蘇姝偉

摘要：LY煙葉基地為一地市級煙草公司下屬的煙葉種植基地管理機構，是煙葉配套物資、煙草物流配送物資收發(fā)存業(yè)務的主要發(fā)生地。目前，LY煙葉基地的煙用物資管理過程中存在三大問題：一是缺乏適應基地單元實踐的煙用物資內(nèi)部控制制度；二是約定俗成的業(yè)務程序中存在有人員分工不明確、驗收流于形式以及簽字不完整；三是原始單據(jù)不統(tǒng)一、不完整、不規(guī)范；導致了煙用物資的差錯率較高。為此，經(jīng)過較長期全面調(diào)查后提出了三大問題的解決措施，按照不相容原則設置高效的煙用物資管理崗位；規(guī)范煙用物資流轉(zhuǎn)所需單據(jù)、填制辦法；以揚棄原則制定煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務的SOP并形成看板。

關鍵詞：煙用物資；內(nèi)部控制制度；不相容職務；SOP

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.10.017

1引言

根據(jù)《國家煙草專賣局中國煙草總公司關于印發(fā)煙用物資采購管理規(guī)定的通知》（2010年389號）第三條規(guī)定，煙用物資包括卷煙材料，煙葉配套物資，煙草物流配送物資。其中與煙葉基地有關的主要是后兩者。其中煙葉配套物資是指用于煙葉生產(chǎn)與加工的各種生產(chǎn)性物資，如育苗物資（種子、基質(zhì)、營養(yǎng)液、漂浮盤、托盤、大中棚膜、池膜等）、化肥（專用基肥、專用追肥、提苗肥、鉀肥等）、農(nóng)藥（除草劑、殺蟲劑、殺菌劑、病毒制劑、抑芽劑等）、農(nóng)膜、烤房物資（爐門、爐條、爐膛材料、散熱材料、風機、自控設備等）、預檢物資等（預檢封簽、預檢封帶等）。煙草物流配送物資是指煙草制品儲藏運輸過程中所需的各種物資，如煙葉包裝物資（麻片、打包繩、縫包線等）。作為基層煙葉基地，煙葉種植面積廣，煙農(nóng)分散，煙用物資流轉(zhuǎn)金額大，因此煙用物資的管理不可避免地面臨不少挑戰(zhàn)。

2目前煙葉基地煙用物資收發(fā)（售）存內(nèi)控中存在的問題

目前LY煙葉基地沒有煙用物資的采購權，只有流轉(zhuǎn)過程收、發(fā)、存、售業(yè)務。流轉(zhuǎn)過程中牽涉的主體包括公司煙用物資中心總站、五大基地單元、煙農(nóng)、育苗棚以及育苗實驗基地。在具體的流轉(zhuǎn)過程中暴露不少問題。

2.1缺乏適應基地單元實踐的煙用物資內(nèi)部控制制度

煙葉基地單元是煙用物資的最主要的管理部門，除采購之外，煙用物資的簽收、保管、銷售、耗用都發(fā)生在基地單元。LY煙草公司每年幾千萬的煙用物資在五個基地流轉(zhuǎn)，所以嚴格規(guī)范基地單元煙用物資收發(fā)（售）存內(nèi)部控制制度至關重要。

