李樹力

摘 要：財(cái)務(wù)檔案管理詳細(xì)記錄了高校的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，是高校管理工作的重要組成部分，對(duì)高校的經(jīng)濟(jì)安全和健康發(fā)展有重要影響。筆者結(jié)合多年的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行了研究，剖析了目前存在的一些問題和缺陷，并提出了一些針對(duì)性的策略，供有關(guān)工作人員借鑒和參考，希望能對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理水平的提升有所幫助。

關(guān)鍵詞：高校；會(huì)計(jì)檔案；管理策略

一、財(cái)務(wù)檔案管理概述

財(cái)務(wù)檔案管理是對(duì)高校一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄，記錄信息要保證準(zhǔn)確性、完整性、連續(xù)性和真實(shí)性。通過(guò)查閱財(cái)務(wù)檔案，可以詳細(xì)了解高校的個(gè)性經(jīng)濟(jì)指標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，可以對(duì)高校經(jīng)濟(jì)從整體上進(jìn)行分析和把握，為高校各項(xiàng)決策的制訂提供參考。財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)綜合性的工作，具體包括會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、工資結(jié)算、報(bào)表分析等多項(xiàng)內(nèi)容。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)的發(fā)展，高校逐步建立了網(wǎng)上會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)形成電子會(huì)計(jì)檔案，可以更方便地查閱各項(xiàng)財(cái)政信息。

二、財(cái)務(wù)檔案管理存在的問題

1.思想觀念陳舊，管理意識(shí)淡薄

隨著信息時(shí)代的到來(lái)和信息技術(shù)的發(fā)展，高校財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)該順勢(shì)而為不斷創(chuàng)新，與時(shí)代同步。但是，現(xiàn)實(shí)的情況是人們普遍忽視高校財(cái)務(wù)檔案管理的重要性，缺乏對(duì)高校檔案信息化建設(shè)必要性的充分認(rèn)識(shí)，甚至有的人認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案管理無(wú)足輕重，只是簡(jiǎn)單的資料整理工作，做好做壞都無(wú)關(guān)大局。當(dāng)前，大部分高校檔案管理意識(shí)淡薄，觀念落后，檔案管理依然僅是簡(jiǎn)單的整理、建檔、存儲(chǔ)，未發(fā)掘檔案信息資源的利用價(jià)值，很多珍貴的資料都被塵封，不能充分發(fā)揮其作用，導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。

2.財(cái)務(wù)檔案管理制度存在缺陷

有的高校沒有建立相應(yīng)的管理制度，主要表現(xiàn)在原始憑證填寫內(nèi)容有誤、會(huì)計(jì)核算沒有嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行等，造成會(huì)計(jì)檔案填寫、保管問題多發(fā)，卻沒有相應(yīng)的制度作為管理依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案管理制度的缺陷，往往會(huì)導(dǎo)致財(cái)務(wù)材料不能如實(shí)記錄和反映高校的真實(shí)經(jīng)濟(jì)信息，嚴(yán)重者會(huì)對(duì)高校的經(jīng)濟(jì)安全造成威脅。

3.檔案未能得到開發(fā)利用，銷毀比較困難

與普通的檔案相比，會(huì)計(jì)檔案的專業(yè)性比較突出，需要專業(yè)的人員進(jìn)行整理和保存，便于以后工作需要時(shí)查閱。但是由于人員素質(zhì)較低，管理制度不健全，檔案管理的工作僅限于對(duì)各種數(shù)據(jù)的整理，基本上不能得到開發(fā)利用，造成檔案的機(jī)制不能完全體現(xiàn)出來(lái)。檔案的銷毀工作也是檔案管理的重要內(nèi)容，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)高校有關(guān)數(shù)據(jù)材料的保密。但是在財(cái)務(wù)檔案管理中，檔案的銷毀卻沒有引起檔案人員的重視，造成大量的檔案材料堆積，銷毀工作的任務(wù)不斷加大。

三、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的策略

1.加強(qiáng)檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)

保證高校檔案管理信息化快速發(fā)展必然要有一支具備較高素質(zhì)和較高專業(yè)能力的檔案管理工作人員隊(duì)伍，所以進(jìn)一步改革高校檔案管理信息化建設(shè)工作，首先要加強(qiáng)檔案管理工作人員的隊(duì)伍建設(shè)?？梢酝ㄟ^(guò)對(duì)在職檔案管理人員進(jìn)行深化培訓(xùn)來(lái)直接培養(yǎng)，引進(jìn)一批專業(yè)的高端檔案管理人才作為人才儲(chǔ)備，定期考核強(qiáng)化檔案管理人員的技能從而促使其管理技能水平不斷提升等方式來(lái)強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程的快速發(fā)展。

2.加快制訂檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，加快制訂高校檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度，有利于保障高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程的順利開展，同時(shí)有利于規(guī)范檔案信息化管理流程，確保檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性，提高檔案管理的成效性。檔案信息化建設(shè)工作的首要任務(wù)就是要實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化建設(shè)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，保證各項(xiàng)檔案信息管理有章可依，有制度可循，制訂與高校檔案管理實(shí)際情況相適合的信息化建設(shè)管理制度，可以更加快捷地推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)進(jìn)程健康全面地發(fā)展。

3.實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作，單純依靠人工來(lái)完成，工作效率比較低下，工作中出現(xiàn)的疏忽和失誤也比較多，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的使用，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，可以促進(jìn)管理工作邁向一個(gè)新臺(tái)階。高校要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子計(jì)算機(jī)，通過(guò)培訓(xùn)讓檔案人員掌握一定的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和操作技術(shù)，建立網(wǎng)上會(huì)計(jì)檔案資料平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。

四、結(jié)語(yǔ)

高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化雖然已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，但并不是一蹴而就的，它是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)性的工程，需要觀念、技術(shù)、人力、財(cái)力等各方面的配合才能完成。檔案管理信息化是信息化的又一次大發(fā)展，高校必須迎接此次挑戰(zhàn)，最大限度發(fā)揮檔案的作用。

參考文獻(xiàn)：

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