黃鴻輝

（福建省泉州市永春縣醫(yī)院，福建泉州 362600）

在信息化大背景下，各行各業(yè)都紛紛采用了信息化技術(shù)來提高管理水平和效率，事業(yè)單位的檔案管理工作也不例外，只有推進電子檔案管理工作，才能夠進一步提高事業(yè)單位檔案管理的水平，并且推進事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，順應(yīng)時代的發(fā)展趨勢，提高事業(yè)單位檔案管理的實際效果[1]。通過推進事業(yè)單位檔案管理的電子檔案建設(shè)，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且更加方便查閱各種信息，另外通過加強存儲，能夠有效的對各種信息進行綜合利用，同時也能夠進一步完善事業(yè)單位檔案管理的水平。

1 推進電子檔案管理的重要意義和作用

事業(yè)單位在進行檔案管理中推進電子檔案管理工作具有十分重要的現(xiàn)實意義和作用，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，提高檔案管理的效率。事業(yè)單位在進行檔案管理的過程當(dāng)中，往往出現(xiàn)三天打魚兩天曬網(wǎng)的情況，導(dǎo)致檔案管理工作趨于形式，尤其是電子檔案管理效率低、進度緩慢，缺乏實際效果。通過計算機等先進的信息技術(shù)對檔案進行有效的歸納、總結(jié)，能夠大大的提高檔案管理的工作效率，同時也能夠減少人為操作所造成的失誤，提高事業(yè)單位檔案管理的準確性。

其次，查處、存儲更加方便快捷。電子檔案整理相對快捷，通過對事業(yè)單位的檔案進行電子檔案管理工作，能夠?qū)⒏鞣N檔案信息及時的錄入檔案管理系統(tǒng)，從而自動生成目錄和文獻檢索，這樣不僅提高了檔案管理的效率，而且確保分類整理的科學(xué)性和準確性，對于日后的查找也更加方便快捷，只要輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞，就可以迅速的找到各種檔案信息，減少了查找信息的時間，為大眾提供了更加準確便捷的服務(wù)。同時電子檔案本身存儲較為穩(wěn)定，而且受外界影響相對較少，具有很大的安全性和穩(wěn)定性。最后，能夠方便信息的補錄，提高管理信息化水平。檔案管理工作本身就是耗時耗力的，因此通過推進電子檔案管理工作，能夠及時的對各種檔案信息進行補錄，更加的方便快捷。同時也能夠進一步加強事業(yè)單位對人事檔案的管理，便于查找各種數(shù)據(jù)，并且進行數(shù)據(jù)的分門別類，提高事業(yè)單位檔案管理的水平和效率。

2 事業(yè)單位檔案管理中電子檔案管理工作不足和存在的問題

當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理中推進電子檔案管理存在以下的不足和漏洞：

第一，缺乏對檔案管理工作的重視程度。事業(yè)單位在檔案管理過程當(dāng)中，由于缺乏重視程度，導(dǎo)致缺乏專門的檔案管理人員，檔案管理工作都是搞臨時突擊戰(zhàn)術(shù)，都是為了應(yīng)付上級檢查，容易造成檔案信息資料的丟失和不完整，甚至?xí)霈F(xiàn)信息混亂的問題。同時由于缺乏人力、物力資金的投入，導(dǎo)致開展電子檔案的軟硬件條件相對欠缺，沒有配套的電子檔案管理的相關(guān)設(shè)備，缺乏專業(yè)的技術(shù)，阻礙了電子檔案工作的正常開展。

第二，缺乏科學(xué)完善的檔案管理制度和辦法。電子檔案本身作為一種先進的檔案管理辦法，卻容易被隨意的篡改或者是復(fù)制，所以電子檔案借助與互聯(lián)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)本身就是一把雙刃劍，因此，具有風(fēng)險性，如果事業(yè)單位在進行電子檔案管理的過程當(dāng)中缺乏有效的保護舉措，很有可能造成信息的泄露，影響到人員的隱私，不利于電子檔案的進一步發(fā)展。

