黃波

摘 要： 高校檔案是一種綜合性很強的文獻資源，它能有效反映學校的教學水平與管理實效，能客觀體現(xiàn)學校的發(fā)展狀況和進程，為學校創(chuàng)新管理體制、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)。因此，高校學生檔案是推動學校不斷發(fā)展的寶貴財富。從就業(yè)角度縱觀高校檔案管理現(xiàn)狀及存在問題，并有針對性地提出管理創(chuàng)新策略，為實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設提出了若干建議。

關鍵詞： 高校檔案管理； 數(shù)字化建設； 創(chuàng)新

中圖分類號： G647 文獻標志碼： A 文章編號： 1671-2153（2017）06-0058-04

檔案管理是學校管理工作的重要組成部分，它對學生的個人發(fā)展和學校的整體教學水平進行了詳細記錄。通過調(diào)閱或查閱檔案信息，既可以了解學生個人過往成績，又可以對教學效果進行回顧性分析，為調(diào)整教學模式、創(chuàng)新管理體系提供豐富的經(jīng)驗依據(jù)?？梢?，檔案管理在學校管理工作中的地位無可替代，尤其是在信息大爆炸的當今社會，高校做好檔案管理工作是自身發(fā)展的必由之路。高校要創(chuàng)新管理體制，加強數(shù)字化建設，以強大的現(xiàn)代信息技術(shù)為依托，切實使數(shù)字化技術(shù)服務于檔案管理工作，以提高管理實效。下文，筆者就目前高校檔案管理現(xiàn)狀進行綜合性分析，并從就業(yè)角度看問題，探討性提出檔案管理的創(chuàng)新策略，為數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的有效滲透進行新思考。

一、高校畢業(yè)生的就業(yè)情況與學生檔案管理的關系

高校學生檔案對大學生在大學四年中的學習成績、生活情況及社會實踐等一系列成長經(jīng)歷進行了詳細、真實、全面的記錄，是學生學習與成長的重要見證。因此，學生檔案可在一定程度上對高校畢業(yè)生的就業(yè)情況作出準確的預測和評估，兩者關系密切。具體表現(xiàn)為：一是憑證關系。學生檔案集中反映了高校畢業(yè)生大學期間的學習和生活情況，可信度高，參考價值大，也是學生與就業(yè)崗位之間的通行證。二是學生檔案在一定程度上體現(xiàn)了學生各方面的能力，為用人單位在考核學生、了解學生時提供可靠的參考依據(jù)。學生檔案集中反映了學生的成長歷程和各階段發(fā)展情況，涵蓋了他們對知識理論、實踐技能的掌握情況以及思想、心理的變化特點。尤其是學生在校期間表現(xiàn)突出時，學生檔案會對他們的亮點和特長進行記錄，這就使得用人單位進行人才選擇時有準確的資料。一般情況下，因面試時間較短，用人單位只能根據(jù)第一印象對學生進行評價，但這種評價往往是不準確，難以客觀、真實地反映學生整體的水平和能力。因此，通過查看畢業(yè)生檔案信息，用人單位便能對學生的綜合情況有一個較為準確、全面的認識。因此，提供學生檔案的方式，不僅可以增加畢業(yè)生就業(yè)優(yōu)勢，還可以確保用人單位準確招到需要的人才。

二、學生檔案管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）學生檔案缺乏就業(yè)服務意識

目前的高校學生檔案管理存在較多問題，學生的情況難以得到較為全面、完善的記錄。首先，檔案管理主體自身的檔案管理理念不成熟。檔案管理主體指的是檔案管理人員、高校領導等。盡管他們大多開始重視學生檔案管理，但在具體的實施過程中，并沒有從整體上規(guī)劃學生檔案管理工作，也沒有制定檔案管理制度或管理規(guī)章，學生檔案應有的服務功能沒有充分地發(fā)揮出來。其次，高校學生不重視檔案資料收錄，輕視檔案管理工作。檔案相關管理部門或管理人員對檔案資料收錄與檔案管理重要性的宣傳力度不足，致使學生未能正確認識到檔案管理的重要性。相關調(diào)查表明，大概一半以上的大學生對檔案資料與管理的重要性不了解，缺乏應有的檔案意識，因而未能有效規(guī)范自身行為，不利于未來的就業(yè)競爭。

