陳慶杰

摘要：伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，文書檔案的管理工作正面臨著全方位的變革，不管是從管理的理念、管理的方式、還是管理的手段，都面臨著革新和挑戰(zhàn)。在文書檔案的管理工作中，運(yùn)用辦公自動(dòng)化的管理方式和手段，可以進(jìn)一步的提高文書檔案管理的運(yùn)行效率和使用效率，并且還可以提高工作人員的辦公效率，促使檔案資源可以在一定程度和空間內(nèi)得到共享。就對(duì)辦公自動(dòng)化下的文書檔案管理工作展開研究。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書檔案；管理

中圖分類號(hào)：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2016.18.028

1.辦公自動(dòng)化的概述

所謂的辦公自動(dòng)化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上，將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的，在文書檔案管理的工作中，引用現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù)，可以有效的提高辦公工作的效率，并且還可以為它的發(fā)展帶來很大的變化。例如，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以為文書檔案的儲(chǔ)存模式、管理方式以及工作人員對(duì)其的管理工作等方面提供豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而為后期能夠順利的運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)奠定基礎(chǔ)。但是，電子文件檔案的運(yùn)用過程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù)，才能保障其有效的功能，因此它在使用時(shí)也極具復(fù)雜。所以說，辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用還是一把雙刃劍，需熟練掌握。

2.自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1提高工作效率

由于計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理技術(shù)，近幾年由于它的介入，使得文書檔案的管理工作在一定程度上實(shí)現(xiàn)了全方面的自動(dòng)化。在以往傳統(tǒng)技術(shù)手段下的文書檔案管理工作，管理人員每天的工作任務(wù)量較為繁多，并且還以純手工的管理方式進(jìn)行工作，使得檔案管理工作的過程變得極其復(fù)雜。現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的引入，使得這一工作過程變得簡(jiǎn)單、有序。

2.2實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

在檔案進(jìn)行管理工作的過程中，結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)所形成的管理體系，可以使其在利用時(shí)的效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對(duì)所選的文件信息做出響應(yīng)，并且還可以對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率。其次，可以借助第三方平臺(tái)及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài)。

2.3提高穩(wěn)定性和使用周期

在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中，由于紙張容易受損不方便保存等原因，使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會(huì)導(dǎo)致發(fā)生遺失和損壞等現(xiàn)象。但是，辦公自動(dòng)化下的電子類型的檔案就不會(huì)出現(xiàn)這種問題，隨著文件儲(chǔ)存、取讀等工具設(shè)備的逐漸健全和完善，管理工作人員可以通過不同的電子載體各取所需，這些載體相對(duì)來說都非常方便存、讀，以及有較長(zhǎng)的存儲(chǔ)時(shí)間，并且便于傳遞。最為重要的就是這種管理手段可以避免受環(huán)境因素的影響，不容易損壞，具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

3.文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的具體應(yīng)用

3.1規(guī)范管理體制

按照目前的發(fā)展?fàn)顩r來講，很多單位對(duì)文書和檔案依舊實(shí)行不同部門的管理體制，這種部門的管理體制，使得文書檔案的管理工作不能夠統(tǒng)一化。因此，為了保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，對(duì)它的管理體制進(jìn)行完善和規(guī)劃是無可避免的，無論是前期還是后期，文書檔案的管理工作都應(yīng)該要?dú)w屬于檔案管理部門，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一的監(jiān)督管理。

3.2操作的統(tǒng)一化

辦公自動(dòng)化件不僅具有要較強(qiáng)的兼容性，并且還要具備良好的應(yīng)用性能。所以，在它應(yīng)用的過程中除了要有強(qiáng)大的功能系統(tǒng)外，還將需要規(guī)范一些標(biāo)準(zhǔn)。比如，確保數(shù)據(jù)的安全使用，促使電子文書檔案能夠在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下安全穩(wěn)定的運(yùn)行。

4.辦公自動(dòng)化的環(huán)境下文書檔案的管理工作

在辦公自動(dòng)化的環(huán)境影響下，管理人員在技術(shù)和素質(zhì)方面都需要進(jìn)一步的提高和加強(qiáng)，雖然電子文書檔案在使用過程中方便快捷，容易增刪改動(dòng)，但同時(shí)它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗(yàn)，在這種情況下就要要求管理工作人員要有過硬的技術(shù)和扎實(shí)的素質(zhì)水平。為了保證電子檔案文件的安全管理，檔案管理的管理工作人員在具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還將要具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者是其他技術(shù)，要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐不斷地提高自身的素質(zhì)。比如，采用先進(jìn)的信息安全技術(shù)，要定期的對(duì)存檔的電子文件進(jìn)行檢查和備份，防止電子文件受到隨意的修改，而影響它的完整性。

5.結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，辦公自動(dòng)化在今后的文書檔案管理工作中，有著廣闊的發(fā)展前景和應(yīng)用空間。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、系統(tǒng)化是檔案工作的首要任務(wù)，它不但可以提高檔案的利用率，還可以提高管理工作人員的辦公效率。其次，就是在結(jié)合辦公自動(dòng)化的技術(shù)下進(jìn)行文書檔案管理工作的時(shí)候，要完善和健全它的管理體制，并且要建立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能充分的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性，促使文書檔案管理工作能夠做得更好。