趙曉波

[摘 要]高校行政管理人員尤其是院級(jí)行政管理人員是承擔(dān)行政管理工作的主體和中間力量。當(dāng)今很多高校在行政管理方面更新了硬件設(shè)施，但許多行政管理人員溝通協(xié)調(diào)能力不足、溝通渠道單一，致使管理效率低下。而創(chuàng)建長(zhǎng)效溝通機(jī)制，搭建先進(jìn)溝通平臺(tái)，全方位地把學(xué)院管理層的各種意圖傳送給教職員工和學(xué)生，同時(shí)及時(shí)得到師生的反饋，不僅有助于為師生創(chuàng)造良好的工作和學(xué)習(xí)的環(huán)境，而且有利于組織知識(shí)的交流、分享、利用和創(chuàng)新，提高整個(gè)組織的學(xué)習(xí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。本文試圖從建立長(zhǎng)效溝通機(jī)制的視角去探析高校行政管理工作的建設(shè)和發(fā)展。通過(guò)溝通機(jī)制來(lái)發(fā)展組織能力，獲得持續(xù)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

[關(guān)鍵詞]高校；學(xué)院辦公室；溝通機(jī)制

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.143

[中圖分類號(hào)]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）06-0-02

高校行政管理人員是承擔(dān)高校行政管理工作的主體和中間力量，院級(jí)行政管理人員的素質(zhì)將直接影響高校的發(fā)展和穩(wěn)定。教學(xué)和科研是高校工作的兩個(gè)主要方面，高校學(xué)院級(jí)行政管理人員的主要服務(wù)對(duì)象有領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生。只有具備全心全意為師生服務(wù)的意識(shí)，完成好領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)的同時(shí)，處理好教學(xué)管理關(guān)系、科研關(guān)系及其他的行政事務(wù)等各種縱向和橫向關(guān)系，才能保證學(xué)院行政工作的有序進(jìn)行。當(dāng)今高校在行政管理方面更新了硬件設(shè)施，引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)，但行政管理人員溝通協(xié)調(diào)能力不足、溝通渠道單一等致使管理效率低下。如何創(chuàng)建長(zhǎng)效溝通機(jī)制，搭建高效溝通平臺(tái)，是一個(gè)值得深思的問(wèn)題。

1 建立長(zhǎng)效溝通機(jī)制的必要性

由于高校行政管理的主體與對(duì)象是相對(duì)獨(dú)立的群體或個(gè)人，因此在管理過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，主體與對(duì)象之間都需要溝通，并貫穿于管理實(shí)踐的全過(guò)程。溝通成為實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)管理目標(biāo)的主要方式、方法和手段。目前，在高校行政管理中溝通管理并未引起足夠重視。由于高校組織結(jié)構(gòu)是非常典型的直線型結(jié)構(gòu)，該組織系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)在于能夠集中領(lǐng)導(dǎo)，層級(jí)節(jié)制。但其不足之處是組織內(nèi)部溝通網(wǎng)絡(luò)是單一的鏈?zhǔn)浇Y(jié)構(gòu)，溝通渠道是單向的。往往是院領(lǐng)導(dǎo)作出短期或長(zhǎng)期決策通過(guò)開(kāi)會(huì)口頭傳達(dá)和書面溝通傳遞出去，教職員工的參與積極性不夠，上下溝通不暢，容易造成決策的專斷草率，信息傳遞的滯后，信息量的減少甚至失真等。而且其溝通氛圍多以防御性溝通為主，就是說(shuō)高校有2/3的教職員工覺(jué)得在學(xué)院公開(kāi)發(fā)表意見(jiàn)是不安全的。至于學(xué)院內(nèi)的情感溝通，目前雖然有一些工會(huì)活動(dòng)，但相對(duì)于一百多名教職員工來(lái)說(shuō)，這些活動(dòng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)情感溝通的目的。長(zhǎng)效溝通機(jī)制其實(shí)質(zhì)是思想、觀點(diǎn)、情感的溝通，而通過(guò)營(yíng)造一個(gè)開(kāi)放透明的溝通氛圍，保持溝通渠道的順暢，提高溝通滿意度，增強(qiáng)學(xué)院的凝聚力，對(duì)提高行政管理效率是非常必要的。

