王紅光

（云南民族大學(xué)檔案館 昆明 650500）

高校館藏檔案數(shù)字化外包中的不可控因素

王紅光

（云南民族大學(xué)檔案館 昆明 650500）

檔案部門在開展館藏檔案數(shù)字化外包之前，可能過于信任外包提供商的能力及承諾，但在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，由于種種原因并不能達(dá)到檔案部門預(yù)期的目標(biāo)。文章提出外包項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的問題，以期引起關(guān)注，并就如何規(guī)避，提出相應(yīng)的解決措施。

館藏檔案數(shù)字化外包 不可控因素 對(duì)策

信息化是助推21世紀(jì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)迅速發(fā)展的重要?jiǎng)恿?，黨的十八大提出了“新四化”協(xié)同推進(jìn)的新思路，信息化成為各行業(yè)技術(shù)進(jìn)步的高端戰(zhàn)略。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，特別是辦公自動(dòng)化的推廣應(yīng)用，電子文件檔案大量產(chǎn)生，促使檔案工作必須推行現(xiàn)代化管理。加之檔案服務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)展，尤其是工作查考、群眾查檔、檔案文化產(chǎn)品開發(fā)等對(duì)檔案管理和服務(wù)提出了更高要求，對(duì)檔案數(shù)字化、信息化的需求日益迫切。影響檔案工作生命力的關(guān)鍵因素是檔案資源能否有效利用。檔案數(shù)字化是開發(fā)利用檔案體系建設(shè)、推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的需要。為加快云南民族大學(xué)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，云南民族大學(xué)檔案信息化一期建設(shè)項(xiàng)目在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心下開始實(shí)施。一期項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)主要是進(jìn)行館藏教學(xué)檔案數(shù)字化外包。檔案館工作人員在外包項(xiàng)目提出時(shí)，過于樂觀地考慮到了外包的有利因素，忽略了其在整個(gè)過程中的非可控因素，以至影響到外包項(xiàng)目的正常實(shí)施?，F(xiàn)將非可控因素提出，以期得到相應(yīng)的解決方案。

一、不可控因素

檔案業(yè)務(wù)外包涉及三個(gè)主體——檔案部門（文中稱甲方）、招投標(biāo)公司、外包提供商（文中稱乙方）；七個(gè)環(huán)節(jié)——外包提出、外包評(píng)估、外包立項(xiàng)、外包招投標(biāo)、外包實(shí)施、外包驗(yàn)收、外包遺留。由于有不同的主體參與到不同的環(huán)節(jié)中，造成數(shù)字化外包不可能一帆風(fēng)順地按照甲方的意圖順利開展。

1.主體方面。檔案部門與招投標(biāo)公司之間屬于委托關(guān)系。檔案部門——招投標(biāo)公司——外包提供商，招投標(biāo)公司是檔案部門和外包提供商的中介。招投標(biāo)公司有優(yōu)劣之分，且可能與外包提供商有著微妙的關(guān)系。招投標(biāo)公司直接或間接影響檔案部門與哪家外包提供商牽手，招投標(biāo)過程符合程序，但不盡如人意，甲方可能會(huì)與已經(jīng)多方考察口碑不錯(cuò)的外包提供商失之交臂，招標(biāo)結(jié)束后甲方可能初嘗外包的苦澀。

經(jīng)過招投標(biāo)程序后，檔案部門與外包提供商屬于代理的關(guān)系。一方面，處在信息劣勢(shì)方的檔案部門無法完全了解外包提供商的市場(chǎng)地位、技術(shù)狀況、財(cái)務(wù)狀況、服務(wù)質(zhì)量、信譽(yù)經(jīng)驗(yàn)等多方面信息，可能在招標(biāo)過程中選擇劣質(zhì)外包商；另一方面，片面追求低報(bào)價(jià)時(shí)，存在劣質(zhì)外包提供商排斥優(yōu)質(zhì)外包提供商的可能。

