樂景芳

(福建沙縣建設(shè)檔案館 福建沙縣 365050)

新形勢下如何加強房地產(chǎn)檔案管理工作小議

樂景芳

(福建沙縣建設(shè)檔案館 福建沙縣 365050)

不動產(chǎn)權(quán)屬登記專門機構(gòu)的建立，給房地產(chǎn)檔案工作帶來了新的轉(zhuǎn)機，本文就新形勢下如何做好房地產(chǎn)檔案管理工作展開討論。

房地產(chǎn)檔案；管理

一、房地產(chǎn)檔案的重要價值。

房地產(chǎn)活動過程中生成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀態(tài)及使用土地情況的各類資料形成房地產(chǎn)檔案。房地產(chǎn)檔案工作是房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展進程中的重要組成部分，是其必不可少的一個重點環(huán)節(jié)。搞好工作可促進房地產(chǎn)業(yè)的持續(xù)、健康、平穩(wěn)發(fā)展，有利社會的和諧穩(wěn)定。重要價值的三方面體現(xiàn):

1.房地產(chǎn)檔案體現(xiàn)房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的真實面貌。房地產(chǎn)檔案完整、系統(tǒng)地保存了房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中形成的全部檔案資料，真實、全面地記錄了房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的全過程。如果房地產(chǎn)檔案缺失，將帶來難以補救的損失。

2.房地產(chǎn)檔案在領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中起著重要的參謀和助手作用。房地產(chǎn)檔案形成后并不是一成不變的，具有動態(tài)性,它將隨著權(quán)屬變更的不斷發(fā)生,以及房屋狀況處于不斷的轉(zhuǎn)移和變更而發(fā)生變化,是歷史經(jīng)驗信息的豐富寶藏,是一種永遠(yuǎn)處于不斷變化更新,綿綿不絕的信息寶庫,為房地產(chǎn)業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供大量的信息基礎(chǔ),是進行科學(xué)決策的重要參考。

3.房地產(chǎn)檔案工作有助房地產(chǎn)業(yè)管理水平和工作效益的提高。房地產(chǎn)檔案中記載了大量有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍方面的信息，可為房地產(chǎn)業(yè)開展工作提供信息查詢。而對其所記載的大量房屋修建方面數(shù)據(jù)的利用，則可為房地產(chǎn)業(yè)日常管理及房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)異動和房屋結(jié)構(gòu)情況變動提供科學(xué)根據(jù)，極大地減少了不必要的重復(fù)勞動，有利于工作效益的提升。

二、新形勢下做好房地產(chǎn)檔案工作的重要意義

2013年,國務(wù)院機構(gòu)變革和轉(zhuǎn)變職能方案中指出,要采取有效措施保障不動產(chǎn)交易安全,使不動產(chǎn)權(quán)利人的合法財產(chǎn)權(quán)得到有效保護,《物權(quán)法》規(guī)定得以更好地落實,必須建立不動產(chǎn)統(tǒng)一登記制度。并在全國范圍內(nèi)啟動機構(gòu)改革,各地逐步成立不動產(chǎn)權(quán)屬登記中心,隸屬國土資源部門,并將原有屬住建部門的房屋產(chǎn)權(quán)登記的職責(zé)調(diào)整至國土部。2015年3月1日始正式施行《不動產(chǎn)登記條例》(國務(wù)院令第656號)(以下簡稱《條例》)。

中國的房地產(chǎn)業(yè)形勢很嚴(yán)峻，目前國家正在努力調(diào)控房地產(chǎn)市場，力求使房地產(chǎn)業(yè)能健康發(fā)展。而做為房地產(chǎn)業(yè)真實面貌體現(xiàn)的房地產(chǎn)檔案，也就理所當(dāng)然地成為房地產(chǎn)業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進行科學(xué)決策的得力助手和重要參考。在這一新局勢下，進一步做好房地產(chǎn)檔案的管理和交接工作，為社會的和諧穩(wěn)定助力，顯得尤為重要。

