吳宏

摘 要：我國檔案管理工作已經(jīng)開始應(yīng)用文檔一體化技術(shù)，該技術(shù)的應(yīng)用促使檔案管理信息化的實現(xiàn)，提升了檔案管理效率與質(zhì)量。文檔與檔案融合起來共同管理必然會成為未來發(fā)展趨勢，因此有關(guān)單位與學(xué)者都非常重視研究與實踐。本文主要對國內(nèi)外文檔一體化發(fā)展現(xiàn)狀進行了簡單介紹，而后探討了文檔一體化在檔案管理中的具體運用，僅供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；檔案管理；運用

文檔一體化簡單的說就是將檔案與文檔依照相應(yīng)的模式結(jié)合起來共同管理，這對解決海量電子文件信息資源管理問題具有積極的作用。目前我國的檔案管理工作還未完全實現(xiàn)文檔一體化，但是某些局部環(huán)節(jié)已經(jīng)依照此種方式進行管理，效果非常好。

1 當(dāng)前文檔一體化的發(fā)展概述

現(xiàn)如今我國已經(jīng)開始著手建設(shè)文檔一體化，但是相比較而言，國外在此方面的發(fā)展水平比較高。文檔一體化開始于美國，目前已經(jīng)成為美國等發(fā)達(dá)國家普遍應(yīng)用的一種形式，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)格式已經(jīng)形成，已經(jīng)在電子檔案管理中得到了廣泛的使用。國外文檔一體化在檔案管理中運用不僅研究理論比較成熟，研究方法也比較具有可用性。國外在文檔一體化所取得的成就，為我國文檔一體化的發(fā)展將會提供寶貴經(jīng)驗。

由于我國各種各樣的辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用越來越普遍，同時越來越多的研究者開始進行管理方面的研究，這使得文檔一體化理念逐漸走入人們的心中，很多單位與個人都開始通過文檔一體化來來進行檔案管理。現(xiàn)階段，我國很多文檔一體化軟件被研發(fā)出來，這些軟件功能不同，有些用于整合檔案管理業(yè)務(wù)，而有些則由于信息收集與開發(fā)。目前所使用的軟件，無論是在功能上，還是在兼容方面都所有進步，甚至已經(jīng)達(dá)到了國際水平，但也有一些研發(fā)出來的軟件并不盡如人意，之所以會出現(xiàn)此種問題，主要是由兩方面原因造成：第一是某些軟件開發(fā)人員因為禁受不住誘惑，只希望盡快研發(fā)出來賺取利益；第二是軟件開發(fā)人員在進行開發(fā)研究時并未與文檔工作者進行良好交流，因此研發(fā)出來的軟件并沒有達(dá)到文檔工作者的需求。

2 文檔一體化在檔案管理中的運用

2.1 文檔一體化的系統(tǒng)架構(gòu)

文檔一體化在檔案管理中的應(yīng)用作用發(fā)揮的關(guān)鍵在于TPIP數(shù)據(jù)庫，在最初設(shè)計時，設(shè)計人員就將該數(shù)據(jù)庫看作是儲存引擎，而后再應(yīng)用Struts、Spring技術(shù)等。整個系統(tǒng)框架既能夠進行擴展，也能夠進行自我維護，恢復(fù)組件、同時還具有可以移植的特點，因此應(yīng)用前景非常好。整個系統(tǒng)框架如下：

第一，領(lǐng)域?qū)ο笫怯梢恍哟谓Y(jié)構(gòu)對象構(gòu)成，它們是對不同業(yè)務(wù)模型的抽象，如果需要完成這些狀態(tài)數(shù)據(jù)的存儲，通常每個領(lǐng)域?qū)ο髮?yīng)一個TRIP數(shù)據(jù)庫表。

第二，持久層對TRIPjxpAPI進行了DAO封裝，實現(xiàn)了對TRIP系統(tǒng)內(nèi)置的CCL查詢語言的支持，完成了領(lǐng)域?qū)ο蟮絋RIP數(shù)據(jù)庫表的對象關(guān)系映射，對業(yè)務(wù)層隱藏了TRIPjxpAPI，降低了業(yè)務(wù)層的開發(fā)難度，縮短了系統(tǒng)的開發(fā)時間。

第三，業(yè)務(wù)層的組成是業(yè)務(wù)邏輯對象，Sring框架的控制反轉(zhuǎn)容器使得業(yè)務(wù)邏輯替換時變得簡單，使各層間以松耦合的方式進行無縫整合，在SpringAOP聲明式事務(wù)管理的基礎(chǔ)上把業(yè)務(wù)邏輯的事務(wù)實現(xiàn)了。