遺憾的是，目前還沒有發(fā)現(xiàn)成文的基地單元煙用物資收發(fā)（售）存內(nèi)部控制制度。2012年湖南省煙草專賣局（公司）發(fā)布了市州局（公司）核算流程及其說明，涵蓋物資采購、物資銷售、無償耗用、物資盤底四個環(huán)節(jié)。這個試行的文件不是直接針對煙葉基地單元設計的，與煙葉基地的實際情況有較大的偏差，主要表現(xiàn)如下：（1）業(yè)務流程環(huán)節(jié)與基地不一致，基地單元沒有煙用物資采購權；除銷售、生產(chǎn)領用外，基地單元還有內(nèi)部調(diào)撥、銷售退回、生產(chǎn)領用再退回的業(yè)務環(huán)節(jié)。（2）規(guī)定的流轉(zhuǎn)單據(jù)不全而且與基地單元現(xiàn)用的不一致，也未提供文件建議的單據(jù)的參考格式及填制要求。如“錄入銷售出庫單”活動描述成“會計根據(jù)物資領用單，在財務系統(tǒng)煙用物資模塊中新增銷售出庫單”，基地銷售的實際情況是煙農(nóng)憑繳款書及提貨單提貨，委派會計匯總銷售單連同提貨單和繳款書報財務入賬。出庫單僅僅在育苗、試驗、收煙領用時使用。（3）關鍵風險點控制措施缺乏可操作性，沒有利用不相容職務間的相互監(jiān)督、相互核對來保證原始單據(jù)的正確性?；诖耍撐募o法指導和規(guī)范基地單元的煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務。

2.2目前約定俗成的業(yè)務程序有漏洞

主要表現(xiàn)在如下方面：（1）人員分工不明確；目前基地單元的工作崗位主要有五種：基地單元負責人、委派會計、倉庫保管、電腦操作和后勤（與煙用物資管理關系較小，下文不再闡述）。在煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務中，需要有三個不相容職務，分別是管賬的會計崗、管實物的倉庫保管崗，還有驗收崗。這三個崗位該做什么、不該做什么，目前沒有成文的崗位職責要求。目前五個基地單元，有的有電腦操作崗，有的沒有。電腦操作員該不該有，其職責是什么，在煙用物資管理中承擔什么責任，沒有明確。（2）無實質(zhì)上的驗收；雖然目前有“煙用物資驗收單”，由委派會計根據(jù)倉管員的“煙用物資簽收單”編制，分別要求驗收單位、驗收人簽字，問題有兩個：驗收能否由委派會計擔當？實際上有沒有驗收？課題組實地調(diào)查的結果顯示，沒有真正的驗收。原因有很多，關鍵是不知誰驗收，該在什么時候驗收。（3）簽字不完整，如驗收、提貨、復核等環(huán)節(jié)均存在簽字不完整的情況，有單據(jù)設計不合理的問題、有職責未要求的問題，也有疏忽的問題。

2.3目前所采用的原始單據(jù)設計不合理

目前所使用的單據(jù)，包括自制的和外來的，一共有11種，分別是：貨運單（外來原始憑證）、原煙科商品調(diào)撥單、原煙科商品結算單、煙用物資簽收單、煙用物資驗收單、出庫單、入庫單、煙用物資耗用（損耗）報告單、煙用物資提貨單（一式四聯(lián)）、煙用物資提貨單（一式兩聯(lián)）、煙用物資實存表。這些單據(jù)存在如下問題：

不統(tǒng)一，如提貨單有兩種，一式四聯(lián)和一式兩聯(lián)，而且表頭分別是煙需物資和煙用物資。有的基地單元使用“套餐肥料明細表”、有的基地單元則使用“肥料提貨單”。

不規(guī)范，表現(xiàn)在兩方面。一是格式不規(guī)范，如提貨單沒有預留提貨人簽字處，簽收單沒有預留驗收人簽字處，如入庫單設計的會計、記賬、倉庫主管、采購等設計簽章卻沒有相應的崗位，物資耗用（損耗）報告單預留的監(jiān)盤沒有相應的業(yè)務環(huán)節(jié)；如煙用物資損耗應該在盤點的基礎上確認，所以應該使用盤點表而不是損耗表。二是使用不規(guī)范，如出庫單、入庫單一般情況下配套使用，記錄適應各種情況的材料物資的出入庫行為。但目前各基地單元的出庫單用于育苗、試驗、收煙等生產(chǎn)環(huán)節(jié)領用的煙用物資以及無償調(diào)撥的煙用物資，入庫單卻僅用于銷售退回的實物入庫。那育苗多領用的退回倉庫用填什么單據(jù)呢？如果要匯總育苗領用的煙用物資則還得先挑選出庫單，剔除其他用途的出庫。