三、房地產(chǎn)檔案管理目前存在的主要問題。

1、對房地產(chǎn)檔案的重要性及社會價值認(rèn)識不足。在房地產(chǎn)檔案管理實際工作中,人們常常只致力于對房地產(chǎn)檔案的信息管理范疇的研究,而往往忽略了對房地產(chǎn)檔案作為重要信息的社會價值和經(jīng)濟價值方面的認(rèn)知。認(rèn)知上的缺失導(dǎo)致如管理投入、人員、設(shè)備的不足;管理水平的低下等系列問題,使工作進入惡性循環(huán)的狀態(tài)。只有充分提高對房地產(chǎn)檔案綜合價值的認(rèn)識,有效合理的整合利用房地產(chǎn)檔案資源,才能使房地產(chǎn)檔案管理工作的有效性得以提升。

2、存在發(fā)展不平衡問題及各自為政的狀況,且利用單一,服務(wù)面窄。區(qū)域壟斷性是房地產(chǎn)檔案獨具的特點,房地產(chǎn)檔案的獨占和壟斷地位基本上由當(dāng)?shù)胤康禺a(chǎn)管理部門占據(jù),屬地管理是房地產(chǎn)檔案管理的基本原則。這一問題不僅導(dǎo)致各地區(qū)房地產(chǎn)發(fā)展的不平衡,而且極大地限制了房地產(chǎn)檔案利用價值的體現(xiàn)。新形勢也在一定程度上帶來了新的管理和利用問題。只有對房地產(chǎn)檔案進行規(guī)范管理和合理開發(fā)利用,才能有利于促進本地房地產(chǎn)業(yè)乃至整個經(jīng)濟的發(fā)展和社會的和諧穩(wěn)定。

四、新形勢下改進房地產(chǎn)檔案管理發(fā)展的對策。

1、充分認(rèn)識房地產(chǎn)檔案管理工作存在的各種問題。管理制度存在欠缺；管理人員的素質(zhì)亟待提升；現(xiàn)代化管理水平低；配套設(shè)施不足等問題，除了物質(zhì)條件的限制外，更主要的是來自認(rèn)識層面的因素。因此，從思想意識上提升對房地產(chǎn)檔案的認(rèn)知很重要，思想上有了更深入的認(rèn)識，其它人為因素問題都將會逐步得以解決和改善。

2、做好機構(gòu)改革后的房地產(chǎn)檔案銜接工作。在機構(gòu)改革落實之前,全國各地都已普遍開展個人住房信息系統(tǒng)建設(shè)工作,為互通互聯(lián)、資源共享做準(zhǔn)備,但發(fā)展不平衡且尚未形成規(guī)模。一是給予房地產(chǎn)檔案管理工作充分重視。在新機構(gòu)建立伊始,就應(yīng)啟動規(guī)范的檔案管理工作,建立相應(yīng)的制度,設(shè)置專門的檔案部門,確保新增房地產(chǎn)檔案的材料歸檔管理工作落到實處。二是處理好房地產(chǎn)“歷史檔案”工作?！稐l例》明文規(guī)定,條例施行前依法頒發(fā)的各類不動產(chǎn)權(quán)屬證書和制作的不動產(chǎn)登記簿內(nèi)容依舊有效,可以繼續(xù)使用。要把房地產(chǎn)“歷史檔案”的數(shù)字化加工工作落到實處,明確原有的房地產(chǎn)檔案的去向,限時做好老房地產(chǎn)檔案的移交工作,確保工作的真實性和延續(xù)性。

3、建設(shè)高水平的信息化房地產(chǎn)檔案系統(tǒng)。

(1)建立與登記簿內(nèi)容相一致的房地產(chǎn)檔案，確保簿檔相對應(yīng)。不動產(chǎn)登記簿由國家國土資源主管部門按《條例》規(guī)定設(shè)立統(tǒng)一的模式，《條例》還對登記簿應(yīng)當(dāng)記載的事項做了明確規(guī)定。因此，不動產(chǎn)登記機構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按相關(guān)規(guī)定落實登記內(nèi)容，建立與之相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案，并同步做好新增檔案資料的錄入、掃描等數(shù)字化處理工作。

