林亞妹

摘 要 事業(yè)單位的檔案中記錄著單位在發(fā)展過程中的數(shù)據(jù)和資料，能夠反映事業(yè)單位的發(fā)展情況，是事業(yè)單位中重要的財富，在信息技術不斷發(fā)展的新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作也要進行新的改革。本文從新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性出發(fā)，分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了一些新形勢下事單位檔案管理的改革措施，供管理事業(yè)單位檔案的工作人員參考。

關鍵詞 新形勢 事業(yè)單位檔案管理 工作改革

一、引言

檔案管理工作是事業(yè)單位運營的最基本工作，做好這一項工作，能夠幫助事業(yè)單位更好地運行和發(fā)展，在新的信息發(fā)展形勢下，檔案管理工作也要符合新的信息化發(fā)展模式。目前我國的事業(yè)單位在檔案管理上還存在著很多問題，如何對檔案管理工作進行完善和改革，是新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的方向，也是提高檔案管理效率的關鍵。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

數(shù)字化時代的到來讓很多數(shù)據(jù)的應用和儲存變得更加方便，是新時代的信息發(fā)展方向，應用新的技術改革事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業(yè)單位的工作質量。事業(yè)單位的檔案管理改革是建立在信息技術的基礎之上的，通過對檔案的數(shù)字化和信息化處理，能夠充分發(fā)揮檔案的管理職能，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關的。

在互聯(lián)網(wǎng)技術不斷發(fā)展的時代下，各項信息處理的技術也在不斷地完善，比如云計算技術，這種高效率的信息管理方式在社會各個領域的應用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業(yè)單位檔案管理工作也應當將新的技術運用到工作中，適應社會的科技發(fā)展。不但事業(yè)單位檔案管理工作處于改革的期間，事業(yè)單位的體制也處于改革時期，改革需要運用新的信息化技術，建立信息化發(fā)展的平臺，因此加強對檔案管理的改革也是推進單位體制改革的有效方式。另外傳統(tǒng)的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點，新的檔案管理方式能夠加強對檔案的保存力度。因此新形勢下事業(yè)單位檔案管理改革是非常有必要的。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作認識不到位

受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些事業(yè)單位的管理者沒有認識到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發(fā)展重心都放在了如何提供社會服務上，沒有意識到檔案管理的重要性。很多事業(yè)單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認為檔案管理工作不能給單位的發(fā)展帶來經(jīng)濟效益，這種整體的不正確意識導致在事業(yè)單位的發(fā)展過程中疏忽了對檔案的管理工作，造成對檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]

（二）檔案管理方式不科學

現(xiàn)代的科學技術不斷發(fā)展，信息的處理、儲存、傳播的方式也在逐漸現(xiàn)代化，在計算機技術的支持下，檔案管理工作應當變得更加先進快捷，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)來幫助管理者進行檔案管理工作。在實際的檔案管理過程中，盡管大多數(shù)事業(yè)單位都采用了計算機系統(tǒng)來制定管理體系，但一些時候并沒有對檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識和專業(yè)素質，使得電子信息技術沒有很好地應用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素質不高

檔案管理工作是一項有較強操作體系的工作，對從事的管理人員專業(yè)程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業(yè)知識，掌握專業(yè)的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調性，需要管理者在工作時適應這樣的工作環(huán)境，培養(yǎng)仔細程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業(yè)單位的重視，對檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴格，導致了很多工作人員的專業(yè)素質都達不到良好管理檔案的要求，對檔案分類和整理缺乏專業(yè)性的認知，導致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規(guī)范，降低了檔案管理工作的效率。[2]

四、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

（一）完善檔案管理的業(yè)務流程

完善檔案管理的業(yè)務流程指要對檔案管理的流程進行重構，分析在檔案管理流程中每個環(huán)節(jié)的設計和工作效率，發(fā)現(xiàn)整個體系中存在的問題，并針對問題進行對該項環(huán)節(jié)的優(yōu)化，通過信息技術實現(xiàn)對檔案管理也無流程的升級和改造革。新形勢下對信息管理提出的要求是從本質上改革，因此事業(yè)單位的檔案業(yè)務流程改革也要從本質上進行。

第一要優(yōu)化業(yè)務流程，完善檔案管理內部部門之間的業(yè)務銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業(yè)單位部門之間的業(yè)務流程關系，動員全體員工投入到完善檔案管理業(yè)務流程的工作中來。對各項的檔案管理工作流程進行審核，如檔案的錄入、編排、維護、更新、查找、監(jiān)管工作，對每個環(huán)節(jié)都要進行合理的規(guī)劃。第二，規(guī)范業(yè)務流程的標準，標準化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過標準化的規(guī)定將檔案管理流程的體系固定下來，根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實際情況，來分配職責和管理資源，明確每一位管理員工的職責和所在崗位所負責的范圍，將長遠發(fā)展的理念應用到對標準化流程的制定中。[3]

（二）擴展檔案管理服務能力

首先要對服務的功能進行擴展，原有的檔案服務功能大多數(shù)只是對信息的檢索和查看，在信息化技術不斷發(fā)展的時代中，檔案的服務功能要借助信息技術進行擴展，可以開發(fā)數(shù)據(jù)的整理功能，讓檔案數(shù)據(jù)能夠執(zhí)自行的按類別規(guī)整、自動篩選、與其他信息建立一個清晰的對比模型，為需求者提供更多的服務。在檔案的服務過程中可以增加其他的服務功能，比如說根據(jù)所查找數(shù)據(jù)提供相應的檔案信息，在檢索中設置高級檢索，讓使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對檔案的檢索功能更好地運用。其次要擴展服務的內容，傳統(tǒng)的檔案服務都是等需求者有需要時自己使用，檔案管理提供的只是一個數(shù)據(jù)倉庫，在新的服務模式中應當改善被動服務的局限性，逐漸朝著主動提供服務的方向發(fā)展。

（三）構建檔案管理平臺

構建檔案管理平臺分為兩個方面，第一個方面是加強硬件上的建設，檔案管理的平臺可以以事業(yè)單位發(fā)展的平臺為依托，建立屬于自己的發(fā)展平臺，結合檔案管理的職責設計具有針對性的功能平臺，建立更加科學更加快捷的檔案管理平臺，同時考慮事業(yè)單位對于檔案管理的實際需求，制定符合檔案管理發(fā)展目標的平臺。第二方面是實現(xiàn)對資源的整合，資源的整合可以通過各類的整理軟件來實現(xiàn)，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來進行的，將檔案的管理工作融入整個的檔案平臺中來，借助管理平臺實現(xiàn)對檔案資源的整合，使檔案管理工作發(fā)揮最大的效益。

五、結語

對事業(yè)單位的檔案管理工作進行改革，符合新時代對信息管理工作的要求，能夠幫助事業(yè)單位增加對檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展提供穩(wěn)定的基礎。從事事業(yè)單位檔案管理的工作人員要結合檔案管理的目標和目前的發(fā)展形勢，來不斷地完善檔案管理體系，找到適合自己單位的檔案管理方式。

（作者單位為福建省泉州市洛江區(qū)林業(yè)局）

參考文獻

[1] 尤麗.淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014（06）：63-65.

[2] 劉雪梅.基于新形勢下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法[J].才智，2015（24）：356.

[3] 郜尚義.議新形勢下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].西部資源，2015（04）：165-166.