王婷

摘 要：信息技術的發(fā)展推動了辦公自動化的實現(xiàn)，檔案管理也進入到了電子化時代。高等職業(yè)技術學院也要與時俱進，大力推進電子檔案的應用，并針對電子管理存在的問題加以改善，才能不斷提高院校電子檔案管理的水平，從而進一步促進院校向前發(fā)展。

關鍵詞：高等職業(yè)技術學院 電子檔案 管理 提升

檔案管理是高職院校管理工作中的一個重點，關系到學生的發(fā)展，同時也是學校自身

發(fā)展的見證。在信息技術不斷發(fā)展的當下，電子檔案成為檔案管理的發(fā)展趨勢，高職院校在此時也要有正確的認識，結合時代的需求，不斷推進電子檔案的管理工作，使其發(fā)展更加有序，以促進高職院校的進一步發(fā)展。

一、高職院校電子檔案管理的意義

1.必要性

隨著信息技術和通信技術的飛速發(fā)展以及各種信息處理新技術、新設備大量在檔案管理中的應用，高職院?，F(xiàn)階段的檔案工作發(fā)生了深刻變化。自動化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化是現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展方向。我國“信息高速公路”的實現(xiàn)以及新的辦公方式的利用，以電子文件和電子數(shù)據(jù)為重要形態(tài)的檔案生成過程將在信息網(wǎng)絡中進行，因此，電子檔案的出現(xiàn)和存在，也就成為現(xiàn)代化社會發(fā)展的必然。作為現(xiàn)代社會中的高職院校，當然要適應新時期檔案管理的要求，有必要加強電子檔案管理，發(fā)揮電子檔案的憑證參考作用及提高其綜合利用。

2.重要性

電子檔案的出現(xiàn)，將引起檔案工作內(nèi)容的變革。以網(wǎng)絡技術、多媒體技術、大型數(shù)據(jù)庫技術為熱點的計算機應用技術，已經(jīng)或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。從長遠的發(fā)展的角度審視電子檔案管理的重要性，將歷史地落在我們檔案管理者肩上。電子檔案，作為人類記憶的一部分是否能夠得到合理安排，是否能夠使之最大限度地發(fā)揮作用，將考驗著新時期的每一位檔案管理工作者。檔案工作者將從全社會角度，認識和鑒別電子檔案的價值。實現(xiàn)電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。因此高職院校要結合自身實際，充分認識電子檔案管理的重要性，努力開展好電子檔案管理工作。

二、職業(yè)學院檔案管理遇到的問題

高職院校運用電子化的形式，對檔案進行管理，改變以往的紙質(zhì)管理，加強管理的信息化，促進工作效率的提升，而且也有利于數(shù)據(jù)的保存。但是，電子管理模式，也存在著以下問題：文件不可讀，由于電子化的管理模式，運用的是電腦技術，這些技術會受到環(huán)境的影響，導致出現(xiàn)文件不可讀現(xiàn)象，而且會導致部分數(shù)據(jù)的丟失，影響檔案整體管理。再有，重視力度的問題，管理人員對電子化的模式，重視力度不大，只是將其認為是數(shù)據(jù)、文件的副本，他們還是較為重視紙質(zhì)文件。管理人員在這樣的意識指導下，沒有對電子檔案進行打印、復印工作的處理，導致部分重要文件的丟失，影響整體的管理工作。最后，安全問題，隨著科學技術的不斷進步，有些人會利用計算機技術竊取一些重要的文件，為其謀取利益，這樣的行為，中國也采取強有力的手段加以遏制，但是此種現(xiàn)象依然存在，因此，就會給院校的電子化檔案管理帶來很大的安全問題。

三、加強高職院校電子檔案管理的措施

1.完善員工的隊伍建設問題

員工的素質(zhì)能力直接影響到管理工作的發(fā)展以及質(zhì)量問題。因此，高職院校要采取相對應的措施，完善管理員工的隊伍建設，使得檔案的管理能夠更加科學化、技術化。具體而言，首先，院校要加大對員工的培訓力度，通過相關的理論培訓、實踐培訓等，提升員工自身素質(zhì)的提升。員工的培訓，不僅要對他們的職業(yè)素質(zhì)進行一定的培訓工作，還要對其技術能力的掌握進行培訓，提升員工的技術水平。

2.把握好電子檔案的特性

電子檔案，首先，它是文件、檔案，具有文件、檔案的一般特征和性能。管理文件和檔案的一些帶規(guī)律性的工作、原則、完整系統(tǒng)性要求等一般都是適用的。絕不能把原來一些行之有效的辦法簡單取消。其次，電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，它依賴于機器，按數(shù)字編碼，在機器上形成、傳輸、利用，在機器上可以隨意增刪改動等。電子檔案的特性，使文件的生成、積累、整理、保管、歸檔以及今后向檔案館移交等工作與紙制檔案大不相同，因此在管理中必須按照電子檔案的特性，結合檔案工作基本要求來考慮和尋求電子檔案的管理辦法。

3.完善電子檔案歸檔管理制度

要做好電子檔案歸檔工作，保證電子檔案收集歸檔完整性，必須建立健全歸檔制度。高職院校要結合本單位實際情況，制定《電子文件歸檔管理辦法》《電子文件收集管理規(guī)定》《兼職檔案員職責》及《檔案工作人員考核制度》等制度，高職院校在制定制度時，要將兼職檔案員的檔案工作作為年度考核的標準之一，檔案工作表現(xiàn)好的給予適當?shù)莫剟?，以此提高他們對檔案工作的積極性，做好學校檔案歸檔工作。

4.保證電子檔案及載體的安全性

一是要配備電子防磁儲存柜。電子檔案的儲存載體是磁盤、光盤、硬盤等，這些載體保存條件相對要求高，要保證它的安全性，必須做好防塵、防霉、防潮、防高溫、防擠壓等措施。為避免擠壓和擦花，光盤還要豎立擺放，所以必須要配備專業(yè)的電子檔案儲存柜。二是要做好備份和轉載工作檔案室。要配備刻錄機和照相機及光盤等設施，檔案人員要隨時對所歸檔文件做好備份工作，儲存在載體中的數(shù)字信息要定期拷貝，要進行抽樣檢查和讀取，如發(fā)現(xiàn)問題要及時恢復。

5.實行紙質(zhì)文檔與電子檔案長期并存，雙軌運行

在具體的電子檔案管理工作中，為了方便電子檔案的利用、永久保存和維護其原始性，可以實行紙質(zhì)文檔與電子檔案長期并存，雙軌運行。結合學院的實際情況，對于一些需長期保存和維護的原始性的電子檔案，需要及時轉換成紙質(zhì)文件，并脫機保存。電子檔案與紙質(zhì)文件的互相轉化，長期并存，雙軌運行，在我校電子檔案管理中將在一定時期內(nèi)長期存在。

四、結語

總之，高職院校電子檔案管理的實現(xiàn)是數(shù)字化時代發(fā)展的一個必然，更是高職院校實現(xiàn)自我提升的重要途徑，高職院校在建立正確認識的基礎上，必須從多方面入手，對電子檔案管理中存在的問題加以改善，全面促進電子檔案管理工作的有序性發(fā)展，才能推進高職院校檔案管理工作的發(fā)展，帶來高職院校的進一步發(fā)展。

參考文獻：

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