第三，電子檔案管理人員相對素質(zhì)欠缺[2]。在對電子檔案進行收集、歸納、總結(jié)的過程當(dāng)中，需要檔案管理人員具備專業(yè)的技術(shù)，尤其是計算機操作技術(shù)，但是當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)相對老化、專業(yè)技術(shù)水平不到位，直接影響到了電子檔案管理工作的正常開展。部分電子檔案管理人員監(jiān)守自盜，利用職務(wù)之便，修改各類信息，影響到了電子檔案的準確性。

3 強化事業(yè)單位電子檔案管理的有效舉措

為了進一步推進事業(yè)單位的電子檔案建設(shè)，應(yīng)該采取以下主要的措施：

首先，加強重視程度，配備電子檔案建設(shè)的軟硬件條件。正所謂“巧婦難為無米之炊”，為了推進電子檔案管理工作，事業(yè)單位必須要高度重視電子檔案工作，不能夠為了應(yīng)付檢查而將檔案整理工作浮于表面，趨于形式，搞面子工程，確保檔案管理工作常態(tài)化。由于檔案管理工作本身是一件延續(xù)性的工作，要真正的配備專門的人力資源開展檔案管理工作，避免人員流動，造成檔案整理的中斷，以及臨時突擊造成檔案的不完整性，同時完善計算機等硬件條件，確保電子檔案整理工作的進行。

其次，要建立科學(xué)完善的電子檔案管理辦法。為了推進事業(yè)單位電子檔案工作的安全有序開展，必須要明確相關(guān)的管理辦法和制度，約束檔案管理人員的各種操作行為，對電子檔案進行規(guī)范化的管理，保證電子檔案的完整性、準確性和真實性。所以要結(jié)合檔案收集歸檔，整理以及保管等各個環(huán)節(jié)，制定出科學(xué)的管理方法和舉措，從而最大限度的規(guī)范事業(yè)單位電子檔案的管理。因此，在進行電子檔案管理整理的過程中，應(yīng)該按照檔案整理的統(tǒng)一標準、辦法和制度，尤其是對電子檔案的整理、接收、存儲等形式要統(tǒng)一標準，確保事業(yè)單位電子檔案的有效性、完整性。

最后，要提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為了進一步的推動事業(yè)單位電子檔案的管理工作，有必要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，尤其是具備計算機操作技術(shù)，通過聘用專門的電子檔案管理人員提高事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)性，同時要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行綜合的培訓(xùn)，確保檔案管理人員具備專業(yè)知識。最重要的是加強對電子檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，提高其職業(yè)素質(zhì)，能夠嚴格的按照檔案管理工作的制度和辦法進行檔案整理、歸納、總結(jié)等工作。為了保證電子檔案的安全性，要定期進行維護，對電子檔案整理的電腦設(shè)置安全登錄密碼，而且通過防火墻等方式，避免其他人員進行檔案資料的查詢和修改。通過技術(shù)手段和使用規(guī)定等方式來強化事業(yè)單位電子檔案管理的安全保障。

4 總結(jié)

為了順應(yīng)信息化發(fā)展的趨勢，改進事業(yè)單位人事檔案管理的不足，在事業(yè)單位的檔案管理工作中，推進電子檔案管理具有十分重要的意義和作用，面對當(dāng)下事業(yè)單位進行電子檔案管理過程當(dāng)中存在的諸多問題，必須要進一步加強電子檔案的管理制度和辦法，建立一只復(fù)合型的檔案管理綜合隊伍，確保電子檔案信息的保密性，保證電子檔案的完整性，能夠為人才考核以及獎勵提供檔案資料，考核人才提供強有力的資料依據(jù)。

[1] 楊卉, 劉敏. 淺談事業(yè)單位檔案管理的電子化建設(shè)[J]. 辦公室業(yè)務(wù), 2015(1):75-76.

[2] 張敏. 電子檔案在事業(yè)單位檔案管理中的價值探討[J]. 城建檔案, 2016(4):68-69.

[3] 浦曉雯, 夏開建, 張軍朝. 基于大數(shù)據(jù)驅(qū)動的醫(yī)院檔案管理數(shù)據(jù)分析方法與應(yīng)用決策[J]. 山西檔案,2016(5):78-80.