樓甜甜

中圖分類號：F273 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）04-000-02

摘 要 精益生產(chǎn)理論發(fā)展到今天，已經(jīng)變成一種管理理念、企業(yè)文化。精益生產(chǎn)理論在會務(wù)工作中的運用能夠提升會務(wù)工作的工作效率和服務(wù)水平。本文在總結(jié)當(dāng)今企業(yè)會務(wù)工作的存在問題的基礎(chǔ)上，運用精益生產(chǎn)理論的“精益”的原則、“團隊工作法”、“目視化管理”、“抵制浪費”等理論對企業(yè)開展會務(wù)工作的具體實踐進行了運用分析，以期對當(dāng)今企業(yè)更好地開展會務(wù)工作提供一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞 精益生產(chǎn) 企業(yè)會務(wù) 運用

一、會務(wù)工作的概念與作用

會務(wù)工作是辦公室工作的重要組成部分、是企事業(yè)單位推動工作的重要載體。日常會務(wù)包括黨委會、辦公會（例會）等，其他包括聯(lián)席會、研討會、座談會、工作（務(wù)虛）會、業(yè)務(wù)（學(xué)習(xí)）交流會、經(jīng)營分析會、大會籌備會等等。會務(wù)工作在貫徹、執(zhí)行黨和國家的路線方針政策，解決問題、決策事項、布置工作、調(diào)研交流、學(xué)習(xí)經(jīng)驗、總結(jié)宣貫、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、統(tǒng)一思想、提高認識等方面發(fā)揮著很大的作用。

企業(yè)會議溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、銜接左右、推動各單位及單位各部門之間相互配合，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者宣貫管理發(fā)展理念、統(tǒng)籌各方面工作和下達工作指令的重要方式，會務(wù)工作的質(zhì)量關(guān)系到發(fā)展理念的傳達質(zhì)量和工作目標(biāo)的達成情況，從而直接影響企業(yè)的發(fā)展。

二、精益生產(chǎn)理論應(yīng)用于企業(yè)會務(wù)工作的必要性

精益生產(chǎn)是對日本豐田公司的“豐田生產(chǎn)方式”進行的總結(jié)和贊譽，是當(dāng)前工業(yè)界最佳的一種生產(chǎn)組織體系，在20世紀60年代逐步完善而形成，并在經(jīng)濟大蕭條的大背景下充分發(fā)揮其優(yōu)勢使豐田公司保持良好的業(yè)績從而引起全世界的關(guān)注和研究。

精益生產(chǎn)理論發(fā)展到今天，已經(jīng)變成一種管理理念、企業(yè)文化。會務(wù)工作引入精益生產(chǎn)理論有利于更加科學(xué)規(guī)范地開展會務(wù)工作，有利于優(yōu)化完善會務(wù)管理辦法，提高會務(wù)工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，從而提升整體組織管理和服務(wù)水平。

精益生產(chǎn)理論在會務(wù)工作中的運用是使會務(wù)工作適應(yīng)當(dāng)今社會專業(yè)和精細化發(fā)展的新形勢、推動會務(wù)工作從粗放型管理向精益化管理的必經(jīng)之路。

三、企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題

企業(yè)會務(wù)工作中存在的問題大致包括以下幾個方面：

1.會前準(zhǔn)備工作不夠充分和細致，易出現(xiàn)遺漏和疏忽之處，造成不必要的麻煩，影響會務(wù)工作質(zhì)量。如籌備前期未召集工作人員召開工作協(xié)調(diào)分工會、籌備工作計劃書不夠詳細，細節(jié)有疏漏或各項工作沒有責(zé)任到人，造成工作前后脫節(jié)甚至不能順利進行，工作不夠細致則會出現(xiàn)與會人員名單中出現(xiàn)姓名拼寫錯誤、人名與職務(wù)不對應(yīng)等現(xiàn)象，給參會人員造成許多不便。

