趙慶雙, 高云峰, 竇 瑩, 陳 輝, 王旭東

(清華大學(xué) 實驗室與設(shè)備處, 北京 100084)

資產(chǎn)管理

加強高校儀器設(shè)備管理 保障國有資產(chǎn)安全完整

趙慶雙, 高云峰, 竇 瑩, 陳 輝, 王旭東

(清華大學(xué) 實驗室與設(shè)備處, 北京 100084)

從資產(chǎn)管理的角度,總結(jié)了高校儀器設(shè)備管理的主要特征及特點,分析了高校儀器設(shè)備管理中存在的問題；從規(guī)章制度建設(shè)、管理隊伍建設(shè)、信息化建設(shè)以及定期做儀器設(shè)備資產(chǎn)檢查等出發(fā),提出了相應(yīng)的措施和建議,以便加強高校儀器設(shè)備管理,保證高校儀器設(shè)備賬物相符、賬賬相符,保障高校國有資產(chǎn)的安全完整。

儀器設(shè)備管理； 國有資產(chǎn)安全； 規(guī)章制度建設(shè)； 資產(chǎn)檢查

高校儀器設(shè)備是學(xué)校進行教學(xué)、科研和社會服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要的條件保障,是衡量高校辦學(xué)規(guī)模和辦學(xué)水平的重要指標之一[1]。高校儀器設(shè)備是國有資產(chǎn)的重要組成部分,根據(jù)我校2014年底的財務(wù)決算報表,儀器設(shè)備資產(chǎn)(賬面原值)在固定資產(chǎn)中所占比例為50%,在國有資產(chǎn)中所占比例為16%,由于儀器設(shè)備在國有資產(chǎn)管理中的特殊性、復(fù)雜性以及在高校教學(xué)、科研中發(fā)揮的重要作用,保障儀器設(shè)備資產(chǎn)的安全、完整,任務(wù)很重,責(zé)任很大。

1 保障儀器設(shè)備資產(chǎn)安全完整的目的及意義

隨著國家“211工程”“985工程”等項目資金對高校的大力支持,高校儀器設(shè)備購置量顯著增加,擁有量逐年加大,管理工作量隨之加重。我校每年儀器設(shè)備新增3萬多臺件,價值8億元左右。對于每年如此大幅度增加的資產(chǎn)量,做好儀器設(shè)備資產(chǎn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理非常重要。建立完整、準確的儀器設(shè)備資產(chǎn)檔案信息,及時、便捷地提供資產(chǎn)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),實現(xiàn)從國有資產(chǎn)配置、招標采購、建賬、使用到處置的全過程增減變動的動態(tài)管理與監(jiān)控,既有效降低資產(chǎn)管理成本、提高工作效率,又為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供依據(jù)[2]。

隨著科技的快速發(fā)展,儀器設(shè)備尤其是電子類設(shè)備更新?lián)Q代日新月異,老舊、閑置設(shè)備的淘汰和報廢會與日俱增。對高等學(xué)校淘汰、報廢和閑置儀器設(shè)備的處置管理是學(xué)校儀器設(shè)備管理工作的重要組成部分,是國有資產(chǎn)管理的重要內(nèi)容。做好儀器設(shè)備的處置管理工作,可以及時清理不良資產(chǎn)、促進教學(xué)和科研儀器設(shè)備及時更新、有效利用實驗室面積、改善實驗室環(huán)境、保障實驗室安全,有效提高實驗室的建設(shè)水平[3]。

2 高校儀器設(shè)備管理的特點

2.1 高校儀器設(shè)備數(shù)量大、分布廣

儀器設(shè)備在高校中數(shù)量大、分布廣。在我校,截止2015年底儀器設(shè)備存量達28.5萬臺,價值70億元。這些儀器設(shè)備分布在全校140個院、系、所、中心、部、處等行政單位,而且學(xué)校每個單位的研究所、實驗室、科室的個人都是設(shè)備的使用者、保管者,涉及使用的人數(shù)多,覆蓋面廣。再有,儀器設(shè)備存放地點廣,不僅分布在高校的教學(xué)、科研單位,還存在于行政辦公和后勤保障等單位。從分布的空間來看,有的儀器設(shè)備分布在天上,如小衛(wèi)星、飛行器等,有的分布在地下,如環(huán)境及水利設(shè)施監(jiān)測儀器等。

