李冬

摘要：在工程招標(biāo)代理中，充分利用信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)收益水平的不斷提升，于是本文探討了工程招標(biāo)代理的信息管理及具體的運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：工程；招標(biāo)代理；信息管理；運(yùn)用

中圖分類號(hào)：TU723.3-39文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1674-3024（2017）01-24-02

前言

招標(biāo)投標(biāo)機(jī)制是資源配置市場化的產(chǎn)物，工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是招投標(biāo)體系的重要組成部分，提升工程招標(biāo)代理信息化水平對(duì)企業(yè)的發(fā)展大有好處。

1.工程招標(biāo)代理存在的弊端概述

在經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的背景下，我國城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，工程招標(biāo)代理行業(yè)近年來已經(jīng)得到了快速的發(fā)展。與過去相比，我國工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的數(shù)量不斷增多，工程招標(biāo)代理體系日益壯大，隨著相關(guān)制度的不斷完善，我國的工程招標(biāo)代理工作逐漸走向法制化道路。然而，在實(shí)際的運(yùn)營過程中，工程招標(biāo)代理工作仍然存在著一些弊病，阻礙了工程招標(biāo)代理行業(yè)的健康發(fā)展。一方面，受到各類工程招標(biāo)代理的管理制度約束的影響，工程招標(biāo)代理中存在的一些流程比較復(fù)雜，所需的時(shí)間周期也比較長。受這些條件的影響，在一些中小型的工程項(xiàng)目中，工程招標(biāo)代理這種形式難以得到有效的推廣與應(yīng)用，普及率比較低。另一方面，工程招標(biāo)代理行業(yè)的資質(zhì)門檻比較低，因此，不同的工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在技術(shù)水平、財(cái)務(wù)狀態(tài)、硬件設(shè)施等方面存在著很大的差異。另外，相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)也存在一定的差異，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。一些弄虛作假、暗箱操作等情況仍時(shí)有發(fā)生。

2.工程招標(biāo)代理信息管理的意義

招標(biāo)代理活動(dòng)的本質(zhì)是獲取和處理信息，促進(jìn)交易并降低交易成本。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)作為一個(gè)提供專業(yè)化服務(wù)的中介機(jī)構(gòu)組織，無論從降低自身運(yùn)營成本、謀求價(jià)格競爭優(yōu)勢，還是從提升服務(wù)層次、拓展服務(wù)領(lǐng)域、提高公信力的角度出發(fā)，掌握和利用現(xiàn)代信息技術(shù)，已經(jīng)成為必修之課。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日臻成熟和信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，必然推動(dòng)招標(biāo)投標(biāo)電子化和網(wǎng)絡(luò)化。使用數(shù)據(jù)電文代替紙張，能突破時(shí)間和空間限制，從而顯著提高效率和降低交易成本，并促進(jìn)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理提升。招標(biāo)采購的電子化已是大勢所趨，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)必須未雨綢繆、搶奪先機(jī)，主動(dòng)擁抱變革，做工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)跑者。深耕細(xì)作地策劃招標(biāo)方案，編寫嚴(yán)密與完整的合同專用條款，編制充分反映工程設(shè)計(jì)意圖的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，制定符合項(xiàng)目特點(diǎn)的評(píng)標(biāo)細(xì)則，提升服務(wù)層次，為客戶提供優(yōu)質(zhì)、超值的招標(biāo)代理服務(wù)。

3.工程招標(biāo)代理信息管理的需求

目前在我接觸過的工程招標(biāo)代理工程中，信息管理滲透在每一個(gè)環(huán)節(jié)中。業(yè)務(wù)流程可以將信息管理利用工作劃分為三個(gè)階段：第一個(gè)階段是工程招標(biāo)代理的前期階段，主要依靠信息管理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)采集工作。工程招標(biāo)的主要對(duì)象是市場。面對(duì)市場需要建立完善的招標(biāo)信息體系，這也是建筑市場信息中的一個(gè)重要內(nèi)容。第二個(gè)階段是工程招標(biāo)代理的進(jìn)行階段，主要是對(duì)價(jià)格的信息進(jìn)行采集。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)獲得代理項(xiàng)目后應(yīng)該對(duì)相關(guān)范圍的事宜進(jìn)行承擔(dān)工作，并且要編制好招標(biāo)文件和招標(biāo)的所需信息。第三個(gè)階段是在工程代理招標(biāo)的后期階段，這個(gè)階段主要是信息的反饋。工程招標(biāo)代理工作要掌握著詳細(xì)的工程項(xiàng)目細(xì)信息，同時(shí)也需要恰當(dāng)?shù)姆绞綄?duì)這些信息加以利用。工程招標(biāo)代理工程可以獲得大量的反饋信息，以此作為信息資源，并借此不斷補(bǔ)充和更新現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫，從而提升工程招標(biāo)代理工作的質(zhì)量和水平。

