譚 明

(濰坊職業(yè)學(xué)院 辦公室，山東 濰坊 261031)

影響高校辦公室工作效能的因素分析

譚 明

(濰坊職業(yè)學(xué)院 辦公室，山東 濰坊 261031)

辦公室作為高校各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的指揮調(diào)度中心，其工作效能直接影響著高校教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等功能的發(fā)揮。高校辦公室工作效能的發(fā)揮既受到高校層面管理理念、管理體制等外部大環(huán)境的制約，也受到規(guī)章制度、工作機(jī)制、工作人員素質(zhì)等辦公室內(nèi)部因素的影響。

高校辦公室；工作效能；內(nèi)部機(jī)構(gòu)；工作機(jī)制；素質(zhì)能力

高校辦公室(下文簡稱“辦公室”)在高校管理系統(tǒng)中處于中樞地位，承擔(dān)著綜合、參謀、協(xié)調(diào)、督辦、服務(wù)等職能，發(fā)揮著總攬全局、溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)各方的特殊作用，是高校各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)的指揮調(diào)度中心。辦公室的工作效能在很大程度上直接影響著高校管理、教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)工作的開展和功能的發(fā)揮。因此，提高辦公室工作效能，是高校管理的重要課題。本文對當(dāng)前影響辦公室工作效能的主要因素進(jìn)行分析，探究這些因素影響辦公室效能的機(jī)理，以便為辦公室更好地提高效能、發(fā)揮職能提供依據(jù)。

一、辦公室內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置與部門所承擔(dān)的職能不協(xié)調(diào)

就目前大多數(shù)高校的情況來說，內(nèi)設(shè)科室少、人員編制不足，是影響辦公室工作效能的主要因素。目前辦公室一般設(shè)文秘、行政(綜合)、檔案、車輛管理等內(nèi)部科室，這些科室的設(shè)置并不能完全覆蓋辦公室的全部業(yè)務(wù)范圍，對信息調(diào)研、督察督辦、機(jī)要保密等一些非常重要的工作，一些高校辦公室并沒有設(shè)立專門的科室或安排專門人員負(fù)責(zé)，只能由相關(guān)的科室或人員來承擔(dān)，這在一定程度上加重了這些科室和人員的工作負(fù)荷。辦公室的人員配置與其他職能部門，尤其是教學(xué)部門比較起來也較精簡，一些規(guī)模較小的?？圃盒５霓k公室甚至不設(shè)內(nèi)部科室，人員配置也較少，很多工作只能在科室內(nèi)部人員之間做一些大概的分工，并不十分明確。這就導(dǎo)致了辦公室業(yè)務(wù)職能廣、工作量大而內(nèi)設(shè)科室少、人員配備不足的矛盾。

面對繁重的工作，辦公室經(jīng)常出現(xiàn)人員“捉襟見肘”的窘?jīng)r。在人手比較緊張的情況下，原本主動(dòng)性的工作就會(huì)變得被動(dòng)，從而限制了工作效能的提升和部門職能的發(fā)揮。比如，調(diào)研、參謀、督查等職能。辦公室很難有充足的時(shí)間到校內(nèi)其他部門做深入細(xì)致的調(diào)查研究，社會(huì)調(diào)研更是無從談起，也很難安排專職人員負(fù)責(zé)信息的收集、整理、分析和匯總，導(dǎo)致這些本應(yīng)經(jīng)?；?、機(jī)制化的工作處于弱化狀態(tài)。調(diào)研不扎實(shí)，信息收集不全面，對國家的方針政策和上級工作部署獲悉不及時(shí)、把握不準(zhǔn)確，對涉及學(xué)校改革發(fā)展的重大問題了解不深入、對策論證不足，在為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀時(shí)就會(huì)謀劃不到位、點(diǎn)子出不到關(guān)鍵處。督辦查辦等工作缺乏連續(xù)性，會(huì)導(dǎo)致學(xué)校工作部署落實(shí)不到位。在人員配置不足的情況下，辦公室人員不得不經(jīng)常加點(diǎn)加班，長期處于超負(fù)荷的緊張狀態(tài)，而這種狀態(tài)極易造成工作人員精神上的疲沓和身體上的疲勞，不僅直接影響自身的工作質(zhì)量，進(jìn)而影響辦公室整體工作效能，而且極容易在工作中出現(xiàn)不應(yīng)該出現(xiàn)的失誤，甚至導(dǎo)致重大損失。比如，在一些正式發(fā)布的重要文件或上報(bào)材料中出現(xiàn)錯(cuò)別字、統(tǒng)計(jì)數(shù)字前后矛盾等問題。對這些問題，人們往往認(rèn)為是低級的技術(shù)性問題，一般歸咎于工作人員責(zé)任心不強(qiáng)。其實(shí)，責(zé)任心不強(qiáng)僅僅是一個(gè)方面，工作人員長期的疲勞和緊張是造成這些問題的重要原因之一。人在精神和體力都高度緊張的環(huán)境中工作，不出現(xiàn)任何的差錯(cuò)或瑕疵，并不現(xiàn)實(shí)。