2.2 高校儀器設(shè)備品種繁多、專業(yè)面廣

高校儀器設(shè)備品種繁多,用于各個學(xué)科方向。有的設(shè)備體積很小,但是價值很高,如傳感器等,使用、保存的過程中很容易遺失；有的設(shè)備屬于兩用(辦公、家庭)設(shè)備,如照相機、筆記本等,容易公物私用；有的設(shè)備必須安裝在戶外或者在戶外使用,如環(huán)境監(jiān)測設(shè)備等設(shè)備,難于回收；有的設(shè)備用于探索性或者破壞性實驗,如發(fā)射小衛(wèi)星、汽車碰撞實驗,同樣難于回收并且報廢年限很短；有的設(shè)備用于放射性實驗,需要專業(yè)人員進行回收處置；還有車輛等特殊設(shè)備等。因此,由于高校儀器設(shè)備品種繁多、專業(yè)面廣,教師和學(xué)生都是資產(chǎn)使用者,有人比較負責(zé)任,有人則疏于管理,造成儀器設(shè)備比較難以保障安全和完整。

2.3 大型、精密貴重儀器設(shè)備擁有量較大

隨著高校教學(xué)、科學(xué)研究的快速發(fā)展,以及尖端科技的需求,對于儀器設(shè)備有更高的配置需要。到目前為止,我校單價40萬元及以上用于教學(xué)科研的儀器設(shè)備1 916臺件,價值24.43億元；200萬元以上的設(shè)備275臺件,價值11.02億元。這些大型、精密貴重儀器設(shè)備為學(xué)校的核能、生命科學(xué)、信息技術(shù)以及自動化等研究提供支持。有了這些世界先進儀器設(shè)備,學(xué)?？蒲袌F隊可以在某些科技前沿領(lǐng)域進行深入的研究,獲得科技新成果,并在國際頂級刊物上發(fā)表文章。做好儀器設(shè)備的管理,保證貴重儀器設(shè)備的正常使用及安全運行才能保證學(xué)校教學(xué)、科研的正常開展。

3 儀器設(shè)備資產(chǎn)管理中存在的問題

3.1 儀器設(shè)備資產(chǎn)賬外滯留

高校儀器設(shè)備購置渠道多元化,絕大多數(shù)設(shè)備的資金來源是財政性經(jīng)費,但是有相當一部分是接受捐贈的,有橫向課題經(jīng)費購置的,信息不對稱,資產(chǎn)管理員對本單位某些非主流來源的設(shè)備不清楚,因此造成部分設(shè)備沒有建固定資產(chǎn)賬,影響國有資產(chǎn)的安全和完整。

3.2 儀器設(shè)備處置工作重視不夠

高校比較重視儀器設(shè)備的采購和建賬管理工作,而對儀器設(shè)備處置管理不夠重視,因為沒有資產(chǎn)處置制約機制。特別是近些年電子設(shè)備的更新?lián)Q代加快,有些過期淘汰設(shè)備放在實驗室角落里很多年,既不做實物處置,也不做資產(chǎn)賬務(wù)銷賬,造成儀器設(shè)備呆賬現(xiàn)象。

3.3 儀器設(shè)備報廢手續(xù)不健全

隨著高校教學(xué)、科研任務(wù)的調(diào)整,學(xué)科布局的變化,樓宇的新建、裝修、改造等基礎(chǔ)設(shè)施的更新,在搬遷、調(diào)整過程中有的單位隨意丟棄報廢儀器設(shè)備,沒有按照規(guī)定要求履行相應(yīng)的報廢手續(xù),因此形成有賬無物現(xiàn)象。

3.4 儀器設(shè)備管理意識淡薄

部分設(shè)備管理人員和使用人員對設(shè)備資產(chǎn)重視不夠；在教師退休或人員調(diào)離時,資產(chǎn)管理賬目或?qū)嵨锝唤硬磺宄?使得儀器設(shè)備管理出現(xiàn)有賬無物或有物無賬現(xiàn)象。儀器設(shè)備管理不完善,甚至造成國有資產(chǎn)流失。

