姚樹靜

（山東廣播電視大學(xué) 黨委校長辦公室，山東 濟南 250014）

信息技術(shù)背景下的高校檔案管理改革研究

姚樹靜

（山東廣播電視大學(xué) 黨委校長辦公室，山東 濟南 250014）

隨著近年來信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到社會各項事業(yè)的發(fā)展中。檔案管理作為高校行政管理工作的重要組成部分，近年來也逐漸地將信息技術(shù)應(yīng)用到日常工作中。當(dāng)前，高校檔案管理工作存在著檔案管理設(shè)備老化、缺乏檔案管理的信息化意識、檔案管理后備人才不足等問題，這些已影響到了高校檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和運營管理質(zhì)量。做好信息技術(shù)背景下的高校檔案管理改革，必須要加強高校檔案服務(wù)信息化意識，把握高校檔案服務(wù)的創(chuàng)新性，加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，積極培養(yǎng)檔案管理后備人才。

信息技術(shù)；高校檔案管理改革

信息技術(shù)在高校檔案管理中，從應(yīng)用的效果和本職上看，不僅僅是一種技術(shù)，更多的是一種創(chuàng)新式的應(yīng)用模式。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，如何能夠?qū)崿F(xiàn)高校檔案的信息化管理已經(jīng)成為高校檔案管理工作者主要的研究課題。目前，高校檔案信息量大，但是信息利用效率卻很低，難以真正發(fā)揮出檔案管理的價值。如何能夠有效地利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，保證檔案服務(wù)工作的質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，是今后高校檔案管理工作的重點。

一、信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理改革的含義

檔案管理的信息化改革首先需要對各類信息資源、文獻資料、科研成果等信息進行整合。過去的檔案管理按照信息類型的不同會被劃分到不同的管理部門，有的屬于地方檔案館管理，有的在學(xué)校檔案室，相互之間的信息交流較少，檔案信息雖然都被收集和歸檔了，但從形式上來看還是較為閉塞的，檔案信息無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用，也無法為社會和有需要的人提供服務(wù)。信息技術(shù)背景下的檔案管理，也就是在信息技術(shù)高速發(fā)展的同時，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的方式，對來自社會、學(xué)校內(nèi)部、系統(tǒng)內(nèi)等多個渠道的信息資源進行整合，以互聯(lián)網(wǎng)作為信息平臺，將來自不同渠道的信息進行整合與匯集，將收集到的信息進行處理和再加工，從而為社會和其他對信息有需求的人提供較為便捷和全面的信息服務(wù)。

通過信息技術(shù)所建立的新檔案管理模式，并非是要摒棄傳統(tǒng)檔案管理中對信息的收集、歸檔和保存等功能，而是要利用現(xiàn)代化的計算機設(shè)備，在信息歸檔的同時對各類信息資源進行數(shù)字化管理，提高信息管理的效率，增強信息的利用價值。檔案管理部門的不同科室，或者來自不同檔案管理機構(gòu)的工作人員，可以利用互聯(lián)網(wǎng)所搭建的平臺進行信息發(fā)布和交流，創(chuàng)新查詢信息的方式，針對信息的類型分別建立不同的數(shù)據(jù)庫；積極挖掘需求種類，提供多樣化的服務(wù)，滿足不同類型的需求。同時，在信息技術(shù)背景下，信息流通的速度會更快，管理部門需要注意建立起相應(yīng)的安全保護措施，保護信息資源的安全性、穩(wěn)定性。

二、高校檔案信息化研究和信息化建設(shè)過程中存在的問題

信息技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作中，可以有多種模式，近年來最為普及和流行的模式就是云計算。目前，我國將云計算應(yīng)用到檔案管理的業(yè)務(wù)工作大多還是停留在概念的角度，從理論上討論云計算在檔案管理方面的應(yīng)用、具體實施效果的文章比較少。通過對信息技術(shù)條件下的檔案管理相關(guān)文獻的總結(jié)，發(fā)現(xiàn)目前的相關(guān)研究主要存在以下幾個方面的問題：首先，大部分的研究內(nèi)容都集中在信息技術(shù)相關(guān)概念方面，沒有對信息技術(shù)背景下的具體應(yīng)用和應(yīng)用方式提出可行性的方案和框架結(jié)構(gòu)，缺少同實際需求相結(jié)合的應(yīng)用研究。第二，信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中的創(chuàng)新研究較少。目前研究領(lǐng)域中現(xiàn)有的文獻也都是從理論和概念的角度對信息技術(shù)在檔案管理的應(yīng)用做一些基礎(chǔ)討論，缺乏具體的實施要點。檔案管理作為高校后勤部門的重要工作內(nèi)容，對于學(xué)生檔案信息管理和信息資源管理服務(wù)都具有重要的意義[1]。

近年來，隨著檔案信息規(guī)模的擴大，對檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和運營管理也逐漸出現(xiàn)了一些問題，主要有以下幾個方面：