2.會議開展過程中，工作人員未能很好地做好秩序維護和現(xiàn)場保障工作，如遇突發(fā)狀況容易出現(xiàn)混亂的場面。如與會人員入場時未安排好入場引導(dǎo)人員導(dǎo)致入場時間長、會場嘈雜無秩序，影響會議按時召開；又或會議進行過程中，發(fā)生設(shè)備故障、議程調(diào)整等突發(fā)狀況時工作人員未能在現(xiàn)場快速發(fā)現(xiàn)、處理或調(diào)動應(yīng)急預(yù)案的話，進程會被打斷、會場會出現(xiàn)“冷場”的局面；

3.會后未能及時交流總結(jié)和反思，總結(jié)經(jīng)驗、吸取教訓(xùn)、提出改進措施，而是以會議議程結(jié)束而草草收場，易導(dǎo)致惡性循環(huán)。

4.會議名目繁多，會山會海，大型會務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置多，時間長、效率低，會議質(zhì)量不高，間接導(dǎo)致會務(wù)費用成本大，支出多，脫離“精簡辦會”的原則。

四、精益生產(chǎn)理論在會務(wù)工作中的實際運用

1.“精益”的目的：取“精”字中的完美、周密、高品質(zhì)；“益”字中的利、好和增加，更有“精益求精”、“盡善盡美”的含義。運用于會議籌備工作中，就是要求精心組織，細心辦會。會務(wù)工作看似簡單，其實瑣碎繁雜，每一個環(huán)節(jié)都包括諸多細節(jié)。一套科學(xué)合理可行的工作方案是辦好會務(wù)的前提和重要保證。

“精”要求精心謀劃。首先要制定一份詳盡的工作計劃書，覆蓋會務(wù)工作的全過程，包括經(jīng)費的預(yù)算、場地的勘察、座位的安排、參會人員的確定和通知、會議日程的擬定、席簽的制作、會議材料的準(zhǔn)備、會議物資的采購、主席臺的布置、設(shè)備的調(diào)試、燈光攝影、會場背景音樂的準(zhǔn)備、會場引導(dǎo)及禮儀人員的安排、食宿的安排、交通的安排、新聞記錄和報道的安排等等。盡量做到全覆蓋、無漏項、無縫隙。

“益”則要求精益求精，盡善盡美。爭取把會議中的每個環(huán)節(jié)、每件小事辦好，在每個細節(jié)上精益求精，不容忽視、不忍粗糙，重具體落實、重質(zhì)量和效果。講究專注地做好每一件事，在每個細節(jié)上精益求精。

2.精益生產(chǎn)強調(diào)“團隊工作法”，就是要求一個團隊里的工作人員都要積極地參與，起到?jīng)Q策和輔助決策的作用，保證工作協(xié)調(diào)順利進行。

為舉辦一場會務(wù)組成的所有工作人員就是一個團隊，其目的就是保證一個會務(wù)工作任務(wù)的圓滿完成。“精益‘體現(xiàn)在團隊工作法上有兩層含義：一是目標(biāo)要精，首先全員要樹立“會務(wù)工作無小事”的意識，把每場會議辦成精品工程為目標(biāo)，按照高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求嚴控會務(wù)工作的質(zhì)量；二是落實要精，首先要求工作計劃盡可能詳細，細化工作流程、量化任務(wù)，并責(zé)任到人，團隊里的每個人要把本職工作做到位，對其工作目標(biāo)負責(zé)，這樣首先確保各個環(huán)節(jié)無縫對接，使會務(wù)工作順暢運轉(zhuǎn)。與此同時，團隊個人要服從統(tǒng)一管理，如果統(tǒng)一不起來，就是一盤散沙，每個人各走其道，各行其是，將會影響目標(biāo)的達成，團隊合作法就是要求團隊每個人心往一處想，勁往一處使，相互提醒和幫助，處理好分工協(xié)作和通力合作的關(guān)系，保證會務(wù)工作順利開展，任務(wù)的圓滿完成。