3.5 資產(chǎn)管理隊伍不受重視

儀器設(shè)備管理工作量大,有的單位資產(chǎn)管理意識不強,資產(chǎn)管理人員流動性強,尤其是實驗室的資產(chǎn)管理員經(jīng)常有調(diào)整,人員素質(zhì)參差不齊,業(yè)務(wù)不熟練,造成資產(chǎn)管理不夠規(guī)范。

上述問題盡管是資產(chǎn)管理過程中的少數(shù)現(xiàn)象,但是影響資產(chǎn)管理的賬實相符、賬賬相符原則的落實,造成違反資產(chǎn)管理的相關(guān)政策規(guī)定的現(xiàn)象,導(dǎo)致國有資產(chǎn)管理不完善。

4 加強儀器設(shè)備管理,保障國有資產(chǎn)安全和完整

根據(jù)《教育部直屬高等學(xué)校國有資產(chǎn)管理暫行辦法》(教財[2012]6號),國有資產(chǎn)管理的根本任務(wù)就是規(guī)范國有資產(chǎn)管理行為,合理配置和有效使用國有資產(chǎn),防止國有資產(chǎn)流失,確保國有資產(chǎn)安全與完整,保障和促進高校各項事業(yè)發(fā)展。我校根據(jù)儀器設(shè)備管理的特點,落實教育部及學(xué)校的各項規(guī)章制度,從大局著想,從細節(jié)上嚴格把關(guān),認真對待資產(chǎn)管理的每個步驟、每個細節(jié),努力做好我校的儀器設(shè)備管理工作。

4.1 制度化、規(guī)范化管理儀器設(shè)備資產(chǎn)

我校非常重視儀器設(shè)備的制度化、規(guī)范化管理,重視規(guī)章制度的建設(shè)與實施。近些年國家越來越重視國有資產(chǎn)管理,隨著財政部、教育部對資產(chǎn)管理新政策及規(guī)定的不斷出臺,我校根據(jù)上級主管部門的方針政策,陸續(xù)修訂校內(nèi)儀器設(shè)備等管理規(guī)定,包括“清華大學(xué)儀器設(shè)備管理規(guī)定”“清華大學(xué)儀器設(shè)備處置管理規(guī)定”“清華大學(xué)儀器設(shè)備損壞或丟失賠償辦法”“清華大學(xué)機動車管理辦法”等11項規(guī)章制度,制定、修訂儀器設(shè)備資產(chǎn)管理工作流程6項,制定、修訂3項工作指南。為方便校內(nèi)人員學(xué)習(xí)和瀏覽,將這些規(guī)章制度、工作指南和工作流程放在校園網(wǎng)上,以便全校各單位教師和學(xué)生參閱，遵照執(zhí)行。

4.2 加強資產(chǎn)管理隊伍建設(shè),將崗位責(zé)任落實到人

我校儀器設(shè)備量大、面廣,因此我校資產(chǎn)管理隊伍實行校、院(系)、實驗室3級管理模式,指定專人管理、分級負責(zé)全校儀器設(shè)備資產(chǎn)。學(xué)校和院系級的資產(chǎn)管理隊伍絕大多數(shù)上能保持穩(wěn)定,但是實驗室、研究所的資產(chǎn)管理員則流動性較大。根據(jù)學(xué)校現(xiàn)狀,我校采取措施加強資產(chǎn)管理隊伍建設(shè),重視資產(chǎn)管理隊伍的培訓(xùn)和提高其待遇,2年1次評選資產(chǎn)管理先進工作者,為他們頒發(fā)榮譽證書,以激勵機制調(diào)動資產(chǎn)管理員的工作積極性,將崗位責(zé)任落實到人,保證學(xué)校儀器設(shè)備管理工作的順利進行。