（一）檔案管理設(shè)備老化

隨著技術(shù)發(fā)展，用于日常辦公和檔案管理的技術(shù)設(shè)備早已更新?lián)Q代很多次，但是目前很多高校和地方的檔案管理部門所應(yīng)用的設(shè)備還停留在基礎(chǔ)階段。計算機設(shè)備嚴重老化，一些與數(shù)據(jù)存儲相關(guān)的電腦等設(shè)備故障高發(fā)，甚至很多部門的打印機還停留在上個世紀的水平，還是針式打印機。由于投入資金的不足，無法滿足現(xiàn)代化管理的需求，這些設(shè)備的陳舊和老化問題難以在短時間內(nèi)解決。

（二）缺乏檔案管理的信息化意識

眾所周知，對各類檔案進行收集和管理的目的，除了要將一些研究性的知識和過程保留下來，最主要的功能是要提高這些信息的利用價值。但是在目前的檔案管理工作中，多數(shù)管理部門對檔案利用形式單一，多數(shù)高校檔案管理部門的工作很多時候都是流于形式的，利用程度很低，想要查詢信息也需要耗費一定的人力，同信息時代的大背景相比明顯是不符合社會發(fā)展需求的。信息被收集和整理了之后，多數(shù)情況下都是被較好地密封和保存，難以發(fā)揮出真正的價值。同時，由于上級管理部門的認識問題，檔案管理工作的開展和信息化建設(shè)也會受到資金的限制，檔案管理的一些業(yè)務(wù)流程也受到了不同程度的影響。

（三）后備人才不足

檔案管理工作之所以會出現(xiàn)后備人才不足的情況，主要是因為相關(guān)管理部門的認識不足和重視程度不夠。在許多高校的課程設(shè)置中，檔案管理方面的課都是作為選修課而建立的，在專業(yè)選擇上很多家長和學(xué)生都更傾向于選擇財經(jīng)、金融和技術(shù)類的專業(yè)，對于檔案管理工作沒有清晰的認識，認為該項工作沒有發(fā)展的前途。造成專業(yè)性的技術(shù)人才缺失，沒有專業(yè)的人才，在工作和管理中就難以對檔案管理有超前的認識，勢必也會阻礙該項工作的發(fā)展。

三、信息技術(shù)背景下的傳統(tǒng)檔案管理改革措施

隨著信息時代的發(fā)展，給社會中很多行業(yè)的發(fā)展都帶來了新的機遇，許多傳統(tǒng)的管理方式在應(yīng)用中已經(jīng)無法滿足時代發(fā)展的需求。檔案管理雖然是一項傳統(tǒng)的工作，但是在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，也應(yīng)該與時俱進，提高管理的效率和水平，提高檔案的實用價值，積極參與到社會的發(fā)展中去。

（一）加強高校檔案服務(wù)信息化意識

在信息化時代，如何能夠準確、快速地獲取相應(yīng)的信息對于個人和社會來說都是極為重要的。由于檔案的不可更改的特點，檔案管理部門的工作一般都具有很大的局限性，工作環(huán)境和每天打交道的人都是固定的，可以說是與世隔絕，無法發(fā)揮出檔案應(yīng)用的價值。如今，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，高校基本上都有屬于自己的官方網(wǎng)站，但是從這些公開的網(wǎng)站上很難獲取相應(yīng)的檔案信息，更是沒有相關(guān)的鏈接和渠道可以查詢或者利用檔案信息。雖然現(xiàn)在高校的信息化檔案管理工作取得了一定的進展，但還是存在很多服務(wù)上的問題，沒有建立起檔案管理工作應(yīng)該為公眾服務(wù)的意識，檔案被收集和整理之后長期處在無人問津的狀態(tài)，無法進行有效利用，在這種狀態(tài)下，已經(jīng)失去了建立檔案的初衷和意義[2]。

因此，要提高檔案的利用效率，發(fā)揮出檔案應(yīng)有的價值，必須要強化檔案管理部門工作人員信息服務(wù)的意識?？梢詮囊韵聝蓚€方面做起：第一，應(yīng)加強工作人員服務(wù)的意識，使其能夠認識到檔案管理的重要性以及檔案管理的意義。第二，應(yīng)加強管理部門和校方領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的信息化建設(shè)工作的重視程度。作為領(lǐng)導(dǎo)者，其一言一行，每一個決定都會對檔案管理工作今后的發(fā)展有重要影響。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該把建立信息化檔案管理工作作為今后工作的重點，高度重視檔案信息化建設(shè)。要清楚地認識到檔案信息關(guān)系到歷史、現(xiàn)實和未來，在學(xué)校行政事務(wù)的日常規(guī)劃過程中，要將檔案管理工作納入到學(xué)校整體計劃中，保證檔案服務(wù)工作有效、順利地開展。

