王啟承

摘 要：以事業(yè)單位文書檔案管理工作為題展開論述，首先分析了當(dāng)前事業(yè)單位在文書檔案管理中存在的問題，然后在此基礎(chǔ)上結(jié)合實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，提出了解決的具體辦法和措施，希望可以使事業(yè)單位檔案文書管理更加正規(guī)化、合理化、科學(xué)化，進(jìn)而提高檔案文書管理的質(zhì)量和水平，最終保證事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定、快速和可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；管理工作；公文管理；電子技術(shù)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位的規(guī)模不斷擴(kuò)大，并且取得了顯著的成績(jī)。與此同時(shí)，事業(yè)單位在檔案文書方面也投入了更多的精力，以此來保證事業(yè)單位決策的正確性。在新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位文書檔案管理工作越來越重要，已經(jīng)與事業(yè)單位未來的發(fā)展不可分割。然而，由于各種因素的影響，當(dāng)前事業(yè)單位在文書檔案管理中還存在很多問題，導(dǎo)致文書檔案管理水平低下，甚至給事業(yè)單位的發(fā)展帶來了阻礙。因此，對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行探討非常有必要。

1 當(dāng)前事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題

1、對(duì)文書檔案管理工作不重視

當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境給事業(yè)單位帶了更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，也加劇了事業(yè)單位之間的競(jìng)爭(zhēng)力。為了應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，事業(yè)單位往往更重視產(chǎn)生的直接經(jīng)濟(jì)效益。久而久之，日益忽略了文書檔案管理的重要性。除此之外，在新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位紛紛建立了現(xiàn)代管理制度，以此來提高內(nèi)部管理的水平。此時(shí)，事業(yè)單位職工在很大程度上受到了新管理方式、新思想的沖擊，進(jìn)而忽略了提供歷史經(jīng)驗(yàn)的文書檔案管理工作。

2、傳統(tǒng)文書檔案與電子版公文制作管理脫節(jié)

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，以紙質(zhì)的公文為主，其內(nèi)容龐雜，管理難度大，工作任務(wù)繁重。同時(shí)，給管理人員帶了很大壓力。近年來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展不斷促進(jìn)了電子檔案的發(fā)展。電子檔案實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，與傳統(tǒng)的手工作業(yè)相比，具有很大優(yōu)勢(shì)。然而，由于目前傳統(tǒng)的文書制作還處于向電子檔案轉(zhuǎn)變的過程，在各方面還很不成熟。比如，事業(yè)單位檔案部在管理這些電子文書、資料時(shí)，往往缺乏設(shè)備，無法有效的保存電子檔案。其次，制作文書的部門不承擔(dān)檔案管理的職責(zé)。在這種情況下，很可能導(dǎo)致大量電子文書、檔案的丟失，最終給事業(yè)單位帶來很大損失。

3、公文管理與檔案工作失衡

當(dāng)前，事業(yè)單位為了獲得更多的收益，往往采用精簡(jiǎn)效能的辦法，不斷精簡(jiǎn)辦公室文員的崗位。部分事業(yè)單位在文書檔案管理工作中，甚至沒有專門的負(fù)責(zé)人，而是臨時(shí)由其他部門的人員來兼顧。在這種情況下，必然導(dǎo)致文書檔案工作的不規(guī)范、不合理化。除此之外，檔案管理工作屬于二線崗位，與一線崗位的薪資相比，明顯比較低。所以，這些人的綜合素質(zhì)也就比較低，缺乏責(zé)任感。同時(shí)，在專業(yè)知識(shí)、技能學(xué)習(xí)中，往往缺乏動(dòng)力。工作人員在日常工作中，不能嚴(yán)格按照要求執(zhí)行國(guó)家相關(guān)的歸檔文件制度。表現(xiàn)為：檔案管理不達(dá)標(biāo)，電子、音像檔案缺失等。

4、文書檔案管理設(shè)備的滯后性

在現(xiàn)代事業(yè)單位文書檔案管理中，要求傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書、電力文書并存，數(shù)字與音像并存。為了滿足上面的要求，事業(yè)單位必須建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)文書、檔案的電子檢索、保管等。然而，從實(shí)際情況來看，事業(yè)單位在配制設(shè)備的過程中，往往只重視一線自動(dòng)操作系統(tǒng)，而將二線崗位需要的設(shè)備放在從屬地位。在這種情況下，由于網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)缺乏設(shè)備，導(dǎo)致文書檔案無法實(shí)現(xiàn)快速檢索、儲(chǔ)存、傳遞等。所以，與現(xiàn)代化的文書檔案管理要求存在很大差異，應(yīng)該引起重視。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理中的措施