面對(duì)魚龍混雜的檔案外包市場(chǎng)，檔案部門沒有可供參考的權(quán)威參考體系，這既是因?yàn)闄n案部門在信息不對(duì)稱的環(huán)境下處于“信息洼地”，也是因?yàn)閲?guó)家缺乏對(duì)檔案外包提供商的具體評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，檔案外包市場(chǎng)尚待規(guī)范。

2.環(huán)節(jié)方面。檔案部門在提出外包申請(qǐng)進(jìn)入到業(yè)務(wù)外包環(huán)節(jié)后，就喪失了對(duì)主動(dòng)權(quán)的掌控。

外包提出：檔案部門深入了解館藏情況，掌握需要數(shù)字化的檔案的數(shù)量及狀況；選擇符合相關(guān)條件的外包提供商并進(jìn)行市場(chǎng)考察。

外包評(píng)估：確定需數(shù)字化外包范圍，聘請(qǐng)校內(nèi)外專家，對(duì)項(xiàng)目的可行性進(jìn)行論證并給出意見。

外包立項(xiàng)：參照數(shù)字化外包服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行預(yù)算，并備齊相關(guān)材料報(bào)批。云南民族大學(xué)檔案館在2013年提出立項(xiàng)申請(qǐng)時(shí)，參照數(shù)字化外包服務(wù)的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行核算，以館藏檔案一期計(jì)劃完成的量5166卷，每個(gè)案卷的頁(yè)數(shù)不盡相同，以平均頁(yè)數(shù)為120頁(yè)/卷，經(jīng)向進(jìn)行過數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)檔案館咨詢，掃描費(fèi)用（含人工費(fèi)等）每頁(yè)大致0.35元，按每卷120頁(yè)計(jì)，120頁(yè)/卷× 5166卷×0.35元/頁(yè)＝216972元。以此提出項(xiàng)目預(yù)算22萬(wàn)元人民幣報(bào)批。

外包招投標(biāo)：云南民族大學(xué)檔案館館藏檔案數(shù)字化服務(wù)以22萬(wàn)元人民幣經(jīng)費(fèi)投入，經(jīng)過立項(xiàng)申請(qǐng)，專家論證，學(xué)校審批，省政府審批，從2013年中開始，這一過程走完已是2014年的10月份。滿懷希望向社會(huì)公開招標(biāo)，不曾想，竟無人投標(biāo)！臆測(cè)可能是商家無利可圖？！整整一年過去了。

2015年，檔案館以原有的檔案數(shù)量追加經(jīng)費(fèi)13萬(wàn)元人民幣用于購(gòu)置相關(guān)設(shè)備，共計(jì)35萬(wàn)元人民幣，同年4月獲準(zhǔn)立項(xiàng)，并再次向社會(huì)公開招標(biāo)。2015年7月，與外包公司簽訂合同書，預(yù)計(jì)11月份完成。為確保需數(shù)字化處理檔案的安全，按國(guó)家相關(guān)要求必須在工作場(chǎng)所安裝監(jiān)控設(shè)備；另檔案館現(xiàn)有服務(wù)器存儲(chǔ)空間無法滿足今后需求，該公司按照合同要求購(gòu)置并安裝了磁盤陣列、HBA卡等存儲(chǔ)設(shè)備。由于前期的一系列準(zhǔn)備工作，導(dǎo)致外包公司于2015年10月中旬才正式進(jìn)場(chǎng)開展數(shù)字化工作，年內(nèi)完成項(xiàng)目已不可能，工期拖延已成定局。

外包實(shí)施：由于檔案部門在外包的初期不能提出明確的要求，而在項(xiàng)目實(shí)施過程中，根據(jù)需要不斷追加需求，導(dǎo)致工期拖延。