4.3 采取閉環(huán)管理模式做好儀器設(shè)備建賬管理

根據(jù)儀器設(shè)備資產(chǎn)管理的概念,所有購入、調(diào)入、自制、接受捐贈的儀器設(shè)備,不論其何種經(jīng)費來源,凡屬固定資產(chǎn)管理范圍內(nèi)的都要入賬,不得賬外滯留。做到賬物相符,賬賬相符,不重不漏。為提高資產(chǎn)管理效率,院(系)、實驗室將本單位新購儀器設(shè)備信息在本地計算機資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)上錄入,并網(wǎng)上傳送至學(xué)校實驗室與設(shè)備處。實驗室與設(shè)備處在網(wǎng)上審核建賬信息,合格后賦予儀器設(shè)備編號。院(系)、實驗室在本地計算機上打印出建賬的儀器設(shè)備信息,作為儀器設(shè)備財務(wù)報銷憑證,附加相關(guān)的購置發(fā)票,才能進行財務(wù)報銷。這樣保證了每臺新購的儀器設(shè)備都能建立資產(chǎn)管理賬目,形成了規(guī)范的管理模式。

4.4 開發(fā)資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)軟件,高效率地做好資產(chǎn)管理工作

我校非常重視儀器設(shè)備資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)。1998年利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開發(fā)了資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),儀器設(shè)備建賬信息可通過校園網(wǎng)進行傳輸,實驗室與設(shè)備處直接在網(wǎng)上進行審核建賬,提高了工作效率。2004年對資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)功能做了較大調(diào)整,將管理和查詢權(quán)限進一步開放到實驗室和課題組,對應(yīng)院系以下的實驗室、研究所管理者,使建賬更及時、查詢更方便。 2005年在儀器設(shè)備管理上全面采用了條形碼識別技術(shù),每臺儀器采用條碼標簽進行標志,方便資產(chǎn)清查時快捷掃描核實。2013年又開發(fā)了基于B/S模式的新的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng),軟件功能得到大幅度提高。

4.5 定期做好儀器設(shè)備資產(chǎn)檢查,及時解決存在的問題

為了保障國有資產(chǎn)的安全和完整,我校堅持每2年進行1次儀器設(shè)備資產(chǎn)檢查,至今已經(jīng)實施了10多年。每次資產(chǎn)檢查除了指定檢查儀器設(shè)備的價值范圍外,還設(shè)立不同檢查重點進行專項檢查。有時以進口免稅設(shè)備的檢查為主,有時以地址遷移的院系儀器設(shè)備檢查為主,有時以接受捐贈儀器設(shè)備為主。每次要求各單位根據(jù)規(guī)定做全面的檢查,院系組織自查,并上交自查總結(jié)報告，學(xué)校組織抽查落實。

2016年我校積極配合教育部組織的教育部直屬高校資產(chǎn)清查工作,根據(jù)我校儀器設(shè)備資產(chǎn)的數(shù)量大、分布廣、品種多、價值高的特點,盡快制訂資產(chǎn)清查工作方案,提早布置工作,給院系留出更多的時間進行清理和檢查,以期克服困難,按時完成資產(chǎn)清查的任務(wù)。在全校各單位的共同努力下,在相關(guān)部處的支持下,不僅按時完成儀器設(shè)備資產(chǎn)清查工作,還對全校20個單位的儀器設(shè)備情況進行了比較全面的檢查。

通過開展儀器設(shè)備資產(chǎn)盤點,能夠?qū)Ω鲉挝粌x器設(shè)備管理和使用情況進行全面的摸底,發(fā)現(xiàn)儀器設(shè)備管理存在的問題,針對問題及時提出解決方案,以避免類似的問題再次發(fā)生。

4.6 及時做好儀器設(shè)備資產(chǎn)處置,做好報廢儀器設(shè)備實物回收

根據(jù)學(xué)校規(guī)定,所有的儀器設(shè)備,無論是購入的、調(diào)入的，還是接受捐贈的,無論其經(jīng)費來源如何,都屬于國有資產(chǎn),任何單位和個人都不得擅自處置。儀器設(shè)備處置工作由實驗室與設(shè)備處負責(zé)。