2 建立長(zhǎng)效溝通機(jī)制的設(shè)想

2.1 營(yíng)造鼓勵(lì)性的溝通氛圍

高校直線型組織結(jié)構(gòu)限制了溝通雙向過(guò)程，營(yíng)造的防御性溝通的氛圍，常常使教職員工在溝通過(guò)程中變得越來(lái)越謹(jǐn)小慎微。若想要營(yíng)造鼓勵(lì)性溝通氛圍，就要發(fā)揮院辦公室縱向溝通的核心作用以及加強(qiáng)橫向部門之間的協(xié)調(diào)作用。就是要使教職員工就學(xué)院的發(fā)展和個(gè)人的進(jìn)步能夠適當(dāng)敞開(kāi)心扉、發(fā)表意見(jiàn)及建議。因此，結(jié)合學(xué)院的實(shí)際情況，在短期內(nèi)逐步采用一些鼓勵(lì)性的溝通方式，不定期舉辦學(xué)院管理層與教職員工面對(duì)面交流的沙龍等活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)教職員工的廣泛交流，爭(zhēng)取能夠在數(shù)年之內(nèi)，讓鼓勵(lì)性溝通活動(dòng)大約占到全部溝通活動(dòng)的1/3。在此基礎(chǔ)上，力爭(zhēng)在一個(gè)比較長(zhǎng)的時(shí)間跨度內(nèi)，將學(xué)院原來(lái)的防御性溝通氛圍逐步轉(zhuǎn)變成為一個(gè)以鼓勵(lì)性溝通為主、防御性溝通為輔的最佳模式。

2.2 恰當(dāng)選用溝通網(wǎng)絡(luò)

如何擺脫組織溝通模式的局限，打破框架，構(gòu)建更靈活、更有效的管理溝通平臺(tái)是建立長(zhǎng)效溝通機(jī)制的核心問(wèn)題之一。有效的溝通必須有一個(gè)開(kāi)放的信息交互平臺(tái)支撐?？偟膩?lái)說(shuō)，應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)以鏈?zhǔn)綔贤橹?，環(huán)式、Y式、輪式和全通道式溝通為輔的多層次跨部門溝通網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)不同的溝通內(nèi)容，采用不同社交網(wǎng)絡(luò)和信息發(fā)布方式。在日常管理工作中，對(duì)于正式的教學(xué)和科研業(yè)務(wù)或上級(jí)工作指示，采用上下級(jí)鏈?zhǔn)綔贤橹鞯姆绞?；?duì)于學(xué)院內(nèi)部不同辦公部門或跨系間的溝通，可以采用環(huán)式溝通方式；而對(duì)于一些跨越學(xué)院的團(tuán)隊(duì)溝通則可以采用輪式或全通道式合作氣氛濃厚的溝通網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行溝通?？傊?，針對(duì)不同內(nèi)容的溝通需求，采用恰當(dāng)?shù)?、高效的、人性化的溝通方式，?yīng)成為學(xué)院內(nèi)外管理溝通網(wǎng)絡(luò)的鮮明特色。

