黃紅

【摘要】現(xiàn)階段，隨著我國中學教學改革工作的不斷開展，中學檔案管理工作受到廣泛關(guān)注。為了適應(yīng)信息時代發(fā)展的節(jié)奏，學校需要對檔案管理工作進行創(chuàng)新和改革。本文圍繞中學檔案管理中出現(xiàn)的問題進行分析，繼而探索提升中學檔案管理工作效率的方式，為中學檔案管理工作的順利開展付出努力，為中學未來的長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】中學 檔案管理工作 問題 工作效率

【中圖分類號】G637 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）12-0213-02

檔案管理不僅僅是中學日常行政工作的一個組成部分，它還是促進中學健康發(fā)展的重要前提。學校想要在未來社會占有一席之地，就要做好自己的檔案管理工作。檔案是學校教育教學工作的積淀和原始記錄，如何高效開展中學檔案管理工作已經(jīng)成為大家共同關(guān)注的問題。

一、中學檔案管理工作中存在的問題分析

1.中學檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)有所欠缺

隨著中學擴招政策的實施，中學引入了大量的人才，同時檔案的積累量也在不斷的增加?，F(xiàn)階段，大多數(shù)中學檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有所欠缺，這樣在中學檔案管理工作中就出現(xiàn)了諸多問題，對學校未來發(fā)展造成嚴重的影響。中學檔案管理工作人員的素質(zhì)不高體現(xiàn)在以下幾點：

第一，目前，中學由于擴大招生，引進了大批的工作人員，部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理崗位培訓[3]。在中學檔案管理工作過程中，他們就會出現(xiàn)許多工作問題，降低中學檔案管理工作效率。例如；不會應(yīng)用計算機進行檔案管理。學校的保密宣傳教育不到位，在學校檔案保密工作方面的力度還不夠，一些學校的檔案保密教育流于形式，教育方式較為單一、傳統(tǒng)，組織開展的保密宣傳教育活動缺乏實效性和趣味性，難以真正發(fā)揮教育指導的作用。同時，檔案保密宣傳教育的對象主要是中學的教職工，并沒有將學生也納入到教育的范圍，致使檔案保密宣傳教育缺乏針對性和關(guān)聯(lián)性。

第二，大多數(shù)中學檔案管理工作人員是兼職管理檔案工作，他們的本職工作較為繁忙，沒有多余的精力經(jīng)營中學檔案管理工作，另外，中學檔案管理工作人員流動性較大，很難長期從事這項工作，使得中學檔案管理工作效率降低，檔案管理工作難以順利開展。

第三，隨著中學迅猛發(fā)展，對中學檔案管理工作人員的培訓不到位也是檔案管理人員素質(zhì)不高的因素之一，許多工作人員需要日積月累才能順利開展管理工作，這種情況使得中學檔案管理工作出現(xiàn)障礙，制約中學檔案管理的發(fā)展[4]。

2.中學檔案管理制度不完善

雖然許多中學都擁有自己的檔案管理制度，但是隨著時代的發(fā)展，這些管理制度難以適應(yīng)時代發(fā)展的需要，因此，存在諸多漏洞不夠完善。有些檔案只記錄了重要的事情，沒有對事情細節(jié)加以記錄，使得檔案記錄不完整。在需要翻閱檔案時，難以還原當時事件的過程和細節(jié)，對中學管理工作造成影響。多年來，學校雖制定了檔案管理制度但沒有真正落到實處，這不僅對中學檔案管理日常工作造成了阻礙，而且還影響了中學的未來發(fā)展。另外，對中學檔案管理現(xiàn)狀進行分析可知，在保密方面未制定出健全的規(guī)章制度，檔案管理整體上缺乏保密性，保密事務(wù)缺乏可操作性，難以有效的突出重點、對隱患加以防范。

