方愛明

[摘 要]在知識經(jīng)濟這一時代背景中，企業(yè)發(fā)展對檔案管理的關注度逐漸提高，優(yōu)化管理企業(yè)檔案，有利于促進企業(yè)健康運行、有序發(fā)展。本文介紹了知識經(jīng)濟的特征，分析了企業(yè)在檔案管理中常見的問題，最后探究了檔案管理與知識資源管理之間的關系。

[關鍵詞]知識經(jīng)濟；企業(yè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02

國家經(jīng)濟的穩(wěn)健發(fā)展、社會的持續(xù)進步，均離不開企業(yè)的規(guī)范化、有序化發(fā)展，而企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營管理的關鍵，有效的檔案管理，能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟水平。但是，現(xiàn)如今企業(yè)在管理檔案過程中還存在一些問題，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，本文分析知識經(jīng)濟時代的企業(yè)檔案管理具有一定的現(xiàn)實意義。

1 知識經(jīng)濟特征

首先，知識具有必要性，它在企業(yè)運行管理中占有重要地位，尤其是在生產(chǎn)力和生產(chǎn)關系兩方面。其次，知識具有豐富性、全球性以及先進性。在社會經(jīng)濟發(fā)展落后時期，知識具有間接性和匱乏性，隨著信息科技的不斷發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，知識逐漸打破了空間和時間的限制，在網(wǎng)絡平臺中，知識逐漸融合在一起，它的應用價值被充分實現(xiàn)。在社會發(fā)展的傳統(tǒng)階段，知識形式單一，主要以書本、報刊以及文稿等形式呈現(xiàn)，現(xiàn)如今，知識形式越來越多樣化，它能以文字、電子、圖形、語音、光碟以及圖像等形式呈現(xiàn)。再次，知識具有網(wǎng)絡性。知識的處理方式、處理手段以及知識傳播方式等均能實現(xiàn)網(wǎng)絡化，以往知識傳播主要通過廣播或者電視等單一設備，而隨著網(wǎng)絡信息技術的社會化、家庭化和工作化，人們身邊隨時發(fā)生著各種知識傳播的現(xiàn)象。然后，知識具有管理性。企業(yè)經(jīng)濟效益的提高，離不開知識的有效運用，因此，知識運用的過程即知識管理的過程。最后，知識產(chǎn)權化。企業(yè)利用知識產(chǎn)權化的特點，能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新型知識的保護，利用知識可以促進企業(yè)效益化發(fā)展。

2 企業(yè)在檔案管理中常見的問題

2.1 傳統(tǒng)管理問題

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點主要投放在檔案收集、整理、分類保存等方面，它的管理對象主要有事件、書報、記載、人事、物品存檔、過程以及文件等；管理手段主要為紙質(zhì)記錄、分類存儲于檔案管理室。傳統(tǒng)階段的檔案管理受限于技術手段，以“資料收集”“保存”“管理”“借閱”等工作為管理重點。在此期間，人們高度重視檔案資料的完整性，借閱人數(shù)較少。傳統(tǒng)檔案管理在歷史記載方面發(fā)揮著重要作用，后人可以此為依據(jù)滿足工作需要。傳統(tǒng)管理的具體問題表現(xiàn)為：工作內(nèi)容較復雜，且耗時。在發(fā)展規(guī)模較大的企業(yè)中，由于企業(yè)檔案資源較多、涉及內(nèi)容較廣，對這類檔案資源進行收集、整理時，需要專業(yè)人員進行督促、監(jiān)督以及編輯整理，而隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴大，檔案管理的難度也會隨之增加。此外，檔案管理還需要較大的保存空間，一定程度上提高了檔案管理成本。

2.2 信息時代管理問題

2.2.1 分類方法傳統(tǒng)

企業(yè)針對檔案開展管理工作時，經(jīng)常沿用傳統(tǒng)的分類方法，且分類創(chuàng)新方法較少，分類管理規(guī)則形式化，這與企業(yè)的實際工作相脫離，當員工對檔案進行目標搜索時，由于搜索難度較大，目標檔案搜索經(jīng)常以失敗告終，即使搜索成功，也會花費大量精力。而往往搜索檔案的人員并不是檔案管理者，在未掌握分類方法的基礎上進行檔案查找，會大大增加查找難度，會使檔案搜集者失去查找信心。

2.2.2 網(wǎng)絡化優(yōu)勢較弱

雖然現(xiàn)今處于網(wǎng)絡信息時代，但大多數(shù)企業(yè)的檔案管理者經(jīng)常弱化網(wǎng)絡化優(yōu)勢，當人們搜集檔案、獲取檔案信息時，網(wǎng)絡便捷化優(yōu)勢未能充分彰顯，而管理者主要發(fā)揮了人工優(yōu)勢。