高校內(nèi)部工作分工不明、責(zé)任不清，也是影響辦公室效能發(fā)揮的重要因素。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人們對高等教育事業(yè)提出了新要求，高校辦學(xué)涉及的領(lǐng)域也在不斷地發(fā)生變化，新的工作隨之不斷出現(xiàn)，在高校領(lǐng)導(dǎo)還未為這些新工作確定明確的責(zé)任部門時(shí)，就極易造成分工不明、責(zé)任不清、工作交叉、落實(shí)不力的現(xiàn)象。一些工作，看似與辦公室業(yè)務(wù)無關(guān)，實(shí)質(zhì)上卻是辦公室業(yè)務(wù)的擴(kuò)展或是原有業(yè)務(wù)的新形態(tài)，對這類業(yè)務(wù)，辦公室容易出現(xiàn)“缺位”和“不作為”現(xiàn)象；有的工作表面上看應(yīng)該由辦公室承擔(dān)，但實(shí)質(zhì)上卻是其他部門的事情，這類工作如果由辦公室來承擔(dān)，就會(huì)導(dǎo)致“越位”或“錯(cuò)位”現(xiàn)象?，F(xiàn)實(shí)是很多部門一看到有辦公室參與，就認(rèn)為是辦公室的職能，全盤推給辦公室。比如，一涉及起草文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料，很多職能部門人員，甚至包括一些領(lǐng)導(dǎo)，第一意識(shí)就是這些事情是辦公室的工作范疇，應(yīng)由辦公室來完成。而實(shí)際上，這些文字工作，很多是涉及各職能部門具體業(yè)務(wù)的，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)職能部門來具體起草，這些部門比辦公室更了解具體情況，起草的材料也更具針對性，更符合實(shí)際情況。辦公室的職責(zé)是對這些材料進(jìn)行潤色、加工、把關(guān)，但不是包辦代替。在實(shí)際工作中，由于受經(jīng)驗(yàn)主義和思維定勢的影響，“缺位”和“越位”的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致一些工作不能及時(shí)處理或處理不到位，降低了辦公室的工作效能。

二、高校辦公室規(guī)章制度和工作機(jī)制不健全，缺乏創(chuàng)新

辦公室管理制度不健全，是制約工作效能的主要因素之一。辦公室在長期的工作實(shí)踐中已形成了一系列的管理制度，但這些制度在“完善性”和可操作性上仍然存在問題。首先是制度不完善。有的制度制定時(shí)本身就存在內(nèi)容模糊、責(zé)任不明、缺乏操作性等問題，有的制度則是為應(yīng)付檢查評估而臨時(shí)制定的，針對性差，不能很好地適應(yīng)實(shí)際需要，發(fā)揮作用自然有限。其次，制度缺失，不能覆蓋全部工作。辦公室工作涉及高校的方方面面，千頭萬緒、十分龐雜，要為每一類工作制定相應(yīng)的規(guī)章制度本身就十分困難，況且，辦公室的業(yè)務(wù)范圍也在不斷擴(kuò)展，新的制度也需要不斷制定和完善。最后是已有制度執(zhí)行不力。有些辦公室人員對制度缺乏“敬畏感”，在執(zhí)行過程中經(jīng)常出現(xiàn)不按規(guī)章制度辦事、選擇性或變通性執(zhí)行規(guī)章制度，甚至隨意突破重要制度等現(xiàn)象，導(dǎo)致工作被動(dòng)甚至帶來負(fù)面影響和重大損失。只有加強(qiáng)制度建設(shè)和落實(shí)規(guī)范管理，才能保證辦公室工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

與制度建設(shè)不完善相對應(yīng)的是運(yùn)作機(jī)制不健全。一方面， 缺乏創(chuàng)新機(jī)制，在常規(guī)工作中習(xí)慣于墨守成規(guī)、安于現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)和辦法，一旦遇到新業(yè)務(wù)、新情況、新問題，就縮手縮腳、束手無策，不愿想新辦法、找新路子。不敢創(chuàng)新，不善創(chuàng)新，辦公室工作就無法迅速有效地應(yīng)對。高校辦學(xué)職能不斷拓展，給辦公室工作提出了新要求。另一方面，辦公室的工作具有很強(qiáng)的綜合性，許多工作需要眾多人員和部門的通力協(xié)作才能做好，包括辦公室內(nèi)部人員和科室之間的協(xié)作，以及辦公室與校內(nèi)其他部門、校外有關(guān)方面的協(xié)作。當(dāng)某項(xiàng)工作突然因工作人員出現(xiàn)特殊情況而不能繼續(xù)開展時(shí)，需要其他人員及時(shí)補(bǔ)位跟進(jìn)；當(dāng)面對重、大、急、難、險(xiǎn)工作時(shí)，需要有人主動(dòng)擔(dān)起任務(wù)，而不是任何工作都需要辦公室負(fù)責(zé)人親自掛帥、部署安排才能推得動(dòng)。這就需要辦公室建立起完善的協(xié)作機(jī)制、補(bǔ)位機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制等運(yùn)作機(jī)制，但實(shí)際情況是在工作機(jī)制構(gòu)建方面，距離高校辦學(xué)新形勢的要求還有較大差距。