3.中學檔案管理方式存在漏洞

中學檔案管理的條件較差，有些中學雖然設(shè)立了檔案室，但是并沒有精心管理檔案。正式因為管理松散，導致許多中學教師不信任中學檔案管理工作，為了完好保存自己辛苦收集的科研材料，他們將這些材料留在自己的手中，致使中學檔案管理進程出現(xiàn)斷檔情況。在需要查閱相關(guān)資料時，發(fā)現(xiàn)中學檔案出現(xiàn)空白階段，在時間上難以銜接[5]。同時，由于信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于中學檔案管理工作，在為其帶來便利的同時，也帶來了一定安全隱患，網(wǎng)絡(luò)黑客們的違法行為導致中學檔案泄密事件增多，保密工作在新時期的難度更大。

4.中學檔案管理意識薄弱

部分中學領(lǐng)導對檔案管理工作的認識不夠，沒有將中學檔案管理工作列入行政工作范圍，他們認為中學發(fā)展只需要著眼于未來，導致檔案工作過于形式化，流于表面。正是由于這種態(tài)度，導致中學其他管理人員忽視檔案的管理，沒有實現(xiàn)中學檔案管理的真正價值。同時，一些檔案管理員缺乏保密意識，在工作中未重視保密操作，導致檔案管理工作缺乏保密性和防范性。

二、提高中學檔案管理工作效率的有效策略

1.提高中學檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

學校各項檔案管理工作質(zhì)量和效率取決于管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力[6]。所以，學校若想保證各項檔案管理工作能夠順利開展，就應(yīng)當加強檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和工作能力，引進高水平、高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，加強檔案管理隊伍內(nèi)部溝通交流，使其能夠在溝通中分享工作經(jīng)驗，交流有效的工作方法，促使檔案管理隊伍整體水平得到較為顯著的提高。學?？梢噪A段性的組織檔案管理工作人員參與到各項教育培訓活動中，加強其專業(yè)知識的積累，提高其信息化管理水平，促使檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量的完成，杜絕檔案泄密事件的發(fā)生。例如：組織相關(guān)的專業(yè)知識培訓班，開設(shè)信息化技術(shù)培訓課程、組織開展思想道德、職業(yè)素養(yǎng)的相關(guān)培訓活動等。另外，還應(yīng)當加強對中學檔案管理者思想政治素養(yǎng)的培養(yǎng)，使其具備較高的思想意識和敏銳的政治責任感，始終堅持正確的政治立場和原則，發(fā)自內(nèi)心的熱愛檔案事業(yè)，通過嚴格實施檔案保密工作為學校和諧發(fā)展、社會國家穩(wěn)定提供強有力的支持。

2.建立完善的中學檔案管理制度

學校應(yīng)當根據(jù)實際情況制定完善的檔案管理制度，促使校內(nèi)檔案管理工作人員以及全校師生對檔案管理工作的作用和重要性形成正確的認識，通過管理制度明確劃分檔案管理工作人員的職責范圍，保證檔案管理工作的全面性和完整性，通過激勵制度，調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性和創(chuàng)造性，促使其能夠主觀能動的投身到檔案管理工作中，提高檔案管理工作的效率。同時，還應(yīng)當通過教學檔案管理制度、人事檔案管理制度等促使全校師生積極參與到檔案管理工作中，并在他們完成檔案管理工作后，讓其將整理好的資料及時的交到檔案管理部門，由專門的檔案管理工作人員進行統(tǒng)一歸檔。除此之外，學校各級領(lǐng)導還應(yīng)當對檔案管理工作實施監(jiān)管，積極強化法制建設(shè)，考察各項檔案保存和保密情況，監(jiān)督檔案管理工作人員的工作行為，促使學校檔案工作得到規(guī)范化管理。具體來說，應(yīng)當依法開展學校檔案信息化建設(shè)工作，加強對相關(guān)制度的規(guī)范、完善和優(yōu)化，保證檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、法制化發(fā)展。并且還應(yīng)當對中學檔案信息安全保障體系建設(shè)進行強化，應(yīng)當加強對檔案信息安全保障體系的完善和優(yōu)化，健全學校檔案信息安全管理機制，杜絕一切泄密事件和失密事件的發(fā)生；應(yīng)當加強對計算機檔案管理系統(tǒng)的管理，保證學校數(shù)據(jù)庫信息的安全性、真實性和完整性；加強對涉密計算機設(shè)備的使用和管理，采取物理隔離的方式保證其與外網(wǎng)的隔離，同時，還應(yīng)當強化密鑰管理和身份認證，落實檔案管理崗位責任制，通過采取“誰上網(wǎng)，誰負責”的策略，加強對上網(wǎng)信息保密工作的審查。