2.2.3 管理耗時、耗力

管理耗時、耗力與傳統(tǒng)檔案管理具有相同性，企業(yè)檔案管理者對信息的獲取能力、計算機操作能力、檔案分類整理能力等較弱，在檔案管理工作中會浪費大量的人力、物力資源。

2.2.4 資料分類模糊

社會是動態(tài)發(fā)展的，知識類檔案是要與時俱進進行分類的，且并不是所有的分類都是一成不變的，某些知識經(jīng)實踐檢驗后，會再次優(yōu)化、完善，這時就要及時進行修正、保存，然而部分企業(yè)在管理檔案時存在分類模糊、不及時的問題。

3 檔案管理與知識資源管理間的關系

知識資源管理，指的是企業(yè)利用特定方式，管理知識從產(chǎn)生、發(fā)展、傳遞到實踐應用的過程，這不僅能豐富員工的知識量、開闊知識視野，還能提高員工的工作水平，優(yōu)化企業(yè)的工作質(zhì)量，增加企業(yè)經(jīng)濟效益。企業(yè)經(jīng)濟效益以企業(yè)知識為主要來源，因此，提高對知識管理的重視程度是十分必要的，管理者在具備知識的同時，還要提高相應的管理能力，只有這樣，才能促進管理工作高效進行，才能充分展現(xiàn)企業(yè)的文化理念，提高企業(yè)在市場中的競爭實力。

3.1 企業(yè)管理核心正向知識資源管理轉變

企業(yè)知識具有兩種類型，第一種是顯性知識，第二種是隱性知識。其中，第一種是指已經(jīng)保存下來，具有可觀、可讀、可聽等特點的知識；第二種是指未被保存，僅在腦海中、數(shù)據(jù)中以及行為中表現(xiàn)的知識。知識資源主要傾向于顯性知識，因此，企業(yè)檔案管理也就是對顯性知識的管理。需要注意的是，由于隱性知識為顯性知識提供來源，因此，知識資源管理是企業(yè)知識管理的重點和核心。由于知識資源是支撐企業(yè)發(fā)展的重要保障，且它作為企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營成果，具有較高的資產(chǎn)價值，因此，管理知識資源即是管理知識資產(chǎn)。

3.2 尊重資源管理的基本規(guī)律

知識管理規(guī)律指的是，促進企業(yè)知識動態(tài)變化的規(guī)律。知識管理具有明顯的特征，一是員工是知識的產(chǎn)生者。二是知識在企業(yè)環(huán)境中具有共享性。三是知識規(guī)范化后，能夠得到員工的全面認可和支持。四是知識應用于實際工作，是知識資源目標化的充分體現(xiàn)。五是知識創(chuàng)新，即對企業(yè)集體全面創(chuàng)新，它能改變工作模式以及工作方法，促進企業(yè)進入新的發(fā)展階段。

3.3 實現(xiàn)檔案知識管理到知識資源管理的過渡

檔案資源屬于顯性知識，且該知識資源已經(jīng)經(jīng)過標準化處理。因此，強化、管理檔案知識這一知識資源時，理應從知識資源管理的角度入手，以實現(xiàn)檔案知識管理到知識資源管理的過渡。

3.4 現(xiàn)實需要

知識資源管理后，企業(yè)檔案知識會利用知識資源管理規(guī)律進行管理，從而能夠有效避免信息時代檔案管理中存在的問題。首先，企業(yè)內(nèi)部員工積極參與，形成規(guī)范的知識資源優(yōu)化處理，將過去管理者一人管理轉變?yōu)槿巳斯芾怼Ｆ浯?，知識資源參與實際分類工作和應用工作，這能有效解決以往分類模糊以及應用不及時等問題。最后，應用了正確、規(guī)范的知識管理方法開展檔案知識管理工作，從而減少了錯誤方式的應用。

3.5 實施性較強

檔案知識是經(jīng)過規(guī)范化處理的知識資源，它能實現(xiàn)知識的應用和創(chuàng)新，同時，這與檔案知識管理規(guī)律相符，因此，具有一定的發(fā)展生命力。

3.6 為企業(yè)提供價值

傳統(tǒng)檔案管理的最大價值在于歷史記載性，信息時代檔案管理的最大價值在于歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化。企業(yè)檔案管理的實質(zhì)是實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟效益最大化，提高企業(yè)發(fā)展的利潤空間。傳統(tǒng)的檔案管理受技術條件以及陳舊管理思想的束縛較嚴重，在一定程度上制約了企業(yè)檔案管理實質(zhì)的發(fā)揮，不利于企業(yè)經(jīng)濟效益的及時實現(xiàn)。

4 結 語

在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)檔案管理順應社會發(fā)展要求實現(xiàn)知識資源管理，有利于促進企業(yè)優(yōu)化經(jīng)營管理結構，有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟效益、增強員工參與檔案管理的責任感。知識資源管理是企業(yè)檔案管理的必然趨勢，它不僅能增強企業(yè)競爭力，還能促進企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展，同時，還能加快我國建設和諧社會的進程。

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