三、工作人員思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力與工作實(shí)際需求存在差距

工作人員個(gè)人素質(zhì)能力和隊(duì)伍建設(shè)方面存在的一些問題，也影響著辦公室的工作效能。一方面，部分工作人員思想不穩(wěn)定。由于辦公室工作的特殊性，高校為辦公室配備的人員素質(zhì)都比較高，但是，在高校以教學(xué)為中心的大環(huán)境下，這些高素質(zhì)人員的身份

認(rèn)同卻處在比較尷尬的狀態(tài)——他們是教師，但卻難有時(shí)間和精力像專業(yè)教師一樣承擔(dān)教學(xué)和科研工作，這導(dǎo)致了他們在職稱評聘、工資收入等方面與專業(yè)教師存在比較大的差距，因?yàn)槲覈咝２]有為辦公室人員設(shè)立專門的職稱系列，絕大部分辦公室工作人員的職稱走的是高校教師系列。一部分辦公室工作人員具有行政職務(wù)，但行政職務(wù)和相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)職務(wù)相比，在收入待遇上也處于劣勢，而且這些人員行政職務(wù)的晉升受到職數(shù)和諸多瓶頸的制約，這就使得這部分高素質(zhì)人員，容易對自己的工作產(chǎn)生認(rèn)識(shí)上的偏差，導(dǎo)致思想波動(dòng)。反映到工作上，就是態(tài)度不夠端正，缺乏動(dòng)力和熱情，服務(wù)意識(shí)淡薄，工作效率不高。一些年輕同志不安心辦公室工作，對外面的世界憧憬不已，想換一份工作或調(diào)到教學(xué)部門；一些老同志不求上進(jìn)、惰性滋生、工作拖沓，團(tuán)隊(duì)的整體戰(zhàn)斗力不強(qiáng)。

另一方面，辦公室工作兼具宏觀管理和微觀運(yùn)行雙重屬性，這要求辦公室工作人員的素質(zhì)應(yīng)該是“全能”的，不僅要熟悉國家的方針政策，把握教育改革發(fā)展形勢，還要具有組織、溝通、協(xié)調(diào)、公關(guān)和應(yīng)變等較高的綜合工作能力；除了要熟悉辦公室的業(yè)務(wù)范圍，對高校各個(gè)方面的工作也要有所了解。相對于“全能”素質(zhì)要求，目前辦公室各個(gè)崗位上的工作人員都不同程度地存在知識(shí)和業(yè)務(wù)上的缺陷。而辦公室人員的日常學(xué)習(xí)和培訓(xùn)教育跟進(jìn)不夠，又限制了工作人員素質(zhì)的提升。面對繁重的工作任務(wù)，辦公室人員每天能夠較好較順利地完成常規(guī)性工作，不加班加點(diǎn)已屬不易，能自由支配的業(yè)余時(shí)間少之又少，這使得基于提升個(gè)人工作能力的自主學(xué)習(xí)根本不能保證。而在培訓(xùn)教育方面，高校對外出培訓(xùn)的安排更傾向于業(yè)務(wù)性職能部門，尤其是教學(xué)部門，辦公室人員外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少，即使有機(jī)會(huì)，辦公室人員也往往因工作纏身而難以參加。沒有學(xué)習(xí)和培訓(xùn)作保障，辦公室人員素質(zhì)提升較慢，視野和思路就不夠開闊，結(jié)果只能是在尋求創(chuàng)新上力不從心，工作難有大的突破，辦公室整體工作持續(xù)發(fā)展就存在一定困難。

綜上，可以得出，辦公室工作效能的發(fā)揮既受到高校層面管理理念、管理體制等外部大環(huán)境的制約，也受到規(guī)章制度、工作機(jī)制、工作人員素質(zhì)等辦公室內(nèi)部因素的影響。要提高辦公室工作效能，既需要高校管理這個(gè)大系統(tǒng)為辦公室運(yùn)轉(zhuǎn)提供良好的環(huán)境和條件，更需要辦公室內(nèi)部創(chuàng)新思路，加強(qiáng)內(nèi)部制度和工作機(jī)制建設(shè)，持續(xù)提高工作人員綜合素質(zhì)和干事創(chuàng)業(yè)的積極性、主動(dòng)性。

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(責(zé)任編輯：張連軍)

2017-04-02

譚明(1980-)，男，山東濰坊人，濰坊職業(yè)學(xué)院講師，碩士。

10.3969/j.issn.1009-2080.2017.03.006

G647

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1009-2080(2017)03-0028-03