（二）高校學生檔案未充分發(fā)揮服務就業(yè)的功能

目前，高校學生檔案未能將自身服務功能充分地發(fā)揮出來，主要原因有以下三方面：一是檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)低，檔案管理水平整體不高。一些高校檔案管理人員對工作缺乏責任心，專業(yè)素養(yǎng)不高，對學生檔案管理工作不熟悉，隨意進行學生檔案處理。例如，隨意傳遞學生檔案，不按規(guī)定程序進行，致使出現(xiàn)漏發(fā)誤發(fā)檔案、丟失檔案等情況。二是學生檔案內(nèi)容本身不夠完善，存在缺漏現(xiàn)象。我國高校檔案習慣重在收錄學生的學習成績以及思想政治情況，但對學生的社會實踐能力、管理能力、創(chuàng)新能力等方面的記錄相當缺乏，致使檔案資料不完備。三是陳舊、落后的檔案管理方式，檔案指導學生就業(yè)的功能難以發(fā)揮。很多高校檔案為紙質(zhì)材料，電子檔案少之又少，且檔案管理主要為手工操作，工作量大，耗時多。

（三）檔案管理的數(shù)字化建設缺乏標準化和統(tǒng)一化

高校檔案管理的數(shù)字化建設不統(tǒng)一、不標準，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是學校管理體制存在缺陷，學校各部門各自為政，不同部門對資料與文檔的管理要求不同，形式不一，加上學校對統(tǒng)一化、標準化要求不高，直接導致數(shù)字化建設難以達到統(tǒng)一的標準。二是高校隸屬的主管單位不同，部分高校隸屬國家教育部，但更多的是隸屬省教育廳、市教育局等，這就不可避免地造成不同高校檔案管理之間的“地域色彩”。三是檔案管理的系統(tǒng)組成成分不同。系統(tǒng)組成成分包括兩部分：硬件設備、軟件配置。一般情況下，高校都各自采購硬件設備，這就催生了高校硬件設備之間的差異性，進而形成系統(tǒng)功能之間的差異性，并最終導致了系統(tǒng)軟件之間的差異性。這些問題的產(chǎn)生很大程度上取決于學校經(jīng)費投入的不合理，學校前期組織計劃的不科學，致使管理實效難以達到預期目標。

（四）系統(tǒng)安全隱患與經(jīng)費投入不足

目前的高校檔案管理系統(tǒng)基本為外包設計，一般情況下，系統(tǒng)除了接入校園網(wǎng)，還接入其他的網(wǎng)絡，網(wǎng)絡雜亂眾多必然使得學校系統(tǒng)受病毒侵害的風險增加，加之有的工作人員缺乏信息安全意識和風險應對能力，對日常工作中可能引入的病毒沒有足夠的敏感性，致使病毒入侵時束手無策，嚴重損害學校檔案系統(tǒng)的安全。此外，很多高校的檔案管理數(shù)據(jù)庫各自為政，沒有從整體管理上進行規(guī)劃設計，數(shù)據(jù)庫的規(guī)模不大，數(shù)據(jù)維護能力和病毒抵御能力低。檔案信息與學校日常事務、學校機密聯(lián)系密切，一旦泄露，后果不堪設想。最后，學校檔案管理系統(tǒng)建設存在投入經(jīng)費少的問題。除了國內(nèi)名校和重點學校，很多高校在建設經(jīng)費投入上存在一定的困難，且得不到大多數(shù)領導的重視。

（五）學生檔案利用率低

大多數(shù)的高校畢業(yè)生檔案隨學生而轉(zhuǎn)移，大學畢業(yè)生需要找工作時，不能向用人單位提供個人檔案，而用人單位要查看學生檔案只能通過在校招聘。用人單位與畢業(yè)生簽訂相關合同、協(xié)議書后，才可獲得學生個人檔案。因?qū)W生檔案獲得的延遲，使得用人單位未能第一時間掌握畢業(yè)生的綜合情況。大多數(shù)畢業(yè)生被單位錄用后，沒有要求提供學生檔案，致使畢業(yè)生與檔案分離。此外，因為畢業(yè)生檔案的滯后，部分畢業(yè)生迫于找到工作，只能憑空捏造個人簡歷，弄虛作假，破壞就業(yè)競爭的公平性和合理性。同時，檔案管理人員的流動性較大，這就直接影響了檔案管理的完整性、可靠性和有效性。在就業(yè)過程中，多數(shù)學生將心思花在個人簡歷、自薦材料的制作上，用人單位便根據(jù)試用期制度去支付工資，這就使得高校畢業(yè)生正常的就業(yè)受到很大的影響。