可以看出，當(dāng)前事業(yè)單位在文書檔案管理中還存在很多弊端。因此，事業(yè)單位必須引起重視。本文在分析上述問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，提出解決的具體辦法和措施。包括以下幾個(gè)方面。

1、提高對(duì)文書檔案管理工作的重視度

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展角度出發(fā)，改變以往片面追求經(jīng)濟(jì)利益的觀念，本著溪流長(zhǎng)流的原則，提高對(duì)文書檔案管理工作的重視度，以此推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。具體來講，可以從這幾個(gè)方面著受手：①加大資金的投入，補(bǔ)充足夠的工作人員，不斷完善管理設(shè)備。同時(shí)，制訂有效的考核機(jī)制，對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，充分發(fā)揮文書檔案管理工作在事業(yè)單位中的價(jià)值。②整理事業(yè)單位在生存、發(fā)展、改革中形成的系列文件，在此基礎(chǔ)上，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，然后將其運(yùn)用到今后的工作當(dāng)中，以此提高工作效率。③借鑒以往經(jīng)驗(yàn)，對(duì)事業(yè)單位未來的發(fā)展作出詳細(xì)的規(guī)劃，根據(jù)其發(fā)展的實(shí)際情況，對(duì)當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)作出合理的調(diào)整，促進(jìn)事業(yè)單位的深化改革。在此基礎(chǔ)上，為事業(yè)單位的發(fā)展增加更多的動(dòng)力支持。只有這樣，才能充分發(fā)揮文書、檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用和價(jià)值。

2、建立健全制度

無規(guī)矩不成方圓。在文書檔案管理工作中，事業(yè)單位需要建立完善的制度，規(guī)定各項(xiàng)工作的流程，明確人員的職責(zé)。只有這樣，才能促使文書制作、檔案歸檔、保管、調(diào)閱的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。一般而言，基于工作的需求，應(yīng)該建立多種制度，包括文書制作制度、檔案歸檔制度、檔案保密制度、檔案借閱制度以及對(duì)管理人員的制度。除此之外，在事業(yè)單位日常管理中有效地納入文書檔案考核機(jī)制，定期對(duì)管理人員的工作能力、績(jī)效、態(tài)度進(jìn)行評(píng)價(jià)。根據(jù)評(píng)價(jià)的結(jié)果，落實(shí)獎(jiǎng)懲制度。針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異、工作績(jī)效突出的人員，應(yīng)該給予物質(zhì)或者精神上的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于工作業(yè)績(jī)差、應(yīng)付差事的人員，要給予嚴(yán)厲的批評(píng)或扣除獎(jiǎng)金。在必要的情況下，直接辭退。在此基礎(chǔ)上，提高員工的積極性。

3、利用電子技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化

首先，在事業(yè)單位內(nèi)部建立電子網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將各個(gè)部門辦公系統(tǒng)連接起來，便于進(jìn)行文件、資料的傳遞、收集、借閱等。其次，依賴于計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)加快電子檔案的建設(shè)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料錄入到其中。再次，借助電子辦公系統(tǒng)快速地查閱、檢索文書與檔案。最后，安裝多樣化的電子監(jiān)控設(shè)備，對(duì)室內(nèi)的溫度、濕度進(jìn)行控制，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。

3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前，在文書檔案管理工作中，工作人員的素質(zhì)普遍不高。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立一支專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急。只有這樣，才能保證文書檔案管理工作的順利開展，并落實(shí)各項(xiàng)工作。要積極引入專業(yè)能力強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員，充實(shí)到檔案管理部門當(dāng)中，為該項(xiàng)工作的發(fā)展注入新鮮血液。除此之外，定期對(duì)文書檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)、技能的培訓(xùn)，提高他們的思想政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能能力，比如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、文書檔案保管方法、電子檔案的制作等。

針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位在文書檔案管理中存在的問題，然后提出了提高對(duì)文書檔案管理工作的重視度，建立健全制度，促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，利用現(xiàn)在電子技術(shù)增強(qiáng)文書檔案管理的現(xiàn)代化等一系列加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的辦法和措施，希望可以起到參考的作用。