不完整，沒有庫存臺賬，沒有盤點表，沒有考慮試驗、育苗多領用的物資的回收入庫。

有重復工作：如簽收單和驗收單，委派會計根據(jù)簽收單編制驗收單，區(qū)別在于簽收單按承運單位編制、驗收單按供貨單位編制；如果簽收單增加一聯(lián)給委派會計或驗收人員，在填制的時候注意不同供貨單位分別填制，那么驗收單就是不必要的。

由于上述問題的存在，公司煙用物資管理過程中出現(xiàn)的差錯率還是不可忽視的，涉及的金額對于一個不大的三級地市煙草公司來說，是不容忽視的，必須盡快解決。

3煙用物資管理問題的解決措施

目前LY公司的上級公司已經(jīng)制定了煙用物資管理辦法，規(guī)定了計劃上報、收貨管理、價格制定、物資供應、現(xiàn)金管理、財務賬目、破損過期物資處理、人員管理、倉儲管理等內(nèi)容，但在煙葉基地執(zhí)行過程中，因為地域、環(huán)境、人員的特殊性，在記錄表單、考核辦法、簽字記錄等方面執(zhí)行不到位，更有一些規(guī)定因為程序不清楚而導致了上述問題的出現(xiàn)。鑒于此，上述問題宜從三個方面來設計解決措施。

3.1按照不相容原則設置高效的煙用物資管理崗位

按照不相容職務分開原則，LY煙葉基地單元應設置三個崗位，分別是：倉庫保管員、委派會計（部分站點在電腦員的協(xié)助下完成崗位職責）、驗收員，切實做到賬實分開、驗收保管分開。驗收員工作量少，可以兼職。

倉庫保管員負責煙用物資的入庫、出庫及存貨管理，執(zhí)行倉庫物料管理規(guī)定；根據(jù)入庫單（調(diào)撥單）、出庫單和提貨單及時、完整、準確登記庫存物資臺賬，序時登記，每日進行賬實核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決；負責倉庫存貨保管，保證庫內(nèi)存貨安全，禁止無關人員及危險物品隨意進入倉庫；負責存貨日常管理，包括存貨分類碼放、整理、標識及進出庫調(diào)度。要求熟悉存貨特性，分類管理，合理擺放，便于物流及安全；每月煙用物資發(fā)放完畢，按要求與基地單元物資單據(jù)綜合管理員核對存貨入庫、出庫、結存數(shù)量；嚴格執(zhí)行煙用物資收發(fā)流程及要求，正確、及時辦理煙用物資入庫、育苗等耗用領料出庫、銷售出庫、收發(fā)料和簽字手續(xù)。

委派會計負責基地單元煙用物資原始單據(jù)的匯總與登記，并負責倉管員與公司財務間的定期對賬?？梢砸箅娔X員配合其工作，開具提貨單、匯總原始單據(jù)等。他/她需要根據(jù)煙用物資簽收單登記基地單元（煙站）物資明細賬；定期核對調(diào)撥單、簽收單與倉管員臺賬，以確保賬賬、賬實相符；核對培植員的供肥明細表、煙農(nóng)銀行交款單，確定一致且無誤后，開具提貨單；根據(jù)已經(jīng)收款并開具提貨單的供肥明細表登記基地單元物資明細賬，并匯總形成每個會計周期的銷售報告單；根據(jù)煙用物資領用單匯總登記基地單元物資明細賬，并核算成本部門的物料消耗成本；根據(jù)內(nèi)部調(diào)撥單登記物資明細賬，形成匯總表上報公司財務；審查銷售退回入庫單，確保退回物資入庫后辦理退款并匯總上報公司財務；并匯總登記煙用物資明細賬；根據(jù)紅字出庫單登記生產(chǎn)領用退回倉庫煙用物資明細賬；并編制耗用報告單；每月編制煙用物資實存表，并與公司財務、倉庫保管員核對煙用物資結存數(shù)量，發(fā)現(xiàn)不一致及時查明原因并報基地領導按規(guī)定處理。定期、不定期的監(jiān)盤庫存煙用物資，編制盤點表。如果賬實不符，與倉管員、驗收人員一起分析盤盈盤虧原因并上報盤銀盤虧情況。