（1）案卷缺陷：經(jīng)檔案館工作人員前期的基礎(chǔ)鑒定，確定一期納入數(shù)字化范圍的案卷大多是20世紀(jì)90年代以前的教學(xué)類案卷，這些案卷數(shù)字化過程中遇到影響進(jìn)度的主要問題：①采用老的整理方法，案卷分類編號(hào)、件的拆分、頁(yè)碼的編碼等都不規(guī)范，需要逐卷、逐件進(jìn)行重新整理、編號(hào)。②需掃描件多為8開規(guī)格紙張，有的非常薄，如新生錄檢表，且有的破損嚴(yán)重，掃描前需要進(jìn)行相應(yīng)的處理；畢業(yè)生名冊(cè)貼有學(xué)生的照片，這些特殊的紙張都需作相應(yīng)的處理，且無法進(jìn)行高速掃描。

（2）操作實(shí)施：首先，該公司第一次為高校提供服務(wù)，工作人員對(duì)高校使用的檔案管理軟件不熟悉，也給工作進(jìn)度造成影響。其次，提供外包服務(wù)的過程中，保證質(zhì)量是第一位的，因而甲方工作人員基本上要不時(shí)抽樣審核，這也減緩了推進(jìn)速度。①目錄數(shù)據(jù)：為便于檢索利用，目錄錄入需詳盡，凡文中有涉及人名的，必須全文錄入，錄入工作量加大；錄入工作人員皆為剛走上工作崗位的年輕人，錄入速度沒有想象的快；由于文化素質(zhì)等原因，對(duì)手寫字體識(shí)別能力低。②圖像數(shù)據(jù)：要求選擇正確的掃描方式進(jìn)行批量掃描，檢查圖像質(zhì)量，糾正錯(cuò)誤；對(duì)分幅掃描文件進(jìn)行技術(shù)拼接處理。但檢查發(fā)現(xiàn)掃描件打印出來后圖像不清晰，且打印圖像放不大，請(qǐng)公司技術(shù)人員到場(chǎng)處理，拉長(zhǎng)了項(xiàng)目完成時(shí)間。③數(shù)據(jù)掛接：要求確保文件目錄與案卷目錄準(zhǔn)確掛接；確保每件檔案的圖像文件與該檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的文件目錄準(zhǔn)確掛接；確保圖像文件的內(nèi)容、數(shù)量和排序與檔案原件一致。但到場(chǎng)工作人員因不熟悉軟件，只會(huì)單份掛接，不會(huì)批量掛接，還得我們另請(qǐng)專家?guī)椭鉀Q。④檔案還原：合同規(guī)定，檔案還原由外包商負(fù)責(zé)，但甲方作為檔案的擁有單位，實(shí)在不放心此項(xiàng)工作由外包商完成。只有抽時(shí)間對(duì)每一份檔案對(duì)照原目錄進(jìn)行清點(diǎn)，檢查是否缺頁(yè)，排列順序是否正確，若有破損現(xiàn)象甲方還得加工處理。

（3）新問題：我校是云南省高校中首家開展館藏檔案數(shù)字化外包服務(wù)的，沒有經(jīng)驗(yàn)可借鑒，需要在工作過程中邊學(xué)習(xí)，邊總結(jié)。就新生錄取名冊(cè)、畢業(yè)生名冊(cè)等，我們反復(fù)思考其最佳掃描和存儲(chǔ)方式，如何區(qū)分一份文件等等，諸如此類無法預(yù)測(cè)的問題，在工作過程中屢屢發(fā)生。

外包驗(yàn)收：因項(xiàng)目未完成，作為甲方的學(xué)校檔案館沒有組織專家驗(yàn)收，但我們?cè)谑褂玫倪^程中發(fā)現(xiàn)了一些問題。掃描項(xiàng)是按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的，但結(jié)果不盡如人意，清晰度不夠?；蛟陔娔X上看清晰度還行，打印時(shí)一是不能自由設(shè)置紙張大小，二是字跡模糊，正在查找原因以期解決。項(xiàng)目完成后，驗(yàn)收只能是抽檢，會(huì)出現(xiàn)抽檢不到問題件的情況。