第四，表現(xiàn)層使用MVC模式中的Struts把解耦的網(wǎng)頁和基于組件的業(yè)務(wù)邏輯進行了實現(xiàn)，使用FlashPaper瀏覽器插件來顯示文件。用戶只可執(zhí)行瀏覽、查詢及縮放功能，同時可限制用戶執(zhí)行保存、復(fù)制與打印等功能，從而即做到了對原有文檔的高效開放利用，又有效避免了直接的復(fù)制抄襲。對論文評語及成績系統(tǒng)則直接以PDF文件的格式進行存儲展示，從而保證了檔案的原始性和不可更改性。使用FreeMarker模板生成自定義的網(wǎng)頁，使用反向Ajax技術(shù)DWRAjax框架實現(xiàn)數(shù)據(jù)的變化，Web服務(wù)器會主動將信息推送到用戶瀏覽器，保證了業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實時的顯示和處理。

2.2 文檔一體化的實現(xiàn)模型

應(yīng)用是研究的最終目的，在前述研究的基礎(chǔ)上，基于實踐類文檔的應(yīng)用設(shè)計出系統(tǒng)的原型，并在系統(tǒng)中實現(xiàn)了主要功能。在設(shè)計的系統(tǒng)中，把用戶類型分為幾大類，分別是普通用戶、其他方面的用戶以及管理員。普通用戶可以對所有開放信息執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索（包括全文檢索）、高級檢索、按有關(guān)檢索要求進行瀏覽。其他類型的用戶可提交信息并且對自己的信息進行管理。更高級的用戶可對信息進行批改、發(fā)布和刪除管理。管理員用戶主要對系統(tǒng)中各類的用戶進行管理。各類用戶所能執(zhí)行的功能之間是有時序和前提的。

2.3 文檔一體化的儲存平臺

因為檔案文檔最顯著的特征就是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如若應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)無法滿足于各類檔案文檔需求，也難以達(dá)到各類附件的需求，即便系統(tǒng)可與將所有的文檔與附件都存儲起來，要對其進行全文檢索也具有一定的難度，并且若數(shù)據(jù)量非常大，并不利于數(shù)據(jù)維護。應(yīng)用關(guān)系數(shù)據(jù)庫所產(chǎn)生的這些問題，幾乎無法解決，因為這些問題與底層設(shè)計息息相關(guān)。為此文檔一體化在檔案管理中應(yīng)用就必須使用其他非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫。經(jīng)過大量的實踐證明，非結(jié)構(gòu)化的TRIP數(shù)據(jù)庫應(yīng)用效果比較好，這主要是因為這種數(shù)據(jù)庫具有非常多的優(yōu)勢：

第一，可以進行跨平臺大數(shù)據(jù)存儲，采用的是二進制數(shù)據(jù)形式，對數(shù)據(jù)對象大小并沒有任何要求，實驗證明此種型式的數(shù)據(jù)庫能夠存儲超過200種格式的電子文件，同時還能夠自主完成抽取文本信息工作，之后再將其存放到倒排文件中，用戶就能夠因此對全文內(nèi)容快速有效的查詢；第二，TRIP數(shù)據(jù)庫不僅檢索功能強大，檢索速度也異常的快。TRIP既是數(shù)據(jù)庫，也是搜索引擎，用戶能夠?qū)n案信息儲存起其中，如果有需要也會立即檢索出來；第三，TRIP數(shù)據(jù)庫具有多層次機制，首先，系統(tǒng)的登錄采用了用戶身份認(rèn)證的方法；其次，對數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限的方法，在數(shù)據(jù)庫級別，創(chuàng)紀(jì)錄的水平，領(lǐng)域?qū)尤齻€層次分別授權(quán)，訪問權(quán)限和用戶內(nèi)容的訪問控制。非法用戶無法進入其中，而且如果是重要的文件還能夠進行備份處理，這對檔案信息的安全性有著非常大的保證。

2.4 文檔一體化的安全

為保證應(yīng)用的安全有效，系統(tǒng)需要設(shè)計整套的安全管理機制。應(yīng)有系統(tǒng)自身的權(quán)限機制使得對于普通用戶來講，其可以檢索并瀏覽系統(tǒng)中所有開放發(fā)布的信息，但是其并不能下載的Word或WPS格式的原文件。而有些用戶僅可以提交和下載自己的發(fā)布信息，而無法操作其他的論文文檔。

3 結(jié)語

綜上所述，可知隨著技術(shù)以及檔案管理理論的發(fā)展，文檔一體化定會在檔案管理中發(fā)光發(fā)采?，F(xiàn)如今，我國正應(yīng)用TRIP數(shù)據(jù)庫來解決文檔一體化存在的問題，這對實現(xiàn)檔案管理中完全應(yīng)用文檔一體化有著積極的作用。

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