安建彤

【摘要】檔案信息化浪潮不斷深化著檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，如何在新時(shí)期有效開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，是檔案工作的重中之重。檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，是檔案收集整理工作的最終目的，只有加大開(kāi)發(fā)檔案信息資源力度，才能做好檔案信息資源的合理利用。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化 檔案信息資源 開(kāi)發(fā)利用

一、網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的影響

檔案是重要的信息資源之一。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，必然對(duì)我國(guó)的檔案工作產(chǎn)生重大影響，并將改變檔案工作的方式、方法。尤其對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)無(wú)疑為檔案部門(mén)和需求者開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源開(kāi)創(chuàng)了一條理想途徑。網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用有著深遠(yuǎn)的影響。一方面，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)為檔案信息開(kāi)發(fā)提供了技術(shù)支持。計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于檔案信息資源管理，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源數(shù)字化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的集中化，提高了整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的利用程度。另一方面，檔案信息化要求加大對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。當(dāng)前，隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案信息載體的形態(tài)正在發(fā)生變化，檔案信息正在向數(shù)字化發(fā)展，檔案形成量之大，覆蓋面之廣，是前所未有的。

二、檔案信息化環(huán)境下開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的建議

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、緊迫的、艱巨的工作任務(wù)。開(kāi)發(fā)檔案信息，就是挖掘、加工檔案信息資源，以更好地為利用者服務(wù)。在信息化實(shí)踐中，檔案部門(mén)是檔案信息資源的主要來(lái)源地，建立信息庫(kù)、信息網(wǎng)絡(luò)，加快數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，是提高檔案信息能力的主要途徑。要積極探索新的途徑，尋找新的角度，全方位、多層次地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，用創(chuàng)新性思維加大信息資源整合開(kāi)發(fā)利用力度。

（一）開(kāi)拓思路，創(chuàng)新觀念，加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

檔案的作用和價(jià)值體現(xiàn)在利用上。為社會(huì)公眾提供有效的信息服務(wù)是信息時(shí)代的重要目標(biāo)之一，因此，必須建立一套切實(shí)可行的信息服務(wù)機(jī)制。在服務(wù)方法上，需要變被動(dòng)的等待服務(wù)為主動(dòng)的上門(mén)服務(wù)，把檔案信息主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地送到用戶手中。在檔案信息資源開(kāi)發(fā)與檔案用戶之間，建立起一種主動(dòng)適應(yīng)、自我調(diào)節(jié)的機(jī)制，從而為檔案用戶提供全方位的服務(wù)。在檔案信息資源開(kāi)發(fā)與檔案服務(wù)范圍上，要由內(nèi)向轉(zhuǎn)為內(nèi)外結(jié)合，打破傳統(tǒng)的封閉式的觀念，正確處理好開(kāi)發(fā)利用和保密之間的關(guān)系，提高檔案的實(shí)用性和使用價(jià)值。此外，在服務(wù)手段上，要逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)，采用以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為核心的現(xiàn)代信息處理技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

（二）加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為檔案資源的開(kāi)發(fā)做好準(zhǔn)備

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化的前提，是提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力、財(cái)力的有效措施，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的重要保證；它直接影響著檔案工作信息化的步伐。在信息資源不斷發(fā)展、人們對(duì)信息資源的需求越來(lái)越廣泛的背景下，檔案工作要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的目標(biāo)管理，必須要嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)搞好業(yè)務(wù)建設(shè)，更新觀念，打破傳統(tǒng)的管理模式，著力從思想上提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化意識(shí)。

（三）大力加強(qiáng)檔案信息資源深層次挖掘工作，建立內(nèi)容豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案信息資源共享體系建設(shè)的核心。建立數(shù)據(jù)庫(kù)是網(wǎng)絡(luò)信息資源組織的重要方式，這種方式就是將要處理的數(shù)據(jù)經(jīng)合理分類和規(guī)范化處理之后，以記錄的形式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中。通過(guò)完善檔案目錄中心以及全文檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)各部門(mén)檔案信息數(shù)字化。用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)組織信息資源可極大地提高信息的有序性、完整性、可理解性和安全性。數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合極大地方便了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，提高了效率。

（四）豐富電子檔案館藏，調(diào)整館藏檔案結(jié)構(gòu)，加快數(shù)字檔案館建設(shè)

檔案館應(yīng)加大館藏建設(shè)力度，優(yōu)化和豐富館藏，努力提高檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。數(shù)字檔案館通過(guò)館藏檔案數(shù)字化和電子文件的接收，整合各種檔案信息資源，建立各級(jí)各類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)筑一個(gè)多層次、分布式、規(guī)范化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)群，并通過(guò)多種信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，讓用戶可以不受時(shí)間、空間、數(shù)量的限制，迅速、準(zhǔn)確地從網(wǎng)上獲取各種檔案信息資源。

檔案利用工作的反饋信息和綜合分析，是加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度，提高開(kāi)發(fā)質(zhì)量的重要措施。通過(guò)有關(guān)信息的收集、匯總、分析和加工，及時(shí)地了解與掌握社會(huì)需求，及時(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，盡可能全面、迅速、準(zhǔn)確地把有效信息傳輸給社會(huì)，既是大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源的有效形式，也是廣泛地、系統(tǒng)地提供檔案資源為社會(huì)各方面服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。

（五）加強(qiáng)檔案信息人才培養(yǎng)

現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門(mén)的應(yīng)用和普及，對(duì)檔案工作者也提出了越來(lái)越高的要求。檔案工作者要掌握熟練的專業(yè)知識(shí)，不斷提高現(xiàn)代化管理的技能，充分發(fā)揮信息管理者、資源開(kāi)發(fā)者的作用，不斷提高自身素質(zhì)，科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)檔案資源，提高檔案信息資源的使用效率與效益。因此，要重視檔案人員的繼續(xù)教育工作，普及現(xiàn)代檔案科學(xué)技術(shù)知識(shí)，提高檔案工作者的素質(zhì)，培養(yǎng)具有專業(yè)知識(shí)、檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才和信息專家，以滿足檔案事業(yè)高水平持續(xù)發(fā)展的需要。

三、結(jié)語(yǔ)

在信息化社會(huì)，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極進(jìn)行檔案管理信息化的探索與實(shí)踐，應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具，提高開(kāi)發(fā)檔案資源的能力與水平，積極促進(jìn)檔案服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新，為社會(huì)提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品，使檔案工作更好地為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。