(2) 加強高水平的房地產(chǎn)登記檔案信息化平臺建設(shè)。一是完善檔案信息化管理制度。嚴(yán)格落實《條例》有關(guān)規(guī)定,目前允許采用電子介質(zhì)和紙質(zhì)介質(zhì)兩種形式建立不動產(chǎn)登記簿,不動產(chǎn)登記簿的建立應(yīng)逐步實現(xiàn)電子化,其介質(zhì)形式應(yīng)具唯一性、合法性,并定期進行異地備份。二是加快統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺的建設(shè)步伐。要實現(xiàn)不動產(chǎn)登記相關(guān)信息的實時互通共享,必須把國家、省、市、縣四級不動產(chǎn)登記信息和各部門涉及不動產(chǎn)登記有關(guān)的審批、交易等信息均納入統(tǒng)一的管理基礎(chǔ)平臺。由國家國土資源主管部門牽頭負(fù)責(zé),會同涉及不動產(chǎn)登記工作的相關(guān)部門,攜手共同打造統(tǒng)一的不動產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺。三是加強軟硬件設(shè)施的配備。要實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理,就要提高認(rèn)識,加大先進的現(xiàn)代化管理設(shè)施的投資力度,配備兼具檔案專業(yè)和現(xiàn)代化知識的多元化人才,創(chuàng)造有利的發(fā)展條件。

4、安全科學(xué)的利用房地產(chǎn)檔案。

(1)安全利用。一是建立完善的保密制度。認(rèn)真貫徹《保密法》,依法采取必要的安全保密措施,對涉及國家秘密的不動產(chǎn)登記信息進行監(jiān)管;嚴(yán)格落實不動產(chǎn)登記信息保密制度和檔案利用保密制度。二是依法用檔,明確法律責(zé)任。具有法律依據(jù)性及動態(tài)性是房地產(chǎn)檔案的重要特點,要提升抵御風(fēng)險的能力,規(guī)避利用過程中存在的知識產(chǎn)權(quán)等風(fēng)險問題,依法依規(guī)開展查詢、利用活動,確保安全利用。三是建立房地產(chǎn)檔案查詢權(quán)限控制制度。管理中實行對內(nèi)不同崗位權(quán)限分級管理;對外建立帶身份識別器的房地產(chǎn)個人信息查詢系統(tǒng)。

(2) 科學(xué)利用。一是采用“互聯(lián)網(wǎng)+”,實現(xiàn)多元化管理。開創(chuàng)“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)模式,通過互聯(lián)網(wǎng)身份識別后,利用者可以從網(wǎng)上查看到數(shù)字化、圖像化的房產(chǎn)檔案信息,利用建筑面積、房屋坐落、平面圖等相關(guān)房產(chǎn)資料;并可以在網(wǎng)上與管理者實時進行互動互惠,體驗房產(chǎn)檔案在互聯(lián)網(wǎng)上全方位、多元化的服務(wù)模式。二是實現(xiàn)房產(chǎn)檔案利用方式和形式的轉(zhuǎn)變。開發(fā)整合房產(chǎn)信息資源,開創(chuàng)新型房產(chǎn)檔案利用模式,改變原來單一的形式和被動的方式,主動提供材料報告、政策引導(dǎo)等房產(chǎn)管理依據(jù),開發(fā)咨詢服務(wù)、市場預(yù)測等服務(wù)形式,實現(xiàn)多樣化服務(wù)。并建議探索實行有償服務(wù),信息是一種重要資源,具有社會價值和經(jīng)濟價值。

[1]舒燕.房地產(chǎn)檔案管理工作中的難點及對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù) 2016 (18).

[2]全曉紅.加強房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施探討 [J].科技展望 2016(4).

[3]張雪梅.房地產(chǎn)登記檔案數(shù)字化存在的問題和解決措施[J].中國房地產(chǎn).2016（28）

[4]于明明.信息化背景下的房地產(chǎn)檔案管理思考[J].城建檔案,2016(10).

TU723

B

1007-6344（2017）02-0170-01

樂景芳，女，1972年12月出生，福建沙縣人，本科學(xué)歷，館員。研究方向：檔案工作的發(fā)展，包括城建檔案、人事檔案、文書檔案等。