三、高校學生檔案管理的數(shù)字化建設

（一）提高檔案管理意識，創(chuàng)新管理機制

當今社會信息化的發(fā)展對高校加強學生檔案管理提出了迫切的要求，也為高校檔案管理意識的強化，實現(xiàn)學生檔案管理升級轉(zhuǎn)型提供了重要的推動力。此外，各高校應該制定專門的檔案管理制度，明確考核標準，重視檔案作用宣傳，加強對學生的就業(yè)指導。在日常的管理過程中，管理工作要嚴格遵循規(guī)范標準，促進檔案管理工作人員服務意識及專業(yè)水平的快速提升，以保證檔案信息的可靠性、準確性和完整性，切實為畢業(yè)生就業(yè)提供有效的服務。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式，提升服務水平

在管理檔案時，檔案管理人員的專業(yè)水平與工作技能和檔案管理質(zhì)量息息相關，因此，要保證檔案管理質(zhì)量，提高管理實效，關鍵是要保證檔案管理人員的綜合素質(zhì)。管理領導層必須加強培訓工作人員，為工作人員學習和積累管理經(jīng)驗提供更多的平臺。此外，加大專業(yè)的檔案管理人才招聘，尤其是要大力引進精通信息技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的人才，這樣才能提高管理隊伍的戰(zhàn)斗力，提高服務水平，使得檔案資料充分發(fā)揮自身對學生就業(yè)過程的應有的指導作用。再者，積極創(chuàng)新檔案管理模式，加強不同分院、不同部門之間的溝通聯(lián)系，保證學生檔案準確、可靠及完整。只有這樣，才能在學生的就業(yè)指導中有效滲進檔案管理的指導作用，進而實現(xiàn)學生檔案管理向現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展。

（三）構(gòu)建和完善檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)推廣新型管理軟件

要促進檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字化建設，首先應該保證檔案電子化問題的有效解決，構(gòu)建一個專門的檔案數(shù)據(jù)庫，分文件目錄收集好以往的資料信息。也即是說，高校應以第一批文件資料為起點，在系統(tǒng)中錄入所有資料，并且分類整理這些檔案。建議同時另打一份資料保存，這就使一些破爛不堪的檔案得到完整保全，便于后期的校對。由于一些資料已經(jīng)無法翻閱，需要通過拍照或者掃描等方式，并盡量將原件留下。其次，大力開發(fā)先進的檔案管理軟件，并推廣應用成熟的管理軟件。在軟件開發(fā)過程中，既要大膽創(chuàng)新，又要認真總結(jié)傳統(tǒng)經(jīng)驗，在謀求發(fā)展的同時，要兼顧資源未來的開發(fā)與利用。成功開發(fā)本校軟件后，重點便是推廣該軟件，由于大多數(shù)的高校檔案管理沒有統(tǒng)一的管理部門，致使管理軟件在推廣上存在一定的局限性。因此，應該統(tǒng)一學校管理部門，這樣才能培訓與推廣軟件。

（四）建設和完善高校檔案管理系統(tǒng)

選取客戶機/服務器體系結(jié)構(gòu)模式，該種結(jié)構(gòu)模式利用網(wǎng)絡有效連接了分開的計算機系統(tǒng)，根據(jù)功能，系統(tǒng)將這些計算機分為服務器和客戶機兩種類別。較傳統(tǒng)的文件共享型處理方式，該種結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的處理方式不同在于其將一種應用劃分為若干個獨立的小部分，如數(shù)據(jù)庫、商業(yè)邏緝和用戶界面等，并向多臺機器傳送這些小版塊（包括一個甚至多個服務器、工作站），進而實現(xiàn)整體應用。在工作站處，用戶通常只能看見用戶界面，如若工作站需要對某些數(shù)據(jù)進行調(diào)用時，需要向后臺數(shù)據(jù)庫服務器傳送請求，并刺激服務器做出響應，把處理結(jié)果傳輸給工作站。這樣數(shù)據(jù)庫服務器客戶實際上就成了工作站?？蛻魴C/服務器體系結(jié)構(gòu)模式本質(zhì)上屬于一種組織方式和軟件運行，它不是單純地指代服務器、工作站這些硬件結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，它的存在只是需要依賴這些網(wǎng)絡系統(tǒng)，并且對這些網(wǎng)絡資源優(yōu)勢進行充分利用，但它并沒有嚴格地要求網(wǎng)絡操作系統(tǒng)與具體網(wǎng)絡硬件等構(gòu)建或標準。以強大的Windows NT、Netware，構(gòu)建起實用型客戶機/服務器結(jié)構(gòu)體系可成為現(xiàn)實。