驗收人員可以兼職，負責對運至煙葉基地的入庫煙用物資的驗收，并在相應單據(jù)上簽字確認。如果驗收發(fā)現(xiàn)問題，及時尋找原因并報告基地領導按規(guī)定處理。在管理過程中，一定要求兼職驗收人員在收發(fā)貨的高峰期長期在崗，并明確煙用物資差錯的責任承擔。

3.2規(guī)范煙用物資流轉(zhuǎn)所需單據(jù)、填制辦法

為保證科學準確記錄煙葉基地單元煙用物資流轉(zhuǎn)過程，需合理設計、嚴格規(guī)范使用不同節(jié)點處的原始單據(jù)及賬簿。根據(jù)目前的流轉(zhuǎn)特點，可將煙用物資流轉(zhuǎn)過程分為簽收入庫、生產(chǎn)領用和銷售、生產(chǎn)領用退回和銷售退回、存貨盤點等四個環(huán)節(jié)，共需要9種單據(jù)，分別是貨運單、簽收單、入庫單、領用單、提貨單、內(nèi)部調(diào)撥單、倉庫臺賬、盤點表以及耗用匯總表。

在管理實務中，需要明確每一種單據(jù)的準確用途、詳細填制辦法、簽填責任人以及流轉(zhuǎn)聯(lián)數(shù)量。在使用過程中需注意入庫單的使用以及領用單、提貨單的區(qū)別。貨運單屬于外來單據(jù)，是由供應商或承運商開具，在煙用物資運抵基地倉庫時提供。倉管員收貨確認無誤且由承運人簽字認可后，保留其中的收貨方聯(lián)。簽收單（一式四聯(lián)）用于匯總記錄每個基地倉庫調(diào)撥入庫的煙用物資，并匯總反映承運單位的運輸服務。由倉庫保管員根據(jù)已經(jīng)確認的貨運單按周、按運輸單位、按供貨單位編制（編制的時間取決于公司對賬或結算周期），并要求驗收人員簽字證明實收貨物與簽收單一致。簽收單設置為四聯(lián)，可以同時滿足收貨基地、委派會計、公司煙葉科以及公司財務的共同需要。提貨單（一式三聯(lián)）用于記錄煙用物資銷售情況的原始單據(jù)。有培植員根據(jù)煙農(nóng)種植面積、所需肥料及金額開具，為方便分次提貨，每種商品（肥料等）各開具一張?zhí)嶝泦?。三?lián)可供煙農(nóng)、倉庫保管員以及委派會計同時使用。入庫單（一式四聯(lián)）主要用于銷售退回。四聯(lián)分別交煙農(nóng)、倉庫保管員、煙葉科以及財務。領用單（一式四聯(lián)）取代原來無償使用煙用物資出庫時填制的出庫單，相對于出庫單的最大優(yōu)勢是功能簡潔明了，既可以直接計算成本部門的物料消耗、用途、還能反映結余情況。領用單由領用部門制單填寫，領用部門使用后如果有結余，將結余材料退回倉庫，并填寫實際耗用量和結余量。內(nèi)部調(diào)撥單（一式四聯(lián)）用于記錄煙用物資在各基地單元之間的實物調(diào)撥。四聯(lián)分別由調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫、上級煙葉科以及財務留存。收發(fā)（售）存臺賬是倉庫保管員記錄煙用物資收發(fā)（售）存數(shù)量的流水賬簿，設置為活頁式多欄明細賬，按煙用物資品名開設賬頁，按用途設置數(shù)量欄目。具體如圖1。