（二）把握高校檔案服務(wù)的創(chuàng)新性

目前，對檔案的使用還是局限在信息的查詢、摘抄等方面，在多數(shù)情況下檔案信息只提供基本的查詢服務(wù)。隨著社會發(fā)展節(jié)奏的加快，為了適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，人們對于信息獲取的速度和精確度要求一再提升。但是高校目前的檔案管理卻無法滿足這方面的需求，長此以往，檔案管理部門會逐漸被人們遺忘，檔案管理部門很可能會被關(guān)閉。為了保證檔案管理部門在高校中的位置，必須要結(jié)合先進的現(xiàn)代化管理技術(shù)，為信息獲取方提供快速、便捷的信息查詢和使用的多樣化服務(wù)[3]。提供多樣化的服務(wù)，主要是要進行服務(wù)方式上的創(chuàng)新，把信息技術(shù)應(yīng)用到平時的信息管理工作中，提供自動化查詢等服務(wù)。

（三）加強網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用

將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到高校檔案管理工作中，對于提高部門管理效率，保證服務(wù)質(zhì)量，以及在為用戶提供更加方便、迅速的信息服務(wù)等方面都具有重要作用。通過加密措施，保證個人信息的安全性；通過網(wǎng)絡(luò)平臺的搭建，實現(xiàn)在權(quán)限范圍內(nèi)的資源共享。普及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)以計算機為載體的數(shù)據(jù)管理，可以節(jié)約大量的人力勞動，這也是信息技術(shù)背景下社會發(fā)展的趨勢。另外，在師生群體中建立針對檔案管理工作的評價，根據(jù)教師和學(xué)生的反饋調(diào)整工作服務(wù)模式[4]。

進入到21世紀，隨著我國經(jīng)濟發(fā)展速度的不斷加快，網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)腳步也在不斷加快。到目前為止，我國的網(wǎng)絡(luò)普及程度已經(jīng)超過了70%，網(wǎng)民數(shù)量達到了7億多人，可以說每個人的生活都離不開互聯(lián)網(wǎng)。隨著網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，網(wǎng)絡(luò)速度和帶給人們的便捷體驗也在不斷加強。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)徹底地改變了人們獲取信息的方式。傳統(tǒng)的檔案管理部門在提供信息查詢的過程中，要求查詢者必須親身到檔案館才能查詢，其中要花費大量的時間成本，有時可能在一個部門還不能查詢到自己所需要的全部信息。而通過信息技術(shù)所搭建的信息交流平臺，查詢者可以不受時間、空間的限制，通過檔案館在平臺上所設(shè)置的查詢渠道就可以便捷地獲取所需要的信息。同時，信息化的數(shù)據(jù)存儲和管理，可以提高信息管理的安全性。所以，在新時代背景下，加強信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，建立數(shù)字化的信息管理和存儲系統(tǒng)，已經(jīng)是檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

（四）加強培養(yǎng)后備人才

很多檔案管理部門的工作人員所接受的教育并不是系統(tǒng)、專業(yè)的檔案管理教育，所以在實踐工作中也難以發(fā)揮出最大的潛能；同時他們每天所接觸的工作內(nèi)容包含了許多重大的機密，不允許在工作中出現(xiàn)任何形式的漏洞，因此對其專業(yè)性要求較高。任何一項事業(yè)的發(fā)展都離不開人才的支持，所以必須要加強這方面人才的培養(yǎng)。檔案管理工作涉及到的知識層面、技術(shù)層面都十分廣泛，絕對不像人們想象的那樣簡單。政府管理部門和高校，應(yīng)該一起加大對家長和學(xué)生的專業(yè)宣傳力度，系統(tǒng)地介紹就業(yè)發(fā)展方向以及該專業(yè)能夠為社會發(fā)展所帶來的價值，培養(yǎng)出符合時代發(fā)展需要的、專業(yè)的檔案管理人才。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們對信息獲取的方式和獲取信息的速度等方面的要求都在不斷提高，高校檔案管理工作部門要想全面實現(xiàn)檔案管理工作的價值，必須要改變自己傳統(tǒng)的工作方式。在這個過程中，需要高校管理者正視發(fā)展趨勢，給予檔案管理工作部門全力的支持，完善檔案管理工作部門的信息化管理和服務(wù)評估模式，推動檔案管理方式的改革工作。另外，檔案管理工作部門的工作人員要認識到時代發(fā)展的趨勢，在信息技術(shù)背景下，不斷提高自身的基本素質(zhì)和知識技能，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率與質(zhì)量，發(fā)揮出檔案管理工作應(yīng)有的價值。

[1]杜蕊.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作改革研究[J].社會科學(xué)（引文版）,2016（3）:82.

[2]張愛群.信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革研究[J].人力資源管理,2015（6）:216.

[3]李衛(wèi)蓮.信息技術(shù)背景下檔案管理的挑戰(zhàn)與對策[J].知識經(jīng)濟,2015（6）:309.

[4]于英香.新世紀檔案專業(yè)高等教育研究——在信息技術(shù)背景下存在的問題和改革設(shè)想[J].教育發(fā)展研究,2013（12）:106.

G647.24

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2095-7416(2017)06-0103-03

2017-11-03

姚樹靜（1978-），女，山東濟寧人，工程碩士，山東廣播電視大學(xué)黨委校長辦公室副研究館員。

劉勇波)