3.創(chuàng)新中學檔案管理方式

實際上，開展學校檔案管理工作的主要作用是為學校各項決策提供參考和支持，促使學校能夠得到進一步發(fā)展。尤其是在零散材料整理方面，只有全面收集、認真整理，才能保證檔案管理工作的科學性、有效性、全面性，使各類檔案能夠得到有序存放，提高學校檔案管理工作的水平和效率[7]。因此，學?？梢詫⑾冗M的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，確保學校檔案管理工作的實效性和科學性。學校檔案管理信息化建設(shè)不僅能夠減少紙質(zhì)檔案存放空間，還方便檔案的翻閱以及資料的查詢。建立完善的檔案管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)平臺實現(xiàn)對學校檔案的統(tǒng)一管理，為學校各項工作的開展提供及時的檔案信息支持。與此同時，中學檔案管理者應(yīng)當在日常管理工作中有意識的養(yǎng)成保密習慣，保持求真務(wù)實的工作作風，為檔案保密工作的有效開展提供重要前提。具體來說，應(yīng)當在學校檔案工作過程中堅持照章辦事，注意整理辦公桌，確保信息不會散落在保密范圍外。注意自己的言談舉止，避免“禍從口出”，將公事與私事分開，做到公私分明。

4.加強宣傳，提高檔案管理意識

在學校方面，應(yīng)當加強宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責任意識得到充分培養(yǎng)，加強檔案管理工作人員的責任感，從而保證檔案管理工作的水平和質(zhì)量。在檔案管理工作人員方面，需要積極提升自身工作水平，明確學校檔案管理工作的重要性。在學校教師與學生方面，應(yīng)當通過加強其對檔案管理工作的認識，引導其自覺配合并參與檔案管理工作。另外，應(yīng)當注重培養(yǎng)中學檔案管理者的保密意識，通過加強檔案保密法制教育來培育在校教職工的保密法制理念，使其重視檔案保密工作，明確檔案保密工作的重要性和迫切性。

三、結(jié)束語

綜上所述，中學檔案不只是陳放在中學檔案室中的教學資料，它更是對學校發(fā)展的如實記載。中學檔案見證了學校的成長，它客觀反映出學校從事科學研究項目的能力、學科建設(shè)的過程、教師科學研究的成果，為學?？蒲性诮窈蟮陌l(fā)展提供了重要參考資料。所以，采取有效措施完善中學檔案管理對中學的未來發(fā)展具有重要意義。

參考文獻：

[1]黃粵.中學檔案管理工作的現(xiàn)狀和對策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）：100-100，107.

[2]何偉華.關(guān)于中學檔案管理工作的相關(guān)思考[J].東方企業(yè)文化，2015（19）：183-183.

[3]張冬冬.淺談如何做好中學檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2013（2）：142.

[4]徐榮梅.論中學檔案管理工作的現(xiàn)狀及其對策[J].考試周刊，2014（6）：174.

[5]胡靜.如何破解中學檔案管理工作的困境[J].新課程·下旬，2016（5）：195.

[6]張婕.加強中學檔案管理工作的策略探討[J].魅力中國，2013（34）：220-220.[7]白皎曦.淺談如何做好中學檔案管理工作[J].才智，2012（6）：329.