煙用物資的盤點是保證煙用物資賬實相符、正確核算煙用物資成本、提高煙用物資周轉(zhuǎn)效率的重要手段。盤點時，財務按賬面結存數(shù)編制盤點表下到倉庫，并按規(guī)定監(jiān)督盤點。根據(jù)盤點項目的多寡，可以安排多個盤點人，不論項目大小，倉管員都必須參與盤點。盤點表用于記錄盤點過程及結果，如圖2。表中近效期商品則是用于統(tǒng)計即將過期的商品數(shù)量和價值，提請相關部門盡快使用或按合同退回供應商。

3.3以揚棄原則制定煙用物資收發(fā)（售）存業(yè)務的SOP并形成看板

SOP即標準化作業(yè)程序（Standard Operating Process），是對作業(yè)的過程而非結果的描述。所謂的標準化，就是盡可能地將相關操作步驟進行細化，量化和優(yōu)化，保證在正常條件下操作者都能理解又不會產(chǎn)生歧義。SOP是一種最基本、最有效的管理工具，能將企業(yè)積累下來的技術、經(jīng)驗，記錄在標準文件中，以免因技術人員的流動而使技術流失；也能使操作人員經(jīng)過短期培訓，快速掌握較為先進合理的操作技術；一旦出現(xiàn)問題，還可以根據(jù)作業(yè)標準，比較容易的追查不良品產(chǎn)生的原因。借助SOP，LY可以實現(xiàn)煙用物資管理的規(guī)范化、條理化、標準化、形象化、簡單化。

根據(jù)實地調(diào)查情況，LY煙葉基地的煙用物資內(nèi)控流程分為六個環(huán)節(jié)：調(diào)撥入庫、生產(chǎn)領用、銷售發(fā)出、銷售退回、內(nèi)部調(diào)撥、盤點。過期作廢的情況比較少，此業(yè)務納入盤點程序。每一個程序的關鍵作業(yè)點是保證煙用物資有效流轉(zhuǎn)使用、保全煙用物資的重要手段。為促使相關人員盡快熟悉并直觀的了解煙用物資每一個內(nèi)控流程的詳細情況，公司宜制定煙用物資六個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的標準化程序，并能制作成看板，保證即便人員更替，后來者也能盡快獲悉該程序。揚棄的目的是盡可能保留現(xiàn)有合理的程序和單據(jù)，以減少變更工作量，也便于操作人員迅速熟悉與接受并規(guī)范所使用。

標準化的作業(yè)流程應達到過程清晰、節(jié)點突出、細化要求、風險提示、一目了然的要求。現(xiàn)以調(diào)撥簽收入庫環(huán)節(jié)為例進行說明，如圖3。

作業(yè)要求：（1）提供貨運單，且送貨單清楚注明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量，有承運人簽字；（2）仔細核對實物是否與貨運單記錄一致，實物是否有破損；如果發(fā)現(xiàn)問題，請承運人給出解決措施；（3）留存承運人簽字的送貨單；編制簽收單；及時、逐筆登記庫存臺賬，計入臺賬的“調(diào)撥入庫”欄；（4）復核簽收單，如有錯誤，與倉庫核對；無誤后編制匯總表；（5）登記明細賬；（6）編制調(diào)撥單；（7）核對無誤后編制結算單。

風險提示：簽收的商品名稱、類型、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量要與購貨合同約定一致，所以倉管員及驗收人員要提前了解合同約定、本基地煙葉計劃種植面積及所需煙用物資的基本情況。簽收時注意商品的保質(zhì)期。

4結語

煙葉基地的煙用物資管理直接關系著煙葉基地的績效。上述解決煙用物資管理問題的措施經(jīng)過實踐證明，是行之有效的，消除了目前存在的重復管理現(xiàn)象，也填補了實驗領用煙用物資的管理真空。但在推行的過程中，還需要上級公司的制度保障。此外，因為LY煙葉基地沒有煙用物資的采購、定價等權利，因此在調(diào)撥單、結算單、送貨單的改善仍然受上級制度的牽制。

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