收意見，并按規(guī)定在一定范圍公布，同時通過相關(guān)的利用監(jiān)督機制，確保會計檔案信息不泄露[3]108。

3.加強電子會計檔案管理。新頒布的《會計檔案管理辦法》規(guī)定可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案[1]6。因此，高校不僅要明確電子會計資料歸檔流程的標(biāo)準(zhǔn)和制度，而且在電子會計檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)注意以下方面的內(nèi)容：要建立電子會計檔案與之相應(yīng)的紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系以保證電子檔案的有效性；要明確電子會計檔案的備份制度以確保電子會計檔案的讀取有效性和信息完整性；在保管、移交、備份電子會計檔案時，要保證與電子檔案配套的元數(shù)據(jù)（讀取平臺）完整有效；為充分保證數(shù)據(jù)信息的安全，除對電子會計檔案存儲介質(zhì)實行定期檢查、定期復(fù)制、定期更新外，還特別要加強計算機系統(tǒng)安全管理，采用多種信息技術(shù)手段加強安全防護(hù)，避免計算機病毒的侵入。

4.加強會計檔案工作隊伍建設(shè)。會計檔案管理水平的提升對檔案管理人員的技術(shù)性和專業(yè)性提出了更高的要求，不僅檔案業(yè)務(wù)“精”，還要會計知識“熟”，同時要兼顧掌握計算機應(yīng)用技術(shù)。因此，如何快速有效地提高會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)成為會計檔案科學(xué)管理的關(guān)鍵。在這方面，專業(yè)齊全的高校具有得天獨厚的先天優(yōu)勢。高校檔案管理部門一是要多渠道、多形式組織檔案管理人員到與會計、計算機相關(guān)的經(jīng)濟、信息等專業(yè)學(xué)院進(jìn)一步學(xué)習(xí)，促進(jìn)其管理技能不斷提高；二是定期聘請相關(guān)的專家教授從專業(yè)的角度對相關(guān)會計人員培訓(xùn)國家法規(guī)和管理辦法，指導(dǎo)會計檔案管理的專業(yè)知識，更新會計人員知識結(jié)構(gòu)和管理觀念，提高檔案管理的技能和業(yè)務(wù)操作能力，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的檔案工作需要。

5.加大會計檔案的監(jiān)管力度。檔案管理部門需要和財務(wù)部門聯(lián)手，對會計檔案工作實施監(jiān)管，在會計檔案的規(guī)范管理上進(jìn)一步細(xì)化，對檔案的歸檔、移交、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)認(rèn)真把關(guān)，嚴(yán)格執(zhí)行國家《會計檔案管理辦法》。檔案管理部門可以委托審計機構(gòu)通過專項檢查和審計的方式開展審計監(jiān)督和財務(wù)檢查，必要時，可借助校外的會計師事務(wù)所、審計事務(wù)所等中介機構(gòu)。高校檔案管理部門依法對會計檔案中存在的偽造會計檔案及弄虛作假等行為嚴(yán)肅處理。

三、加強會計檔案管理的具體應(yīng)對辦法

為確保管控措施落到實處，行之有效，在具體應(yīng)對方法上還需注意以下幾點：

1.理順會計檔案管理體制。首先，明確高校檔案管理機構(gòu)和財務(wù)部門統(tǒng)一集中管理所有會計檔案，明確會計檔案的所有權(quán)屬于單位而非財務(wù)部門；其次，依據(jù)國家《會計檔案管理辦法》和相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確界定會計檔案在財務(wù)部門和檔案管理部門的管理歸屬。財務(wù)部門負(fù)責(zé)會計檔案的收集、立卷、短期保管，而檔案管理部門負(fù)責(zé)會計檔案的長期集中統(tǒng)一保管。財務(wù)部門對當(dāng)年形成的會計資料整理后，暫存保管1至3年，期滿編制移交清冊后移交給學(xué)校檔案管理部門;在暫保管期間，根據(jù)職務(wù)不相容原則，財務(wù)部門應(yīng)指定專人嚴(yán)格按照會計檔案保管要求妥善保管會計檔案。

2.規(guī)范會計檔案歸檔整理保管。高校財務(wù)部門應(yīng)當(dāng)配備專人依據(jù)本單位的會計檔案歸檔操作規(guī)程進(jìn)行分類、立卷、排列。歸檔范圍包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算資料。歸檔整理中應(yīng)注意：首先，對會計憑證類立卷整理。會計憑證主要包括原始憑證、記賬憑證和其他會計憑證。憑證的組卷要核實查驗憑證流水號，保證按號排列；月終排序整理和裝訂后要檢查核實粘貼封面，憑證封面內(nèi)容完整，加蓋印章；其次，對會計賬簿類立卷整理。各種賬簿作為保存會計記錄的工具，一般在年終進(jìn)行分類整理立卷，組卷時，要統(tǒng)一在賬簿的右上角編定頁號，裝訂時要在賬簿首頁和末頁分別加封面和備考表；再次，對會計報表類立卷整理。會計報表是會計工作周期性成果。它包括月報、季報、年報等。會計報表依具體情況可按問題、單位、地區(qū)進(jìn)行組卷。對會計報表整理組卷時，要注意結(jié)合報表本身產(chǎn)生的總結(jié)性的文字內(nèi)容。對其他應(yīng)當(dāng)歸檔整理的會計資料如工資冊、銀行對賬單等，要在收集整理的及時性、完整性、有序性等方面進(jìn)行檢查核實。在會計檔案保管方面，應(yīng)配置專用的箱柜和設(shè)備妥善儲存保管會計檔案。對需離任的會計人員，要將其保管的會計檔案在財務(wù)主管的監(jiān)督下及時移交本校財務(wù)部門保管，嚴(yán)禁自行存放。