2.3 完善情感溝通機(jī)制

對(duì)教學(xué)和科研工作的情緒高低及情感好惡，是教職員工對(duì)自己所從事的工作滿意度高低的最直接體現(xiàn)。積極的感覺(jué)和情感，有助于發(fā)揮教職員工的最大潛能，而消極的感覺(jué)和情感則會(huì)消磨教職員工的積極性。為了激勵(lì)教職員工的工作熱情，提高科研績(jī)效，有目的地進(jìn)行情感溝通是基本的管理溝通機(jī)制。該機(jī)制的設(shè)想可分為長(zhǎng)期固定的機(jī)制和短期不固定的機(jī)制，例如：舉辦一年一度的兵羽比賽、大型戶外健身活動(dòng)、歌詠比賽與校園攝影展，等等。通過(guò)這些豐富多彩的相對(duì)固定的活動(dòng)，就會(huì)在一定程度上增進(jìn)教職員工與學(xué)院管理者的情感交流。同時(shí)，通過(guò)多舉辦一些小規(guī)模、不定期的、跨部門的情感交流活動(dòng)，使廣大教職員工能夠潛移默化地感受到學(xué)院對(duì)他們的關(guān)懷，進(jìn)而自然而然地實(shí)現(xiàn)與學(xué)院的情感互動(dòng)。例如：學(xué)院可以事先印制一些精美的感謝卡，一方面，當(dāng)有教師或?qū)W生認(rèn)為在最近的工作或?qū)W習(xí)中得到了其他教師的大力支持與配合時(shí)，他就可以申領(lǐng)感謝卡，表達(dá)自己的感謝之情；另一方面，當(dāng)某些教職員工或?qū)W生在近期的工作中表現(xiàn)出色或者做出了突出的貢獻(xiàn)時(shí)，學(xué)院也可以利用感謝卡進(jìn)行致謝?？此埔粡埡?jiǎn)單的感謝卡，只要靈活運(yùn)用，就可以成為情感溝通的載體，實(shí)現(xiàn)彼此之間情感的交流。通過(guò)“感謝卡”，鼓勵(lì)教師間、學(xué)生間以及師生間的情感溝通。又如：以“齊關(guān)懷”為主題創(chuàng)建情感溝通新模式。為體現(xiàn)學(xué)院對(duì)教職員工的重視與關(guān)懷，可以將學(xué)院的員工情感溝通活動(dòng)納入“齊關(guān)懷”的主題之下，即以“齊關(guān)懷”為主標(biāo)題，以豐富的活動(dòng)內(nèi)容為副標(biāo)題來(lái)實(shí)施組織與宣傳活動(dòng)，從而在情感溝通的活動(dòng)中，營(yíng)造組織人性化、溫馨大家庭的氣氛，于細(xì)微之處推動(dòng)情感溝通。再如：構(gòu)建有效的激勵(lì)機(jī)制，設(shè)立“合理化建議獎(jiǎng)”，可根據(jù)教職員工所提建議的實(shí)施成效，給予相應(yīng)合理的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)他們更加用心地投入教學(xué)和科研工作，增強(qiáng)教職員工的責(zé)任感和使命感。同時(shí)，也可以作為一個(gè)有效溝通渠道。溝通日，一月一次定期舉辦。學(xué)院所有教職員工和學(xué)生可在溝通日與院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行面對(duì)面交流，并逐漸成為一種制度堅(jiān)持下來(lái)。

2.4 收集處理反饋信息

設(shè)立“意見(jiàn)箱”和“意見(jiàn)熱線”，不僅可以建立一個(gè)保密的溝通渠道，而且還可以作為收集溝通意見(jiàn)的有效渠道，這有利于對(duì)長(zhǎng)效溝通中存在的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)改進(jìn)。采用“不定期反饋問(wèn)卷”方式，以教職員工滿意度調(diào)查為依據(jù)進(jìn)行溝通滿意度調(diào)查。在非正式場(chǎng)合發(fā)放下無(wú)記名反饋問(wèn)卷。通過(guò)所獲得數(shù)據(jù)，分析教職員工對(duì)溝通效果的反饋，進(jìn)而不斷完善長(zhǎng)效溝通機(jī)制并使其順暢。

通過(guò)以上措施所建立的長(zhǎng)效溝通機(jī)制，能夠全方位地把學(xué)院管理層的各種意圖傳送給教職員工和學(xué)生，同時(shí)及時(shí)得到師生的反饋，并有效避免非正式溝通中引起不必要的矛盾與誤解，學(xué)院上下相互協(xié)同、密切配合，以最少的管理成本、最高的效率去實(shí)現(xiàn)有效的溝通，使師生在學(xué)院“改革、發(fā)展、穩(wěn)定”的關(guān)系中共同進(jìn)步。

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