外包遺留：簽訂合同時(shí)甲方?jīng)]有考慮到外包項(xiàng)目完成驗(yàn)收以后，出現(xiàn)由于乙方工作的失誤給甲方造成損失的彌補(bǔ)。

上述諸多在項(xiàng)目外包工作中所遇到的難以估計(jì)的不可控的主客觀原因，都可能導(dǎo)致檔案館館藏?cái)?shù)字化外包項(xiàng)目無法按質(zhì)按量順利實(shí)施。

二、解決方案

為盡量避免不確定因素給檔案部門造成損失，未來對(duì)檔案業(yè)務(wù)外包的管理應(yīng)采取如下相應(yīng)對(duì)策。

1.制定規(guī)范，明確標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)檔案業(yè)務(wù)外包發(fā)展已近20年，但仍然缺乏體系化、成熟化的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范當(dāng)前無序發(fā)展的檔案服務(wù)外包行業(yè)。2015年1月，國(guó)家檔案局頒布《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，從安全管理責(zé)任制、數(shù)字化場(chǎng)所監(jiān)管、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全四個(gè)方面為檔案數(shù)字化外包中的風(fēng)險(xiǎn)管理提供了依據(jù)。國(guó)家、地方相關(guān)部門應(yīng)該以該《規(guī)范》為參考，進(jìn)一步制定檔案業(yè)務(wù)外包管理規(guī)范，明確檔案業(yè)務(wù)外包立項(xiàng)、招投標(biāo)、外包商準(zhǔn)入、外包實(shí)施環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)外包過程中違法行為的追究，規(guī)范雙方行為。

2.建立評(píng)價(jià)、監(jiān)理制度。各級(jí)檔案主管部門應(yīng)聯(lián)合工商、質(zhì)檢等相關(guān)部門，制定檔案服務(wù)外包商資質(zhì)評(píng)審辦法，建立資質(zhì)動(dòng)態(tài)管理制度和資質(zhì)信息披露制度，定期發(fā)布資質(zhì)評(píng)級(jí)結(jié)果和資質(zhì)變更公告，減少信息不對(duì)稱。引入監(jiān)理機(jī)制，一方面，協(xié)調(diào)雙方溝通，從專業(yè)角度對(duì)外包項(xiàng)目進(jìn)行建議、指導(dǎo)；另一方面，監(jiān)理方可充分利用“局外人”的地位，建立外包成果評(píng)估機(jī)制，客觀公正地對(duì)外包招投標(biāo)的行為進(jìn)行檢查，促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)外包良好效果的實(shí)現(xiàn)。

3.加強(qiáng)管理，保障目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。強(qiáng)化合同細(xì)節(jié)制定，不僅要對(duì)雙方權(quán)利、義務(wù)進(jìn)行明確，盡量量化合同中的實(shí)質(zhì)要素和衡量標(biāo)準(zhǔn)，針對(duì)可能出現(xiàn)的違約、失密問題預(yù)先設(shè)立規(guī)則，對(duì)驗(yàn)收要求預(yù)先清晰，也可以嘗試增添“保證金”條款，一旦外包提供商出現(xiàn)損害檔案部門的行為，作為甲方的檔案部門可以通過罰沒保證金作為補(bǔ)償。

我國(guó)檔案業(yè)務(wù)外包興起于20世紀(jì)90年代，伴隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案業(yè)務(wù)外包在向前推進(jìn)的同時(shí)，檔案部門和外包提供商之間的問題逐一凸顯出來，現(xiàn)就我校檔案館在實(shí)施外包過程中出現(xiàn)的問題列舉出來并推出相應(yīng)對(duì)策以期能達(dá)進(jìn)一步規(guī)避。

[1]基于博弈論的檔案業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)管理研究[J].檔案學(xué)研究，2016（2）.

云南省檔案局科技項(xiàng)目（2014-Y-010）。

王紅光，云南民族大學(xué)檔案館研究館員，研究方向檔案管理。

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2017-02-28