4.工程招標(biāo)代理信息管理的法流程

信息的管理是工程招標(biāo)代理工作當(dāng)中的重要組成部分，這與整個(gè)工程招標(biāo)代理流程具有十分緊密的聯(lián)系。目前的工程招標(biāo)代理的信息收集管理主要包括以下幾個(gè)階段：（1）招標(biāo)項(xiàng)目的整體招標(biāo)策劃階段。根據(jù)標(biāo)的物的具體技術(shù)、經(jīng)濟(jì)特點(diǎn)、管理特征和功能、規(guī)模、質(zhì)量、價(jià)格、進(jìn)度、服務(wù)等各項(xiàng)目標(biāo)，分析市場情況和競爭格局，確定招標(biāo)項(xiàng)目實(shí)施條件、目標(biāo)、范圍、進(jìn)度、保證措施等核心要求的綜合性方案，是招標(biāo)項(xiàng)目操作執(zhí)行的依據(jù)和指導(dǎo)；（2）招標(biāo)項(xiàng)目操作執(zhí)行階段。是根據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，依招標(biāo)項(xiàng)目整體策劃開展各項(xiàng)招標(biāo)工作，包括招標(biāo)文件編制、招標(biāo)公告發(fā)布、招標(biāo)文件發(fā)出和澄清答疑，投標(biāo)文件接受，開標(biāo)和評(píng)標(biāo)組織，中標(biāo)單位確定，中標(biāo)通知書發(fā)出等一系列招標(biāo)業(yè)務(wù)的操作和執(zhí)行：（3）招標(biāo)項(xiàng)目評(píng)價(jià)管理階段。在具體招標(biāo)完成后，分析成功或失敗原因以及工作中存在的不足，對(duì)原有招標(biāo)管控和管理流程進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)通過上述招標(biāo)過程收集、整理形成企業(yè)的信息數(shù)據(jù)庫，并加以具體運(yùn)用。

5.工程招標(biāo)代理信息管理的運(yùn)用 5.1信息管理要求

工程代理招標(biāo)工作應(yīng)用流程離不開信息的管理工作，其中包含了對(duì)項(xiàng)目的策劃、公告以及相關(guān)對(duì)應(yīng)文件的編制與審查工作，在此期間要從網(wǎng)上對(duì)表述預(yù)訂并完成下載，對(duì)相關(guān)項(xiàng)目的招標(biāo)工作完成答疑，對(duì)整套的資料總結(jié)歸檔。工程招標(biāo)代理過程主要是由信息管理來實(shí)現(xiàn)，要做到報(bào)表的及時(shí)查詢以及相關(guān)內(nèi)容的及時(shí)審核，根據(jù)具體的分類情況，將委托人的選擇項(xiàng)目以及屬性進(jìn)行多條件的分類歸置，讓工程招標(biāo)代理的相關(guān)人員根據(jù)自身的職責(zé)來對(duì)項(xiàng)目跟蹤。

5.2檔案資料管理

在工程招標(biāo)代理中，為了保護(hù)資料的完整性與準(zhǔn)確性，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)資料檔案的信息管理，以便于對(duì)項(xiàng)目的資料進(jìn)行查詢與調(diào)用。在實(shí)際的信息管理過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)每個(gè)工程招標(biāo)代理的具體情況，實(shí)現(xiàn)不同層次的檔案信息管理。對(duì)于資料齊全的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)盡可能的實(shí)現(xiàn)全部資料歸檔。而對(duì)于資料欠缺的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)催交的功能。

5.3數(shù)據(jù)庫的運(yùn)用

在工程招標(biāo)代理的信息管理過程中，應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。具體包括：（1）工程招標(biāo)代理行業(yè)信息庫；（2）投標(biāo)企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫：（3）工程項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫；（4）評(píng)委專家?guī)臁Ｔ诮I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)當(dāng)做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲(chǔ)存、傳遞和利用等一系列工作，以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)掌握招標(biāo)代理的內(nèi)、外部信息。

5.4數(shù)據(jù)分類統(tǒng)計(jì)

在工程招標(biāo)代理工作中通過對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的匯總來分析模塊應(yīng)具備的分類情況，根據(jù)不同條件來查詢不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的具體功能，同時(shí)要滿足公司在會(huì)議協(xié)調(diào)方面、會(huì)議調(diào)度方面、部門業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)方面以及資質(zhì)上報(bào)方面的需求，工程招標(biāo)代理工作中的信息管理建設(shè)需要滿足以上需求的準(zhǔn)確、統(tǒng)一。

5.5輔助系統(tǒng)構(gòu)建

工程招標(biāo)代理中的輔助系統(tǒng)應(yīng)該根據(jù)公司所發(fā)布的招標(biāo)文件范本，達(dá)到自動(dòng)生成招標(biāo)文件的效果。同時(shí)輔助系統(tǒng)要滿足查詢、登記等需求，對(duì)開標(biāo)文件、開標(biāo)表格進(jìn)行下載，并且完成初步審查、電子清標(biāo)和報(bào)價(jià)對(duì)比的輔助功能建設(shè)。根據(jù)公司所發(fā)布的評(píng)標(biāo)報(bào)告模板，自覺生成相關(guān)的評(píng)標(biāo)報(bào)告書；根據(jù)工程招標(biāo)文件可以自動(dòng)生成通知書、以及招標(biāo)結(jié)果通知書以及保證金的收取記錄。

5.6構(gòu)建造價(jià)模塊

在工程招標(biāo)代理中要構(gòu)建的模塊基本行包含了額定金額和與之相關(guān)的人工價(jià)格、機(jī)械設(shè)備的各種報(bào)價(jià)信息、以及工程的造價(jià)定額。定額主要體現(xiàn)的是消耗定額和補(bǔ)充定額以及相關(guān)的定額揭示。配套文件主要包含的是國家和地方對(duì)費(fèi)用的規(guī)定情況、稅收額度等相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)。人工價(jià)格包含的是不同種類、不同技術(shù)、不同等級(jí)的勞動(dòng)力在市場上的價(jià)格跌漲情況，以及相關(guān)的物價(jià)指數(shù)。其價(jià)格可以和供應(yīng)價(jià)、工地價(jià)、零售價(jià)以及批發(fā)價(jià)等形式實(shí)現(xiàn)，機(jī)械的價(jià)格主要是各類機(jī)械在市場上的租賃價(jià)格。

6.結(jié)語

總體來說，工程招標(biāo)代理是我國市場經(jīng)濟(jì)走向規(guī)范化的重要手段，加強(qiáng)工程招標(biāo)代理中信息管理的運(yùn)用，能最大限度的提高工作效率及降低成本。