3.精益生產(chǎn)理論中的目視化管理是指生產(chǎn)過程中根據(jù)視覺感知進行分析判斷的管理辦法，目視化管理也就是強調(diào)要重視現(xiàn)場的情況，運用于會務(wù)工作就要重視會議現(xiàn)場的狀況，很好地開展會中服務(wù)工作，提升現(xiàn)場服務(wù)水平。

會中服務(wù)的質(zhì)量很大程度決定了辦會的質(zhì)量。因為會議期間最易出現(xiàn)突發(fā)狀況，必須要時刻警惕，時刻保持良好的服務(wù)熱情和清晰的頭腦，冷靜快速地處理問題，比如重要與會人員的變動、會議議程的臨時變化、音響燈光等多媒體故障等。在與會人員入場階段，由于人員多、時間緊、會場及座位安排不熟悉，會出現(xiàn)混亂的場面，會務(wù)人員就應(yīng)時刻關(guān)注，積極引導(dǎo)，安排與會人員快速有序入座，保證現(xiàn)場秩序。會議進行時，一方面要時刻關(guān)注會場人員的需求，及時妥善滿足需求，確保會議順利進行，另一方面，提醒會場人員保持會場安靜氛圍，將手機調(diào)成靜音或震動狀態(tài)或友善提醒到會場外面接聽電話等。在開展目視化管理的同時應(yīng)注意工作方式和藝術(shù)，既要謙卑有禮、尊重他人，又要嚴謹細致，統(tǒng)籌全局。

4.精益生產(chǎn)理論還有重要一點就是持續(xù)改進。豐田的創(chuàng)業(yè)發(fā)展史是一部持續(xù)改進的歷史，“持續(xù)改進”已經(jīng)上升到了一種非常重要的企業(yè)文化的高度，“持續(xù)改進”就是豐田公司永不停歇的動力。運用于會務(wù)工作就是會后及時總結(jié)建檔、改進提升。

一次完整的會務(wù)工作不應(yīng)以會議的結(jié)束而結(jié)束，正確的做法應(yīng)在會議結(jié)束的第一時間召開一次總結(jié)交流會，由會務(wù)工作人員一起評估各個實施環(huán)節(jié)，梳理會議的亮點、不足、遇到的難題及個人心得和意見建議。針對不足，提出可行性的解決方案和措施，進行復(fù)盤演習(xí)，防患未然，針對亮點，不斷總結(jié)和升華，推廣學(xué)習(xí)和發(fā)揚，持續(xù)不斷改進，從而提升會務(wù)接待的整體水平，也推動了精益生產(chǎn)理論在其他工作領(lǐng)域的應(yīng)用。

5.“誰也不許浪費”-徹底杜絕浪費是豐田致勝的一個法寶。運用于會務(wù)工作中就是順應(yīng)時代潮流，精簡辦會。

黨的十八大會議提出了“精簡節(jié)約”的精神，辦會應(yīng)謹遵“簡潔、高效”的原則，做到“精打細算”。首先，在制作會議預(yù)算的時候應(yīng)將節(jié)儉的因素考慮其中，做好明細，避免不必要的浪費，做到隆重不鋪張、簡潔不簡單，在有限資金預(yù)算上爭取會議的最優(yōu)質(zhì)；其次精簡會議場次和環(huán)節(jié)，節(jié)省時間，節(jié)約能耗和物資，保證會議效果的前提下提高工作效率，切實打造節(jié)約高效、求真務(wù)實的新型會議模式。在市場競爭日益激烈的今天，只有懂得杜絕浪費的企業(yè)，才能在市場中游刃有余。

五、結(jié)語

在新形勢下，精益生產(chǎn)理論在企業(yè)的發(fā)展中日益發(fā)揮出它的強大的生命力，在后續(xù)工作中應(yīng)繼續(xù)對其細節(jié)和內(nèi)涵進行深層次的思考，充分發(fā)掘它對企業(yè)會務(wù)工作的促進、規(guī)范和指導(dǎo)作用，使企業(yè)會務(wù)工作更上一個新臺階。

參考文獻：

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