（五）強化高校檔案管理安全化策略

檔案信息作為社會資源的組成部分，其中可能涉及個人隱私或一些國家機密，一旦被心懷不軌的人利用，信息一旦被泄露，檔案保存價值便不復存在，這是對社會資源極大的一種損害和浪費。因此，必須確保有關人員信息安全素養(yǎng)較高。信息安全素養(yǎng)指的是人們以強大的網(wǎng)絡環(huán)境為依托，對信息資料和電子文件進行管理的安全意識與能力。相對于大多數(shù)的檔案資料來說，要保證信息的安全必須加強檔案管理與監(jiān)控，強化與創(chuàng)新高校檔案管理安全策略，注重培養(yǎng)管理人員信息安全意識與素養(yǎng)，這在某種程度上決定著高校檔案管理發(fā)展與研究領域的轉(zhuǎn)變方向。近年來，經(jīng)濟社會不斷發(fā)展推進，各行各業(yè)相繼推進了新檔案，而這些檔案的不同決定了管理要求之間必然存在差距，這就促使管理人員相應地提高管理水平，清楚地認識到檔案管理的使命感，努力轉(zhuǎn)變職能，深化檔案管理的服務意識，以更新的理念去進行管理，貫徹落實檔案管理安全措施，切實保證信息的安全，將檔案資料應有的作用真正充分發(fā)揮出來。其次，國家應該強化法律保障，消除網(wǎng)絡的安全隱患，嚴厲打擊網(wǎng)絡犯罪。國家立法部門應該有效參與到社會調(diào)查中去，并針對現(xiàn)存的網(wǎng)絡安全隱患，制定相應的管理法規(guī)，增強嚴打網(wǎng)絡犯罪的法律法規(guī)，對蓄意盜取檔案信息或攻擊檔案管理系統(tǒng)的犯罪分子，應該嚴格追究刑事責任。高校檔案管理人員也應該注意提高自身信息安全意識，加強高性能軟、硬件防火墻的保護，嚴格遵照檔案管理條例開展管理工作，根據(jù)指導正確進行數(shù)字化檔案管理平臺操作，最大程度降低網(wǎng)絡的安全隱患。

（六）完善檔案管理配套設施，提高管理水平

要不斷提升檔案管理水平，關鍵是要完善且采用先進配套設施，進行檔案管理現(xiàn)代化操作和運行。有效運用成熟的管理方法和先進的現(xiàn)代技術(shù)，推動檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型和發(fā)展。如通過現(xiàn)代辦公設備、計算機和掃描儀等的利用，將這些多媒體技術(shù)、縮微技術(shù)和現(xiàn)代科技等廣泛應用與服務于檔案管理工作中去。此外，通過大數(shù)據(jù)，可以對學生的學籍信息進行統(tǒng)計，為學生提供豐富、有效、重要的就業(yè)參考資料。在實際的管理過程中，高校只有不斷提升學生檔案的管理水平，才能使得用人單位對學生資料的查閱需求得到最大的滿足，有效利用學生檔案，提升學生就業(yè)率。

四、結(jié)語

綜上所述，高校檔案管理工作作為高校管理的重要環(huán)節(jié)，要切實提高管理實效，關鍵是及時創(chuàng)新檔案管理模式，以新興、強大的數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)作支撐，建立和完善數(shù)字化檔案管理平臺，這是檔案管理工作謀求可持續(xù)發(fā)展的必然選擇。然而，由于我國的高校檔案管理工作發(fā)展時間短，因而仍存在較多的問題，這些問題也在一定程度上阻礙了檔案管理的工作進程和水平。但我們相信，只有我們證實檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，明確存在問題，并大膽打破常規(guī)，積極開拓創(chuàng)新，有針對性地提出一套以強大的信息技術(shù)為依托的、科學、強大的數(shù)字化管理體系，實現(xiàn)檔案管理模式創(chuàng)新，遇到的難題便會逢刃而解。

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