3.規(guī)范會計檔案利用管理制度。高校應(yīng)明確會計檔案利用需辦理由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人或檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的審批手續(xù)。一般情況下，會計檔案利用只限定財務(wù)部門、審計部門人員，因特殊原因其他部門人員需利用時，檔案管理部門人員、財務(wù)部門人員要陪同跟進(jìn)利用者對會計檔案的查閱、復(fù)制、摘抄等工作；嚴(yán)格杜絕和防止在檔案上篡改、亂涂亂劃、拆換等現(xiàn)象發(fā)生；檔案管理部門要對會計檔案的利用全程監(jiān)督，并對利用情況進(jìn)行全面登記記錄，記錄內(nèi)容包括利用時間、利用內(nèi)容、利用形式、經(jīng)手人等內(nèi)容，達(dá)到利用管理可追溯，實現(xiàn)會計檔案痕跡化管理。原則上會計檔案不可外借，特殊情況下，校內(nèi)借用需檔案管理部門、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同批準(zhǔn)，校外借出時需主管校級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

4.規(guī)范會計檔案保管的期限和銷毀管理。作為記錄高校經(jīng)濟活動和事項的會計憑證、會計賬簿和會計報表等在一定時期內(nèi)具有重要的保存利用價值，高校應(yīng)對其制定嚴(yán)密的保管期限表。新《會計檔案管理辦法》對會計檔案保管期限作了較大調(diào)整，規(guī)定會計檔案的定期保管期限分為10年、30年兩類，會計憑證、會計賬簿等最低保管期限調(diào)整至30年，其他輔助會計檔案的保管期限不低于10年。當(dāng)會計檔案保管期滿時，需由檔案管理部門組織財務(wù)、紀(jì)檢、審計等管理部門，針對檔案記載利用情況等方面進(jìn)行檔案鑒定，審查檔案中是否有債權(quán)債務(wù)未結(jié)清、涉及當(dāng)事人權(quán)益未了事項等情況，經(jīng)過層層審查和嚴(yán)格鑒定，形成由參與鑒定人員共同簽字的會計檔案鑒定意見書，最終認(rèn)定確實無保存價值的案卷目錄并形成會計檔案銷毀清冊，會計檔案銷毀清冊要列明擬銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容[3]108。會計檔案的銷毀清冊需檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和以上兩個部門的經(jīng)辦人共同簽字上報主管校級領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批準(zhǔn)之后方可實施銷毀流程。會計檔案的銷毀實行過程化管理，由檔案管理、財務(wù)、紀(jì)檢、審計部門到現(xiàn)場清點核實、全程監(jiān)督，并保留監(jiān)銷簽字記錄。從銷毀方法來講，電子會計檔案相對紙質(zhì)化檔案更加便捷，但銷毀前鑒定和審批流程與紙質(zhì)化檔案相比更為嚴(yán)格，既要嚴(yán)格執(zhí)行國家相關(guān)電子檔案的規(guī)定，紙質(zhì)化會計檔案又要履行單位的會計檔案鑒定銷毀制度，辦理涉及會計檔案的部門及領(lǐng)導(dǎo)的鑒定、銷毀審批手續(xù)，主管校級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)確認(rèn)的電子會計檔案銷毀清冊后，在學(xué)校檔案管理、財務(wù)、紀(jì)檢、審計、信息管理等部門的監(jiān)銷下進(jìn)行計算機邏輯刪除。

在當(dāng)前新的形勢下，高校加強財務(wù)等各項管理勢在必行，推進(jìn)會計檔案管理是財務(wù)管理中亟待加強和改進(jìn)的重要工作，新的《會計檔案管理辦法》的出臺為高校會計檔案管理提出新的要求。本文提出的管控策略及具體應(yīng)對辦法為加強高校會計檔案管理作出有益的探索。

[1]中華人民共和國財政部國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》

[2]徐世廣.會計檔案管理中的問題及改善建議[J].科技展望，2015（34）.

[3]韓秀麗.如何做好高校會議理工作[J].黑龍江檔案，2012（1）.

★作者方永梅為福建工程學(xué)院檔案館館員，研究方向為檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.04.18

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2016-10-17