4.6.1 嚴格按照儀器設(shè)備處置權(quán)限進行審核或?qū)徟?/p>

我校對于儀器設(shè)備的處置工作實行分級審批制度,嚴格把握設(shè)備的報廢審核標準,避免儀器設(shè)備在處置環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,造成國有資產(chǎn)流失。首先由實驗室資產(chǎn)管理員提出儀器設(shè)備報廢申請,實驗室主任審核后報院系領(lǐng)導(dǎo)審核。院系領(lǐng)導(dǎo)審核同意后報學(xué)校實驗室與設(shè)備處資產(chǎn)科匯總。主管資產(chǎn)科的副處長負責(zé)審批單價10萬元(含)～40萬元的儀器設(shè)備處置申請；實驗室與設(shè)備處處長負責(zé)審批價值單價40萬元(含)～100萬元儀器設(shè)備的處置申請；對于單價100萬元(含)以上的儀器設(shè)備的處置,則需要通過主管校長審核,根據(jù)需要將相關(guān)資料準備齊全后上報教育部或財政部審批。

4.6.2 及時組織報廢儀器設(shè)備回收入庫,做好賬務(wù)核銷

儀器設(shè)備處置申請得到審批后,學(xué)校指定專人每周到院系實驗室回收報廢設(shè)備,并運送到學(xué)校倉庫暫存。學(xué)校收到報廢設(shè)備實物后,憑學(xué)校和院系雙方簽字的“報廢報損儀器設(shè)備上交清單”以及“儀器設(shè)備處置申請”及時進行資產(chǎn)賬務(wù)核銷。如果發(fā)現(xiàn)有儀器設(shè)備丟失或損壞的現(xiàn)象,則責(zé)成院系對設(shè)備的情況進行全面的調(diào)查并做出解釋,提供丟失情況有關(guān)證據(jù),并按照“清華大學(xué)儀器設(shè)備損壞或丟失賠償辦法”執(zhí)行。對于正常的儀器設(shè)備報廢,可以及時銷賬；對于儀器設(shè)備報損或丟失,為避免國有資產(chǎn)流失,做好資產(chǎn)評估,公平處置,并做好資產(chǎn)管理方面的安全教育,起到警示作用。我校每年處置儀器設(shè)備近萬臺件,賬面價值(原值)超過1億元,所有儀器設(shè)備處置收入按照國家規(guī)定全部上交國庫。

5 結(jié)語

學(xué)校儀器設(shè)備數(shù)量大、分布廣、品種繁多、專業(yè)面廣,比較復(fù)雜,管理難度大,我校通過規(guī)范化、制度化管理儀器設(shè)備,通過開發(fā)資產(chǎn)管理軟件實施信息化管理,通過加強資產(chǎn)管理隊伍建設(shè),將崗位責(zé)任落實到人,以及定期進行資產(chǎn)清查,及時解決發(fā)現(xiàn)的問題?？傊?在保障儀器設(shè)備安全和完整方面做了許多工作。隨著科學(xué)的進步,學(xué)校建設(shè)的進一步發(fā)展,還會產(chǎn)生一些新的問題,需要不斷探索,采取有效措施,努力做好儀器設(shè)備的管理,保障學(xué)校教學(xué)科研工作的順利發(fā)展。

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Strengthening management of instruments and equipment in colleges and universities to ensure safety and completeness of state-owned assets

Zhao Qingshuang, Gao Yunfeng, Dou Ying, Chenhui, Wang Xudong

(Office of Laboratory and Equipment, Tsinghua University, Beijing 100084, China)

From the asset management, the main characteristics and features of the management of university instruments and equipment are summarized, and the existing problems in the current management of university instruments and equipment are analyzed. In line with the construction of rules and regulations, management team construction, informationization construction, regular asset checks for instruments and equipment, etc., several measures and suggestions are proposed to strengthen the management so as to make sure that the accounts are in conformity with instruments and equipment and the accounts are accurate by themselves, and ensure the safety completeness of the state-owned assets.

management of instruments and equipment; safety of state-owned assets; construction of rules and regulations; asset check

10.16791/j.cnki.sjg.2017.01.065

2016-10-14

趙慶雙(1965—),女,河北唐山,碩士,副研究員,主要研究方向為資產(chǎn)管理.

E-mail：zhaoqs@tsinghua.edu.cn

G474

A

1002-4956(2017)1-0260-03